En FinanzaPro puedes ingresar clientes de diferentes formas. Cuando inicias operaciones con este sistema, lo usual es que ingreses toda tu base de clientes importando su información en un archivo de Excel. También, puedes ingresar clientes desde el mismo punto de ventas al momento de estar facturando. Además, FinanzaPro cuenta con una opción independiente que te permite ingresar clientes, modificar su información o borrarlos del sistema.

Todos estos procedimientos se llevan a cabo en el App de Windows. Si tienes dudas sobre cómo ingresar al App de Windows, lee el artículo: Cómo ingresar al App de Windows de FinanzaPro.

Las tres formas de agregar clientes en FinanzaPro

De forma masiva importando la información desde un archivo de Excel

Si quieres importar tus clientes desde un archivo de Excel, sigue las instrucciones del artículo: Importación del archivo de clientes para nuevas compañías. Esta es una forma muy práctica y sencilla de ingresar la base de datos de tus clientes.

En el día a día al momento de facturar

Cuando ya estás operando, al momento de estar facturando, puedes ingresar la información de tus clientes desde el mismo Punto de Ventas haciendo clic en la opción Asignar Cliente:

Esta opción te permite buscar un cliente existente aplicando diferentes filtros para asignarlo a la factura o modificar su información, o bien, crear un cliente nuevo, para lo cual deberás hacer clic en el icono +:

Una vez que haces clic en +, se abrirá la ventana de edición de clientes la cual se explica a detalle en la sección Ventana de edición de clientes en este mismo artículo.

De forma independiente, en cualquier momento del día

Para ingresar clientes, borrarlos o modificar su información, puedes ir a la opción Clientes del menú Contactos:

Una vez que haces clic en Clientes, se abrirá esta ventana que te permite buscar clientes existentes para editar su información o borrarlos, o bien, para agregar clientes nuevos:

Agregar clientes nuevos

Para agregar clientes nuevos debes hacer clic en +. Con esto, se abrirá la ventana de edición de clientes la cual se explica a detalle en la sección Ventana de edición de clientes en este mismo artículo.

Modificar la información de un cliente existente o borrarlo del sistema

Si lo que deseas es modificar la información de un cliente o borrarlo del sistema, primero debes elegir un cliente y después hacer clic en el icono de edición o en el ícono de borrar.

Para buscar a tu cliente, puedes elegir clientes activos o inactivos:

Después, solicitar Obtener Todos:

O sólo ciertos clientes, ingresando parte de su nombre, dirección, teléfono(s) o de su no. de identificación, y haciendo clic en Buscar:

Posteriormente, elige al cliente que deseas modificar o borrar y haz clic en el ícono de edición o borrado, respectivamente:

Si eliges modificar al cliente, se abrirá la ventana de edición de clientes la cual se explica a detalle en la sección Ventana de edición de clientes en este mismo artículo.

Si eliges borrar al cliente, te pedirá confirmar esta acción:

Sólo podrás borrar clientes que no han generado historial de movimientos en FinanzaPro.

Si no puedes borrar a un cliente por tener historial en FinanzaPro, pero no deseas que siga siendo invocado en el punto de ventas, debes entonces modificar su información, indicando que el cliente está inactivo. Esta opción se indica en la Ventana de edición de clientes, que se explica a detalle a continuación.

Ventana de edición de clientes

Esta es la ventana de edición de clientes y aquí se ingresan nuevos clientes y también puedes modificar la información de clientes existentes:

A continuación se explica cada una de las diferentes pestañas de esta ventana:

Información de Contacto

Esta es la pestaña predeterminada de la edición de clientes, donde puedes ingresar o modificar la información general del cliente, sus datos de contacto, la dirección de correo electrónico para recibir documentos electrónicos y notas en texto libre.

Información General

Esta es la información que se maneja en esta sección:

Nombre: en este campo debes indicar el nombre del cliente. Este nombre es el que usarás en todo momento para identificar al cliente dentro de FinanzaPro (búsqueda de clientes, listas, reportes, ventas, etc.). Un cliente, ya sea empresa o persona física, puede usar su nombre legal o razón social, o su nombre comercial o de fantasía, para sus transacciones comerciales.

Si tu cliente SÓLO cuenta con nombre legal o razón social o nombre de persona física, ingrésalo en este campo.
Si tu cliente tiene nombre comercial o de fantasía y nombre legal, ingresa su nombre comercial en este campo, e ingresa su nombre legal en el campo Nombre Legal.

El nombre que utilices para el cliente no se puede repetir, FinanzaPro no permite diferentes clientes con nombres idénticos.

Nombre legal: en este campo debes indicar el nombre legal o razón social con la cual se ha registrado la compañía, o el nombre de persona física. Este campo se debe llenar SÓLO si has ingresado el nombre comercial o de fantasía del cliente en el campo Nombre.

Email: ingresa aquí el email de cliente. Esta dirección de correo sólo es a nivel de contacto, y puede ser utilizada para el envío de comunicaciones o promociones. Esta dirección no va a ser usada para el envío de documentos electrónicos.

La dirección de correo electrónico que ingreses aquí debe ser única para cada cliente. FinanzaPro no admite clientes diferentes con direcciones de correo electrónicas idénticas.

Tipo de Identificación: Elige el tipo de identificación de tu cliente. Los tipos disponibles son: Cédula física, Cédula Jurídica, DIMEX o NITE.

El tipo de identificación te permite identificar que tipo de contribuyente es el cliente. Es información OBLIGATORIA para los clientes cuyo país es Costa Rica ya que se trata de contribuyentes costarricenses que requieren factura electrónica.

Si este campo queda en blanco, el país del cliente deberá estar también en blanco o con un país diferente de Costa Rica.

No. de Identificación: Este campo sólo aplica a clientes que son contribuyentes costarricenses a los que se les ha asignado un Tipo de Identificación.

Aquí deberás ingresar el no. de identificación del cliente el cual tiene un formato específico de acuerdo al Tipo de Identificación seleccionado. Si no se selecciona ninguno, debes dejar este campo en blanco. En este caso, al momento de facturar, FinanzaPro emitirá un tiquete electrónico.

El tipo de identificación y el número de identificación deben ser únicos para cada cliente. FinanzaPro no admite dos clientes diferentes con el mismo tipo y número de identificación.
Sitio Web: en este campo puedes ingresar el enlace o link al Sitio Web del cliente con formato de dirección web válido.
Fecha de Nacimiento: en este campo puedes ingresar la fecha de nacimiento del cliente. Esta información es a nivel informativo.
Este cliente está activo: de forma predeterminada el cliente está marcado como activo. Si lo desactivas, no podrás usarlo más en el Punto de Ventas, pero se conserva su historial dentro del sistema.

Información de Contacto

Esta es la información que debes agregar en esta sección:

Dirección: Ingresa en este campo la dirección del cliente.
País: En este campo debes indicar el país en donde se ubica el cliente.

Aplicaciones en factura electrónica:

Al momento de realizar una venta, FinanzaPro emite una factura electrónica o tiquete electrónico con base en la información ingresada en este campo:
- Si el País es Costa Rica FinanzaPro genera una factura electrónica.
- Si el País está en blanco o tiene cualquier otro valor, FinanzaPro genera un tiquete electrónico.
Este campo SIEMPRE debe tener como valor Costa Rica para contribuyentes inscritos en la Hacienda costarricense que requieren factura electrónica.
Estado o Provincia: aquí puedes indicar la provincia en donde se ubica el cliente. Si no proporcionas provincia, no podrás indicar ni el cantón ni la ciudad o distrito.
Cantón: aquí puedes indicar el cantón en donde se ubica el cliente. Si no proporcionas cantón, no podrás indicar la ciudad o distrito. Los cantones disponibles corresponden al estado o distrito seleccionado.
Ciudad o Distrito: aquí puedes indicar la ciudad o distrito en donde se ubica el cliente. Las ciudades o distritos disponibles corresponden al cantón seleccionado.
Teléfonos y No. de Fax: en estos campos puedes ingresar los números telefónicos del cliente. Se deben utilizar únicamente números y guiones. El número de teléfono no debe llevar letras ni otros caracteres especiales. Si se va a indicar el código de país, este debe iniciar con el signo + seguido del código de país y finalizar con un espacio en blanco.

Enviar Facturas por Email

En esta sección debes indicar una o más direcciones de correo electrónico a donde FinanzaPro enviará los documentos electrónicos que genera, como son las facturas, tiquetes, notas de débito, notas de crédito, etc.

Puedes indicar más de una dirección de correo electrónico separadas por punto y coma (;) y sin espacios intermedios:

Notas sobre este cliente

En esta sección puedes ingresar información del cliente que quieras tener en su expediente con texto libre:

Información Adicional

En esta pestaña puedes ingresar información de tu cliente que te permite categorizarlo, indicar sus opciones personalizadas de facturación e indicar si necesitan ingresar información en los archivos XML de las facturas que generan.

Estas son sus secciones:

Categoría

Esta es la información que debes ingresar.

Categoría Principal: Este campo te permite indicar la categoría principal a la que pertenece el cliente en caso de que tengas clasificados a tus clientes por categoría.

La información que ingreses en este campo te permite generar reportes de ventas de clientes segmentados por categoría.

Si no cuentas con categorías, puedes ingresarlas en el App Clásica en la ruta Parámetros > Clientes > Categorías.

Categoría Secundaria: En caso de tener clasificados a tus clientes por categorías secundarias, en este campo puedes indicar la categoría secundaria dentro de la categoría principal asignada al cliente.

La información que ingreses en este campo te permite generar reportes de ventas por clientes segmentados por Categoría principal / Categoría secundaria

Si no cuentas con categorías secundarias, puedes ingresarlas en el App Clásica en la ruta Parámetros > Clientes > Categorías.

Zona: Aquí puedes ingresar la zona a la que pertenece tu cliente, en caso de tener a tus clientes segmentados por zona geográfica.

Este campo te permite la obtención de reportes de ventas de clientes segmentados por zona, las cuales pueden ser zonas geográficas del país, de alguna región, o bien, del territorio de ventas que manejas.

Si no cuentas con zonas, puedes ingresarlas en el App Clásica en la ruta Parámetros > Clientes > Zonas.

Género o Tipo: Aquí puedes elegir el género o tipo de cliente entre las opciones: Masculino, Femenino, Empresa, Organización, Otros. El valor predeterminado es Masculino.

Opciones de Facturación Personalizada

En esta sección puedes personalizar todas las opciones relacionadas con la facturación para el cliente. Si no ingresas aquí información, al momento de facturar se tomarán las opciones predeterminadas asignadas a la empresa. (Estas opción de facturación también podrás modificarlas al momento de facturar).

Agente de Ventas: aquí puedes elegir el agente de ventas que atiende normalmente al cliente, y también, este campo puede quedar en blanco cuando el cliente no tiene asignado vendedor.
Grupo de Facturación: el grupo de facturación define la divisa con la cual le facturas a tu cliente. El valor predeterminado para la compañía es Ventas a Clientes el cual es para ventas en moneda local. Puedes modificar este valor a otro, pero si no asignas ningún grupo, toma el valor predeterminado.
Términos de Pago: aquí puedes elegir diferentes términos de pago para tu clientes. El valor predeterminado para la empresa es Contado, pero puedes modificarlo a otro como pudiera ser Neto 15 días, Neto 30 días, etc. para tus clientes a crédito. Si dejas este campo en blanco, se asumen los términos de pago predeterminados.
Nivel de Precios: aquí puedes indicar la lista de precios a usar para este cliente. La lista de precios predeterminada para la empresa es Detalle (precios de detalle), pero puedes elegir otra si es que estás manejando diferentes listas de precios. Si dejas en blanco este campo, asume como lista de precios la predeterminada de la compañía.
Nivel de Descuento: Si definiste niveles de descuento en tu empresa, aquí puedes elegir cuál manejarás para tu cliente. Si quieres conocer más sobre cómo manejar descuentos en el sistema, lee el artículo: Tipos de descuento en FinanzaPro.
Bodega de Facturación: de forma predeterminada, la bodega de facturación es la Bodega Principal, sin embargo, puedes manejar para tu cliente cualquiera de tus otras bodegas. Si dejas este campo en blanco, la bodega de facturación será la predeterminada.
Enviar Vía: te permite elegir cómo le vas a enviar las mercaderías a tu cliente. El valor predeterminado es Cliente Retira.

Opciones de Clientes

Cuando tu cliente requiere incluir cierta información al archivo XML de la factura electrónica, habilita esta opción. El valor predeterminado es deshabilitado:

Impuestos

En esta pestaña puedes indicar si el cliente pertenece a algunas de las clasificaciones especiales de impuestos. Si no es así, deberás dejar este campo en blanco y al facturarle se le aplicará la tarifa plena de IVA a menos que el producto vendido tenga alguna clasificación especial de impuesto:

En el caso de que elijas alguna clasificación especial de IVA, a continuación se mostrará la información de esa categoría (Clasificación, Categoría, Referencia, etc.).

