Para poder visualizar mejor qué cuentas contables se afectan con los movimientos de los apartados, lo primero que debemos saber es qué cuentas tienen integradas los tipos de apartados en el sistema:

Además de estas cuentas del apartado, debemos considerar las cuentas contables de la factura del apartado, que son las cuentas de ingresos por ventas e impuestos, en caso de que apliquen.

Si tu contabilidad usa el catálogo de cuentas recomendado de FinanzaPro, estas cuentas serían:

Al aplicar el apartado, se genera la factura del apartado por el monto total del producto y el recibo de dinero del depósito inicial del apartado. Estos son los movimientos contables que se generan suponiendo que se está apartando un producto con un valor de 169,000 CRC con impuesto incluido y un deposito inicial de 29,500 CRC:

En cuanto al inventario, al aplicarse el apartado, se hace la salida por venta del inventario. En la contabilidad se indica que ya no se tiene ese activo, cuando en realidad todavía se tiene porque no se le ha entregado al cliente.

Para reflejar esto en la contabilidad, el sistema va a crear un movimiento de activo en la cuenta llamada Productos en Apartado, que indica en el balance que todavía se tiene el producto, aún cuando ya no está en la cuenta de inventarios.

Para compensar este movimiento de activo, se hace otro movimiento de pasivo en una cuenta llamada Apartados no Retirados, que significa que se ha hecho una venta al cliente, pero no se le ha entregado. Este pasivo va a tener el mismo monto que se registró en Productos en Apartado, de manera que el activo de Productos en Apartado sea igual al pasivo de Apartados no Retirados, generando un efecto neto de 0 en el balance.

El resto de pagos o abonos realizados al apartado, van a ser todos iguales a nivel contable: se hace una disminución de la cuenta por cobrar Apartados de Clientes contra la cuenta de Depósitos en Tránsito.

En este ejemplo, se realiza un abono de 60,000 CRC:

La única diferencia en el último pago del apartado, es que además se reversan los movimientos realizados en las cuentas Productos en Apartado y Apartados no Retirados, reflejando en los balances que ya se le ha entregado el producto al cliente.

En este ejemplo se registra la cancelación del apartado pagando 80,000 CRC:

Cuando los apartados no son retirados por el cliente en un tiempo determinado (la empresa decide cuánto tiempo) se procede a cerrarlos. Con esta acción, el producto regresa a inventarios, se genera una nota de crédito por el saldo pendiente del apartado, lo que permite reversar ante el Ministerio de Hacienda el monto no cobrado y el cliente pierde lo que ha abonado, quedando como un ingreso en Depósitos en tránsito.

Supongamos que estos son los movimientos contables generados al aplicar el apartado:

Al cerrar el apartado, de forma automática el sistema anula la factura generada por el apartado, devolviendo el producto al inventario, genera una nota de crédito por el saldo pendiente del apartado y reversa los movimientos realizados en las cuentas Productos en Apartado y Apartados no Retirados. Los movimientos contables que se generan por el cierre del apartado de este ejemplo serían:

Para anular un apartado, el usuario debe anular la factura con lo que se regresará el artículo al inventario. Con la nota de crédito se 'cancela' el saldo pendiente del apartado y el monto restante (equivalente al depósito inicial) se le puede devolver al cliente, usar en una compra futura o para hacer el depósito inicial de otro apartado. Los movimientos contables resultantes de la anulación de un apartado son: