El último paso en el proceso de generación de planillas es registrar los movimientos de pago de las planillas en cuentas por pagar y finalmente en las cuentas de banco de la empresa. En este artículo conocerás cómo llega esta información a cuentas por pagar una vez que aplicas las planillas y cómo se organiza en el sistema de manera que el trabajo de aplicar estos pagos se agilice.

Todos los procesos aquí descritos se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si necesitas ayuda para ingresar a esta app, lee el artículo Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro

Consulta los movimientos generados por la aplicación de las planillas (pendientes de pagar)

Una vez aplicadas las planillas, en el menú Vista Preliminar de Reportes, en la sección de Cuentas por Pagar se encuentra el Reporte de Facturas por Proveedor/Divisa:

Este reporte muestra las facturas que se encuentran pendientes de pago a una fecha determinada:

En este ejemplo se muestran como pendientes de pago los pagos de las aportaciones del patrono y empleado a la C.S.S.S., los pagos de la planilla de los empleados, y el pago de la retención del impuesto de renta a Hacienda. Estos movimientos, y cualquier otro generado por una planilla, como pudieran ser las aportaciones a alguna asociación, se generan en cuentas por pagar al momento de aplicar la planilla y quedan listos para su pago. De este modo no es necesario registrarlos de forma manual.

Cómo debe hacerse el pago a proveedores (C.C.S.S., Hacienda, Asociaciones, etc)

En el caso de proveedores o instituciones externas, normalmente los pagos se realizan una vez al mes o dos veces al mes dependiendo del tipo de acuerdo con la institución o según lo indique la ley, es decir, estos pagos se van a realizar con muy poca frecuencia y van a ser pagos que se realizan uno por proveedor o quizá haya 2 o 3 proveedores a los cuales realizar el pago. Por esta razón, estos pagos se realizan en forma normal en el módulo de cuentas por pagar:

En esta opción, debes buscar al proveedor/institución al cual se le va a generar el pago, seleccionas la cuenta y las facturas que se le van a cancelar.

Cuando se están cancelando movimientos de este tipo de instituciones, en ocasiones el monto de cobro que se recibe de parte de ellas no corresponde en forma exacta al monto generado por planillas. Por ejemplo, quizá la institución del Seguro Social está realizando algún tipo de cálculo diferente o ajuste en la planilla y por eso se recibe un monto diferente en el cobro a lo indicado en el módulo de cuentas por pagar.

En ese caso, se deben realizar ajustes en el monto de lo que se incluye en las cuentas por pagar, ya sea por medio de una nota de débito, en caso de que el cobro sea mayor a lo que está registrado, o con una nota de crédito, en caso de que el cobro sea menor a lo que está registrado. Esto se puede hacer en las opciones Ingresar Facturas/Notas de Débito o Ingresar Pagos/Notas de Crédito del módulo de Cuentas por Pagar.

Cómo debe hacerse el pago a empleados

En el caso de los empleados, no sería práctico cancelar uno por uno su pago de planilla. Cuando se trata de una empresa pequeña con 3, 4 o 5 empleados, quizá se pueda hacer de esa manera, ya que no tomaría mucho tiempo. Sin embargo, cuando se trata de empresas con 20, 50, 100, 300 o 500 empleados, sería un trabajo muy laborioso ir cancelando uno por uno cada uno los pagos de planilla. Es por esto que para cancelar la planilla a los empleados, además de generar la cuenta por pagar, se generan lotes de pagos (uno por cada tipo de pago y planilla) que contienen todos los pagos para todos los empleados incluidos en la planilla que se aplicó.

Pago de la planilla

Para hacer el pago de una planilla, sigue la ruta:

Cuentas por Pagar > Lotes de Pago

La creación de lotes de pago se realiza al aplicar todo tipo de planillas que se generen en FinanzaPro, planillas regulares, extraordinarias, de beneficios o de liquidación.

El módulo de planillas separa en lotes las formas de pago según lo indicado para cada empleado en la definición en la planilla. En este ejemplo, hay empleados a los que se les pagará por medio de transferencia electrónica de planillas, así como otros empleados a los que se les pagará por transferencia normal, por lo que la aplicación de la planilla generó 2 lotes.

En este ejemplo, se muestran dos lotes de pago, uno de ellos corresponde a la planilla quincenal del 1ro. al 15 de enero del 2022 para empleados a los cuales se debe pagar con transferencia electrónica, y el otro, a la planilla quincenal del 1ro. al 15 de enero del 2022 para los empleados a los cuales se les debe pagar por medio de transferencia normal:

Al aplicar el lote de pagos se van a generar todos los movimientos correspondientes tanto en el módulo de cuentas por pagar, cancelando las transacciones pendientes, como en el módulo de bancos, registrando los movimientos correspondientes a estos pagos de planilla.

Para aplicar un lote de pago, lo único que debes hacer es seleccionar el lote de pago y cambiarte a la pestaña Facturas:

En la pestaña Facturas se muestran los datos generales de pago (tipo de transacción, cuenta bancaria, divisa, fecha de pago y monto a cancelar), y también se muestra el desglose de los movimientos a cancelar. En el caso de planillas estos movimientos son los que tienen tipo PLA :

Haz clic en el ícono de reportes si deseas obtener el Resumen del Lote de Pago para verificar el monto a cancelar y los movimientos que integran al lote:

Haz clic en Hacer Pago para realizar la cancelación de los movimientos en este lote. Al hacerlo, se mostrará una ventana que te pide confirmar esta acción, y posteriormente, deberás indicar el número de documento de esta transacción:

Una vez realizado el pago, se mostrará el reporte de esta transacción:

Consulta los movimientos realizados

Si revisas el reporte de cuentas por pagar, ya no muestra los movimientos que se acaban de aplicar puesto que ya están pagados. Pero puedes consultar los movimientos que se le han hecho a cada empleado o proveedor en el Historial de Transacciones por Proveedor de Cuentas por Pagar:

Aquí eliges al empleado o institución, y te cambias a la pestaña Transacciones para ver las transacciones que se le han hecho:

En este ejemplo se muestra el movimiento de cuentas por pagar generado por la aplicación de la planilla, y el movimiento de pago, generado al cancelar el lote de pagos para cada planilla que se le ha pagado para un empleado: