El proceso de compras de inventario en FinanzaPro te brinda un control detallado, comenzando con el registro de las órdenes de compra, siguiendo con el recibo de mercaderías, hasta la generación automática de la entrada de los productos al inventario y la creación de la cuenta por pagar al proveedor.
En este artículo se detalla cómo se realiza el registro de órdenes de compra.
Este proceso se lleva a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si tienes dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.
Para registrar una orden de compra sigue la ruta:
Inventarios y Compras > Órdenes de Compra
Una vez que entras a esta opción, verás esta ventana:
Tiene 3 pestañas:
Órdenes de Compra: Esta es la pestaña predeterminada de las órdenes de compra. Aquí puedes ver todas las órdenes de compra que tengas elaboradas y que están pendientes de aplicar. Si está vacía, como en este ejemplo, quiere decir que no tienes ninguna orden pendiente de aplicar, o que es la primera vez que ingresas a esta opción.Editar Orden de Compra: En esta pestaña es en donde se agregan las órdenes de compra ingresando los datos generales de las órdenes (proveedor al que le vas a a hacer la compra, en que bodega van a ingresarse los productos comprados, etc.)Productos: Una vez que comenzaste a registrar una orden de compra, en esta pestaña puedes ingresarlos productos de la orden de compra.
Además, cuenta con los siguientes botones al lado derecho de la pestaña:
Agregar: te permite agregar nuevas órdenes de compra.Aplicar: te permite aplicar la orden de compra actual enviándola directamente aRecibos de Órdenes de Compra.Resumen: te permite resumir la orden de compra actual.
Agregar órdenes de compra
Para agregar una nueva orden de compra, haz clic en el botón Agregar en la pestaña Órdenes de Compra:
Al hacerlo, se te presentará de inmediato la pestaña Editar Orden de Compra en donde debes ingresar la siguiente información:
En el caso de que no encuentres a tu proveedor o se trate de un proveedor nuevo, puedes ingresarlo a FinanzaPro siguiendo la guía del artículo: El registro de proveedores.
Proveedor: Proveedor al cual le vas a hacer la compra. Si haces clic en la flecha que apunta hacia abajo a la derecha del campo puedes ver la lista de proveedores que tienes registrados y elegir o buscar al proveedor. Por ejemplo:Marvel Electronics S.A.Fecha de Pedido: Fecha de la orden de compra. De forma predeterminada te muestra la fecha del día pero puedes ingresar cualquier otra. Por ejemplo:20/04/2022.Bodega de Destino: Bodega en donde se van a ingresar los productos de esta orden de compra una vez que se hayan recibido. Selecciona la bodega de la lista de bodegas disponibles haciendo clic en la flecha que apunta hacia abajo en la parte derecha del campo. Por ejemplo:Bodega Principal.Términos: Términos de pago al proveedor. De forma predeterminada, en este campo se muestran los términos de pago que se le asignaron al proveedor, pero puedes cambiarlos a cualquier otro. Por ejemplo:Contado.Grupos de Facturación: Grupo de facturación al que pertenece el proveedor. De forma predeterminada, se muestra el grupo de facturación asignado al proveedor, pero puedes cambiarlo a cualquier otro. Por ejemplo,Proveedores Locales.Divisa: Divisa utilizada para esta compra. De forma predeterminada, la moneda mostrada es la del grupo de facturación, pero puedes cambiarla a cualquiera otra. Por ejemplo:CRC.
Si cambias la moneda, debes cambiar el grupo de facturación a uno que tenga la moneda seleccionada.
7. Notas: Texto libre relacionado con esta compra.
Una vez que ingresas esta información, cámbiate a la pestaña Productos, para que puedas ingresar los productos que se incluyen en esta orden de compra:
Aquí deberás ingresar la siguiente información:
1. Producto: Código de producto. Por ejemplo: ED002. Este campo te permite no solo ingresar códigos de productos a comprar, sino que te permite abrir la ventana de búsqueda de productos al presionar los 3 puntitos que ves cuando te colocas en este campo:
En la ventana de búsqueda de productos, puedes buscar productos por código, por descripción o número de parte). Con sólo digitar unos cuantos caracteres puedes hacer la búsqueda. En este ejemplo, se digitaron los caracteres "ED" y se hizo la búsqueda y el resultado fueron todos los productos que incluyen "ED":
Selecciona el producto que desees y haz clic en OK o haz doble clic sobre el producto con el botón izquierdo del mouse para agregarlo a la orden de compra.
