Es habitual que al haber iniciado operaciones en FinanzaPro sin haber ingresado el inventario inicial (ni existencias ni costo de productos) estés facturando en negativo, pero una vez que ya estás listo para ingresar al sistema el inventario inicial para llevar un control de inventarios correcto, debes realizar los pasos aquí descritos.

Prepara la información del inventario inicial (existencia y costo unitario) de los productos en tu bodega. Esta información puedes registrarla en el archivo de Excel que te permite obtener FinanzaPro exportando los productos que ya tienes en el sistema, y copiándola posteriormente a los formatos de Excel que se utilizan específicamente para importar el inventario inicial e inventario físico a FinanzaPro.

Sigue los pasos descritos en el siguiente artículo para exportar tu lista actual de productos a un archivo de Excel: Cómo exportar a Excel la lista de productos.

Cuando se descargan los productos a un archivo de Excel, estos quedan ordenados por código de producto. Ordena esta lista por categoría y subcategoría para que te sea más fácil ingresar el inventario inicial, después agrega dos columnas nuevas en este archivo (a la derecha del código de producto) para ingresar la existencia inicial y costo unitario de tus productos:

Una vez que ya registraste tu inventario inicial en el archivo de Excel, descarga los siguientes archivos de importación:

- Archivo para importar Inventario Físico

- Archivo para importar Entradas de Inventario

Copia y pega el contenido de las columnas Product, Existencia Inicial y Costo Unitario del archivo que obtuviste de FinanzaPro, a las columnas Producto, Cantidad y Costo Unitario, respectivamente, en el archivo para importar la entrada de inventario, respetando los encabezados de las columnas.

Copia y pega el contenido de la columna Product del archivo que obtuviste de FinanzaPro, a la columna Producto del archivo para importar inventario físico respetando los encabezados de las columnas e ingresa un valor de 0 en la columna Conteo Físico a todos los productos que copiaste:

Como preparación para el ingreso del inventario inicial deberás borrar el conteo físico de los productos y luego llevar a ceros los productos que forman parte del inventario.

Para llevar a cabo estas acciones, sigue la ruta:

Inventarios y Compras > Inventario Físico:

Selecciona la Bodega a la que corresponde el inventario e ingresa la Fecha de Conteo Físico del inventario:

Primero, debes borrar cualquier cifra de conteo físico que pudiera haber en el inventario haciendo clic en Borrar:

Al terminar, verás que ya no hay cantidades en la columna Conteo Físico para ningún producto:

Una vez borrado el conteo físico, haz en Inicializar para que el conteo de todos los productos del inventario sea 0:

Al terminar, notarás que en la columna de conteo físico los productos tienen 0:

El proceso de inicialización para una toma parcial del inventario es diferente. En este caso, únicamente debes llevar a ceros los productos que forman parte del inventario parcial. Para ello deberás importar el archivo de inventario físico que preparaste al inicio de esta guía (Formato_para_Importar_Inventario_Fisico.xls), de esta forma no se afectará la existencia actual de los demás productos en el inventario al momento de inicializar y aplicar el inventario parcial.

Arrastra y suelta este archivo en cualquier parte de FinanzaPro para subirlo a la nube:

y haz clic en Importar:

Después, verás el siguiente mensaje que te alerta sobre lo que va a pasar al importar el conteo físico de un archivo. Como ya borraste el conteo físico, haz clic en Ok para continuar:

Localiza el archivo de Excel con el inventario físico. Al subirlo a la nube, quedó en la carpeta Webfile en Este Equipo. Haz clic en Abrir:

Cuando termine el proceso de importación, verás el siguiente mensaje. Haz clic en Ok para continuar:

Ahora, en esta ventana verás que el conteo físico de los productos en el inventario parcial es 0 y que no hay información en los productos que no pertenecen a él:

El proceso de aplicación del conteo físico genera movimientos de entrada y salida por ajuste de inventario para convertir la existencia del producto en el sistema a la cantidad indicada en el conteo físico.

Como tienes productos con existencia en negativo al haber facturado sin inventario, antes de ingresar el inventario inicial se tiene que convertir esa existencia a 0. Con este proceso se generarán movimientos de entrada por ajuste de inventario para cada producto con existencia en negativo para convertirla a 0 que es el valor del conteo físico. Por ejemplo, si un producto tiene una existencia de -76 unidades, se generará un movimiento de entrada de inventario por 76 unidades para dejar la existencia en 0. También, al poner en ceros la existencia, al ingresar el inventario inicial se podrá calcular de forma correcta el costo unitario de los productos.

La siguiente imagen pertenece al conteo físico de un inventario parcial por lo que verás 0 sólo para algunos productos. Si se tratara de un inventario total, todos los productos tendrían 0.

