Envío de boletas de pago a empleados
Antes de realizar el envío de boletas de pago a los empleados, debes haber configurado el envío de estas, tanto en la definición de las planillas como al haber ingresado los datos de los empleados en FinanzaPro. Este procedimiento se explica en este artículo más adelante en la sección Configuración del envío de boletas de pago por correo.
Enviar las boletas de pago por correo electrónico a los empleados, es muy sencillo. Primero, debes aplicar la planilla como siempre lo haces. Luego, realizas todos los procesos de pago para hacer las transferencias bancarias correspondientes.
Cuando ya hayas realizado los pagos, debes ir al Histórico de Planillas
y buscar la planilla que acabas de aplicar y para la cual deseas enviar las boletas de pago.
Abres la planilla, y ahí vas a ver las opciones para enviar las boletas de pago por correo electrónico:
Envío de boletas a todos los empleados de la planilla
Si deseas enviar todas las boletas de pago de la planilla, puedes utilizar la opción Todo
. Esta opción va a enviar las boletas a todos los empleados, aún si ya las has enviado antes:
Esta opción la debes usar únicamente la primera vez que envías las boletas de pago.
Cuando seleccionas esta opción, FinanzaPro te va a pedir confirmación de que deseas iniciar el proceso. Esto es importante ya que una vez que inicies el proceso, no vas a poder cancelarlo:
Cuando confirmas que deseas enviar las boletas, se va a enviar la solicitud al servidor, y se van a empezar a enviar las boletas de pago a sus destinatarios:
Si no hubo errores en el envío, vas a recibir un mensaje de confirmación.
Si por otro lado, una o más boletas presentaron errores en su envío, vas a recibir una lista de los errores que se presentaron. Estos errores indican que nuestro servidor de correos ni siquiera aceptó el correo para enviarlo, por ejemplo, si la dirección de correo electrónico de la persona tenía algún problema:
Una vez que enviaste todos los correos, puedes ver directamente en la planilla si el correo fue enviado o no:
Enviar las boletas de pago sólo a los empleados que no las recibieron
Si cuando enviaste las boletas la primera vez, a algunas personas no se les envió, puedes utilizar la opción Solo boletas de pago no enviadas
:
Esta opción aplica para aquellas personas a las que nunca se les envió el correo, por ejemplo, porque no tenían una dirección de correo, o su dirección de correo tenía errores, o porque estaban marcadas como direcciones rebotadas. Estas personas son las que NO tienen un check en la columna Correo Enviado
en la pestaña Datos de la Planilla
:
Si la persona SÍ tiene un check en esta casilla, pero por alguna razón no recibió el correo (por ejemplo, porque el servidor de destino rebotó el correo), esta opción NO le va a enviar nuevamente el comprobante. Para esto, debes enviar el comprobante en forma individual a esta persona, utilizando la opción que te explicamos a continuación.
Enviar las boletas a empleados específicos
En ocasiones, vas a querer enviar el comprobante únicamente a personas específicas, por ejemplo, si la persona te solicita que le reenvíes el comprobante; o, si el correo fue rebotado por el servidor de destino por un problema con la dirección, y deseas enviarlo nuevamente.
Para esto, debes seleccionar la persona a la que deseas reenviar el comprobante, y luego hacer clic en la opción Seleccionado
:
Cuando haces esto, FinanzaPro va a enviar el comprobante de pago únicamente a esta persona.
Configuración del envío de boletas de pago por correo
Paso 1: Ingresa el nombre y dirección de correo de la persona responsable de contestar consultas sobre la planilla
Para poder enviar las boletas de pago por correo electrónico, lo primero que debes hacer es ir a la opción Definir Planillas
del módulo de Planillas, y en la definición de la planilla, en la pestaña Email
, indicar el nombre y dirección de correo electrónico de la persona responsable de contestar preguntas y atender respuestas en relación a las boletas de pago enviados por correo electrónico:
Si no se proporciona esta información, no vas a poder enviar las boletas de pago de planilla. Es muy importante que esta información siempre esté al día, ya que si no, los empleaos de tu planilla que tienen preguntas sobre sus boletas de pago, no van a tener una dirección válida a donde enviar sus consultas.
Paso 2: Asegúrate que los empleados tienen registrada una dirección de correo electrónico válida
Luego de esto, debes asegurarte que cada persona en tu planilla tenga una dirección de correo válida. Esto lo haces en la pestaña Detalle Empleado
de la lista de empleados (en la ruta: Contactos
> Empleados
).
Ahí, en la información de cada persona, debes indicar el correo electrónico:
Si alguna persona en la planilla no tiene dirección de correo electrónico, FinanzaPro no va a intentar enviarle el comprobante de pago.
Correos Rebotados
A la par del correo, vas a ver una casilla que indica si esa dirección de correo electrónico ha sido rebotada previamente:
Si esa casilla está marcada, FinanzaPro no va a intentar enviar ningún tipo de correo a esa dirección, ya que esto significa que esa es una dirección inválida.
En este caso, debes verificar y corregir primero la dirección de correo electrónico, y una vez que confirmaste que la dirección es válida y que la persona puede recibir correos a esta dirección, puedes quitar el check de esta casilla.
IMPORTANTE
Nuestro servidor de correo mantiene una lista interna de direcciones de correo rebotadas, que mantiene por aproximadamente 15 días. Si quitas el check y no corriges la dirección, nuestro servidor de correo va a rebotar inmediatamente cualquier correo que envíes a esa dirección, sin tan siquiera hacer el intento de enviarlo al servidor de destino.
Esto igual se considera un rebote que afecta el porcentaje de rebotes de tu cuenta. Por eso, es MUY importante que corrijas las direcciones de correo y valides si esa dirección puede recibir correos o no. Si estás 100% seguro que la dirección es válida, puedes escribirnos por el chat para solicitar la eliminación de esta dirección de nuestra lista de correos rebotados.
Configuración opcional en la definición de la planilla: activar/desactivar el envío de boletas a ciertos empleados
Si hay empleados que no desean recibir el comprobante de pago por correo electrónico, puedes indicarle a FinanzaPro que no debe enviarle la boleta de pago de planilla a esas personas. Para esto, debes ir a la opción Definir Planilla
, cambiarte a la pestaña Empleados
, elegir al empleado en cuestión y cambiarte a la pestaña Detalle de Empleado
y desmarcar la opción Habilitar envío de boletas de pago por correo
:
Si esta opción NO está habilitada, FinanzaPro va a omitir a esta persona del envío de boletas de pago, aun cuando se seleccione la opción de enviar el comprobante de pago únicamente a esa persona.