Toma en cuenta que en la parte inferior de esta ventana se muestra mucha información del producto seleccionado: precios, inventario actual, detalle de partes, descuentos y transferencias en tránsito. Toda esta información, principalmente, inventario y precios, es muy útil al estar ingresando productos en la orden de compra.
2. Código Proveedor: Aquí puedes ingresar el código que usa el proveedor para este producto, de forma que le facilites ubicar el producto que quieres comprar. Esta información no es obligatoria.
3.Cantidad: Ingresa aquí la cantidad que estás comprando del producto. Por ejemplo: 3
4. Costo Unitario: Aquí deberás ingresar el costo unitario del producto SIN impuestos. Por ejemplo: 155,000 CRC. En la definición del producto, se indicó el impuesto con el que el producto está gravado, ya sea tarifa plena del 13%, exento de impuestos, tarifa reducida, etc. Una vez que ingresas el costo unitario, FinanzaPro calcula el monto del impuesto, y el importe total de esta línea de la orden de compra de acuerdo a la cantidad de productos a comprar que ingresaste en el campo anterior. También, se va a modificar el costo total de la orden de compra.
Si el costo unitario del producto tiene incluido el impuesto, sigue las instrucciones de este artículo para calcular el costo unitario sin impuestos: Cómo registrar una compra que tiene el impuesto incluido en el costo.
Si el monto de impuesto que se le está calculando al producto no es correcto debido a un cambio de tarifa, puedes modificar la tarifa indicada para el producto siguiendo la guía de este artículo: Cómo modificar la tarifa de impuestos de un producto en la orden de compra.
5. Descuento: Aquí puedes ingresar un porcentaje de descuento sobre el costo unitario del producto, si este producto te lo venden así. Una vez que ingresas un monto en este campo, se modifica el monto de impuestos y el monto total del producto. Por ejemplo: 5%.
Una vez que ingresas el descuento del producto, se abrirá una línea nueva para ingresar otro producto. Ingresa los productos que necesites en tu orden de compra.
Ya que terminaste de ingresar tu orden de compra (datos generales y productos), si te cambias a la pestaña Ordenes de Compra, verás la orden de compra que acabas de ingresar:
Además de los datos generales que ingresaste, te muestra el total de la orden de compra calculado con base en los productos que le ingresaste.
En este ejemplo, sólo ves una orden de compra, pero pudiera haber más. Si quisieras ver la orden de compra como un informe, puedes verla de forma preliminar, al hacer clic en el botón presentación preliminar:
y elegir en qué orden quieres ver los productos de esta orden de compra:
Una vez que eliges el orden del reporte, la vista preliminar de la orden de compra podría verse así:
Aplicar una orden de compra
Ya que tu orden de compra esta terminada y autorizada, entonces, debes aplicarla para 'confirmarla' y que pase a Recibos de Órdenes de Compra, en espera de recibir esta mercadería:
Ya que confirmas la aplicación de esta orden de compra, en la pantalla se mostrará la orden de compra (muy similar al reporte preliminar):
Esta orden de compra puedes guardarla en formato PDF y enviársela a tu proveedor por correo, o bien, imprimirla físicamente, sólo necesitas hacer clic en el icono de la impresora en la esquina superior izquierda de la ventana del reporte:
Resumir una orden de compra
Esta opción te permite 'unificar' productos repetidos en la misma orden de compra en uno solo. Para que esto pueda ser posible, el código de producto debe ser el mismo, así como también, el costo unitario y el descuento.
En este ejemplo, hay un producto que se repite varias veces:
Para tener una sola línea de este producto, elige la orden de compra a resumir y haz clic en el botón Resumen:
Una vez que confirmes esta acción, si hay productos repetidos que cumplan con las condiciones indicadas anteriormente, se 'resumirá' la orden de compra:
