Los procesos de inventarios aquí descritos se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si tienes dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.

En este artículo detallamos todos los pasos que se tienen que llevar a cabo para registrar el conteo físico de los productos en inventario, desde el registro mismo del conteo de los productos, hasta la aplicación del conteo físico para convertirlo en la nueva existencia de los productos, ya sea que se trate del conteo físico de todos los productos en el inventario (inventario total), o de un conteo físico de sólo un grupo de productos (inventario parcial).

Para llevar a cabo todos los procesos relacionados con el inventario físico sigue la ruta:

Inventarios y Compras > Inventario Físico

Y selecciona la bodega y la fecha de toma de inventario físico:

IMPORTANTE
Para asignar una fecha correcta de conteo del inventario físico es indispensable que leas este artículo ¿Qué fecha debo usar al hacer los conteos físicos de inventario?

Antes de ingresar un conteo físico de inventario se debe eliminar cualquier información que pudiera haber de conteos físicos anteriores, para ello haz clic enBorrar:

Al terminar, verás que ya no hay información en la columna Conteo Físico:

Esta acción sólo debes llevarla a cabo si deseas que queden en cero productos que no se cuenten.

Hay dos formas de llevar a cero los productos del inventario:

Para llevar a ceros todos los productos del inventario haz uso de la opción automática de inicialización haciendo clic en Inicializar:

Para llevar a ceros únicamente los productos del inventario que participen en el inventario parcial puedes hacerlo de forma manual, producto por producto, si es que son algunos cuantos productos, o por medio del archivo de importación del inventario físico (haz clic aquí para descargar este archivo) en donde deberás registrar todos los productos del inventario parcial e ingresando 0 en la columna Conteo Físico para cada producto:

Ya que tengas listo este archivo, arrástralo y suéltalo en cualquier parte de FinanzaPro para subirlo a la nube:

Para comenzar con el proceso de importación del archivo que vas a subir a la nube haz clic en Importar:

Posteriormente, verás el siguiente mensaje que te alerta sobre lo que va a pasar al importar el conteo físico de un archivo. Como ya borraste el conteo físico, haz clic en Ok para continuar:

Localiza el archivo de Excel con el inventario físico. Al subirlo a la nube, quedó en la carpeta Webfile en Este Equipo. Haz clic en Abrir:

Si el proceso de importación termina con éxito, verás el siguiente mensaje. Haz clic en Ok para continuar:

Ahora, en esta ventana verás que el conteo físico de los productos es 0. Si se trata de un inventario parcial, sólo algunos productos tendrán 0 como conteo físico como en la siguiente imagen:

Una vez que ya se borró cualquier información de conteos físico anteriores y llevaste a cero los productos del inventario (esto es opcional), ya puedes registrar el conteo físico. Puedes hacerlo de forma manual (pocos productos) o importando el conteo físico desde un archivo de Excel (muchos productos).

Si cuentas con pocos productos, te será muy sencillo registrar el conteo físico producto por producto. Una vez que hayas terminado de ingresar el conteo físico, revisa que la información ingresada sea la correcta.

En la siguiente imagen se muestra el conteo físico de un inventario parcial (no todos los productos participan):

Puedes registrar el conteo físico de tu inventario por medio del archivo de importación de inventario físico (haz clic aquí para descargarlo). En este archivo deberás ingresar los productos de inventario y su conteo físico:

Ya que tengas listo este archivo, arrástralo y suéltalo en cualquier parte de FinanzaPro para subirlo a la nube:

Para comenzar con el proceso de importación del archivo que vas a subir a la nube haz clic en Importar:

Posteriormente, verás el siguiente mensaje que te alerta sobre lo que va a pasar al importar el conteo físico de un archivo. Como ya borraste la información de conteos físicos anteriores, haz clic en Ok para continuar:

Ahora, localiza el archivo de Excel con el inventario físico. Al subirlo a la nube, quedó en la carpeta Webfile en Este Equipo. Selecciona el archivo del inventario y haz clic en Abrir:

Si el proceso de importación termina con éxito, verás el siguiente mensaje. Haz clic en Ok para continuar:

Ahora, en esta ventana verás registrado el conteo físico de tu inventario. En la siguiente imagen se muestra el conteo físico de un inventario parcial. Es por esto que se muestran algunos productos sin conteo. Si se tratara de un inventario total, todos los productos tendrían un valor en la columna de conteo físico :

Una vez que ya tienes registrado el conteo físico de tus productos, ya sea que lo hayas hecho de forma manual o importando un archivo, es aconsejable que obtengas un reporte de Discrepancias de Inventario Físico. Este reporte te muestra las discrepancias o diferencias que hay entre el conteo físico que acabas de ingresar y la existencia actual de los productos.

Para obtenerlo sigue la ruta:

Vista Preliminar de Reportes > Inventarios y Compras > Discrepancias de Inventario Físico

Si deseas, elige los criterios de selección de la información del reporte y haz clic en Ok para continuar:

En la pantalla se mostrará el reporte que te muestra para cada producto con discrepancias, su conteo físico registrado, la existencia actual del producto y la diferencia entre estas dos cantidades:

Este reporte te da la información que necesitas para aclarar estas discrepancias y en caso de error en el conteo corregir esos errores antes de aplicar el conteo.

Este reporte sólo mostrará los productos en los que encuentre alguna discrepancia. Si no se genera ningún reporte quiere decir que el conteo físico y las existencias registradas en FinanzaPro son iguales, esto es, no hay discrepancias.

Cualquiera que sea la forma en que hayas registrado el conteo físico de tu inventario, ahora debes aplicarlo para que se convierta en la existencia de tus productos en inventario. Al aplicar, se generarán los movimientos de entrada y salida por ajuste de inventario para dejar las existencias de los productos en lo indicado en el conteo físico.

Por ejemplo, si un producto tiene una existencia actual de 97 unidades y se reporta un conteo físico de 100, se generará un movimiento de entrada por ajuste de inventario de 3 unidades para dejar como existencia del producto las unidades reportadas en el conteo físico. Si hay un producto con una existencia actual de 20 unidades, pero el conteo físico indica que hay 18, entonces se generará un movimiento de salida por ajuste de inventario de 2 unidades para dejar como existencia del producto las unidades reportadas en el conteo físico.

Ten en cuenta que los productos que no tengan información en el conteo físico no tendrán cambio alguno, conservarán la existencia actual. Este es el caso de los conteos parciales de inventario, donde sólo se ingresa el conteo físico de algunos productos en el inventario.

En el caso de que hayas emitido el reporte de discrepancias, deberás regresar a la opción Inventario Físico del menú Inventarios y Compras y elegir la bodega del inventario.

Haz clic en Aplicar para comenzar con este proceso:

Haz clic en Ok para continuar:

Posteriormente, verás el siguiente mensaje que te pregunta si deseas aplicar los movimientos de entradas y salidas de inventario que se van a generar con la aplicación:

En el caso de que hayas elegido aplicar los movimientos de entrada y salida por ajuste de inventario, puedes consultarlos en la opción Historial de Transacciones de Inventario del menú de Inventarios y Compras.

Si elegiste no aplicar los movimientos de entrada y salida por ajuste de inventario generados, puedes consultarlos en las opciones Entradas de Inventario y Salidas de Inventario, según sea el caso, del menú de Inventarios y Compras.