El pago de beneficios a los empleados no se realiza dentro de la planilla ordinaria, sino que se debe generar una planilla de beneficios únicamente para este propósito.

La planilla de beneficios debe generarse únicamente cuando indicas en la definición de la planilla que los beneficios se van a acumular, esto es, se van a calcular en cada periodo de la planilla pero no se van a pagar, sino que se pagan de forma separada en un solo pago independiente de la planilla ordinaria.

Para la generación de planillas de beneficios sigue la ruta:

Planillas > Generar Pago de Beneficios

La primera vez que ingresas a esta opción, la ventana Generar Pago de Beneficios va a estar vacía, pero si cuentas con diferentes planillas de beneficios ya generadas, en esta ventana podrás ver la lista:

Aquí puedes realizar diferentes acciones:

Generar planillas de beneficios.
Editar planillas de beneficios ya generadas y obtener reportes preliminares.
Aplicar planillas de beneficios ya generadas.

Generar la planilla de beneficios

En esta opción deberás ingresar la siguiente información para la planilla de beneficios que quieres generar:

Favor Seleccionar la planilla a generar. Aquí deberás seleccionar la planilla a la cual le vas a generar la planilla de beneficios, por ejemplo, Planilla Quincenal Ordinaria.
Fecha Inicial de Planilla y Fecha Final de Planilla. En estos campos deberás asignar el periodo que cubre la planilla de beneficios, el cual, para el caso de Costa Rica abarca del 1o. de diciembre del año anterior, al 30 de noviembre del año en curso, sin embargo, recomendamos que indiques las siguientes fechas, 1o. de diciembre del año anterior al 1o. de diciembre del año en curso debido que al momento de generar reportes, encontrarás más útil la información que se genera cuando utilizas 1o. de diciembre del año en curso como fecha final. Por ejemplo, Fecha Inicial de Planilla: 01/12/20 y Fecha Final de Planilla: 01/12/2021. Además, con esto evitas que la fecha final de esta planilla coincida con la fecha final de otra planilla regular o de liquidación basada en la misma definición de la planilla, lo cual podría causar que se sumen los montos a pagar de todas esas planillas al momento de generar los archivos TXT de transferencias de los bancos que maneja FinanzaPro.
Seleccionar. Al hacer clic en este botón, se mostrará la lista de empleados de la planilla para que selecciones a los que vas a incluir en esta planilla:

Si no haces clic en este botón (no eliges empleados), a todos los empleados de la planilla ordinaria se les considerará en esta planilla de beneficios.
Una vez que hayas proporcionado esta información, la ventana de datos de la planilla de beneficios podría verse así:

Finalmente, haz clic en Ok para que comience la generación de la planilla. Al terminar, verás la planilla generada en la ventana Generar Pagos de Beneficios.

Editar la planilla de beneficios

Elige la planilla generada que deseas revisar/editar y haz clic en Editar para revisar esta planilla:

Al igual que en las planillas ordinarias, la planilla se mostrará en una especie de hoja de Excel en donde podrás revisar la siguiente información para cada empleado agrupada por secciones:

Nombre de los empleados

La primera sección, Nombre de los empleados, muestra la lista de empleados que pertenecen a esta planilla ordenados en forma alfabética:

En esta columna puedes hacer búsquedas en base al nombre del empleado, lo cual es muy útil cuando cuentas con planillas grandes de 100 o más empleados donde es difícil ubicarlos. Lo único que tienes que hacer es digitar las primeras letras del nombre del empleado que buscas cuando el cursor está en cualquier empleado de esta columna para que el sistema te localice al empleado que estás buscando.

Información general

En esta sección se muestra el Grupo de Planilla al que pertenece el empleado y la Divisa con la que se le paga. Esta información se toma de la definición de la planilla:

Beneficios

En esta sección se muestra la siguiente información:

Total Beneficios Adeudados, que es el total de beneficios acumulados para el periodo de la planilla de beneficios. En este campo puedes consultar cómo se forma el beneficio colocándote en este campo de algún empleado y haciendo clic en la flecha que apunta hacia abajo para abrir la ventana de beneficios y ver cómo se forma:

Total Reembolsos, en donde puedes agregar montos de reembolsos de la misma forma en que los agregas en una planilla ordinaria, colocándote en este campo del empleado para mostrar la ventana de reembolsos, haciendo clic en la flecha que apunta hacia abajo, y agregar uno o más reembolsos:

Aquí deberás de proporcionar la Descripción del reembolso, el Monto Nominal y si cuentas con el módulo de contabilidad, debes proporcionar la Cuenta contable en donde se registrará este reembolso.
Total Cargos, en donde puedes agregar cargos de la misma forma en que los agregas en una planilla ordinaria, colocándote en este campo del empleado para mostrar la ventana de cargos, haciendo clic en la flecha que apunta hacia abajo, y agregar uno o más cargos:
Pago Total. Esta columna se forma por la suma de los campos:

Total Beneficios Adeudados + Total Reembolsos - Total Cargos

Pagos

En esta sección se muestra la Cuenta de Banco con la que se le paga al empleado y el Tipo de Transacción de CxP que se va a usar para este pago, y también tiene un campo de comentarios en donde se pueden ingresar en texto libre Comentarios para el empleado asociados a esta planilla:

Recalculando la planilla

Utiliza la opción Recalcular Planilla en el caso de que llegaras a hacer cambios en la definición de la planilla ordinaria, como por ejemplo, agregar beneficios acumulados que no se consideraron al comenzar a trabajar planillas en FinanzaPro.

Reportes preliminares de la planilla de beneficios

Al igual que en la planilla ordinaria, la opción Presentación Preliminar te permite obtener reportes preliminares de la planilla de beneficios:

Resumen de pago de beneficios. En este reporte podrás ver, por departamento, el desglose del pago de beneficios para todos los empleados de la planilla con totales por departamento:
Boleta de Pago de Beneficios (Todos). Esta opción te permite obtener todas las boletas de pago de la planilla de beneficios de todos los empleados.
Boleta de Pago de Beneficios (Seleccionado). Esta opción te permite obtener la boleta de pago de la planilla de beneficios del empleado que se encuentra seleccionado actualmente.

La siguiente imagen muestra una boleta de pago de planilla de beneficios para una empleada con un salario mensual de 1,380,000 CRC y fecha de contratación del 1/05/2021:

Una vez terminada la generación y edición de la planilla, cierra esta ventana haciendo clic en X en la parte superior derecha de la ventana para cerrarla y regresar a la ventana anterior (Generar Pagos de Beneficios) para que puedas aplicar la planilla:

Aplicar la planilla de beneficios

Esta acción te permite enviar la información de las planillas de beneficios generadas al módulo de Cuentas por Pagar (Lotes de Pago) para proceder al pago.

Elige la planilla que deseas aplicar y haz clic en Aplicar:

Ten en cuenta que una vez aplicada la planilla, dejará de mostrarse en esta ventana y pasará al histórico de planillas, por lo que ya no podrás hacerle cambios. Además, toda la información de pagos de la planilla de beneficios pasará a Cuentas por Pagar (Lotes de Pago).

En el dado caso de que desearas revertir la aplicación, deberás ir al Histórico de Planillas, localizar la planilla y desaplicarla.