Cuando se hace un conteo físico de inventario debes indicar la fecha en la que se hace el conteo. Esto es importante para que FinanzaPro pueda comparar los conteos indicados con las existencias a ese momento.

Sin embargo, la fecha que indiques va a depender de la hora en la que se hizo el conteo físico del inventario, y puede que no sea algo tan trivial como simplemente indicar la fecha en la que se realizó el conteo.

Cuando indicas la fecha del inventario físico en FinanzaPro, tanto en la ventana de inventario, que es la fecha que se usa para el ajuste, como en el reporte de discrepancias, que es la fecha que se usa para el reporte, esta fecha se debe tomar como "la fecha del inventario al final del día". Es decir, si indicas 2 de febrero como fecha del inventario físico, le estás indicando a FinanzaPro que debe comparar el conteo físico con las cantidades en FinanzaPro del inventario al final del día 2 de febrero.

Entonces, si por ejemplo hiciste un conteo físico de inventario el sábado en la mañana antes de empezar a facturar, el inventario al final del día sería el del viernes, no el del sábado, puesto que el conteo se hizo en la mañana por lo que ese conteo físico de inventario corresponde al del día viernes "al final del día".

Si haces el inventario el sábado en la noche, después de cerrar, entonces el inventario al final del día, sería el del sábado.

Idealmente, al hacer conteos de inventario físico, se deberían hacer antes de facturar o después de facturar, de lo contrario, el proceso del conteo se hace más complejo y requiere de mucho más cuidado.

Recuerda que al ingresar el conteo del inventario físico en el sistema debes indicar la fecha del inventario "al final del día", y por eso debes hacer esta elección, para poder indicar el conteo al final del día (después de facturar) o el conteo al inicio del día (antes de facturar), lo que significaría que se trata del inventario al final del día del día anterior.

Por ejemplo, supón que se ingresa el conteo ANTES de facturar y vas a usar la fecha del viernes. Bajo este escenario, la regla es:

Al momento de contar el producto, debes registrar únicamente las ventas realizadas hasta ese momento. No debes considerar las ventas realizadas después del conteo.

Entonces, si el producto que estás contando, al momento de contarlo no tiene ventas, entonces debes usar el dato tal cual. Es decir, si por ejemplo, cuentas 15 unidades el sábado al medio día y a esa hora, no tenía ventas, debes usar 15 en el conteo físico, sin importar si en la tarde se vendieron 10 unidades.

Si por otro lado, el producto que estás contando, al momento de contarlo YA tiene ventas, entonces en ese momento, cuando lo cuentas, debes SUMARLE las ventas del producto que llevas hasta el momento. Las que se hagan después, no importan, no se deben sumar. Pero las que se hayan hecho al momento de hacer el conteo, sí se deben sumar para poder tener el conteo real al final del día viernes.

Si por otro lado, decidieras que vas a indicar el conteo DESPUÉS de facturar, entonces la regla es:

Al momento de contar el producto, debes agregar las ventas realizadas hasta ese momento. Luego, al final del día, debes tomar todos los productos y restar las ventas totales de ese día.

Este caso es más laborioso, y no lo recomendamos, pero de querer hacerlo de esta manera, también se puede hacer. Por ejemplo, si contamos 15 unidades el sábado al medio día y a esa hora, se han vendido 5 unidades, debes anotar 20 unidades como conteo físico. Si durante el día se vendieron en total 12 unidades, deberás restar esas 12 unidades a los 20 anotadas en el conteo, para un total final de 8 unidades al final del día (después de facturar).

Como puedes observar, cuando se hacen inventarios mientras se factura no es simplemente tomar las ventas del día y sumarlas o restarlas al conteo físico. Si se decide que se van a considerar los conteos ANTES de facturar, por ejemplo, al conteo que hagamos se le deben sumar únicamente las ventas que se hicieron ANTES del conteo, y no las que se hicieron después del conteo.

Cuando no es posible realizar un conteo físico de inventario total antes o después de facturar, también existe la posibilidad de realizar conteos parciales del inventario físico, en donde solo se hacen conteos de una cantidad reducida de productos del inventario, como podría ser, el conteo por líneas o familias de productos.

En este artículo, Conteo parcial de inventarios físicos, conocerás más sobre este tipo de conteo.