En este artículo describimos como crear la lista de empleados de tu empresa. Esta lista debes crearla una vez que haz definido las listas de departamentos, secciones y posiciones y debe incluir a todos los empleados de tu empresa.

Todas las acciones y procesos relacionados con planillas se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si tienes duda sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro

Para crear la lista de empleados sigue la ruta: Contactos > Empleados

Esta es la ventana de empleados:

La ventana de empleados está subdividida en varias pestañas que se detallan a continuación.

Empleados

La pestaña Empleados muestra la lista de todos los empleados que tenemos definidos en la empresa.

Cuando inicias con planillas, esta lista estará vacía, pero una vez que hayas agregado tus empleados, siempre que entres a Contactos > Empleados, podrás ver la lista de todos los empleados de tu empresa:

Detalle Empleado

En esta pestaña es en donde vas a ir agregando a los empleados de la empresa, ingresando su información personal. Cámbiate a ella y haz clic en Agregar e ingresa la información del empleado (ver descripción más adelante):

La información que deberás proporcionar es:

Número de empleado. Este número se refiere a cualquier identificación interna que tengas asociada al empleado. Por ejemplo, el número de identificación del gafete o códigos de barra para identificación en los sistemas, etc. Este número debe ser único para cada empleado y sólo se usa como una referencia para la compañía. Adicional a este número de empleado, FinanzaPro maneja un Código de empleado, el cual es un código interno consecutivo asignado automáticamente por el sistema y que no está disponible para modificar.
Nombre. Nombre completo del empleado (Primer y segundo nombre y apellidos)
Primer Nombre. Sólo el primer nombre del empleado, ya que así lo requieren los informes del CCSS e INS.
Segundo Nombre. Sólo el segundo nombre del empleado, si lo tiene, ya que así lo requieren los informes del CCSS e INS.
Apellidos. Sólo los apellidos del empleado, ya que así lo requieren los informes del CCSS e INS.
Dirección. Dirección completa del empleado (Calle, número, provincia, cantón, distrito, etc.)
Email. Dirección de correo electrónico del empleado. Esta debe ser una dirección de email válida (nombre@dominio) ya que aquí es en donde se le enviarán los recibos de pago al empleado en caso de que así se requiera.
Identificación. Este campo de identificación es totalmente abierto. Puedes digitar la identificación en la manera consideres apropiado. Por ejemplo, puedes proporcionar el número de cédula, el número de residencia, el número de pasaporte, etc.
Teléfonos y No de Fax. Puedes incluir hasta dos teléfonos y un número de fax. Los reportes de la CCSS e INS requieren al menos un número telefónico. Para esto, se deben utilizar únicamente números y guiones. Un número de teléfono no debe llevar letras ni otros caracteres especiales. Si se va a indicar el código de país, este debe iniciar con el signo + seguido del código de país y finalizar con un espacio en blanco, por ejemplo: +506 2520-2453.
Fecha de Nacimiento. Aquí debes ingresar la fecha de nacimiento del empleado en el formato DD/MM/AA o haciendo uso del calendario al hacer clic en el ícono al lado del campo.
Género. Aquí deberás indicar el género del empleado señalando si es masculino o femenino.

Registro

En esta pestaña es en donde se registra la información relacionada con los datos laborales del empleado:

Departamento, Sección y Posición. Aquí deberás asignar el departamento, sección y posición del empleado dentro de la empresa.
Fecha de inicio. Esta fecha se refiere a la fecha en la que el empleado empezó a laborar con la empresa por primera vez, sin embargo, esta fecha de inicio no necesariamente va a ser igual a la fecha de contratación. La fecha de contratación se indica al definir la planilla. La fecha de inicio es únicamente para uso del expediente, no se utiliza para ningún tipo de cálculo dentro de la planilla y puede ser útil, por ejemplo, en el caso de empresas que tienen la práctica de hacer liquidaciones con cierta frecuencia de sus empleados y volverlos a recontratar. Entonces en el expediente se registra la fecha de inicio de la relación laboral del empleado con la compañía, y en la planilla se tiene la fecha de contratación actual del empleado.
Número de hijos. Aquí debes indicar el número de hijos deducibles que tiene el empleado Esta información permite una deducción del impuesto de renta.
Este empleado tiene cónyuge. Debes habilitar esta opción si este es el caso, ya que los empleados con cónyuge tienen una deducción del impuesto de renta.
Tiene otros familiares en la compañía. Habilita esta opción si el empleado cuenta con otros familiares laborando en la misma empresa.
Total de Niños. En este campo debes indicar el número total de hijos que tiene el empleado.

Proveedor asignado a empleado (para cuentas por pagar planillas). Esta opción se utiliza por lo siguiente. El sistema de planillas es un sistema que se encarga de generar todo lo que es el cálculo del salario regular, horas extras, vacaciones, deducciones, cargas patronales, aguinaldos, etc., esto es, todo el cálculo correspondiente al tema de planillas.

Una vez que se calcula la planilla, se debe trasladar toda la información de pago al módulo de cuentas por pagar, de manera que se puedan utilizar todas las opciones de este módulo para realizar el pago y generar todos los movimientos correspondientes al pago de la planilla, por ejemplo, transferencias, generación de cheques, registros en las diferentes cuentas contables, etc.

El módulo de cuentas por pagar no trabaja con empleados sino con proveedores, por lo que es necesario definir un proveedor para cada uno de los empleados, de lo contrario no será posible hacer el proceso de pago de la planilla.

Para facilitar el proceso de creación del proveedor, debes hacer clic en el botón al lado de este campo para que FinanzaPro defina automáticamente un proveedor basado en la información del empleado, sin necesidad de crear por otro lado este proveedor:

Si vas a Contactos > Proveedores, verás que tienes un nuevo proveedor creado con la información del empleado, incluidos su dirección y teléfonos.

La creación de proveedor es un paso obligatorio y debes hacerlo siempre que agregues a un nuevo empleado, aún cuando en la empresa no se utilice o se vaya a utilizar el módulo de cuentas por pagar. De lo contrario, el módulo de planillas no te va a dejar aplicar las planillas generadas.

Este empleado está actualmente activo. Este campo por omisión siempre está habilitado. Modifícalo dependiendo de su estado en la empresa. Esta información es a nivel del expediente. Si el empleado está en una planilla y se le marca como inactivo, el sistema siempre le va a seguir calculando toda la información de la planilla, este activo o no.

Para poder eliminar a un empleado de una planilla se debe realizar todo el proceso de liquidación normal que se utiliza cuando se da de baja a un empleado.

No. de Pasaporte.
Licencia de Conducir.
Estado Civil. Indica el estado civil del empleado (soltero, casado, viudo, divorciado, etc.). El valor predeterminado es Soltero.
Nacionalidad. Indica la nacionalidad del empleado seleccionándola de una lista. El valor predeterminado es CR (Costa Rica).

Fotos

En esta pestaña puedes asignar una foto del empleado ya sea por medio de un escáner, cámara web o un archivo.

Comentarios

En esta pestaña puedes agregar cualquier información sobre el empleado en texto libre, de modo que quede registrada en el expediente del empleado.

Guarda la información del empleado

Una vez que has terminado de proporcionar la información del empleado, haz clic en el check √ y si vas a agregar más empleados, haz clic en Agregar y sigue el mismo procedimiento.