Tabla de Contenidos

Archivo de Importación de Datos de Empleados y Planillas

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

En este artículo encontrarás toda la ayuda que necesitas para poder llevar a cabo el ingreso de datos de tus Empleados y Planillas de forma satisfactoria en el Archivo de Importación de Datos de Empleados y Planillas.

El módulo de planillas de FinanzaPro te permite trabajar tus planillas con diferentes periodos de pago, por ejemplo, planilla quincenal, planilla semanal, planilla mensual, planilla por horas, etc., así como manejar planillas en diferentes divisas. Si cuentas con el módulo de contabilidad de FinanzaPro también te permite manejar tus planillas por centros de costo los cuales podrían ser tus sucursales, departamentos o unidades de negocio.

Consideraciones a tomar en cuenta en el manejo de planillas

En el caso de que manejes diferentes tipos de planillas en diferentes divisas, deberás llenar un archivo de importación de datos de empleados y planillas por cada tipo de planilla y divisa con que cuentes, de acuerdo a los siguientes ejemplos:

· Si manejas planillas quincenales para todos tus empleados pero a unos les pagas en colones costarricenses y a otros en otra divisa, deberás llenar 2 archivos de importación, uno para colones y otro para la otra divisa.

· Si manejas planilla mensual y planilla por hora, pero todas con una misma divisa, deberás llenar 2 archivos de importación, uno para la planilla mensual y otro para la planilla por hora.

· Si manejas planilla quincenal y planilla semanal y además a unos empleados les pagas en colones costarricenses y a otros en otra divisa, deberás llenar 4 archivos de importación: planilla quincenal en colones, planilla quincenal en otra divisa, planilla semanal en colones y planilla semanal en otra divisa.
En el caso de que manejes planillas para el pago de servicios profesionales, NO debes indicar ninguna información en los campos relacionados con el Instituto Nacional de Seguros (INS) ni en los campos relacionados con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).
De forma predeterminada, FinanzaPro sólo maneja el concepto de 'Aguinaldo' como ‘Beneficio’. En el caso de que tu empresa maneje beneficios adicionales, comunícate con tu asesor de FinanzaPro para que te indique cómo puedes agregarlos a tu planilla.
Para indicar cuáles son las vacaciones y beneficios acumulados de tus empleados debes fijar una fecha de corte en la cual estás subiendo tu información de planillas.

Te recomendamos que este levantamiento de información lo hagas a una fecha de corte que coincida con una fecha de fin de mes o quincena anterior a la fecha de aplicación de tu primera planilla en FinanzaPro. Por ejemplo, si vas a aplicar tu primera planilla en FinanzaPro a partir del 16 de julio, la fecha de corte que debes considerar para indicar los días de vacaciones y beneficios acumulados deberá ser 30 de junio o 15 de julio.

Esta fecha de corte es la misma para todos los empleados de la planilla.
Cada vez que generas una planilla en FinanzaPro, puedes crear diferentes archivos TXT, ya sea para el banco en donde se detallan las transferencias electrónicas a realizar para el pago de salarios de los empleados, o bien, para el INS o la CCSS con la información de las incidencias de los empleados y pago de cuotas.

Para que puedas llevar a cabo el pago de salarios por transferencia electrónica, las cuentas bancarias de tus empleados deben pertenecer al mismo banco que la cuenta bancaria de tu empresa destinada para el pago de salarios. Si no es así, deberás seguir haciendo el pago de salarios de la misma forma en que la venías haciendo hasta antes de poner en operación a FinanzaPro, ya sea haciendo su pago de salarios en efectivo, cheque o por transferencia bancaria manual.

En este archivo de importación tienes la posibilidad de habilitar las transferencias electrónicas a la cuenta bancaria de tus empleados para los siguientes bancos: BCR, BNCR, Lafise, BAC, Scotiabank y BCT, por lo que puedes ingresar la información bancaria de tus empleados en las columnas del banco que les corresponda.

Para empleados que tienen su cuenta en Proamérica si deseas registrar su número de cuenta bancaria para poder obtener algún reporte que te ayude a generar un archivo TXT para transferencias a ese banco más tarde, puedes utilizar las columnas del banco Lafise de este archivo. Para otros bancos diferentes a los mencionados, por favor comunícate a Soporte de FinanzaPro.

Si en este momento no deseas ingresar los datos de cuenta bancaria de tus empleados, puedes hacerlo más tarde en la operación del día a día.

A continuación te presentamos la información que debes ingresar en cada campo. Para ayudarte a comprender mejor el proceso, también hemos incluido algunas recomendaciones, ejemplos y errores comunes que suelen suceder al momento de ingresar los datos.

Para que te sea más fácil encontrar el campo que deseas consultar, tenemos una tabla de contenidos en donde hemos agrupado los campos por secciones de acuerdo al tipo de información que contienen. Lo único que tienes que hacer es dar clic en la sección o campo que te interesa.

Datos generales del empleado


Primer Nombre

Descripción

En este campo debes ingresar el Primer Nombre del empleado.

Este dato, junto con el Segundo Nombre, Apellidos y Nombre Completo, son indispensables si el empleado estará incluido en las planillas de la CCSS y del INS.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO 

Ejemplos

Ana

Segundo Nombre

Descripción

En este campo debes ingresar el Segundo Nombre del empleado si es que cuenta con él.

En caso de proporcionarlo, este dato, junto con el Primer Nombre, Apellidos y Nombre Completo, son indispensables si el empleado estará incluido en las planillas de la CCSS y del INS.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

Lucía

Apellidos

Descripción

En este campo debes ingresar los dos Apellidos del empleado.

Este dato, junto con el Primer y Segundo Nombre, y el Nombre Completo, son indispensables si el empleado estará incluido en las planillas de la CCSS y del INS.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO 

Ejemplos

Valverde Jiménez

Nombre Completo

Descripción

En este campo debes ingresar el Nombre Completo del empleado.

Este dato, junto con el Primer Nombre, Segundo Nombre, y Apellidos, son indispensables si el empleado estará incluido en las planillas de la CCSS y del INS.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO 

Recomendaciones

Puedes ingresar primero los nombres seguidos de sus apellidos o primero los apellidos seguidos de los nombres, según como desees ver el Nombre Completo del empleado en todo FinanzaPro, ya sea en la generación de planillas, emisión de reportes, los archivos TXT para Bancos, CCSS e INS, etc.

Ejemplos

Ana Lucía Valverde Jiménez

Valverde Jiménez Ana Lucía

Género

Descripción

Este campo te permite indicar el Género del empleado, con las siguientes opciones:

M

F

El Género es un dato indispensable si el empleado estará incluido en las planillas de la CCSS y del INS.

La selección del Género se realiza por medio de una lista de valores predefinidos.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL
  • EL GÉNERO DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE GÉNEROS DE FINANZAPRO.

Fecha de Nacimiento

Descripción

En este campo debes ingresar la Fecha de Nacimiento del empleado en un formato de fecha válido de acuerdo a la configuración regional de Excel.

  • TIPO FECHA
  • OPCIONAL 

Ejemplos

21-may-1991

21-05-1991

21/05/1991

Errores comunes

Ingresar la fecha en un formato inválido, por ejemplo: 21051991.

Tiene Cónyuge

Descripción

Este campo te permite indicar si el empleado Tiene Cónyuge.

Esta información se utiliza para que el empleado pueda reducir su base gravable del impuesto de renta.

Debes indicar ÚNICAMENTE para los empleados que cuentan con cónyuge.

Si dejas en blanco este campo, el proceso de importación lo asume como No.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 

Otros Familiares en la Compañía

Descripción

Este campo te permite indicar si el empleado cuenta con Otros Familiares en la Compañía.

Se utiliza sólo como referencia.

Si dejas en blanco este campo, el proceso de importación lo asume como No.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 

No. de Hijos Deducibles

Descripción

En este campo deberás indicar el No. de Hijos Deducibles que tiene el empleado.

Esta información se utiliza para que el empleado pueda reducir su base gravable del impuesto de renta.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

1

5

Total de Hijos

Descripción

En este campo puedes indicar el Total de Hijos que tiene el empleado, sean deducibles o no.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

2

5

1

Información de identificación personal


No. de Identificación

Descripción

Aquí deberás ingresar el No. de Identificación del empleado, ya sea su número de cédula nacional de identidad o DIMEX.

El No. de Identificación es indispensable si el empleado estará incluido en las planillas de la CCSS y del INS.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 

Recomendaciones

· Cédula de identidad: 9 dígitos con guiones sin cero al principio: 9-9999-9999

· DIMEX, el cual es sólo para extranjeros establecidos legalmente en Costa Rica. Es un dato de 11 o 12 dígitos sin guiones y sin cero al principio: 999999999999.

Ejemplos

Cédula de identidad: 1-0060-0574

DIMEX: 328502718212

No. de Pasaporte

Descripción

Aquí puedes indicar el No. de Pasaporte del empleado.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

SF474008

No. de Licencia

Descripción

En este campo puedes ingresar el No. de Licencia de conducir con que cuenta el empleado.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

CI-901130651

CI-204520455

Información de contacto


Dirección

Descripción

Aquí puedes ingresar la Dirección del empleado.

La Dirección es indispensable si el empleado estará incluido en las planillas de la CCSS y del INS.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

Calle 77, Avenidas 22 y 24. San José, Curridabat, Curridabat

Email

Descripción

En este campo debes ingresar el Email del empleado con un formato válido de correo electrónico.

El Email es indispensable si el empleado estará incluido en las planillas de la CCSS y del INS.

También, es posible que se le envíen al empleado sus comprobantes de pago de planilla a esta dirección de email.

Sólo debe ingresarse una dirección de correo electrónico.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

anasilviajmz@gmail.com

Errores comunes

Ingresar una dirección de Email incorrecta, incompleta, con espacios, sin @, sin el dominio correcto, etc.

Teléfono 1

Descripción

En este campo debes ingresar el número de Teléfono del empleado.

El número de teléfono que ingreses en este campo es indispensable si el empleado estará incluido en las planillas de la CCSS y del INS.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

Se deben utilizar únicamente números y guiones. El número de teléfono no debe llevar letras ni otros caracteres especiales. Si se va a indicar el código de país, este debe iniciar con el signo + seguido del código de país y finalizar con un espacio en blanco.

Ejemplos

+506 25202453

+506 2520-2453

+001 2058862404

25200165

2520-0165

Errores comunes

· Ingresar números de teléfono muy largos.

· Ingresar más de un teléfono. Sólo debe ser uno.

· Ingresar extensiones o nombres de contacto. Sólo se debe ingresar un número de teléfono. 

Teléfono 2

Descripción

Este campo te permite indicar otro número de Teléfono del empleado.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

Se deben utilizar únicamente números y guiones. El número de teléfono no debe llevar letras ni otros caracteres especiales. Si se va a indicar el código de país, este debe iniciar con el signo + seguido del código de país y finalizar con un espacio en blanco.

Ejemplos

+506 25202453

+506 2520-2453

+001 2058862404

25200165

2520-0165

Errores comunes

· Ingresar números de teléfono muy largos.

· Ingresar más de un teléfono. Sólo debe ser uno.

· Ingresar extensiones o nombres de contacto. Sólo se debe ingresar un número de teléfono. 

Datos de identificación del empleado dentro de la empresa


No. de Empleado

Descripción

En este campo debes ingresar el No. de Empleado en el caso de que tengas catalogados a tus empleados por número.

Este número debe ser único para el empleado.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

EM1001

RH025

ST0001

Fecha de Inicio

Descripción

En este campo debes ingresar la Fecha de Inicio de la relación laboral del empleado con la empresa. 

Esta fecha puede llegar a coincidir con la Fecha de Contratación si el empleado inició su relación laboral con la empresa en la misma fecha, o bien, en el caso de que el empleado haya sido liquidado y vuelto a contratar, la Fecha de Inicio deberá ser anterior a la Fecha de Contratación.

La Fecha de Inicio debe ingresarse en un formato de fecha válido de acuerdo a la configuración regional de Excel.

  • TIPO FECHA
  • OPCIONAL 

Ejemplos

16-jun-2015

16-06-2015

16/06/2015

Errores comunes

Ingresar la fecha en un formato inválido, por ejemplo: 16062015.

Departamento

Descripción

En este campo debes ingresar el Departamento al que pertenece el empleado.

Este es un dato de clasificación que permite obtener reportes de planillas por Departamento.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

· En el caso de que no tengas clasificados a tus empleados por Departamento, no dejes este campo en blanco, ingresa N/A.

· Si más adelante defines departamentos o el empleado cambia de departamento, posteriormente puedes hacer los cambios en FinanzaPro.

Ejemplos

Administrativo

Contabilidad

Recursos Humanos

Tesorería

Errores comunes

Dejar este campo en blanco.

Sección

Descripción

En este campo debes ingresar la Sección a la que pertenece el empleado.

Este es un dato de clasificación que permite obtener reportes de planillas por Sección.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

· En el caso de que no tengas clasificados a tus empleados por Sección, no dejes este campo en blanco, ingresa N/A.

· Si más adelante defines secciones o el empleado cambia de sección, posteriormente puedes hacer los cambios en FinanzaPro.

Ejemplos

Compras

Servicio al cliente

Errores comunes

Dejar este campo en blanco.

Posición

Descripción

En este campo debes ingresar la Posición que ocupa el empleado dentro de la empresa.

Este es un dato de clasificación que permite obtener reportes de planillas segmentadas por Posición.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

· En el caso de que no tengas clasificados a tus empleados por Posición, no dejes este campo en blanco, ingresa N/A.

· Si más adelante defines posiciones o el empleado cambia de posición, posteriormente puedes hacer los cambios en FinanzaPro.

Ejemplos

Secretaria

Auxiliar

Técnico Jr.

Analista Jr.

Errores comunes

Dejar este campo en blanco.

Información de planillas


Nombre de la Planilla

Descripción

Aquí se debe indicar el Nombre de la Planilla a la cual pertenece el empleado dependiendo de la frecuencia de pago de su salario.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • EL NOMBRE DE LA PLANILLA DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE NOMBRES DE PLANILLAS DE FINANZAPRO.

Ejemplos

Planilla Semanal

Planilla Quincenal

Planilla Mensual

Planilla por Horas

Grupo de Planilla

Descripción

En este campo deberás ingresar el Grupo de Planilla al que pertenece el empleado.

Un Grupo de Planilla tiene dos funciones básicas:

  • Indicar la divisa con la que se le paga al empleado.
  • Indicar el centro de costo (sucursal y/o departamento y/o unidad de negocio) al que pertenece el empleado, en el caso de que cuentes con el módulo de contabilidad.

De forma predeterminada, el módulo de planillas cuenta con un solo Grupo de Planillas llamado Grupo de Planilla por Omisión, el cual tiene como divisa predeterminada colones costarricenses.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO 
  • LOS GRUPOS DE PLANILLAS DEBEN DEFINIRSE PREVIAMENTE EN FINANZAPRO.

Ejemplos

Planilla USD

Planilla CRC

Sucursal Alajuela CRC

Sucursal Alajuela USD

Salario Base

Descripción

En este campo debes indicar el Salario Base (salario bruto sin rebajos) del empleado, el cual debe indicarse de acuerdo al tipo de planilla y en la divisa de acuerdo al Grupo de Planilla al que pertenece. Por ejemplo:

  • Si el empleado está en una planilla mensual, el monto a ingresar debe ser el de su salario mensual.
  • Si el empleado está en una planilla quincenal, puede ingresarse el monto de su salario quincenal o mensual. Si se ingresa el monto mensual, FinanzaPro lo convertirá a quincenal
  • Si el empleado está en una planilla semanal, el monto a ingresar debe ser el de su salario semanal.
  • Si el empleado está en una planilla por hora, el monto a ingresar debe ser el de su salario por hora.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OBLIGATORIO 

Recomendaciones

Recuerda que el Salario Base debe ingresarse en la misma divisa del Grupo de Planilla al que pertenece el empleado.

Ejemplos

269322

75000

9165

Cantidad Predeterminada

Descripción

En este campo debes ingresar la Cantidad Predeterminada del número de días u horas que el empleado debería trabajar por periodo (el indicado en el campo Nombre de Planilla), de la siguiente manera:

  • Si el empleado pertenece a una planilla mensual, el valor sugerido debe ser 30.
  • Si el empleado pertenece a una planilla quincenal, el valor sugerido debe ser 15.
  • Si el empleado pertenece a una planilla semanal, el valor sugerido debe ser 5 o 6, dependiendo del número de días por semana que labore.

De esta forma no tendrás que ingresar esta información cada vez que generes una nueva planilla.

  • Si el empleado pertenece a una planilla por horas o por día, el dato que debes ingresar es 1 y al momento de generar la planilla deberás ingresar el número de horas o días que efectivamente trabajó el empleado.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OBLIGATORIO 

Ejemplos

1

5

15

30

Fecha de Contratación

Descripción

En este campo debes ingresar la Fecha de Contratación del empleado.

