En este artículo encontrarás toda la ayuda que necesitas para poder llevar a cabo el ingreso de datos de tus Clientes de forma satisfactoria en el Archivo de Importación de Clientes.
A continuación te presentamos la información que debes ingresar en cada campo. Para ayudarte a comprender mejor el proceso, también hemos incluido algunas recomendaciones, ejemplos y errores comunes que suelen suceder al momento de ingresar los datos.
Para que te sea más fácil encontrar el campo que deseas consultar, tenemos una tabla de contenidos en donde hemos agrupado los campos por secciones de acuerdo al tipo de información que contienen. Lo único que tienes que hacer es dar clic en la sección o campo que te interesa.
Si aún no cuentas con el archivo de Excel de importación de clientes, haz clic aquí para descargarlo.
Datos generales del cliente
Nombre
Descripción | En este campo debes indicar el Nombre del cliente. Este nombre es el que usarás en todo momento para identificar al cliente dentro de FinanzaPro (búsqueda de clientes, listas, reportes, ventas, etc.)
Un cliente, ya sea empresa o persona física, puede usar su nombre legal o razón social, o su nombre comercial o de fantasía, para sus transacciones comerciales.
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Recomendaciones | Recuerda que si tu cliente no cuenta con un nombre comercial o de fantasía, DEBES ingresar en este campo su nombre legal o razón social o nombre de persona física. |
Ejemplos |
(nombre comercial de Juan Fernández y Cía.)
(nombre comercial de Inversiones Oleajes de C.R. S.A.)
(no tiene nombre comercial, por lo que aquí se ingresa la razón social. En este caso, el campo Nombre Legal, queda vacío) |
Errores Comunes | Repetición del Nombre del cliente indicado en este campo, en el campo Nombre Legal. Esto no es necesario. Si el cliente sólo cuenta con nombre legal o nombre de persona física, debes ingresarlo en este campo. |
Nombre Legal
Descripción | En este campo debes indicar el Nombre Legal o razón social con la cual se ha registrado la compañía, o el nombre de persona física. Este campo se debe llenar SÓLO si has ingresado el nombre comercial o de fantasía del cliente en el campo Nombre. |
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Recomendaciones | · Este campo SÓLO se utiliza para ingresar el nombre legal o nombre de persona física del cliente cuando también cuenta con un nombre de fantasía o comercial y ya lo has indicado en el campo Nombre. |
Ejemplos |
(Razón social de Juan Fernández)
(Razón social de Doña Dona) |
Errores Comunes | · A veces se asume que aquí va el nombre del representante legal de la empresa, lo cual no es correcto. En este campo se registra el nombre legal de la empresa o persona física SÓLO si cuenta con nombre de fantasía o comercial y este ya se ha ingresado en el campo Nombre. |
Dirección
Descripción | Aquí debes ingresar la Dirección del cliente. |
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Ejemplos |
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País
Descripción | En este campo debes indicar el País en donde se ubica el cliente.
Aplicaciones en factura electrónica:
Al momento de realizar una venta, FinanzaPro emite una factura electrónica o tiquete electrónico con base en la información ingresada en este campo:
Este campo SIEMPRE debe tener como valor |
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Recomendaciones | Recuerda asignar como País |
Ejemplos |
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Errores Comunes | No indicar |
Provincia
Descripción | Aquí debes indicar la Provincia en donde se ubica el cliente. |
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Recomendaciones | Si no ingresas ninguna Provincia, no podrás asignar Cantón ni tampoco Distrito. |
Ejemplos |
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Cantón
Descripción | En este campo debes indicar el Cantón en donde se ubica el cliente. |
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Recomendaciones | Sólo puedes asignar el Cantón, si en el campo Provincia elegiste alguna provincia. |
Ejemplos |
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Errores Comunes | Asignar un Cantón si no se ha elegido Provincia. |
Distrito
Descripción | En este campo debes indicar el Distrito en donde se ubica el cliente. |
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Recomendaciones | Sólo puedes asignar el Distrito, si en el campo Cantón elegiste algún cantón. |
Ejemplos |
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Errores Comunes | Asignar un Distrito si no se ha elegido Cantón. |
Tipo de Identificación
Descripción | El Tipo de Identificación permite identificar el tipo de contribuyente que es el cliente.
Es OBLIGATORIO indicar el Tipo de Identificación para los clientes cuyo País es
Si el cliente NO tiene indicado País o su País es diferente de
Los Tipos de Identificación disponibles son:
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Recomendaciones | · En el caso de clientes extranjeros registrados como contribuyentes costarricenses, debes elegir DIMEX como Tipo de Identificación. |
Errores Comunes | · Asignar un Tipo de Identificación cuando el País del cliente es diferente de |
No. de Identificación
Descripción | Este campo sólo aplica a clientes que son contribuyentes costarricenses a los que se les ha asignado un Tipo de Identificación en el campo correspondiente.
Aquí deberás ingresar el No. de Identificación del cliente el cual tiene un formato específico de acuerdo al valor del campo Tipo de Identificación seleccionado.
Si no se definió ningún Tipo de Identificación, debes dejar este campo en blanco. En este caso, al momento de facturar, FinanzaPro emitirá un tiquete electrónico. |
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Recomendaciones | Dependiendo del Tipo de Identificación elegida, deberás cumplir con los siguientes formatos: |
Ejemplos | Cédula Física:
Cédula Jurídica:
DIMEX:
NITE: |
Errores Comunes | · Ingresar de forma incorrecta o incompleta el No. de Identificación. |
Información de contacto
Descripción | En este campo debes ingresar la dirección de Email o correo electrónico para comunicarte con el cliente, esto es, para el envío de notificaciones, avisos, publicidad, etc. |
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Ejemplos |
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Errores Comunes | · Ingresar una dirección de Email para comunicaciones incorrecta, incompleta, con espacios, sin @, sin el dominio correcto, etc. |
Email(s) para Envío de Documentos Electrónicos
Descripción | Aquí debes indicar una o más direcciones de correo electrónico a donde FinanzaPro enviará los documentos electrónicos que genera, como son las facturas, tiquetes, notas de débito, notas de crédito, etc.
Puedes indicar más de una dirección de correo electrónico separadas por punto y coma (;). |
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Recomendaciones | · Recuerda que en este campo puedes ingresar una o más direcciones de correo electrónico para enviarle al cliente los documentos electrónicos que genera FinanzaPro. |
Ejemplos |
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Errores Comunes | · En ocasiones separan las direcciones de email por coma (,) o por espacio en blanco. Deben separarse únicamente por un punto y coma (;). |
Teléfono 1
Descripción | En este campo debes ingresar el número de Teléfono del cliente. |
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Recomendaciones | Se deben utilizar únicamente números y guiones. El número de teléfono no debe llevar letras ni otros caracteres especiales. Si se va a indicar el código de país, este debe iniciar con el signo + seguido del código de país y finalizar con un espacio en blanco. |
Ejemplos |
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Errores Comunes | · Ingresar números de teléfono muy largos. |
Teléfono 2
Descripción | Este campo te permite indicar otro número de Teléfono del cliente. |
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Recomendaciones | Se deben utilizar únicamente números y guiones. El número de teléfono no debe llevar letras ni otros caracteres especiales. Si se va a indicar el código de país, este debe iniciar con el signo + seguido del código de país y finalizar con un espacio en blanco. |
Ejemplos |
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Errores Comunes | · Ingresar números de teléfono muy largos. |
Sitio Web
Descripción | Aquí debes indicar el enlace o link al Sitio Web del cliente con formato de dirección web válido. |
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Ejemplos |
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Errores Comunes | Ingresar una dirección web inválida. |
Información de clasificación
Categoría
Descripción | Este campo te permite indicar la Categoría a la que pertenece el cliente en caso de que tengas clasificados a tus clientes por categorías.
La información que ingreses en este campo te permite generar reportes de ventas de clientes segmentados por Categoría. |
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Recomendaciones | Si aun no tienes clasificados a tus clientes por Categoría, no te preocupes, puedes realizar la asignación de categorías más adelante. |
Ejemplos | Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ejemplo 3
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Subcategoría
Descripción | En caso de tener clasificados a tus clientes por subcategorías, en este campo debes indicar la Subcategoría dentro de la Categoría asignada al cliente.
