Este artículo está dirigido a usuarios que van a comenzar sus operaciones en FinanzaPro.
Consideraciones a tomar en cuenta sobre el asiento de apertura
El asiento de apertura está compuesto por todas las cuentas de balance que tienen un saldo abierto, registrándose las cuentas de Activo, en el Debe del asiento, y las cuentas de Pasivo y Patrimonio Neto, en el Haber.
Las cuentas de gastos e ingresos no deben aparecer en el asiento de apertura, ya que los saldos de estas cuentas no se arrastran de ejercicio en ejercicio sino que se liquidan o saldan al finalizar cada ejercicio contable.
Al finalizar cada ejercicio contable se realiza el cierre del ejercicio. Esto sería como una pausa momentánea en la contabilidad en la que se muestra el estado de la contabilidad y el patrimonio de la empresa. Al reiniciar de nuevo la contabilidad en el siguiente año contable, éste comienza siempre con el registro del asiento de apertura.
De esta forma, a través de los asientos de cierre y de apertura se realiza una separación entre los ejercicios contables.
Dependiendo de si la contabilidad comienza por primera vez o si ya comenzó en otro ejercicio y se cerró, los conceptos a incluir serán diferentes:
Si la contabilidad comienza desde cero, como es el caso de las empresas nuevas, se deberán incluir las aportaciones de los socios y los gastos del comienzo de la actividad.
Si la contabilidad se está reiniciando, como es el caso de una empresa con operaciones y que migra a FinanzaPro, se debe tomar como punto de referencia el asiento de cierre de contabilidad, pues técnicamente será el mismo solo que a la inversa, esto es, el asiento de apertura debe contener los saldos de la empresa (reflejados en el asiento de cierre) antes de comenzar a trabajar en FinanzaPro.
Para crear el asiento de apertura o asiento inicial debes descargar el Formato para Importar Asientos Contables y agregar ahí el detalle del asiento.
Para llenar adecuadamente este formato, sigue las instrucciones del artículo: Archivo de Importación de Asiento Contable
Estructura que debe tener el asiento de apertura
La estructura que debe tener el asiento de apertura o asiento inicial o levantamiento de saldos, es la siguiente:
Activos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos - Gastos
Por lo que el asiento debe incluir las cuentas de:
Ingresos
Gastos
Activos
Pasivos
Utilidades Acumuladas
Cuando el levantamiento de este asiento, coincide con el cierre del período, en diciembre por ejemplo, si ya está realizado el cierre anual, se debe usar la utilidad retenida ya ajustada y sin cuentas de resultado (sin Ingresos ni Gastos), por lo que la estructura del asiento, queda de esta forma:
Activos
Pasivos
Utilidades Acumuladas
También, puedes decidir registrar el asiento inicial en diciembre, pero sin cierre fiscal, usando la primera estructura (con todas las cuentas) y una vez levantado el asiento, se debe realizar el proceso de cierre fiscal en el sistema.
En realidad, el asiento inicial es una copia exacta del Balance de Comprobación. Entonces, para llenar el archivo de importación necesitas tener a la mano el balance de comprobación de mes de la fecha de levantamiento de saldos y copiar y pegar su información en este archivo.
Cómo definir la fecha del asiento de apertura o asiento inicial
Antes de llenar este archivo, primero necesitas definir la fecha de levantamiento de saldos. Por ejemplo, en el caso de que hayas comenzado operaciones en FinanzaPro a inicios de mes, entonces la fecha de levantamiento debe ser la del día último del mes anterior. Esto es, si la empresa va a comenzar operaciones el día 1ro. de agosto, entonces su fecha de levantamiento de saldos deberá ser 31 de julio. Este es el caso ideal ya que tendrías tus saldos al 31 de julio y a partir de ahí comenzar operaciones en el sistema.
O bien, puede ser que inicies operaciones en FinanzaPro a mediados de mes, entonces la fecha más conveniente para el levantamiento de saldos es la de fin de mes de ese mismo mes, debido a lo siguiente:
Si comienzas a operar, digamos, el 17 de agosto, y quieres levantar saldos el 31 de julio, entonces deberás ingresar manualmente, tus movimientos del 1ro. al 16 de agosto, ya que al sincronizar, FinanzaPro no sincroniza por un periodo de fechas, sino que sincroniza todo el mes y requiere los movimientos de todo el mes. Además, mientras estés ingresando movimientos de fechas anteriores a la del día, la compañía no estará activa en Facturación Electrónica y no podrá facturar. Probablemente, ingresar estos movimientos te signifique una carga de trabajo fuerte, además que te atrasaría en la facturación del día. Es por eso que te recomendamos que tu fecha de levantamiento de saldos sea del 31 de agosto y así comienzas la sincronización a partir del mes de setiembre.
Hay empresas que levantan saldos, por ejemplo al 31 de agosto, pero quieren tener la información desde enero para cuestiones de reportes. En ese caso, se levantan saldos de auxiliar al 31 de agosto y se requiere de un asiento de cada mes, de enero a agosto, y además, el saldo de levantamiento de saldos al 31 de agosto deberá coincidir con el del asiento individual de agosto.
Una vez que ya tienes listo el archivo de importación (XLS) del asiento contable, impórtalo siguiendo las instrucciones del artículo: Como importar el archivo XLS con el asiento inicial contable.