En este artículo se explica cómo liquidar una nota de crédito pendiente en las cuentas por cobrar de tu cliente como resultado de la anulación de una factura a crédito que ya había sido cancelada, haciéndole la devolución del dinero.

Los procedimientos aquí descritos se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si tienes dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.

Para hacer la devolución del dinero, la factura en cuestión ya debe estar anulada, se debe crear una nota de débito y finalmente, registrar la salida de dinero en bancos.

Localiza la nota de crédito por la anulación de la factura

Localiza la nota de crédito generada al anular la factura en la ruta:

Cuentas por Cobrar > Ingresar Pagos / Notas de Crédito (CxC)

Elige al cliente al que le vas a devolver el dinero y cámbiate a la pestaña Facturas:

Localiza la nota de crédito que pertenece a la factura anulada:

Toma nota del monto y la fecha de devolución, ya que esta información debes usarla para crear la nota de débito, en este caso, el monto es 295,000.00 CRC y la fecha de devolución es: 30/03/2022.

Ingresa la nota de débito

Ingresa la nota de débito en la cuenta por cobrar del cliente siguiendo la ruta:

Cuentas por Cobrar > Ingresar Facturas / Notas de Débito

Deberás usar el mismo monto y fecha de la nota de crédito, y en la contrapartida de este registro, deberás usar una cuenta puente, la cual podría ser la cuenta de depósitos en tránsito.

Ingresa la información de la nota de débito:

Factura No.: ingresa el consecutivo o número de nota de débito. Por ejemplo: 1001.
Tipo Transacción: elige NDB (Nota de débito).
Cliente: selecciona al cliente.
Fecha: ingresa la misma fecha de la nota de crédito. En este ejemplo: 30/03/2022.
Sub Total: ingresa el monto de la nota de crédito. En este ejemplo: 295,000.00. Posteriormente, se generará la línea de la contrapartida.
Cuenta de Gastos/Bancos: ingresa una cuenta puente, la cual puede ser la de depósitos en tránsito. Por ejemplo, 11-01-03-01, que es la cuenta de depósitos en tránsito en colones en el catálogo de cuentas recomendado de FinanzaPro.

Ya que ingreses esta información, este movimiento quedará balanceado y deberás hacer clic en Aplicar y elige Factura Seleccionada:

Una vez que confirmes la aplicación, se imprimirá la nota de débito:

Aplica la nota de crédito a la nota de débito con un APCR

Regresa a Ingresar Pagos / Notas de Crédito del módulo de Cuentas por Cobrar. Selecciona al cliente y ve a la pestaña Facturas. Ahí verás la nota de crédito por la anulación de la factura y la nota de débito que acabas de registrar:

Ahora, ingresa la información para aplicar la nota de crédito a la nota de débito con un APCR:

Tipo de Transacción: elige APCR (Aplicar créditos a facturas).
Fecha: ingresa la misma fecha de la nota de crédito. En este ejemplo: 30/03/2022.
Haz doble clic en la columna Balance de la nota de crédito para que este importe se copie en la columna Aplicar Monto.
Haz doble clic en la columna Balance de la nota de débito para que este importe se copie en la columna Aplicar Monto.

Por último, haz clic en Hacer Pago y confirma la operación.

Una vez terminada la aplicación, desaparecerán los dos movimientos:

Registra la salida del dinero en bancos

Ahora, deberás ir a bancos a registrar la salida del dinero devuelto al cliente, usando en la contrapartida de la cuenta, la misma cuenta puente (depósitos en tránsito) que usaste en el registro de la nota de débito.

Sigue la ruta:

Bancos > Transacciones de Banco

Aquí, deberás ingresar la información de la salida de dinero:

Cuenta: selecciona la cuenta de banco.
Fecha: ingresa la misma fecha de la nota de crédito. En este ejemplo: 30/03/2022.
Tipo de Transacción: selecciona TXFR (Transferencia).
Descripción: ingresa la descripción del movimiento. Por ejemplo, Devolución a cliente.
Retiro: ingresa el monto de la nota de crédito. En este ejemplo, 295,000.00. Una vez que ingreses esta información, se generará la línea de la contrapartida del movimiento.
Cuenta de Gastos/Bancos: ingresa la misma cuenta puente usada para la nota de débito. En este ejemplo fue la cuenta 11-01-03-01.

Finalmente, haz clic en Aplicar, y selecciona Transacción Seleccionada.

Al confirmar esta acción, se imprimirá el comprobante de la salida de dinero del banco:

Realizados estos movimientos, ya tendrás lista la liquidación de la nota de crédito por la anulación de la factura, y la salida del dinero del banco por la devolución de dinero al cliente.