En este artículo te damos la guía para poder trabajar con apartados, registrando abonos, así como su pago final para la cancelación, cerrando apartados que no se hayan retirado, así como anular apartados que se hayan aplicado por error.
Estos procedimientos se llevan a cabo en el App de Windows de FinanzaPro. Si tienes duda sobre cómo ingresar a esta app, lee este artículo: Cómo ingresar al App de Windows de FinanzaPro
Para trabajar con apartados debes ir al menu Ventas y hacer clic en Apartados:
Después abre la tienda y caja a la que pertenece el apartado:
Ahora, busca el apartado con el que quieres trabajar, ya sea por número de apartado o por nombre del cliente. Incluso puedes buscar por estado de apartado (activo, pagado, cerrado o anulado) y haz clic en Buscar:
Si quieres ver todos los apartados deja todos los campos en blanco y haz clic en Buscar.
Una vez que se muestran los apartados en esta ventana, quedan habilitadas las opciones disponibles para el apartado seleccionado:
En las siguientes secciones se describe el uso de cada una de ellas.
Hacer pago
Esta opción te permite ir abonando al apartado, o bien, cancelarlo en su totalidad. Al elegir esta opción, en la parte derecha de la ventana se mostrará la información del apartado con el balance pendiente por cancelar. Te propone una Fecha de Pago, que corresponde a la fecha del día, y te sugiere el Monto del Pago, que corresponde al balance pendiente de cancelar. Puedes modificar esta información de acuerdo a lo que el cliente va a hacer y luego, haz clic en Hacer Pago:
En la ventana de pagos, realiza el pago como normalmente lo haces en el proceso de facturación (indicando la o las formas de pago y el monto a pagar) y haz clic en Agregar y Pagar:
Una vez aplicado el pago se imprimirá el recibo correspondiente en donde se muestra el balance del apartado:
Cuando un apartado se cancela en su totalidad, su estado cambia a Pagado y ya no se le podrán aplicar más abonos. En el caso de este ejemplo, se canceló totalmente el abono, por lo que en el recibo del apartado muestra un Total Adeudado de 0 CRC.
En el caso de únicamente hacer un abono al apartado, el recibo de abono podría ser similar al siguiente, mostrando un saldo pendiente de cancelar:
Ver Detalles
En esta opción puedes consultar la información de pagos (abonos) del apartado. Al seleccionarla, en la parte derecha se abre una ventana que muestra el resumen de abonos y el total abonado al apartado:
Aquí puedes Anular alguno de los pagos si es que está incorrecto y también puedes Imprimir la boleta del abono del apartado que se encuentre seleccionado.
Cerrar Apartado
Cuando haya apartados que no fueron retirados por el cliente después de cierto periodo de tiempo, puedes 'cerrar' el apartado para devolver el producto a la bodega. Cuando un apartado se cierra, el cliente pierde sus abonos.
Para cerrarlo, únicamente debes colocarte en el apartado que vas a cerrar y hacer clic en Cerrar Apartado y confirmar esa acción:
Al cerrar el apartado, su estado cambiará a Cerrado y se generará una nota de crédito por el saldo pendiente de abonar al apartado. En este ejemplo, el monto total del artículo era de 100,000 CRC, se apartó con 45,000 CRC quedando un saldo pendiente de 55,000 CRC, por el cual se genera la nota de crédito:
Anular un Apartado
Un apartado sólo debe anularse cuando hubo un error, como por ejemplo, el cliente se equivoca de producto y no es el que quería, o cuando al facturar se ingresa un código de producto erróneo en la factura, o bien el cliente en ese momento decide que no desea apartar el producto.
Este botón actualmente no está funcionando, pero sí es posible anular un apartado llevando a cabo el siguiente procedimiento:
Al hacer un apartado, se genera una factura por el total del producto en apartado y se recibe un depósito inicial. Para anular un apartado, primero debes anular la factura siguiendo la guía del artículo: Cómo Anular una Factura por Medio de una Nota de Crédito.
Posteriormente, con la nota de crédito generada debes 'cancelar' el saldo pendiente del apartado, siguiendo el procedimiento de pagos descrito en este mismo artículo, eligiendo como forma de pago: Créditos a favor del cliente.
Para poder usar la nota de crédito como forma de pago, tienes que tener definida la forma de pago Créditos a Favor del Cliente. En caso de no contar con ella, créala siguiendo la guía del artículo: Administración de formas de pago.
Como la nota de crédito tiene un monto mayor al saldo pendiente del apartado, el monto sobrante se le puede devolver al cliente, usar en una compra futura o para hacer el depósito inicial de otro apartado.