Contactos

En esta pestaña puedes ingresar los datos de los contactos que tengas con tu cliente. Esto es muy útil cuando se trata de clientes corporativos:

Agregar un contacto nuevo

Al hacer clic en +, se mostrará la siguiente ventana que te permite ingresar la información de los contactos del cliente:

Esta pestaña tiene dos secciones:

Información General, en donde puedes ingresar el nombre y apellido del contacto, su dirección de correo electrónico, el título o puesto que ocupa en la empresa, fecha de nacimiento y habilitar el envío de factura electrónica a su dirección de correo.
Información de Contacto, en donde puedes ingresar la dirección, país, estado o provincia, cantón, ciudad o distrito y los números de teléfono del contacto.

Una vez que ingresas esta información, haz clic en Guardar para guardar al contacto.

Editar o borrar contactos

Cuando ya tienes contactos en tu cliente, elige el contacto deseado y haz clic en el botón de edición o de borrar:

Sucursales

Si tu cliente tiene además de su tienda principal, sucursales, en esta ventana puedes ingresarlas:

Agregar una sucursal nueva

Al hacer clic en +, se mostrará la siguiente ventana que te permite ingresar la información de las sucursales del cliente:

Esta pestaña tiene tres secciones:

Información General, en donde puedes ingresar el nombre de la sucursal, el contacto y el email de contacto.
Facturación Electrónica, en donde puedes indicar el email a donde se enviarán la factura electrónica de las compras que haga la sucursal.
Información de contacto, para que ingreses la dirección de la sucursal, país, provincia, cantón y distrito y sus teléfonos.

Al terminar de proporcionar esta información, haz clic en Guardar.

Editar o borrar sucursales

Cuando ya tienes sucursales, elige la sucursal deseada y haz clic en el botón de edición o de borrar:

Cuenta de Crédito

Si tu cliente es cliente de crédito, en esta pestaña puedes indicar las condiciones de crédito:

Proporcionando la siguiente información:

Este cliente tiene cuenta de crédito: de forma predeterminada, los clientes tienen crédito, pero puedes deshabilitar esta opción si tu cliente no es de crédito.
Límite de Crédito (0 = sin límite): si el cliente tiene crédito, aquí ingresa el límite de crédito. Si dejas este valor en ceros (0), el cliente tendrá crédito ilimitado.
Divisa para Límite de Crédito: si el cliente tiene crédito, aquí puedes indicar la divisa del crédito. De forma predeterminada, la divisa mostrada es Colones Costarricenses, pero puedes modificarla.
Suspender crédito automáticamente cuando existan facturas vencidas y el periodo de gracia haya expirado: de forma predeterminada, se les suspende el crédito a los clientes cuyas facturas venzan, pero puedes deshabilitar esta opción.
Periodo de gracia para facturas vencidas (en días): Si al cliente se le va a suspender el crédito al vencimiento de sus facturas, puedes indicar un periodo de gracia. El valor predeterminado de este campo es cero (0).
Aplicar Cargos Moratorios: de forma predeterminada, esta opción está deshabilitada, pero puedes habilitarla para hacer este cobro en facturas vencidas.
Intereses Moratorios (anual): si vas a aplicarle cargos moratorios al cliente en sus facturas vencidas, en este campo puedes indicar la tasa anual a aplicarle.
Suspender Crédito: de forma predeterminada, esta opción está deshabilitada, pero puedes habilitarla para ya no venderle a crédito.

IMPORTANTE
Para que estas condiciones de crédito sean efectivas, debes habilitar las restricciones de crédito a nivel compañía en la siguiente ruta: General > Definir compañía > Editar > Pestaña de Configuración > Cuentas Por Cobrar > Opciones de Crédito.

Otros Parámetros

En esta pestaña puedes ingresar el código de escaneo que permite identificar al cliente en el punto de ventas así como información de visitas para el agente de ventas:

Esta pestaña tiene dos secciones:

Código de Escaneo, ingresa aquí el código de escaneo del cliente para poder identificarlo rápidamente en el Punto de Ventas cuando te presenta por ejemplo, una tarjeta de cliente frecuente.
Información de Ruta, en donde puedes indicar la ruta asociada al cliente, los días de visita y la frecuencia de visita, en días, para este cliente.

Guarda la información del cliente

Una vez que registres toda la información del cliente o hayas hecho los cambios que requieres haz clic en Guardar (parte superior derecha de la ventana) para guardar la información proporcionada:

Puedes hacer clic en este botón en cualquiera de las pestañas de la ventana de edición de clientes. También, toma en cuenta que no es necesario que ingreses toda la información de todas las pestañas al momento de ingresar a tus clientes, ya que en ocasiones esta información la desconoces, o bien, si estás facturando, no puedes detener el proceso de facturación, ingresando toda esta información.