Cómo se genera el archivo de texto para el INS | Centro de Ayuda de FinanzaPro

Una vez que ya se han generado la o las planillas del periodo (mes), si tus empleados pertenecen al reporte de planillas del I.N.S., puedes generar en forma automática el archivo de texto con la información necesaria para la presentación de la planilla a esta institución.

Todos los procesos relacionados con planillas se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si necesitas ayuda para ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.

Antes de generar la información para el archivo TXT del INS asegúrate de que esté completa toda la información del patrono que se ingresó en las pólizas de riesgos del trabajo en Parámetros > Planillas > Pólizas de Riesgos del Trabajo (I.N.S.), incluyendo teléfono y dirección, de lo contrario no se podrá generar el archivo TXT.

También, la información de los empleados a incluir en este archivo debe estar completa, incluyendo teléfono e email en Contactos > Empleados, ocupación e identificación ante el INS y CCSS en Planillas > Definir Planillas > Empleados > Riesgos del Trabajo, de lo contrario no se podrá generar el archivo TXT.

Además, es indispensable que la o las planillas a incluir estén aplicadas.

Para generar la información de este reporte, sigue la ruta:

Herramientas > Planillas > Generar Reporte del I.N.S.

Ahora, ingresa la Fecha del Reporte que debe corresponder al último día del periodo (mes) y haz clic en Ok para generar la información:

Ya generada la información, verás en la ventana al patrono:

Haz clic en + para que se muestren los empleados a incluir en el reporte:

La información del reporte está dividida en diferentes secciones. Parte de esta información puede modificarse si por alguna razón es incorrecta o está incompleta. A continuación se describe por secciones el contenido de esta ventana y qué tipo de información puede modificarse:

Empleado

En esta sección, se muestra el nombre completo del empleado y si se va a incluir o no en el reporte:

- Incluir. De forma predeterminada todos los empleados mostrados se van a incluir en el archivo TXT que se va a generar. Puedes desmarcar a cualquier empleado que no se vaya a incluir en el archivo.

- Nombre. Muestra el nombre completo del empleado exactamente igual a como fue registrado en FinanzaPro.

Información Personal

- Primer Nombre, Segundo Nombre y Apellido, exactamente igual a como fueron registrados en FinanzaPro.

- Inclusión. Esta casilla se mostrará habilitada cuando la fecha de contratación se encuentre dentro del periodo que abarca el reporte indicando que el empleado fue contratado dentro del periodo. Puedes modificar esta información en el caso de que se trate de un empleado nuevo y al generar la información, por algún error en la fecha de contratación, FinanzaPro no lo reportó como inclusión. Antes de marcar esta casilla debes ingresar la fecha de contratación.

- Fecha Contratación. Aquí se indica la fecha de contratación del empleado de acuerdo a la información de su expediente. Esta información puede modificarse para el reporte, pero únicamente puedes ingresar una fecha que esté dentro del periodo del reporte.

Información INS.
Esta sección muestra toda la información del empleado relacionada con el I.N.S. en FinanzaPro:

- Póliza No. Número de la póliza de riesgos del trabajo a la que pertenece el empleado.

- Tipo Id. Tipo de identificación ante el INS. Esta información puede modificarse.

- Número Id. No. de identificación ante el INS. Esta información puede modificarse.

- Número Id. (C.C.S.S.). No. de identificación ante la CCSS. Esta información puede modificarse.

- Ocupación. Código de ocupación del INS. Esta información puede modificarse.

- Tipo Día. Indica el tipo de jornada. Esta información puede modificarse.

- Horas Trabajadas. Muestra el total de horas trabajadas por el empleado en el periodo. Esta información puede modificarse.

- Días Trabajados. Muestra el total de días trabajados por el empleado en el periodo.

- Salario Bruto del trabajador para el periodo.

- Exclusión. Esta casilla se mostrará habilitada cuando la fecha de liquidación del empleado se encuentre dentro del periodo que abarca el reporte. Puedes modificar esta información en el caso de que el empleado haya sido liquidado y por algún error en la fecha de la liquidación, FinanzaPro no lo reporta como exclusión. Para poder marcar esta casilla tienes que indicar antes la fecha.

- Fecha de Liquidación. Muestra la fecha de liquidación del empleado. Si el empleado ha sido liquidado en el periodo y esta fecha no se muestra, puedes ingresarla aquí.

Condiciones
En esta sección puedes indicar si existió algún tipo de enfermedad, qué tipo de incapacidad se aplicó, o si existieron permisos en este periodo del reporte que estamos generando:

- Enfermedad. En este campo puedes indicar si hubo o no enfermedades en el periodo que abarca el reporte.

- Tipo. Elige el tipo de incapacidad (INS o CCSS).

- Permiso. En este campo puedes indicar si hubo o no permisos en el periodo que abarca el reporte.

Ya que trabajaste con la información generada, puedes guardarla para trabajar con ella más tarde, o bien, generar el archivo TXT con la información que requieres proporcionar al INS:

Guardar esta información

Si deseas guardar esta información para trabajarla más tarde, haz clic en Guardar para después, y deberás darle nombre al archivo en donde se guardará. Asegúrate de guardarlo en la carpeta Webfile de Este Equipo, que es el espacio en la nube de FinanzaPro:

Este archivo también se descargará localmente en tu equipo.

Recuperar la información guardada

Si guardaste la información para el INS y deseas continuar trabajando con ella, haz clic en Abrir. Recuerda que este archivo lo guardaste en la carpeta Webfile de Este equipo y podrás encontrarlo ahí mientras no cierres tu sesión. En el caso de que ya no esté ahí el archivo, siempre puedes volver a subir a la nube el archivo que se te descargó al guardarlo, arrastrándolo y soltándolo en cualquier parte de FinanzaPro.

Cuando se abra la ventana para buscar el archivo, indica que estás buscando todos los archivos:

Generar el archivo TXT del I.N.S.

Si vas a generar el archivo TXT del INS, haz clic en Ok, e indica la carpeta en la que vas a guardar este archivo en la siguiente ventana y haz clic en Ok:

Este archivo también se descargará localmente en tu equipo.

Al terminar de generar exitosamente este reporte, verás el siguiente mensaje que así lo indica, y te muestra el número de registros generados. Haz clic en Ok:

El archivo TXT que se generó puede ser similar al siguiente: