Los grupos de planilla son un concepto que permite categorizar los movimientos que se llevan a cabo en las planillas, así como integrar la información que viene de planillas con los auxiliares de gastos y pasivos. Para poder trabajar con el Módulo de Planillas, es obligatorio contar con al menos un grupo de planillas. Pero también, en lugar de un solo grupo de planillas, puedes crear dos o tres o cuatro grupos, dependiendo de las necesidades contables que tenga tu empresa.
Todas las acciones relacionadas con el módulo de planillas se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si tienes dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro
Creación de los grupos de planillas
Antes de crear un grupo de planillas, debes tener creada al menos una cuenta de banco, y también, si cuentas con el módulo de contabilidad, ya deben estar creados los grupos de facturación de cuentas por pagar, relacionados con planillas.
Para crear un grupo de planillas sigue la ruta:
Parámetros > Planillas > Grupos de Planillas
En compañías nuevas, existe un grupo de planillas por omisión que lleva ese mismo nombre y tiene asignado un banco, que es el banco por omisión en el caso de que aún no hayas agregado tus bancos.
Puedes modificar la información del grupo de planillas por omisión para adaptarlo a las necesidades de la empresa haciendo clic en Editar.
Haz clic en Agregar:
La ventana para crear el grupo de planillas se abre en la pestaña Grupo de Planilla. Si no es así, cámbiate a ella.
La información que debes proporcionar es:
Descripción. Nombre o descripción de la planilla. Por ejemplo,
Departamento Administrativo Colones.Divisa. Es la divisa en la que se van a realizar los cálculos de la planilla para el grupo. Por ejemplo,
CRC.Cuenta de Bancos predeterminada. Esta es la cuenta que vas a utilizar para el pago de planillas del grupo. Por ejemplo,
001-0237630-0. Ten en cuenta que para poder asignar esta cuenta, ya debes haberla ingresado en FinanzaPro.Tipo de Pago. Se refiere a la forma de pago utilizada para pagar la planilla del grupo. Puede ser Cheque (
CHQ), Transferencia Electrónica (PMTPLX), Efectivo (EFECT), etc.
Una vez que ingreses tu información, esta ventana podría verse así:
Puedes tener registradas varias cuentas de banco, ya que por ejemplo, puedes tener un grupo de empleados a los que les pagas en colones, otro grupo a los que les pagas en dólares, o un grupo de empleados a los que les pagan por una cuenta, y otro grupo a los que les pagan por otra cuenta.
Ahora, cámbiate a la pestaña Grupos de Facturación. Los grupos de facturación permiten agrupar o categorizar los movimientos en cuentas por pagar y permiten seleccionar las cuentas de pasivo a utilizar para registrar los pasivos generados por la planilla. Los Grupos de Facturación de cuentas por pagar en divisa local predeterminados para planillas son:
Salarios por pagar
Cargas sociales y retenciones por pagar
Beneficios laborales por pagar
Retención de impuestos por pagar
Liquidaciones por pagar
Normalmente, en los grupos de facturación se tiene un grupo llamado "Impuesto de renta a pagar", que es para el uso de la empresa. Recomendamos que para planillas utilices el grupo de facturación "Retención de impuestos por pagar" .
Estos grupos de facturación deben asignarse a los siguientes campos:
Planillas. Grupo de facturación: Salarios por pagar.
Deducciones. Grupo de facturación: Cargas sociales y retenciones por pagar.
Beneficios. Grupo de facturación: Beneficios laborales por pagar.
Impuestos. Grupo de facturación: Retención de impuestos por pagar.
Obligaciones. Grupo de facturación: Cargas sociales y retenciones por pagar (el mismo que para Deducciones).
Liquidaciones. Grupo de facturación: Liquidaciones por pagar.
Una vez asignados los grupos de facturación, esta ventana podría verse así:
En el caso de que tengas el módulo de contabilidad cámbiate a la pestaña de Cuentas Contables. En esta pestaña puedes definir las cuentas de gasto que se van a utilizar para integrar la información de planillas con los estados financieros.
Aquí es donde puedes apreciar la gran flexibilidad que te brinda los grupos de planillas. Por ejemplo, si en tu catálogo tienes cuentas de gastos específicas para las diferentes áreas de tu empresa, puedes crear grupos de facturación para cada uno de los departamentos asignando cuentas contables específicas para cada departamento, o bien, si tienes cuentas de gastos generales, al crear el grupo de planillas puedes asignar esas cuentas de gastos generales y en la pestaña de Centros de Costo indicar el centro de costo de cada departamento para ese grupo de planillas.
Las cuentas que debes proporcionar en esta ventana son:
Planillas. Cuenta de gastos para sueldos y salarios.
Vacaciones. Cuenta de gastos para vacaciones.
Tiempo Extra. Cuenta de gastos para tiempo extra.
Beneficios. Cuenta de gastos para aguinaldo en el caso de que este sea el único beneficio, o cuenta de gastos de beneficios a empleados.
Obligaciones. Cuenta de gastos de cargas sociales seguro social.
Beneficios de liquidación. Cuenta de gastos de liquidación. En esta cuenta es en donde se registran todos los gastos asociados a los beneficios de liquidación como cesantía y preaviso. FinanzaPro utiliza una única cuenta para estos dos conceptos.
En el caso de que en tu empresa hagas préstamos a los empleados, deberás asignar las siguientes cuentas:
Cuenta de operaciones de crédito.
Cuenta desembolsos operaciones de crédito.
Cuenta de préstamos no cancelados en liquidación.
Una vez que ingreses las cuentas contables, tu pantalla podría verse así:
En la pestaña Centro de Costo puedes asignar el centro de costo de un departamento o área específica de tu empresa si vas a usar grupos de planillas específicos por departamento o área. Los centros de costo deben definirse previamente antes de poder asignarlos:
En el caso de que vayas a crear un grupo de planillas para cada centro de costo que también se paguen en colones, puedes usar la misma cuenta de banco y el mismo tipo de pago.
Debes usar los mismos grupos de facturación para todos los grupos de planillas que definas, pero en el caso de que vayas a pagar planillas en otra divisa, deberás contar con grupos de facturación en esa nueva divisa únicamente para salarios por pagar, beneficios laborales y liquidaciones.
Si vas a pagar planillas en diferentes divisas, deberás generar grupos de planillas para cada divisa.
En el caso de que vayas a cancelar planillas con diferentes cuentas de bancos o diferentes tipos de pago (cheque, transferencia, etc.), NO es necesario crear grupos de planillas para las diferentes cuentas de banco/tipos de pago, sino que deberás definir en el grupo de planilla la cuenta de banco y tipo de pago más usados.