La información que ingreses en este campo te permite generar reportes de ventas por clientes segmentados por Categoría/Subcategoría. |
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Recomendaciones | Si aun no tienes clasificados a tus clientes por categorías y subcategorías, no te preocupes, puedes realizar la asignación de categorías y subcategorías más adelante. |
Ejemplos | Ejemplo dentro de la Categoría Hoteles:
Ejemplo dentro de la Categoría Clientes Mayoristas:
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Zona
Descripción | Aquí debes ingresar la Zona a la que pertenece tu cliente, en caso de tener a tus clientes segmentados por zona geográfica.
Este campo te permite la obtención de reportes de ventas de clientes segmentados por Zona, las cuales pueden ser zonas geográficas del país, de alguna región, o bien, del territorio de ventas que manejas. |
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Recomendaciones | Si aun no tienes clasificados a tus clientes por zonas, no te preocupes, puedes realizar la asignación de zonas más adelante. |
Ejemplos | Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ejemplo 3
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Opciones personalizadas de facturación
FinanzaPro cuenta con una configuración predeterminada para la facturación de todos los clientes:
Términos de Pago por Omisión: Contado
Grupo de Facturación por Omisión: Ventas a Clientes*
Nivel de Precios: Detalle
(*) este grupo de facturación tiene la divisa local definida para la empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene como divisa Colones Costarricenses (CRC), este grupo de facturación tendrá como divisa también Colones Costarricenses.
Las siguientes opciones te permiten definir opciones a tus clientes distintas a las predeterminadas. Es decir, sólo en caso de que tus clientes tengan unas condiciones distintas a las predeterminadas, debes definir valores en estos campos.
Si tu empresa requiere una configuración predeterminada diferente, pídele a tu asesor de FinanzaPro que modifique la configuración de tu empresa.
Términos de Pago por Omisión
Descripción | Los Términos de Pago indican la forma en que se le factura al cliente. Por ejemplo, contado o a crédito con plazos de pago diferentes.
Los Términos de Pago disponibles son:
La configuración predeterminada de los Términos de Pago para el cliente es
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Recomendaciones | · Recuerda dejar en blanco este campo para que el cliente conserve los Términos de Pago predeterminados para la compañía. |
Errores Comunes | Asignar Términos de Pago que no existen en la lista de términos de pago predefinida al configurar FinanzaPro. |
Grupo de Facturación por Omisión
Descripción | El Grupo de Facturación define lo siguiente:
Los grupos de facturación que maneja FinanzaPro por omisión son:
También, el Grupo de Facturación permite obtener los reportes de ventas y cuentas por cobrar por divisa, y a nivel contable permite separar estos montos en el balance de comprobación y en los estados financieros.
La configuración predeterminada del Grupo de Facturación para el cliente es
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Recomendaciones | Recuerda dejar en blanco este campo si deseas que tu cliente conserve el Grupo de Facturación predeterminado para la compañía. |
Errores Comunes | Ingresar un Grupo de Facturación que no se encuentre en la lista de los grupos de facturación predeterminados de FinanzaPro. |
Nivel de Precios
Descripción | El Nivel de Precios indica la lista de precios a utilizar al facturarle a tu cliente. De forma predeterminada, FinanzaPro sólo maneja una lista de precios que es la de
La definición de diferentes niveles de precios en FinanzaPro te permite vender tus productos con diferentes precios, por ejemplo, precios de detalle, precios de mayorista, precios a gobierno, etc.
Si tu empresa necesita manejar más listas de precios para tus clientes, pídele a tu asesor de FinanzaPro que las incluya en la configuración de niveles de precio de tu empresa.
La configuración predeterminada del Nivel de Precios para el cliente es
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Recomendaciones | Recuerda dejar en blanco este campo si deseas que tu cliente conserve el Nivel de Precios predeterminado para la compañía. |
Ejemplos |
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Errores Comunes | Asignar un Nivel de Precios incorrecto o que no existe en la lista de niveles de precios predefinida al configurar FinanzaPro. |
Agente de Ventas
Descripción | Existen dos formas de usar los Agentes de Ventas en FinanzaPro:
Si cuentas con una tienda, deja en blanco este campo. Si en tu empresa cada cliente tiene un ejecutivo de ventas asignado de manera permanente indica el Agente de Ventas en este campo. |
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Ejemplos |
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Errores Comunes | Asignar un Agente de Ventas cuando no se manejan ejecutivos de venta por cliente en tu empresa. |
Nivel de Descuento
Descripción | Los niveles de descuento son planes de descuento por subcategorías (subfamilias) de productos, que se le aplican a un cliente SIEMPRE que se le factura. En este campo, deberás indicar el Nivel de Descuento asignado a tu cliente.
