Hemos realizado un cambio en FinanzaPro con respecto a la emisión de facturas electrónicas, debido a las nuevas validaciones implementadas por el Ministerio de Hacienda a partir del 20 de agosto.
¿Qué cambió en la emisión de facturas electrónicas?
Anteriormente FinanzaPro decidía automáticamente si emitía una factura o un tiquete electrónico basándose en dos condiciones: que el cliente estuviera registrado en el sistema y que el país asignado fuera Costa Rica. Si ambos se cumplían, se generaba una factura electrónica; de lo contrario, un tiquete electrónico.
Sin embargo, desde el 20 de agosto Hacienda solo acepta facturas electrónicas para clientes que están inscritos como contribuyentes. Si el cliente no está registrado en Hacienda como contribuyente (estado "inscrito" o "inscrito de oficio"), la factura será rechazada. Este cambio se basa en los Anexos y Estructuras V.4.3, aunque su implementación comenzó oficialmente en agosto.
¿Cómo adaptamos FinanzaPro a esta nueva validación?
Ahora, ya no será FinanzaPro quien decida automáticamente si enviar una factura o un tiquete electrónico. Hemos añadido una nueva opción en la ventana de clientes llamada "Requiere Factura Electrónica". A partir de ahora, serás tú quien decida si el cliente necesita una factura electrónica o no al crear uno nuevo. Este cambio te da más control y garantiza que solo se emitan facturas electrónicas a clientes que realmente están inscritos como contribuyentes.
Ventajas del nuevo proceso
Validación precisa del estado tributario del cliente: Al marcar la casilla "Requiere Factura Electrónica", el sistema te pedirá el tipo y número de cédula del cliente y verificará su estado en Hacienda a través de sus APIs. Si el cliente no está inscrito como contribuyente, FinanzaPro te informará y no permitirá continuar con la facturación electrónica.
Flexibilidad en la creación de clientes: Podrás crear clientes con país Costa Rica que no tengan cédula y así emitir un tiquete electrónico, o bien, emitir facturas electrónicas a clientes cuya dirección sea de otros países, siempre que estén registrados como contribuyentes en el país.
¿Qué hacer si la consulta con Hacienda no encuentra un cliente?
En este caso, es importante verificar que el número de identificación esté bien digitado. Si hubo un error, corrígelo y realiza la verificación nuevamente. Si después de corregirlo el cliente sigue sin aparecer como inscrito, indícale que revise su estado en Hacienda, ya que emitir una factura en esas condiciones resultará en un rechazo por parte de Hacienda.
Errores en la consulta ante Hacienda
A veces, la consulta ante Hacienda puede generar errores, sobre todo cuando hay sobrecarga en las APIs de Hacienda. Esto no es raro, especialmente con el aumento de consultas para cumplir con esta nueva normativa.
Cuando ocurra, FinanzaPro te ofrecerá tres opciones:
Abortar: Cancelar la consulta y proceder sin marcar la opción de factura electrónica.
Reintentar: Volver a realizar la consulta, por ejemplo, en tres ocasiones más para ver si Hacienda responde.
Ignorar: Continuar sin hacer la validación en Hacienda. Esta opción debe usarse con precaución, asegurándote de que la cédula es correcta y que el cliente está inscrito como contribuyente. También podrías verificar la cédula usando otras herramientas, como por ejemplo la Consulta Tributaria del ATV: Consulta Situación Tributaria
Recomendaciones para la operación diaria
Con esta nueva normativa, preguntar "¿Desea factura electrónica?" puede ser confuso para algunos clientes, ya que podrían no estar inscritos en Hacienda, pero aun así quieren recibir su comprobante por correo. Recomendamos ajustar la pregunta a algo como: "¿Desea recibir su factura por correo?" y luego confirmar si requieren una factura electrónica o un tiquete. En caso de duda, puedes explicar que la factura electrónica solo aplica para clientes inscritos en Hacienda.
Configuración de clientes existentes
En el caso de los clientes que ya tenías en tu base de datos previo a este cambio, se aplicó la siguiente configuración:
A los clientes con cédula jurídica se les marcó automáticamente la opción de "Requiere Factura Electrónica". Esto debido a que se asume que todas las personas jurídicas están inscritas como contribuyentes.
Los demás clientes quedaron configurados para que NO se les envíe factura electrónica, sino tiquete electrónico. En este caso, debes validar nuevamente con estos clientes, al momento de una nueva compra, si desean factura electrónica.
Actualización del sistema
Para aplicar este cambio, es necesario actualizar a la última versión de FinanzaPro. Tendrás un periodo prudente para realizar esta actualización antes de que sea obligatoria.