Haz clic en Aplicar:

Responde con Ok al siguiente mensaje:

Posteriormente, verás el siguiente mensaje que te pregunta si deseas aplicar automáticamente los movimientos de entradas y salidas de inventario que se van a generar en la aplicación:

Ya que se ha hecho la inicialización de inventario, ya sea de todos los productos o solo de un grupo de ellos, verifica que realmente esos productos del inventario hayan quedado en ceros después de la aplicación con un reporte de inventario a la fecha del conteo físico, siguiendo la ruta:

Reportes > Reporte de Inventario

Proporciona la Fecha del Inventario y haz clic en Obtener Datos:

Revisa que la existencia de todos los productos inicializados tengan existencia 0:

Una vez que el inventario está en ceros, deberás subir a la nube el archivo de Excel con el conteo del inventario inicial para poderlo importar. Esto lo logras arrastrando el archivo de Excel y soltándolo en cualquier parte de la pantalla de FinanzaPro (el archivo se guardará en la carpeta Webfile de Este Equipo):

Sigue esta ruta:

Inventarios y Compras > Entradas de Inventario

Haz clic en Agregar e ingresa la información de la entrada del inventario:

Una vez que ingreses esta información, esta ventana podría verse así:

Haz clic en el check √ para guardar esta información, y haz clic en Importar desde archivo de Excel, posteriormente haz clic en OK en el siguiente mensaje:

Ubica el archivo de Excel con el inventario inicial. Al subirlo a la nube, quedó en la carpeta Webfile en Este Equipo. Haz clic en Abrir:

Cuando termine el proceso de importación, verás el siguiente mensaje. Haz clic en Ok para continuar:

Puedes cambiarte a la pestaña Productos para ver los productos que acabas de importar, con su cantidad y costo unitario:

Una vez que se ha importado el archivo se debe aplicar esta entrada de inventario para que se generen los movimientos de entrada por inventario inicial y se convierta en la existencia de los productos.

Regresa a la pestaña Entradas de Inventario y haz clic en Aplicar:

Haz clic en Ok en el siguiente mensaje para continuar:

Mientras se procesa la aplicación, verás un mensaje como este que te informa sobre el progreso de la aplicación:

Al terminar, se mostrará en pantalla el reporte de entrada del inventario inicial:

Puedes imprimirlo o guardarlo como archivo PDF. También, puedes obtener el reporte de inventario para verificar que hayan quedado cargadas las cantidades respectivas en esta ruta:

Reportes > Reporte de Inventario

Proporciona la Fecha del Inventario y haz clic en Obtener Datos:

Y revisa la existencia de los productos:

Una vez que ya tu inventario dejó de tener existencias en negativo puedes deshabilitar la facturación en negativo, a menos que por tu operación necesites seguir facturando así.

Para deshabilitar esta opción, sigue la ruta:

General > Definir Compañía

Haz clic en Editar:

De forma predeterminada, esta ventana se abre en la pestaña Configuración, si no es así, cámbiate a ella y haz clic en Inventarios y Compras, deshabilita la opción Permitir Cantidades Negativas en Inventario y haz clic en Aceptar:

A partir de este momento, sólo los artículos con existencia podrán ser vendidos.

Si haz tenido movimientos después de ingresar el inventario inicial, deberás recalcular la existencia y costo unitarios a la fecha en base a los movimientos de entradas (compras) y salidas (ventas) que hayan ocurrido después de la fecha de conteo del inventario inicial para que refleje cantidades y costos correctos en las operaciones diarias.

Por ejemplo, una compañía comenzó operaciones el 1ro. de agosto y envió el 7 de agosto su inventario inicial con fecha de conteo físico del 31 de julio. Entonces, será necesario que una vez que ya se haya realizado la entrada de inventario inicial, se recalcule el inventario para que la existencia y costos unitarios en inventario reflejen correctamente los movimientos de entrada y salida después de la toma del inventario inicial, o sea, todo lo que ocurrió - compras y ventas- del 1ro. al 7 de agosto.

Para recalcular el inventario sigue la ruta:

General > Definir Compañía

Haz clic en Editar:

Cámbiate a la pestaña Herramientas, selecciona la opción Recalcular datos de Inventario y haz clic en Ejecutar:

Proporciona la Fecha del inventario a recalcular (fecha de entrada de inventario) y haz clic en Aceptar para que comience el proceso:

Al terminar, se mostrará en la pantalla el siguiente mensaje. Haz clic en Ok para terminar:

Y finalmente, haz clic en Aceptar:

Una vez recalculado existencias, deberás de recalcular los márgenes de utilidad, siguiendo las instrucciones del artículo: Recálculo de márgenes de utilidades.
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