Este proceso de integración contable para un catálogo de cuentas a la medida es un proceso manual en donde indicas en cada módulo las cuentas contables que utilizan los auxiliares para generar los movimientos contables.
Antes de comenzar
El archivo de Excel con el catálogo de cuentas a la medida ya debe haber sido importado.
El archivo de Excel con las cuentas de integración contable, también debe estar listo y debiste haber seguido las indicaciones de este artículo para su correcto llenado: Archivo de Integración de Cuentas Contables
Tanto el catálogo de cuentas a la medida como el archivo de Excel de integración contable, debieron haber sido llenados y supervisados por el contador de la empresa o el asesor contable.
Es importante que antes de realizar este proceso, ya se hayan importado los archivos de clientes, proveedores y productos y que se hayan ingresado a FinanzaPro todos los Grupos de Facturación (CxP y CxC), Divisas, Términos de Pago, Listas de Precios, etc.
En dónde se lleva a cabo este procedimiento
El proceso manual de integración contable se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si necesitas ayuda para ingresar a esta app lee este artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro
Integración del catálogo de cuentas a la medida con los módulos de FinanzaPro
Como referencia, ten a la mano:
El archivo de integración en Excel
El catálogo de cuentas a la medida en Excel
Define la compañía e indica sus cuentas de integración
Para definir la compañía, sigue esta ruta: General > Definir Compañías
Y haz clic en Editar:
De forma predeterminada esta ventana se abre en la pestaña Configuración. Si no es así, cámbiate a ella y haz clic en Contabilidad General, habilita la opción Integración Contable, indica la cuenta contable para Utilidades Retenidas y la cuenta contable para el Ajuste por diferencial Cambiario:
Estas cuentas (6 y 7) se encuentran en la sección Generales del archivo de integración que completaste:
Indica la cuenta (8) de Diferencias en Cierres de Caja únicamente si vas a trabajar con Cierres de Caja. Esta cuenta se encuentra en la sección de Reportes de Cierre de Caja del archivo de integración que completaste:
Cámbiate a Sincronización y habilita la opción Activar Redondeo Automático al Sincronizar, también, ingresa la Cantidad de Redondeo Máxima (se recomienda ingresar $1 para dólares y 10₡ para colones), así como la Cuenta de Contabilidad General de Redondeo Automático, y finalmente, haz clic en Aceptar:
Esta cuenta (12) se encuentra en la sección Generales del archivo de integración que completaste:
Integración de cuentas con el módulo de Cuentas por Pagar
Para indicar las cuentas de integración del catálogo de cuentas a la medida con el módulo de Cuentas por Pagar sigue la ruta:
Parámetros > Cuentas por Pagar > Grupos de Facturación
Para cada Grupo de Facturación ingresa la Cuenta de Pasivo que le corresponda, así como la Cuenta de Descuentos de Efectivo, la cual debe ser la misma indicada en la Cuenta de Pasivo. Finalmente, haz clic en el check √ para guardar esta información:
Estas cuentas se encuentran en la sección Cuentas por Pagar del archivo de integración que completaste:
Si hay Grupos de Facturación que no utilizas puedes borrarlos colocándote en el grupo de facturación deseado y haciendo clic en - en la parte inferior de la pantalla.
Toma en cuenta que hay grupos de facturación que aunque no los utilices FinanzaPro no dejará borrar ya que los requiere, y en el caso de que necesites agregar algún grupo de facturación de cuentas por pagar deberás agregarlo primero, para poder indicar su cuenta de integración.
Sigue las instrucciones en este artículo para crear grupos de facturación: Configuración de los Grupos de Facturación de Cuentas por Pagar
Integración de cuentas con el módulo de Bancos
Define todos los Bancos y Emisores
Debes agregar todos los bancos y emisores que se requieran en tu empresa, de acuerdo a lo que indica tu catálogo de cuentas. Por ejemplo:
Para agregar los bancos y emisores sigue la ruta: Parámetros > Bancos > Bancos y Emisores
Ten en cuenta, que de forma predeterminada, para una compañía recién creada FinanzaPro cuenta con un emisor por omisión, llamado “Banco Emisor por Omisión (Modificar con el banco de la empresa)”:
Este nombre lo puedes modificar y posteriormente puedes agregar los demás emisores que requieras, lo único que tienes que hacer es hacer clic en Agregar, ingresar los emisores que necesites y por último, hacer clic en el check √ para guardar esta información:
Ingresa las cuentas de banco y sus cuentas contables para cada emisor
Para agregar las cuentas de cada banco sigue la siguiente ruta:
Parámetros > Bancos > Cuentas de Banco
Ten en cuenta, que en compañías recién creadas, FinanzaPro tiene una cuenta de banco por omisión llamada “Cuenta por Omisión (Modificar con la cuenta de la empresa)”, la cual puedes modificar con los datos de una de tus cuentas haciendo clic en Editar:
Modifica los datos de esta cuenta por omisión ingresando el Número de Cuenta Bancaria, el banco Emisor, la Divisa y la Categoría de la cuenta de acuerdo al tipo de cuenta que estás ingresando:
Cámbiate a la pestaña Opciones Adicionales e indica la cuenta contable de Activo o Pasivo que corresponda a la cuenta bancaria y haz clic en Aceptar:
Si vas a agregar más cuentas bancarias, haz clic en Agregar en la pestaña de Cuentas de Banco, y repite los pasos del 5 al 11 para cada una de las cuentas de bancos que necesites agregar.
Integración de cuentas con el módulo de Cuentas por Cobrar
Para llevar a cabo la integración de cuentas con el módulo de Cuentas por Cobrar sigue esta ruta:
Parámetros > Cuentas por Cobrar > Grupos de Facturación
Para cada Grupo de Facturación mostrado en la pantalla ingresa la Cuenta de Activo que le corresponda y la Cuenta de Descuentos de Efectivo, que debe ser la misma indicada en la Cuenta de Activo y se debe ingresar a continuación. Una vez ingresadas las cuentas contables, haz clic en el check √ para guardar esta información:
Las cuentas (4 y 5) se encuentran en la sección Cuentas por Cobrar del archivo de integración que completaste:
Integración de cuentas de Recibos de Caja
Define las Formas de Pago
Sigue esta ruta: Parámetros > Recibos de Caja > Formas de Pago
Toma en cuenta que al entrar a esta pantalla verás las formas de pago predeterminadas de FinanzaPro. Puedes hacer los cambios que sean necesarios, agregando y quitando formas de pago de acuerdo a tus necesidades.
La información que debes proporcionar para cada forma de pago es la Cuenta de Efectivo, el Tipo Contable (ASD, ASC, DEP, CHK, TXFR, TC) según corresponda a la forma de pago, marcar el check de Habilitado y la Posición en la que quieres que se muestre la forma de pago en la ventana de pago. Al terminar, haz clic en el check √ en la parte inferior de la pantalla para grabar la información que has proporcionado:
La Cuenta de Efectivo (4) es la que indicaste en la sección de Formas de Pago del archivo de integración:
Si vas a agregar formas de pago adicionales a las que maneja FinanzaPro, agrégalas haciendo clic en el botón Agregar. No olvides asignar la información de la forma de pago: Divisa, Cuenta de Efectivo, Tipo Contable, marcar el check de Habilitado y la Posición en la que debe aparecer en la pantalla.
En el caso de Sinpe Móvil y PayPal, la información de las columnas debe ser la misma que para depósitos y transferencias.
Deshabilita las formas de pago que no utilizarás además de la de Faltantes o Sobrantes de Pagos a Clientes, puesto que ya no se utiliza.
Define el Reporte de Cierre de Caja
Únicamente si vas a manejar Cierres de Caja.
Sigue esta ruta: Parámetros > Recibos de Caja > Definir Reporte de Cierre de Caja
Aquí, deberás asignar en la columna Account la cuenta contable correspondiente a cada Forma de Pago que aparecerá en el Reporte de Cierre de Caja. Al terminar, haz clic en el check √ para grabar la información que has proporcionado:
Esta información la encuentras en la sección de Reportes de Cierres de Caja del archivo de integración que completaste:
Integración de cuentas de Ventas y Facturación
Impuestos de Venta
Sigue esta ruta: Parámetros > Ventas y Facturación > Impuestos de Venta
Ten en cuenta que esta opción también está disponible en Parámetros > Inventarios y Compras, pero se detalla aquí aunque la explicación es la misma para ambas.
Si la empresa a configurar es de Costa Rica, en esta opción no debes indicar nada, únicamente revisa que en la sección Impuestos de Venta las cuentas de IVA ya existan:
Si la empresa no es de Costa Rica, en esta opción se deben de definir los impuestos que indique el usuario. De forma predeterminada, se incluyen dos impuestos: Exento e IVA, pero puedes modificar la información mostrada para ajustarla a los requerimientos de tu compañía ingresando para cada impuesto su Descripción o nombre del impuesto, Código que mostrará este impuesto en la factura y pantallas, la Tasa de Impuesto que aplique, la Divisa (la cual debe ser la predeterminada para la empresa), la Cuenta de Pasivo y la Cuenta de Pasivo para Compras, ambas indicadas en el catálogo de cuentas, y el Tipo de Impuesto. Finalmente, haz clic en el check
√en la parte inferior de la pantalla para guardar la información proporcionada:
Para impuestos exentos la tasa debe ser 0%, y no es necesario indicar cuentas contables ya que no se afecta la contabilidad.
En el caso de que requieras agregar más impuestos adicionales a los predeterminados, haz clic en Agregar y proporciona la información requerida para cada impuesto.
Define las cuentas de Redondeo en Totales de Facturas y Devoluciones de Ventas de Contado para cada tienda
Sigue esta ruta: Parámetros > Ventas y Facturación > Tiendas
Elige la tienda y haz clic en Editar:
Cámbiate a la pestaña Contabilidad e indica la Tienda de ingresos asociada con esta tienda, habilita la opción Habilitar redondeo de totales finales en factura y las cuentas de Redondeos y la de Devoluciones de Contado, y haz clic en Aceptar:
Las cuentas de Redondeos en Factura y la de Devoluciones de Contado (10 y 11) se encuentran en la sección de Ventas del archivo de integración:
Repite los pasos 4 a 11 para cada una de las tiendas que existan.
Define las Cuentas de Ingreso de Contabilidad para cada tienda
Sigue la ruta: Parámetros > Ventas y Facturación > Contabilidad > Definir Cuentas de Ingreso
Elige la tienda e ingresa la cuenta de Ingresos por Ventas y la de Costo de Ventas, posteriormente, haz clic en el check √ para guardar la información:
Estas cuentas (6 y 7) se encuentran en la sección de Ventas del archivo de integración que completaste:
Integración de cuentas de Inventarios (Bodegas)
Sigue esta ruta: Parámetros > Bodegas > Bodegas
Elige la bodega y haz clic en Editar:
Ingresa la Cuenta de Activo, la Cuenta de Gastos y la Cuenta de Ajustes de cantidades en negativo, y posteriormente, haz clic en Ok:
Estas cuentas se encuentran en la sección de Inventarios del archivo de integración como Bodega Principal, Pérdidas o Ajustes de Inventario y Ajustes por Unidades en Negativo, respectivamente:
Repite los pasos del 5 al 9 para cada una de las bodegas que manejes.
Integración de cuentas del módulo de Planillas
Sólo si cuentas con este módulo.
Para llevar a cabo la integración de cuentas del módulo de planillas sigue esta ruta:
Parámetros > Planillas > Grupo de Planillas
Elige el grupo de planillas a integrar y haz clic en Editar:
Cámbiate a la pestaña Cuentas Contables e ingresa las cuentas contables de Planillas, de Tiempo Extra, de Obligaciones, de Operaciones de Crédito, de Préstamos no cancelados en Liquidaciones, Vacaciones, de Beneficios, de Beneficios de Liquidación y la de Desembolsos de Operaciones de Crédito. Finalmente, haz clic en Ok:
Estas cuentas se encuentran en la sección de Planillas del archivo de integración:
