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Activación en facturación electrónica de nuevas compañías

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

Una vez que tu compañía está configurada, para que puedas comenzar a facturar en facturación electrónica debes realizar los procesos indicados en este articulo:

  • Activar la compañía en Facturación Electrónica con la información que obtuviste del ATV
  • Habilitar el envío de documentos electrónicos a tus clientes
  • Ingresar los consecutivos electrónicos e internos de facturación

Qué necesitas tener a la mano para la activación

Para poder llevar a cabo la activación en facturación electrónica necesitas:

  • Número de cédula física o jurídica de la compañía
  • Archivo con la llave criptográfica
  • Usuario y contraseña de facturación electrónica
  • Archivo p12 con el certificado de seguridad
  • Una dirección de correo para recibir notificaciones de FinanzaPro relacionadas con cualquier inconveniente con las facturas que estás generando, por ejemplo, rechazos por parte de Hacienda, llave criptográfica vencida, etc.
  • Una o más direcciones de correo, diferentes a la anterior, a donde quieres que te lleguen las notificaciones relacionadas con documentos electrónicos asociados a gastos, los PDF de las facturas de tus proveedores (toma en cuenta que FinanzaPro no recepciona mensajes de correo, sólo recibe los XML de las facturas de tus proveedores y te avisa al recibirlos), así como mensajes de correo de parte de tus proveedores que no están relacionados con facturas electrónicas.
  • Consecutivos electrónicos de facturación
  • Número de documentos aceptados, rechazados y parcialmente rechazados de proveedores

Verifica que los datos de la llave criptográfica sean los correctos

Antes de realizar el proceso de activación en Facturación Electrónica debes verificar que los datos de la llave criptográfica y usuario correspondan con la Cédula Jurídica o Física de tu compañía.

En dónde se lleva a cabo la activación en Facturación Electrónica

Este procedimiento se lleva a cabo en el App Web de FinanzaPro. Si necesitas ayuda para ingresar a esta app lee el artículo: Cómo ingresar al App Web de FinanzaPro

Activa la compañía en Facturación Electrónica

Sigue esta ruta: Mi Organización > Mis Compañías:

Ubica la compañía que quieres activar y haz clic en Opciones

En la siguiente ventana activa la opción Usar Facturación Electrónica y selecciona el Código de Actividad Principal de la lista de actividades que tiene la compañía ante Hacienda. Esta lista de actividades se obtiene automáticamente de los servidores de Hacienda al crear la compañía en FinanzaPro e ingresar tu cédula física o jurídica:

En el caso de que no haya actividades económicas en la lista, debes solicitar a Soporte de FinanzaPro que incluya las actividades económicas de tu compañía de acuerdo a la información que le proporciones.

Después, deberás indicar si la compañía pertenece al Régimen Simplificado o no. Posteriormente, ingresa tu Usuario de Facturación Electrónica (usuario de la llave criptográfica), así como la Contraseña Facturación Electrónica (contraseña de la llave criptográfica). Después, deberás cargar el archivo p12 en el campo Certificado de Seguridad:

Cuando haces clic en este campo, se abre la ventana del Explorador para que localices este archivo en tu computadora.

A continuación, ingresa la Contraseña Certificado (pin de 4 dígitos):

Y posteriormente ingresa las siguientes direcciones de correo electrónico:

  • Email para Notificaciones Importantes. En esta dirección recibirás notificaciones de FinanzaPro relacionadas con cualquier inconveniente con las facturas que estés generando, por ejemplo, rechazos por parte de Hacienda, llave criptográfica vencida, etc.
  • Email para Notificaciones de Documentos Recibidos. En esta dirección de correo recibirás las notificaciones relacionadas con documentos electrónicos asociados a gastos.
  • Email para Re-envío de Correos Recibidos. En esta dirección de correo recibirás la copia de las facturas que te envían tus proveedores.
  • Email para Re-envío de Correos Recibidos SIN XML. En esta dirección de correo FinanzaPro envía las comunicaciones que te envían los proveedores a las cuentas de correo definidas por FinanzaPro para la recepción de sus facturas pero que no tienen que ver con facturas electrónicas, como pudieran ser correos electrónicos con publicidad.
Normalmente, se utiliza una cuenta de correo para el campo Email para Notificaciones Importantes, y otra cuenta de correo para los otros 3 campos. Esto dependerá de las necesidades de tu compañía.

Finalmente, haz clic en Guardar Cambios:

Correos para recepcionar las facturas de proveedores

Una vez que activas la compañía en Facturación Electrónica puedes consultar los correos que FinanzaPro creó para que tus proveedores envíen sus facturas. Al entrar nuevamente a la opción anterior ( Mi Organización > Mis Compañías) podrás ver estos correos:

Anótalos y proporciónales estas direcciones de correo a tus proveedores para que FinanzaPro pueda recepcionar los archivos XML de sus facturas y mantenerte al tanto.

Toma en cuenta que no puedes consultar el contenido de estas direcciones de correo, son para uso exclusivo de FinanzaPro. Por eso, al activar la compañía en Facturación Electrónica, se te pide una dirección de correo para que ahí se te reenvíen los PDF de las facturas de proveedores.

Habilita el envío de documentos electrónicos por email

Una vez que haz realizado la activación de tu compañía, deberás activar el envío de documentos electrónicos por email en cada una de tus tiendas, de modo que las facturas que generes en FinanzaPro se les envíen a tus clientes.

Este procedimiento sólo se lleva a cabo una vez que la compañía ha entrado en producción y está habilitada en Facturación Electrónica.

En dónde se habilita el envío de documentos electrónicos

Este procedimiento se lleva a cabo en el App Clásica que está ejecutándose en tu navegador. Si necesitas ayuda para entrar en esta app, lee este artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro

Habilita el envío de documentos

Sigue esta ruta: Parámetros > Ventas y Facturación > Tiendas

Elige la tienda a la que le vas a habilitar el envío de documentos electrónicos por email y haz clic en Editar:

Cámbiate a la pestaña Enviar Facturas por Email y habilita la opción Habilitar Envío de Facturas por Email, ingresa el correo en donde vas a recibir los rechazos o aceptaciones de las facturas generadas con FinanzaPro. Posteriormente, ingresa el correo a donde se enviará una copia de las facturas generadas con FinanzaPro y elige el formato de impresión que usarás para la impresión de facturas que vas a enviar por correo (si el formato de impresión por omisión es POS deberás cambiarlo al formato carta). Por último, haz clic en Aceptar:

Ingreso de los consecutivos electrónicos de facturación

Antes de poder emitir facturas en Facturación Electrónica, debes solicitar a Soporte de FinanzaPro por medio de un mensaje en el chat de ayuda el ingreso de los siguientes consecutivos:

  • Última factura electrónica,
  • Último tiquete electrónico,
  • Última factura electrónica de exportación,
  • Última nota de crédito,
  • Última nota de débito,
  • Última factura de compra.

Así como los siguientes números de documentos de las facturas que has aceptado o rechazado de tus proveedores:

  • Número de documentos aceptados,
  • Número de documentos aceptados parcialmente,
  • Número de documentos rechazados.

Ingreso de los consecutivos internos de facturación

Además, deberás ingresar los consecutivos internos de Notas de Crédito y de Tiquetes y Facturas Electrónicas.

Número consecutivo interno de las Notas de Crédito

El número consecutivo interno de notas de crédito a ingresar es a nivel compañía, y lo obtienes a partir del consecutivo electrónico de notas de crédito. Si la ultima nota de crédito electrónica es la 492, el consecutivo interno de notas de crédito que debes ingresar deberá ser el 493.

Si tienes más de una tienda, el número consecutivo interno de notas de crédito a ingresar debe ser 1, y es el que van a utilizar todas las tiendas. Por ejemplo, si la tienda #1 hace una nota de crédito le toca el consecutivo 1, si la tienda #5 hace una nota de crédito, le toca el consecutivo 2, si la tienda #1 vuelve a hacer una nota de crédito, le toca el consecutivo 3, etc.

 Para ingresar el número consecutivo interno de notas de crédito sigue esta ruta: General > Definir Compañías

Haz clic en Editar:

 

De forma predeterminada esta ventana se abre en la pestaña Configuración. Si no es así, cámbiate a ella y haz clic en Ventas y Facturación. Haz clic en el candado para habilitar el ingreso del consecutivo, ingresa el consecutivo de notas de crédito en el campo Sgte. Número de Devolución, vuelve a hacer clic en el candado (5) para deshabilitar el ingreso de información y haz clic en Aceptar:

Número consecutivo interno de las facturas electrónicas/tiquetes

Este número consecutivo se refiere al consecutivo interno para facturas y tiquetes y se obtiene a partir de los consecutivos de Factura Electrónica y Tiquete Electrónico. De forma interna, FinanzaPro sólo maneja un número consecutivo interno para este propósito, de modo que para asignarlo considera el valor del consecutivo de Factura Electrónica y del consecutivo de tiquete electrónico, y toma el que tenga mayor valor y le sumas 1. Por ejemplo, si tu última factura electrónica fue la 15681 y el último tiquete electrónico fue el 2701, el consecutivo interno que debes ingresar es 15682, esto es, 15681 por ser el mayor de los dos, + 1.

Si cuentas con más de una tienda o sucursal, debes ingresar un consecutivo interno para cada tienda.

Para ingresar el número consecutivo interno de notas de crédito sigue esta ruta: Parámetros > Ventas y Facturación > Tiendas

Elige la tienda a la que le vas a ingresar el consecutivo y haz clic en Editar:

Cámbiate a la pestaña Facturas y haz clic en el candado para habilitar la captura. Ingresa el consecutivo interno de facturas/tiquetes en el campo La próxima factura en esta tienda utilizará el siguiente número, vuelve a hacer clic en el candado (7) para deshabilitar la captura y haz clic en Aceptar:

Repite los pasos 4 a 9 para ingresar el consecutivo interno de facturación para cada una de las tiendas. 

 

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