La Fecha de Contratación se utiliza para el cálculo de vacaciones y liquidaciones, entre otros.

Esta fecha puede coincidir con la que ingresaste en el campo Fecha de Inicio.

La Fecha de Contratación debe ingresarse en un formato de fecha válido de acuerdo a la configuración regional de Excel.

  • TIPO FECHA
  • OBLIGATORIO

Ejemplos

16-jun-2015

16-06-2015

16/06/2015

Errores comunes

Ingresar la fecha en un formato inválido, por ejemplo: 16062015.

Comentarios

Descripción

En este campo puedes ingresar Comentarios sobre el empleado en texto libre, o bien, puedes utilizarlo para ingresar los datos de cuenta bancaria del empleado en el caso de que su cuenta bancaria no pertenezca a algunos de los bancos que maneja FinanzaPro (BCR, BNCR, Lafise, ScotiaBank, BAC o BCT) y deseas registrar este dato para obtener algún reporte que te ayude a realizar los pagos por transferencia electrónica.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

Pendiente de entregar credencial de empleado.

Cuenta de Bancos en FinanzaPro para Pagos

Descripción

Aquí debes ingresar la Cuenta de Bancos de la empresa utilizada para hacer el pago de planilla del empleado tal y como se ingresó en Cuentas de Bancos (Parámetros > Bancos > Cuentas de Banco) en FinanzaPro en el campo Número de Cuenta.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • LA CUENTA DE BANCO DEBE ESTAR DEFINIDA EN LOS PARÁMETROS DE FINANZAPRO.

Recomendaciones

· Si deseas realizar los pagos de planilla por medio de transferencia electrónica (a través del archivo TXT), el banco de la empresa y el banco donde el empleado recibe su salario debe ser el mismo y además, pertenecer a algunos de los bancos que maneja FinanzaPro (BCR, BNCR, Lafise, ScotiaBank, BAC o BCT).

· La Cuenta de Bancos que se debe ingresar depende del banco. Para el Banco de Costa Rica (BCR) se utiliza el código IBAN de la cuenta, y para los demás bancos se utiliza el número de cuenta.

Ejemplos

Código IBAN:

CR05012602001026284066

Número de Cuenta:

12602001026284066

Errores comunes

· Ingresar la cuenta bancaria del empleado en lugar de la cuenta bancaria de la empresa.

· Ingresar varias cuentas de banco. Sólo debe ingresarse una cuenta y debe ser la cuenta de la empresa usada para pagar el salario del empleado.

· Ingresar la cuenta contable o el nombre de la cuenta de banco del catálogo de cuentas en lugar de la cuenta bancaria definida en el campo Número de Cuenta en Parámetros > Bancos > Cuentas de Banco.

Tipo de Transacción para Pagos

Descripción

En este campo deberás indicar el Tipo de Transacción para Pagos o forma de pago que se utiliza para pagarle su salario al empleado con las siguientes opciones:

PMT : Cheque

PMTX : Transferencia regular

PMTE : Efectivo

PMTPLX : Transferencia electrónica por planilla.

En el caso seleccionar PMTPLX (transferencia electrónica por planilla) o PMTX (Transferencia regular) como Tipo de Transacción para Pagos, deberás habilitar, ya sea en este archivo de importación o más tarde dentro de tus operaciones diarias en FinanzaPro, la transferencia del pago de su salario a su cuenta, así como indicar su número de cuenta en las columnas correspondientes a su banco: BCR, BNCR, Lafise, BAC, Scotiabank o BCT.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • EL TIPO DE TRANSACCIÓN PARA PAGOS DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE TRANSACCIÓN PARA PAGOS DE FINANZAPRO.

Calcular Vacaciones Desde

Descripción

En este campo se debe indicar la fecha de corte utilizada para indicar el saldo de vacaciones y beneficio (aguinaldo) acumulados a esa fecha en un formato de fecha válido de acuerdo a la configuración regional de Excel.

Esta fecha debe coincidir con una fecha de fin de mes o quincena anterior a la fecha de aplicación de tu primera planilla en FinanzaPro. Por ejemplo, si vas a aplicar tu primera planilla a partir del 16 de julio (2da. quincena de Julio), la fecha de corte para indicar los días de vacaciones y beneficio (aguinaldo) acumulados deberá ser el 15 de julio.

Esta fecha es la misma para todos los empleados de la planilla.

  • TIPO FECHA
  • OPCIONAL 

Ejemplos

15-jun-2021

15-06-2021

15/06/2021

Errores comunes

Ingresar la fecha en un formato inválido, por ejemplo: 150621.

Vacaciones Acumuladas Iniciales

Descripción

En este campo debes indicar el número de días de vacaciones que tiene pendiente de disfrutar el empleado a la fecha de corte, indicada en el campo Calcular Vacaciones Desde.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

10

9

Errores comunes

Ingresar días de vacaciones negativos. Cuando esto sucede, el proceso de importación cambia a cero la cantidad negativa que se ingresó.

Beneficio Acumulado [Aguinaldo]

Descripción

En este campo deberás ingresar el monto del Beneficio Acumulado [Aguinaldo] que tiene el empleado a la fecha de corte especificada en el campo Calcular Vacaciones Desde.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

322500

Errores comunes

Ingresar el monto de salario acumulado en lugar del monto de aguinaldo acumulado.

Planilla del INS


En esta sección deberás ingresar la información necesaria SÓLO para los empleados que estén incluidos en la planilla del Instituto Nacional de Seguros o INS.

Si tienes duda sobre la información del empleado que se te solicita en esta sección, puedes consultarla en los listados de planillas anteriores del INS o en las pólizas del INS.

Si manejas una planilla de servicios profesionales, NO tienes que llenar ningún campo de esta sección.

Incluir Empleado en Planilla del INS

Descripción

En este campo deberás indicar si el empleado pertenece a la planilla del Instituto Nacional de Seguros (INS).

Si eliges , deberás ingresar toda la información solicitada en los siguientes cinco campos:

  • No. de Póliza del INS
  • Código de Ocupación INS
  • Tipo de Jornada INS
  • Tipo de Identificación INS
  • No. Identificación INS

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 

No. de Póliza del INS

Descripción

En este campo deberás ingresar el No. de Póliza del INS a la que pertenece el empleado.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • EL NO. DE PÓLIZA DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE NÚMEROS DE PÓLIZA DEL INS DE FINANZAPRO.

Ejemplos

0080410

Código de Ocupación INS

Descripción

En este campo deberás ingresar el Código de Ocupación del empleado de acuerdo con los códigos de ocupación del INS.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • EL CÓDIGO DE OCUPACIÓN DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE CÓDIGOS DE OCUPACIÓN DEL INS DE FINANZAPRO.

Ejemplos

4211 (Cajeros)

3410 (Contador Privado)

4215 (Cobradores)

Tipo de Jornada INS

Descripción

En este campo deberás ingresar el Tipo de Jornada en el que trabaja el empleado.

Los tipos de jornadas disponibles para el INS son:

01 - Tiempo Completo

02 - Tiempo Parcial

03 - Ocasional

04 - Por Horas

La selección del Tipo de Jornada se realiza por medio de una lista de valores predefinidos.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • EL TIPO DE JORNADA DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE JORNADA DEL INS DE FINANZAPRO.

Tipo de Identificación INS

Descripción

En este campo deberás indicar el Tipo de Identificación del empleado ante el INS.

Los tipos de identificación disponibles son:

0 - Cédula Física Nacional

1 - Cédula de Residencia

5 - Indocumentado

8 - Permiso de Trabajo

9 - No. de Pasaporte

La selección del Tipo de Identificación se realiza por medio de una lista de valores predefinidos.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • EL TIPO DE IDENTIFICACIÓN DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE IDENTIFICACIÓN DEL INS DE FINANZAPRO. 

No. de Identificación INS

Descripción

En este campo deberás indicar el No. de Identificación del empleado correspondiente al Tipo de Identificación INS indicado anteriormente, y sin incluir guiones en caso de que los haya.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

Cédula Física Nacional: 0109130259

Pasaporte: SF474008

Datos para planillas de la CCSS


En esta sección deberás ingresar la información necesaria SÓLO para los empleados que estén incluidos en la planilla de la Caja Costarricense de Seguro Social o CCSS.

Si tienes duda sobre la información que se te solicita para cada empleado en esta sección, puedes consultarla en los listados de planillas anteriores de la CCSS.

