Una vez que ya se han configurado las diferentes pestañas de definición de la planilla, debes agregar los empleados que van a participar dentro de ella.

Esta y todas las operaciones relacionadas con planillas se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si tienes dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.

Para poder incluir empleados en una planilla ya debe haberse ingresado la lista de empleados a nivel expediente en FinanzaPro de acuerdo a las instrucciones del artículo: Cómo incluir la lista de empleados.

Además, ya deben haberse creado los grupos de planilla de acuerdo a las instrucciones del artículo: Grupos de planillas.

Para agregar empleados en una planilla debes estar en la ventana de definición de la planilla que te interesa y cambiarte a la pestaña Empleados:

En el caso de que te encuentres en alguna otra opción de FinanzaPro, sigue la ruta Planillas > Definir Planilla y elige la planilla a la que le vas a ingresar empleados, haz clic en Editar y cámbiate a la pestaña Empleados.

En esta pestaña hay diferentes sub-pestañas:

Y en la parte inferior hay una serie de controles que te permiten recorrer la lista de empleados, refrescar o actualizar la información del empleado y grabar o descartar los cambios:

Estos controles están presentes en todas las pestañas y subpestañas de Empleados.

Planilla

En esta pestaña se muestra la lista de empleados que pertenecen a la planilla. Cuando aún no has ingresado empleados, la lista está vacía, pero una vez que ya tienes empleados en esta planilla puedes ver sus nombres, el grupo de planilla al que pertenecen, la divisa en que se les paga y su salario.

Aquí puedes modificar el grupo de planilla y el salario de cada empleado. Únicamente tienes que colocarte en el empleado, cambiarte de columna y hacer los cambios que desees:

Si deseas hacer cambios en la Forma de Pago, o en la información de Detalle del Empleado, ingresar información de Riesgos del Trabajo o de la C.C.S.S., o realizarle configuraciones personalizadas en la pestaña Avanzado a un empleado, primero deberás elegir al empleado y luego cambiarte de pestaña.

Detalle de Empleado

En esta pestaña es en donde vas a ingresar a los empleados que deseas incluir en esta planilla haciendo clic en Agregar:

E ingresando la siguiente información:

Nombre. Aquí deberás ingresar al empleado en esta planilla buscando su nombre en la lista general de empleados. Puedes ingresar las primeras letras del nombre para hacer la búsqueda o puedes seleccionarlo de la lista desplegable.

Si el empleado que deseas incluir en la planilla no se encuentra, primero deberás ingresarlo en la lista de empleados de la empresa de acuerdo al artículo: Cómo incluir la lista de empleados.

Grupo de Planilla. En este campo, deberás asignar el grupo de planilla al que pertenece el empleado. Además de definir la divisa de pago del empleado, el grupo de planilla indica los grupos de facturación que se van a utilizar para los pasivos en cuentas por pagar y las cuentas contables que se van a utilizar en gastos para el salario del empleado si es que cuentas con el módulo de contabilidad.
Salario Base. En donde deberás ingresar el salario base del empleado de acuerdo a lo siguiente:

- El salario debe ingresarse en la divisa del Grupo de Planilla elegido.

- El salario debe ingresarse de acuerdo a la definición de la planilla. Por ejemplo, si es una planilla quincenal, el salario debe expresarse de forma quincenal o mensual dependiendo de la opción elegida en el campo Salario base indicado es mensual de la definición de la planilla; si la planilla es semanal o por horas , el salario debe ingresarse por hora, etc.
Cantidad Predeterminada. Esta es la cantidad de días u horas definida en la planilla. Si un empleado va a trabajar menos días u horas de forma constante, puedes modificar esta opción.
Fecha de Contratación. De forma predeterminada aquí se muestra la fecha del día. Debes ingresar la fecha de contratación real del empleado ya que en base a esta se calculan vacaciones, aguinaldo y sueldos promedio para el cálculo de los beneficios de liquidación.
Habilitar el envío de boletas de pago por correo. De forma predeterminada, esta opción está habilitada. Si no vas a enviarle al empleado sus boletas por email, deshabilita la opción.
Comentarios. En este campo puedes indicar cualquier comentario que desees tener presente sobre el empleado. Los comentarios se guardan como parte de la información general del empleado.

Una vez que hayas ingresado la información del empleado esta ventana podría verse así:

Ahora, haz clic en el check √ para guardar esta información.

Si vas a incluir más empleados a la planilla, vuelve a hacer clic en Agregar y proporciona la información ya descrita.

Forma de Pago

En esta pestaña verás la cuenta de banco de la empresa que se usa para el pago de la planilla y la forma de pago al empleado que se establecieron en el grupo de planilla al que pertenece, pero puedes modificarlas a cualquiera otras:

Esto significa que en una misma planilla puedes pagarle a los empleados con diferentes tipos de pago y/o utilizando diferentes cuentas de banco de la empresa.

En el caso de que el tipo de pago elegido sea transferencia electrónica (PMTPLX) y que el empleado tenga cuenta en alguno de los siguientes bancos:

Banco de Costa Rica
Banco Nacional
Lafise
BAC de San José
Scotiabank
BCT

debes ingresar la información en la pestaña del banco correspondiente de modo que se le pueda incluir en el archivo de transferencias que genera FinanzaPro para el banco.

Esto sólo es posible cuando la cuenta de banco de la empresa con la que se liquida planillas pertenece al mismo banco donde el empleado tiene su cuenta.

La siguiente imagen muestra la información para el Banco de Costa Rica, pero hay una pestaña diferente para cada uno de los bancos mencionados:

Aquí es importante que habilites la transferencia electrónica para el empleado e indiques la cuenta y cualquier otra información que te solicite el banco. En el caso de este ejemplo, para el Banco de Costa Rica únicamente debes proporcionar la cuenta IBAN.

Finalmente, haz clic en el check √ para guardar esta información:

Avanzado

Además de la configuración general que aplica a todos los empleados de una planilla, cada empleado puede tener particularidades específicas para el cálculo de su planilla que se configuran en las diferentes opciones de la pestaña Avanzado, las cuales te permiten:

Definir acumulados, al empezar a utilizar el módulo de planillas.

Por ejemplo, si empiezas a utilizar el módulo de planillas en abril, deberás indicar cuál es el acumulado de aguinaldo, cuál es el acumulado de salarios para el cálculo de salarios promedios, el cual se utiliza principalmente para calcular los beneficios de liquidación y también, debes indicar la fecha de inicio de cálculo de vacaciones y vacaciones acumuladas que pudiera tener el empleado:

En estos artículos, verás el detalle de estas configuraciones:

- Cómo incluir los salarios y beneficios acumulados al iniciar con planillas en FinanzaPro

- Detalles específicos de vacaciones de cada empleado

Generar excepciones para cada empleado y que son específicas de este.

Al definir la planilla, definiste las opciones globales que aplican a todos los empleados de la planilla, por ejemplo, indicaste que a todos los empleados se les hace una deducción de la caja del Seguro Social. Dentro de la pestaña Avanzado, puedes aplicarle al empleado otras deducciones, nuevas deducciones o deducciones totalmente diferentes o que no le aplique ninguna deducción del todo.

En este artículo, conocerás el detalle de estas configuraciones específicas:

- Deducciones, obligaciones y otros parámetros específicos de cada empleado

Configuración de Tareas, Préstamos, Reembolsos y Otros Conceptos
Estas pestañas permiten ingresar para cada empleado: préstamos, cargos, reembolsos, otros conceptos, así como tareas:

En estos artículos, verás el detalle de estas configuraciones:

- Cómo manejar los préstamos a empleados

- Cómo registrar reembolsos, cargos y otros conceptos a un empleado

- Uso de tareas en las planillas de FinanzaPro

Riesgos del Trabajo

Esta pestaña te permite incluir al empleado en el reporte de la planilla del I.N.S. de Riesgos del Trabajo.

Si el empleado no va a ser incluido en este reporte, no tienes que ingresar ninguna información en esta pestaña.

Para incluir al empleado en el reporte de la planilla del I.N.S. sigue los pasos del artículo Configuración de los empleados para el INS.

C.C.S.S.

Esta pestaña te permite incluir al empleado en el reporte de la planilla de la C.C.S.S. e ingresar los datos correspondientes.

Si el empleado no va a incluirse en este reporte, no deberás ingresar ninguna información en esta pestaña.

Para incluir al empleado en el reporte de la planilla de la C.C.S.S. sigue los pasos del artículo Configuración de los empleados para la CCSS