Estos niveles de descuento deben ser definidos previamente con tu asesor de FinanzaPro.
Debes dejar en blanco este campo si le haces descuentos a tu cliente en algunas ocasiones y en otras no. En estos casos, puedes aplicarle el descuento al momento de realizar la venta. |
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Ejemplos |
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Errores Comunes | Se ingresan valores o porcentajes de descuento en este campo (10%, 20%, etc.). En este campo NO se deben indicar porcentajes de descuento sino que sólo se deben ingresar los nombres de los niveles de descuento previamente definidos con tu asesor de FinanzaPro. |
Código de Escaneo
Descripción | Este campo te permite indicar un Código de Escaneo en el caso de que le proporciones al cliente una tarjeta o badge con un código de barras o QR para poder identificarlo rápidamente en el Punto de Ventas.
Cuando FinanzaPro lee este código, recupera de inmediato la información del cliente y la presenta en el Punto de Ventas.
El Código de Escaneo es útil en:
Si vas a utilizar códigos de escaneo, primero debes definir con tu asesor de FinanzaPro el prefijo del código de escaneo que deseas utilizar. |
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Ejemplos |
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Errores Comunes | · Ingresar Códigos de Escaneo que no comiencen con el prefijo por omisión definido al configurar FinanzaPro. |
Información de crédito
Tiene Crédito
Descripción | En este campo debes indicar si el cliente tiene cuenta de crédito para poderle facturar a crédito en el punto de ventas de FinanzaPro:
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Errores Comunes | No indicar |
Límite de Crédito
Descripción | En este campo debes ingresar el Límite de Crédito otorgado a tu cliente si en el campo Tiene Crédito elegiste
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Recomendaciones | Al asignar algún monto, recuerda sólo ingresar números. No debes incluir $, ₡, y puedes usar punto (.) o coma (,) para indicar los decimales según aplique la configuración regional de Excel con que cuentes. |
Ejemplos |
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Errores Comunes | · Dejar en blanco este campo cuando el cliente SÍ tiene cuenta de crédito. |
Divisa del Límite de Crédito
Descripción | Si el cliente tiene cuenta de crédito en este campo debes indicar la Divisa del Límite de Crédito. |
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Ejemplos |
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Errores Comunes | · Dejar este campo en blanco cuando el cliente SÍ tiene cuenta de crédito. |
Bloquear Vencido
Descripción | Este campo te permite indicar si deseas Bloquear las ventas a crédito a un cliente cuando tiene facturas vencidas, es decir, está moroso.
Si eliges |
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Periodo de Gracia para Bloqueo
Descripción | Aquí debes indicar el Periodo de Gracia (en días) para que el cliente pague una factura vencida antes de bloquearle el crédito.
Transcurridos los días del periodo de gracia, si la factura no ha sido pagada, se considera al cliente como moroso y FinanzaPro le bloquea las ventas a crédito. |
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Recomendaciones | Si se omite indicar un dato en este campo, es lo mismo que indicar |
Ejemplos |
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Suspender Crédito
Descripción | Este campo te permite crearle una cuenta de crédito a un cliente pero con el crédito suspendido. Cuando el cliente tiene el crédito suspendido no se le puede facturar a crédito aunque tenga cuenta de crédito y/o tenga límite de crédito disponible.
Este estado puede cambiarse posteriormente durante las operaciones del día a día en FinanzaPro. |
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Errores Comunes | Indicar un valor en este campo cuando el cliente NO tiene cuenta de crédito. |
Información Adicional Crédito
Descripción | Aprovecha este espacio de Información Adicional de Crédito para ingresar comentarios abiertos acerca del crédito del cliente. El texto es libre. |
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Ejemplos |
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