Si manejas una planilla de servicios profesionales, NO tienes que llenar ningún campo de esta sección.

Incluir Empleado en Planilla de la CCSS

Descripción

En este campo deberás indicar si el empleado pertenece al régimen de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS).

Si eliges , deberás ingresar toda la información solicitada en los siguientes seis campos:

  • No. Patronal CCSS
  • Código de Ocupación CCSS
  • Tipo de Jornada CCSS
  • Horas de Trabajo CCSS
  • Tipo de Identificación CCSS
  • No. Identificación CCSS

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 

No. Patronal CCSS

Descripción

En este campo deberás indicar el No. Patronal de la CCSS correspondiente a 18 dígitos.

Aunque el formato tradicional del número patronal incluye guiones (por ejemplo, 9-23101651711-001-001), en este archivo de importación debes ingresarlo SIN guiones.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

923101651711001001

Errores comunes

Incluir los guiones en el No. Patronal.

Código de Ocupación CCSS

Descripción

En este campo deberás ingresar el Código de Ocupación del empleado de acuerdo con los códigos de ocupación que maneja la CCSS.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • EL CÓDIGO DE OCUPACIÓN DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE CÓDIGOS DE OCUPACIÓN DE LA CCSS DE FINANZAPRO.

Ejemplos

2132 (Programadores informáticos)

2134 (Analista de computación)

4211 (Cajeros)

3410 (Contador Privado)

4215 (Cobradores)

Tipo de Jornada CCSS

Descripción

En este campo deberás ingresar el Tipo de Jornada en la que labora el empleado.

Los tipos de jornada válidos para la CCSS son:

DIU - Diurno

MIX - Mixto

NOC - Nocturno

PAR - Parcial

VES - Vespertino

La selección del Tipo de Jornada se realiza por medio de una lista de valores predefinidos.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • EL TIPO DE JORNADA DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE JORNADA DE LA CCSS EN FINANZAPRO.

Horas de Trabajo CCSS

Descripción

En este campo deberás ingresar el número de Horas de Trabajo diarias predeterminadas que labora el empleado.

El número de Horas de Trabajo deberá ingresarse en números enteros, esto es, sin fracciones de hora.

  • TIPO NUMÉRICO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

8

6

Tipo de Identificación CCSS

Descripción

En este campo deberás indicar el Tipo de Identificación del empleado ante la CCSS.

Los tipos de identificación disponibles son:

0 - Cédula Física Nacional

5 - Cédula de Residencia

6 - Permiso de Trabajo 

7 - No. de Asegurado

8 - No. de Pasaporte

La selección del Tipo de Identificación se realiza por medio de una lista de valores predefinidos.

  • TIPO TEXTO 
  • CONDICIONAL
  • EL TIPO DE IDENTIFICACIÓN DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA CCSS DE FINANZAPRO.

No. de Identificación CCSS

Descripción

En este campo deberás indicar el No. de Identificación del empleado correspondiente al Tipo de Identificación CCSS indicado anteriormente, pero sin incluir guiones.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

Cédula Física Nacional: 0109130259

Pasaporte: SF474008

Información para transferencias bancarias

Las siguientes secciones sólo aplican si la forma de pago para el empleado indicada en el campo Tipo de Transacción para Pagos es PMTX (Transferencia regular) o PMTPLX (Transferencia electrónica).

Si el Tipo de Transacción para Pagos del empleado es PMTE (Efectivo) o PMT (Cheque) NO es necesario que ingreses ningún dato esta sección.

Ten en cuenta que para que las transferencias electrónicas a la cuenta de los empleados sean posible, el banco que utiliza tu empresa para hacer los pagos de salarios debe ser el mismo que el banco en donde el empleado tiene su cuenta.

En el caso de que los bancos no coincidan, la información de número de cuenta del empleado que ingreses será sólo informativa ya que no será posible hacer transferencias electrónicas por medio del archivo TXT que genera FinanzaPro, sino únicamente de forma manual.

Esta sección cuenta con diferentes columnas para ingresar la cuenta bancaria del empleado dependiendo del banco en donde tenga su cuenta. Los bancos que maneja FinanzaPro son: BCR, BNCR, Lafise, BAC, Scotiabank y BCT, y únicamente deberás ingresar la información en las columnas correspondientes al banco del empleado. Sólo debes ingresar información para un solo banco.

En el caso de que no desees ingresar la cuenta bancaria del empleado en este momento, puedes hacerlo más tarde en FinanzaPro como parte de las operaciones del día a día.

BCR


Habilitar Transferencias por BCR

Descripción

Si tu empleado tiene cuenta en el BCR, elige en este campo para habilitar las transferencias a su cuenta.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 
No. de Cuenta BCR

Descripción

Si elegiste en el campo Habilitar Transferencias por BCR, en este campo deberás ingresar el No. de Cuenta del empleado.

En este campo deberás ingresar es el código IBAN de la cuenta bancaria del empleado y no la cuenta bancaria en sí.

El código IBAN tiene 22 caracteres de longitud.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

CR05012602001026284066

BNCR


Habilitar Transferencias por BNCR

Descripción

Si tu empleado tiene cuenta en el BNCR, elige en este campo para habilitar las transferencias a su cuenta.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 
No. de Cuenta BNCR

Descripción

Si elegiste en el campo Habilitar Transferencias por BNCR, en este campo deberás ingresar el No. de Cuenta del empleado con el siguiente formato: 999-99-999-999999-9.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

138-01-562-369874-1

Lafise


Habilitar Transferencias por Lafise

Descripción

Si tu empleado tiene cuenta en el banco Lafise, elige en este campo para habilitar las transferencias a su cuenta.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 
No. de Cuenta Lafise

Descripción

Si elegiste en el campo Habilitar Transferencias por Lafise, en este campo deberás ingresar el No. de Cuenta del empleado.

El No. de Cuenta debe tener una longitud de 17 caracteres.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

15202001026284066

BAC


Habilitar Transferencias por BAC

Descripción

Si tu empleado tiene cuenta en el BAC, elige en este campo para habilitar las transferencias a su cuenta.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 
No. de Cuenta BAC

Descripción

Si elegiste en el campo Habilitar Transferencias por BAC, en este campo deberás ingresar el No. de Cuenta del empleado.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

920109973

No. de Referencia BAC

Descripción

En este campo deberás indicar el No. de Referencia que le asigna el BAC al empleado.

Por lo general para el BAC, el número de referencia consiste de un 0 seguido del número de cédula de identificación.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

0109130259

No. Plan BAC

Descripción

En este campo deberás indicar el No. Plan con el que se paga el salario del empleado.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

0259

Scotiabank


Habilitar Transferencias por Scotiabank

Descripción

Si tu empleado tiene cuenta en Scotiabank, elige en este campo para habilitar las transferencias a su cuenta.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 
Tipo de Cuenta Scotiabank

Descripción

Si elegiste en el campo Habilitar Transferencias por Scotiabank, en este campo deberás indicar su Tipo de Cuenta.

Los tipos de cuenta disponibles son:

Cuenta Universal Específica

Cuenta Corriente

Cuenta de Ahorro

Cuenta Universal

El Tipo de Cuenta se selecciona de una lista con valores predefinidos.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • EL TIPO DE CUENTA DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE CUENTA SCOTIABANK DE FINANZAPRO.
No. de Cuenta Scotiabank

Descripción

Si elegiste en el campo Habilitar Transferencias por ScotiaBank, en este campo deberás ingresar el No. de Cuenta del empleado.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

12300010900100242

BCT


Habilitar Transferencias por BCT

Descripción

Si tu empleado tiene cuenta en el BCT, elige en este campo para habilitar las transferencias a su cuenta.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL 
Tipo de Identificación BCT

Descripción

Si elegiste en el campo Habilitar Transferencias por BCT, en este campo deberás indicar el Tipo de Identificación del empleado.

Los tipos de Identificación disponibles son:

Nacional

Residente (DIMEX o DIDI)

Gobierno

Jurídica

Institución Autónoma

La selección del Tipo de Identificación se hace por medio de una lista de valores predefinidos.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • EL TIPO DE IDENTIFICACIÓN DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE IDENTIFICACIÓN BCT DE FINANZAPRO.
No. de Cuenta BCT

Descripción

Si elegiste en el campo Habilitar Transferencias por BCT, en este campo deberás ingresar el No. de Cuenta del empleado.

El No. de Cuenta debe tener una longitud de 17 caracteres.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

152020010262840766

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