En este artículo te mostraremos cómo puedes registrar los pagos o abonos que recibes de tus clientes a las facturas de crédito que tienen pendientes en el módulo de Cuentas por Cobrar e ingresar el depósito en bancos.

Para registrar el pago o abono de un cliente sigue la ruta:

Cuentas por Cobrar > Ingresar Pagos / Notas de Crédito

Esta ventana se abre en la pestaña Clientes. Elige al cliente al que le vas a registrar el abono o pago y cámbiate a la pestaña Facturas:

Aquí deberás registrar la información del pago o abono:

5. Tipo de Transacción: elige PMT que es el tipo de transacción para la cancelación o abono de facturas.

6. Fecha: ingresa la fecha de la transacción, por ejemplo: 25/03/2022.

7. Grupo de Facturación: Aquí se muestra el grupo de facturación del cliente, el cual te indica la divisa con la que vas a registrar el pago o abono.

8. Elige la factura a la cual le vas a registrar el pago o abono.

9. Si se trata de un pago que cancela esta factura, haz doble clic en el monto que se muestra en la columna Balance para que se copie en la columna Aplicar Monto:

Si se trata de un abono a la factura, en la columna Aplicar Monto debes ingresar el monto del abono:

Ya que tienes monto en Aplicar Monto, se obtendrá el tipo de cambio para esta operación (1.00 si el pago es colones, o el tipo de cambio del Banco Central que corresponda a la fecha de esta operación si se trata de dólares) y en la columna Monto a Aplicar verás el importe en colones de este pago, así como en el Haber (parte inferior de la pantalla).

10. Haz clic en el icono de la calculadora para que el monto del pago se copie al campo Monto a Aplicar, y también se actualice la información del Debe. Verás que el Debe y el Haber ya quedan balanceados.

11. Haz clic en Hacer Pago y confirma la aplicación de este movimiento.

A continuación, deberás ingresar el número de referencia relacionado con esta transacción y la caja a la cual se va a aplicar este recibo. Después, haz clic en Aceptar:

Posteriormente, se abrirá la ventana del pago del recibo donde deberás indicar cómo hace el cliente este pago:

e ingresar además, la información de acuerdo al tipo de pago elegido:

Para este ejemplo, se eligió un pago con cheque en dólares, por lo que se ingresó el emisor y no. de cheque, además del importe del pago (el cual es para cancelar la factura).

Como se trata de un pago en dólares, hay que indicar el tipo de cambio haciendo clic en los 3 puntitos de este campo para abrir la ventana de asignación de tipos de cambio:

Una vez que confirmes (modifiques) el tipo de cambio que se muestra para el pago, haz clic en Ok para cerrar la ventana.

Finalmente, se mostrará balanceado el pago y deberás hacer clic en Aceptar para aplicarlo:

Si se registró un pago para cancelar la factura, la factura desaparecerá de las cuentas por cobrar del cliente:

Si fue solo un abono, entonces se mostrará el saldo que queda pendiente de la factura una vez aplicado el abono:

Ahora, deberás ir a bancos a registrar el depósito usando en la contrapartida del movimiento la cuenta puente de depósitos en tránsito.

Sigue la ruta:

Bancos > Transacciones de Banco

Ingresa la información del depósito:

3. Cuenta: selecciona la cuenta de banco.

4. Fecha: ingresa la fecha de recepción del pago o abono. En este ejemplo: 230/03/2022.

5. Tipo de Transacción: selecciona DEP (Depósito).

6. Descripción: ingresa la descripción del movimiento. Por ejemplo, Pago factura No. 13.

7. Depósito: ingresa el monto del pago o abono. En este ejemplo, 305.12 dólares. Una vez que ingreses esta información, se generará la línea de la contrapartida del movimiento.

8. No. de Documento: ingresa el número de documento asociado al depósito. Para este ejemplo, se recibió el abono en cheque. Usaremos como No. de documento, el número del cheque: 12001.

9. Cuenta de Gastos/Bancos: ingresa la cuenta puente de depósitos en tránsito que corresponde a la forma de pago usada (ver nota al inicio de la sección). En este ejemplo se usó la cuenta 11-01-03-02 ya que el pago se recibió en dólares. Al ingresar la cuenta, el monto del depósito se copia a la columna Créditos Nominal. Haz clic dos veces en ENTER para que se registre esta línea y se balancee el movimiento.

Finalmente, haz clic en Aplicar, y selecciona Transacción Seleccionada:

Al confirmar esta acción, se imprimirá el comprobante del depósito en bancos: