Una vez que ya tienes definidos todos los parámetros generales de tu planilla o tus planillas, es momento de generarla(s) para después, proceder al pago de salarios. Este artículo es una guía detallada sobre cómo realizar este proceso para completar rápidamente el cálculo para el pago de tus planillas.

Como ya todo el trabajo de configuración y definición de la planilla está hecho, la generación de una planilla es algo bastante sencillo y se realiza en la siguiente ruta:

Planillas > Generar Planillas

Si esta es la primera vez que vas a generar una planilla en FinanzaPro, la siguiente ventana estará vacía, pero cuando ya estés trabajando regularmente con el módulo de planillas, en esta ventana se mostrarán las planillas generadas que aún no se han aplicado, es decir, las planillas en las que aún estás trabajando.

En esta ventana puedes realizar diferentes acciones que se detallan a continuación:

Generar planillas

Esta opción te permite generar tus diferentes planillas por ejemplo, generar una planilla quincenal, generar una planilla semanal, una planilla de servicios profesionales, etc.

Sólo puedes tener una planilla generada para un periodo (sin aplicar) de un mismo tipo de planilla, es decir, si tienes una planilla quincenal, sólo puedes tener una planilla generada de esta planilla quincenal.

Si además cuentas con otras planillas, por ejemplo, una planilla semanal y una planilla de servicios profesionales, puedes generar esas planillas también pero sólo para un periodo.

No puedes tener una planilla quincenal generada de la 1a. quincena de enero y generar también la de la 2da. quincena, para ello, primero debes aplicar la planilla de la 1a. quincena y después generar la planilla de la 2a. quincena. Esto se debe a que en cada planilla se genera información que se va acumulando de una planilla a otra.

Para generar una planilla nueva, haz clic en Generar:

A continuación deberás proporcionar la información de la planilla que deseas generar:

2. Favor seleccionar la planilla a generar. Aquí deberás seleccionar de la lista de planillas definidas cuál es la que quieres generar, por ejemplo: Planilla Quincenal Administrativa.

3. Fecha inicial de la planilla y Fecha final de la planilla. Aquí debes indicar el periodo que abarca la planilla, por ejemplo, Fecha inicial de la planilla: 01/01/2022, Fecha final de la planilla: 15/01/2022.

Es importante que revises bien las fechas antes de hacer clic en Aceptar para generar la planilla. Una vez generada la planilla, el sistema no va a permitir cambio de fechas.

Si generas la planilla y posteriormente te das cuenta que las fechas son incorrectas, la única manera de corregir es borrando la planilla.

4. Esplanilla extraordinaria. De forma predeterminada, esta opción está deshabilitada. En el caso de que la planilla que vas a generar sea extraordinaria, habilita esta opción.

Una vez que proporciones esta información, esta ventana podría verse así:

Si toda la información es correcta, haz clic en Ok para que se genere la planilla. Al terminar, en la ventana se mostrará la planilla generada:

La información que muestra esta ventana de planillas generadas es:

Planilla. Nombre de la planilla.
Fecha Inicio. Fecha de inicio de la planilla.
Fecha Final. Fecha final de la planilla.
Año. Año de la planilla, el cual corresponde a la fecha de generación de la planilla.
Mes. Mes de la planilla, el cual corresponde a la fecha de generación de la planilla.
Periodo. Periodo de la planilla. En planillas de pago quincenal, el periodo será 1 para la primera quincena de la planilla y 2 para la segunda. En planillas semanales, dependiendo de la semana de generación de la planilla, el periodo puede ser 1, 2, 3 o 4, dependiendo de la semana de la planilla generada, etc.

Editar planillas

Una vez que ya haz generado una planilla, en Editar podrás agregar todos los cambios que le corresponden a una planilla de forma normal, como son ausencias, incapacidades, días de vacaciones, horas extra, reembolsos, cargos, etc.

En la ventana Generar Planillas, elige la planilla que vas a completar y haz clic en Editar:

A continuación, se abrirá en la pantalla la planilla que se ha generado de modo que puedas modificar su información. La planilla generada se muestra como algo similar a una 'hoja' de Excel. En esta 'hoja' se muestran todos los empleados en las filas, y en las columnas, cada uno de los rubros correspondientes a los valores calculados en esta planilla:

En esta ventana tenemos 2 tipos de columna: las columnas que son informativas y las columnas que son de datos. Las columnas informativas se muestran en color rosado y no pueden modificarse, mientras que las columnas de datos que son las que puedes modificar, van a aparecer en color celeste.

A continuación se describen las secciones en las que se divide la planilla generada.

Nombre de los empleados

La primera sección, Nombre de los empleados, muestra la lista de empleados que pertenecen a esta planilla ordenados en forma alfabética:

En esta columna puedes hacer búsquedas en base al nombre del empleado, lo cual es muy útil cuando cuentas con planillas grandes de 100 o más empleados donde es difícil ubicarlos. Lo único que tienes que hacer es digitar las primeras letras del nombre del empleado que buscas cuando el cursor está en cualquier empleado de esta columna para que el sistema te localice al empleado que buscas.

Información General

En esta sección se muestra el Grupo de Planilla, Divisa, Salario Base y Cantidad Base para todos los empleados. Esta información se toma de la definición de la planilla:

El salario base que se muestra en la planilla generada es el salario para este periodo de la planilla. Esto es, si se definió que el salario es mensual, aquí se muestra el salario quincenal (mensual / 2), el cual corresponde a este periodo de la planilla.

Salario

En esta sección se muestra la información relacionada con los días trabajados normales, feriados y de incapacidad, así como los importes correspondientes a los pagos por tareas, que son los que forman el salario:

En este artículo usamos el ejemplo de una planilla quincenal por lo que la información de esta sección se refiere a días, pero si se tratara de una planilla semanal, esta información se expresa en horas. La columna Cantidad Base te muestra si se trata de días o de horas.

A continuación encontrarás cómo debes ingresar la información en esta sección:

Normal. En esta columna se muestran los días/horas que se le van a pagar al empleado.

Por ejemplo, si un empleado no trabajó 2 días, entonces en lugar de pagársele 15 días, debes modificar esta cantidad a 13 días. Si tuvo una ausencia de 2 horas, entonces debes descontar las 2 horas. Para planillas quincenales, en la definición de la planilla estipulaste que un día de trabajo es de 8 horas, por lo que 2 horas representan 1/4 del día (0.25 días), entonces, los días normales para este trabajador deben ser de 14.75 días.

Si fuera una planilla semanal de 48 horas a la semana y el empleado no trabajó 2 días (16 horas), entonces la cantidad de horas normales a pagar deberá ser 32.
Feriados. Cuando un empleado trabaja en días feriados, en planillas quincenales debes indicar los días normales excluyendo los feriados, así como los feriados en sí. Por ejemplo, si un trabajador trabajó 2 días feriados en la quincena, deberás indicar 13 en la columna Normal, y 2 en la columna Feriados.

Si se tratara de planillas semanales y el empleado trabaja en un día feriado, en la columna Normal debes ingresar 40 horas (excluyendo el tiempo feriado) y en la columna Feriados, 8.

Los días/horas feriados se pagan de acuerdo al factor indicado en la definición de la planilla, normalmente, este factor es 2, esto es, se pagan al doble de lo que se paga un día/hora normal.

Incapacidad. En el caso de que haya algún empleado que haya tenido días de incapacidad en la quincena, debes indicar los días que sí trabajó excluyendo los días de incapacidad, e indicar también los días de incapacidad. Por ejemplo, si un empleado estuvo incapacitado 3 días, ingresa 12 como días normales y 3 en días de incapacidad.

Si se tratara de planillas semanales y el empleado estuvo de incapacidad 3 días, en la columna Normal debes ingresar 24 horas (excluyendo el tiempo de incapacidad) y en la columna Incapacidad, 24.

Los días/horas de incapacidad se pagan de acuerdo al factor indicado en la definición de la planilla, normalmente, este factor es 0.5, esto es, se pagan a la mitad de lo que se paga un día/hora normal.

Ten en cuenta que en el caso de las empresas de Costa Rica, únicamente debes ingresar un máximo de 3 días de incapacidad que son los que está obligado a pagar el patrono. Los demás días, no los cubre y deberás manejarlos como días no trabajados. Por ejemplo, si de la quincena de 15 días, el trabajador estuvo incapacitado 5, deberás ingresar en días normales, 10 días y en días de incapacidad 3. Los 2 días que faltan los deberá cubrir la C.C.S.S.

Para que esta información quede clara, puedes ingresar un comentario a este respecto en la última columna, Comentario. El texto que aquí ingreses se mostrará en la boleta de pago del empleado.

Tareas. Las tareas son pagos que complementan al salario normal por 'tareas' que cumplen los empleados, como es común en el caso de las maquiladoras. En el artículo Uso de las tareas en las planillas de FinanzaPro se explica cómo definir tareas y cómo ingresar las tareas a un empleado.
Total Salario. En esta columna se muestra el total de salario en base a los días/horas trabajadas y tareas pagadas.

Por ejemplo, para un empleado en una planilla quincenal con la siguiente información:

- Sueldo mensual: 1,380,000 CRC
- Horas de trabajo al día: 8
- Días Normales: 11
- Días Feriados: 1
- Días de Incapacidad: 3

el Total del Salario del empleado se calcularía como:

- Monto diario: 46,000 CRC
- Salario por días normales trabajados: = 11 días x 46,000 = 506,000 CRC
- Salario por días feriados: 1 día x 2 (factor) x 46,000 = 92,000 CRC
- Salario por incapacidad: 3 días x 0.5 (factor) x 46,000 = 69,000 CRC

Total Salario = 506,000 + 92,000 + 69,000 = 667,000 CRC

Tiempo Extra

En esta sección puedes agregar el tiempo extra trabajado de un empleado:

Aquí puedes indicar:

Horas Extra, las cuales se pagan de acuerdo al factor en la definición de la planilla, que normalmente es 1.5.
Horas Feriados, cuando un empleado trabaja algunas horas en días feriados, las cuales se pagan de acuerdo al factor en la definición de la planilla. Este factor normalmente es de 2.
Horas Extra en Feriados, en donde deberás ingresar las horas extra que trabajó algún empleado en días feriados. Aunque esta columna se llama Horas Extra en Feriados, también se puede utilizar para cualquier tipo de hora extra especial que quieras definir, por ejemplo, puedes tener una hora extra nocturna, la cual, por ejemplo, se paga con un factor de 2 o de 2.5 veces el valor de la hora normal, o con el factor que desees. Puedes definir ese factor en la configuración de la planilla y utilizar esta columna para indicar la cantidad de esas horas especiales que desean aplicar a la planilla del empleado.
Total Horas Extra. En esta columna el sistema muestra el monto total de las horas extra trabajadas por el empleado.

Para un empleado en planilla quincenal con la siguiente información:

- Sueldo Mensual: 1,380,000 CRC
- Horas trabajadas por quincena: 96

si el empleado tuviera trabajadas en la quincena, 2 horas extra normal, 8 horas en feriados y 1 hora extra en feriados, el importe Total por Horas Extra sería el siguiente:

- Costo por hora: 7,187.50 CRC (1,380,000 / 2 / 96)
- Horas Extra Normales = 2 horas x 1.5 (factor) x 7,187.50 = 21,562.50 CRC
- Horas Feriados = 3 horas x 2 (factor) x 7,187.50 = 115,000 CRC
- Horas Extra Feriados = 1 hora x 2.5 (factor) x 7,187.50 = 17,968.75 CRC

Total Horas Extra = 21,562.5 + 115,000 + 17,968.75 = 154,531.25 CRC

Vacaciones

En esta sección encontrarás toda la información relacionada con vacaciones:

Vacaciones acumuladas. Es el número de días de vacaciones acumuladas que tiene el empleado según la configuración de vacaciones del empleado que hayas hecho, esto es, estas vacaciones acumuladas pueden ser todas las vacaciones que el empleado ha acumulado desde su fecha de contratación, o bien, las vacaciones acumuladas a partir de la fecha en que comenzaste a usar planillas.
Vacaciones Utilizadas. Es el número de días de vacaciones que el empleado a utilizado a la fecha. Estas vacaciones utilizadas pueden todas las vacaciones que el empleado ha utilizado desde su fecha de contratación, o bien, las vacaciones utilizadas a partir de la fecha en que comenzaste a usar planillas. (Ver Vacaciones acumuladas)
Vacaciones Pendientes. Es el número de días de vacaciones que tiene pendientes de disfrutar el empleado (Vacaciones Acumuladas - Vacaciones Utilizadas) a la fecha de generación de la planilla.
Días de Vacaciones. En esta columna deberás indicar los días de vacaciones que está tomando el empleado en el periodo que cubre la planilla. Al igual que los días de ausencia y los días de incapacidad, debes excluir los días de vacaciones de los días normales de trabajo. Por ejemplo, Si un empleado tuvo 1 día de vacaciones en la quincena de la planilla que estás trabajando, entonces los días Normales que debes registrar son 14.
Total Vacaciones. En esta columna, FinanzaPro muestra el monto a pagar por vacaciones. Este monto depende del Factor de Costo de Día de Vacaciones que asignaste en la definición de la planilla. Usualmente, este factor es de 1.

Por ejemplo, para un empleado con la siguiente información:

- Salario Mensual: 685,000 CRC
- Sueldo Diario: 22,833.33 CRC
- Días de Vacaciones: 1

Total Vacaciones = 1 x 1(factor) x 22,833.33 = 22,833.33 CRC

Salario Bruto

La siguiente sección indica el salario bruto total completo del empleado y te da la posibilidad de indicar otros conceptos u otros rubros de salario que quieras agregarle al empleado y que afectan el cálculo de deducciones, obligaciones, beneficios e impuestos:

La información de esta sección es:

Total Otros Conceptos. En esta columna puedes agregar uno o varios conceptos que se suman al salario del empleado como podrían ser los bonos o comisiones. No hay límite en el número de 'Otros Conceptos' que puedes agregar a un empleado.

Hay dos formas de agregarle 'Otros Conceptos' a un empleado:

En la definición de la planilla tal y como se muestra en el artículo Cómo ingresar reembolsos, cargos y otros conceptos a un empleado, en la cual este 'Otro Conceptos' será recurrente, es decir, se incluirá en cada planilla que se genera.
Directamente en la planilla generada, en la cual el 'Otro Concepto' sólo se ingresará para esta planilla. Para poder ingresar este monto, coloca el cursor en esta columna en el renglón del empleado y haz clic en la flecha que apunta hacia abajo para que se abra la ventana de otros conceptos:

En el caso de que se le hayan definido al empleado 'Otros Conceptos' en la definición de la planilla, en esta columna el empleado ya tendrá un monto y al abrir la ventana de 'Otros Conceptos' verás cómo se compone este monto y podrás agregar 'Otros Conceptos' más o borrar 'Otros Conceptos' que ahí se muestran.

La información que deberás proporcionar en esta ventana es:

-Descripción del 'Otro Concepto', que podría ser 'Bono' o 'Comisiones'.
-Monto Nominal del 'Otro Concepto'.
-Cuenta, que es la cuenta contable a donde se registra este 'Otro Concepto', pero sólo debes incluirla si trabajas el módulo de contabilidad.

Una vez que ingreses información en esta ventana, podría verse así:

Salario Bruto. En esta columna se muestra el salario bruto sobre el cual se calculan las deducciones, obligaciones, beneficios e impuestos, y se compone de la suma de:

Total Salario + Total Horas Extra + Total Vacaciones + Total Otros Conceptos

Por ejemplo, el salario bruto para un empleado con la siguiente información se calcula como:

- Salario Base Mensual : 550,000 CRC (18,333.34 al día)
- Días Trabajados Normales: 14
- Días Trabajados Feriados: 1
- Total Salario = (14 días normales + 2 (1 día feriado que se paga al doble)) x 18,333.34 = 293,333.44 CRC
- Sin Horas Extra y Sin Vacaciones Disfrutadas
- Total Otros Conceptos: 77,500 CRC (Por bono y comisiones)

Salario Bruto = 293,333.44 + 77,500 = 370,833.44 CRC

Esta información también puedes verla a detalle en la boleta de pago del empleado. Consulta en la sección de Reportes Preliminares de la Planilla cómo obtener la boleta.

Salario Neto

Una vez que ya indicaste los días de trabajo de los empleados, sus horas extra, si disfrutaron o no de vacaciones e indicaste otros conceptos, ya determinaste el salario bruto. En esta sección, se mostrarán los cálculos que hizo el sistema de planillas de los diferentes rubros que se configuraron y que determinan el Salario Neto a pagar:

Deducciones. Estas se calculan en base a lo indicado en la definición de la planilla, ya sean deducciones de forma general o deducciones particulares de cada empleado. Si quieres saber qué deducciones forman el monto que se muestra en la planilla. Lo único que debes hacer es colocarte en la columna de deducciones de algún empleado y hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo para abrir la ventana de deducciones:
Total de Beneficios. En esta columna se muestra el acumulado de beneficios que lleva el empleado a la fecha de generación de la planilla. Si quieres saber los beneficios que componen este monto, lo único que debes hacer es colocarte en la columna Total de Beneficios de algún empleado y hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo, para abrir la ventana de este concepto:

En este ejemplo, los beneficios para este empleado están compuestos únicamente por el aguinaldo.
Beneficios a Pagar. En esta columna se muestran los beneficios que se pagan en esta planilla. En la definición de la planilla, al momento de indicar cómo se van a manejar los beneficios, hay una opción que permite indicar si se acumulan o no. Si se decide acumularlos, que es la forma tradicional de manejar los beneficios, estos se seguirán sumando y se pagarán en una sola exhibición a final del año al generar una planilla de beneficios, por lo que el monto de los beneficios a pagar en la planilla será 0, ya que no se están pagando beneficios en las planillas ordinarias:

Total Impuestos. En esta columna se muestra el impuesto a pagar por el empleado en esta planilla. Si quieres saber cómo se compone este monto, lo único que debes hacer es colocarte en la columna Total Impuestos de algún empleado y hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo, para abrir la ventana de este concepto:

En este ejemplo, no hay impuesto a pagar para el monto de sueldo que tiene este empleado, pero para empleados que pagan impuestos, muestra también el monto de deducciones por cónyuge e hijos, si corresponde.
Total Operaciones de Crédito. Esta columna muestra el total a pagar en esta planilla por operaciones de crédito (préstamos) que actualmente tiene el empleado. Para saber el estado de sus préstamos colócate en esta columna para un empleado que tenga monto y haz clic en la flecha que apunta hacia abajo para que se abra la ventana de operaciones de crédito:

En esta ventana podrás ver el No. de la Operación de Crédito, la Descripción de la operación de crédito, el Balance Pendiente, el Monto del Pago (para esta planilla) y el Monto Pagado del préstamo a esta planilla.
Total Op. de Crédito a Pagar. En esta columna se muestra el monto de operaciones de crédito que realmente va a pagar este empleado en esta planilla. La diferencia de esta columna con la anterior es que la anterior muestra el total de los pagos por operaciones de crédito que debería de descontarse en esta planilla al empleado y en esta columna se muestra el monto que realmente se estará descontando por este concepto:

Por ejemplo, hay ocasiones en que el empleado puede traer varios préstamos y el monto a pagar de ellos puede ser mayor que el salario neto a pagar, por lo que en esta columna se mostrará el monto que el empleado 'puede pagar' con su salario, dejando para la siguiente planilla el saldo pendiente.

En este ejemplo, el monto de ambas columnas es el mismo, lo cual quiere decir que el salario neto del empleado puede cubrir las operaciones de crédito que debe pagar en esta planilla.
Total Reembolsos. En esta columna puedes agregar rubros a la planilla del empleado que no tienen efecto en el salario bruto y por lo tanto no afectan las deducciones, obligaciones, beneficios e impuestos, como podría ser el reembolso de gastos llevados a cabo por el empleado. No hay límite en el número de reembolsos que puedes agregar a un empleado.

Hay dos formas de agregarle 'Reembolsos' a un empleado:
- En la definición de la planilla tal y como se muestra en el artículo Cómo ingresar reembolsos, cargos y otros conceptos a un empleado, en la cual el o los reembolsos serán recurrentes, es decir, se incluirán en cada planilla.
- Directamente en la planilla generada, en la cual el 'Reembolso o reembolsos' sólo se ingresarán para esta planilla. Para poder ingresar este monto, coloca el cursor en esta columna en el renglón del empleado y haz clic en la flecha que apunta hacia abajo para que se abra la ventana de reembolsos:

En el caso de que se le hayan definido 'Reembolsos' en la definición de la planilla al empleado, en esta columna el empleado ya tendrá un monto y al abrir esta ventana verás cómo se compone este monto y podrás agregar más 'Reembolsos' o borrar los 'Reembolsos' que ahí se muestran.

La información que deberás proporcionar en esta ventana es:

-Descripción del 'Reembolso', por ejemplo, 'Pago de viáticos por visitas a clientes'.
-Monto Nominal del 'Reembolso'.
-Cuenta, que es la cuenta contable a donde se registra este 'Reembolso', pero sólo debes incluirla si trabajas el módulo de contabilidad.

Una vez que ingreses información en esta ventana, podría verse así:

Total Cargos. En esta columna puedes agregar otros rubros a la planilla del empleado que no tienen efecto en el salario bruto y por lo tanto no afectan las deducciones, obligaciones, beneficios e impuestos, como podría ser los rebajos por faltantes en caja, o bien un rebajo por ahorro. No hay límite en el número de cargos que puedes agregar a un empleado.

Hay dos formas de agregarle 'Cargos' a un empleado:
- En la definición de la planilla tal y como se muestra en el artículo Cómo ingresar reembolsos, cargos y otros conceptos a un empleado, en la cual el o los cargos serán recurrentes, es decir, se incluirán en cada planilla.

Directamente en la planilla generada, en la cual el 'cargo o cargos' sólo se ingresarán para esta planilla. Para poder ingresar este monto, coloca el cursor en esta columna en el renglón del empleado y haz clic en la flecha que apunta hacia abajo para que se abra la ventana de cargos:

En el caso de que se le hayan definido 'cargos' en la definición de la planilla al empleado, en esta columna el empleado ya tendrá un monto y al abrir esta ventana verás cómo se compone este monto y podrás agregar más 'cargos' o borrar 'cargos' que ahí se muestran.

La información que deberás proporcionar en esta ventana es:

-Descripción del 'cargo', por ejemplo, 'Ahorro'.
-Monto Nominal del 'cargo'.
-Cuenta, que es la cuenta contable a donde se registra este 'cargo', pero sólo debes incluirla si trabajas el módulo de contabilidad.

Una vez que ingreses información en esta ventana, podría verse así:

Salario Neto. Esta columna muestra el salario neto a pagar al empleado y se determina de la siguiente forma:

Salario Bruto - Deducciones - Beneficios a pagar (si los hubiera) - Impuestos - Operaciones de Crédito a Pagar + Reembolsos - Cargos

Debido a que la información de la planilla es mucha, en ocasiones es más fácil revisar la información de toda la planilla o de un empleado en particular, viendo en pantalla su boleta de pago o emitiendo reportes. Consulta la sección de Reportes Preliminares de la Planilla que se encuentra más adelante en este artículo.

Obligaciones

Esta sección tiene una sola columna llamada 'Total Obligaciones' que muestra el importe de las cargas patronales por empleado.

Pagos

En esta sección se muestra la información de pago de planilla para el empleado:

Cuenta de Banco. Cuenta de banco del empleado en el caso de que se le pague por transferencia.
Tipo de Transacción de CxP. Muestra el tipo de transacción con la que se registrará el pago de planillas en Cuentas por Pagar.
Comentarios. En esta columna puedes agregar comentarios para el empleado relacionados con esta planilla.

Email

Correo Enviado. Indicación de si el correo electrónico con la boleta de pago ya se le envió al empleado.
Correo Enviado El. Fecha de envío del correo electrónico con la boleta de pago.

Recalculando la Planilla

Como puedes ver, el proceso completo de generar la planilla se redujo únicamente a indicar los cambios adicionales a la definición de la planilla: si un empleado trabajó menos días, si trabajó en feriados, si estuvo incapacitado, si tuvo horas extra, si tomó vacaciones, si tuvo algún rubro adicional del salario o si se le hizo algún reembolso o aplicó algún cargo al salario del empleado. Cuando ingresas este tipo de cambios, FinanzaPro recalcula los montos en el momento en el que los realizas.

También, es posible que hagas cambios a nivel de definición de la planilla, como agregar a un empleado nuevo, hacer cambios de salarios, o actualizar los porcentajes de deducciones y obligaciones, etc. Cuando haces este tipo de cambios después de generar la planilla, necesitas volver a calcular la planilla. Por ejemplo, si ingresaste horas extra a un empleado cuyo sueldo mensual era de 450,000 CRC y después cambias su salario a 500,000 CRC, necesitas recalcular el valor de esas horas extra ya que el salario es diferente.

Como buena práctica, se recomienda que recalcules la planilla una vez que termines de ingresar los cambios en la planilla y/o en la definición de la planilla.

Para recalcular la planilla haz clic en el botón Recalcular Planilla:

De este modo aseguras que todos los cálculos de la planilla estén actualizados con respecto a los parámetros indicados en la definición de la planilla y los cambios que ingresaste.

En un caso óptimo en donde no hay horas extra o no hay permisos o no hay feriados, podrías generar la planilla y aplicarla porque no existen cambios a ingresar y los empleados reciben su sueldo tal cual está indicado en la definición de la planilla.

En realidad, el trabajo total de la generación de la planilla va a depender de la cantidad de cambios que tengas que ingresar, pero ten en cuenta que no hay necesidad de digitar manualmente toda la información general y parámetros de la planilla ya que eso ya se ingresó en la definición de la planilla.

Reportes Preliminares de la Planilla

Una vez que ya terminaste las modificaciones a la planilla y la haz recalculado, puedes revisar la planilla navegando por las diferentes columnas de la planilla en sí, o bien, obteniendo diferentes reportes que te permiten ver de una forma más compacta la información de la planilla.

Para la obtención de reportes haz clic en el botón Presentación Preliminar:

Los reportes que puedes obtener son:

Reporte Detallado de Planilla, que te muestra para todos los empleados de la planilla toda la información que interviene en el cálculo de su salario neto a pagar, agrupando a los empleados por departamento:
Reporte Detallado de Planilla (Resumen). Este reporte te muestra un resumen por departamento de los montos que intervienen en el cálculo del salario neto a pagar:
Reporte de Resumen de Planilla. Este reporte te muestra por empleado y departamento un resumen de los montos de la planilla:
Boletas de Pago de Planilla (todos). Esta opción te permite obtener todas las boletas de pago de planillas de todos los empleados.
Boletas de Pago de Planilla (seleccionado). Esta opción te permite obtener la boleta de pago de planillas del empleado que se encuentra seleccionado actualmente.

La siguiente imagen muestra una boleta de pago de planilla:

Esta boleta de pago tiene varias secciones:

1. Datos generales del empleado en la planilla
2. Información que compone al Salario Bruto
3. Información que compone al Salario Neto
4. Desglose de Otros Conceptos, Deducciones, Impuestos, Préstamos, Reembolsos y Cargos
5. Comentarios

Una vez terminada la generación y edición de la planilla, cierra esta ventana haciendo clic en X en la parte superior derecha de la ventana para cerrarla y regresar a la ventana anterior (Generar Planillas) para que puedas aplicar la planilla:

Aplicar Planillas

Esta acción te permite enviar la información de las planillas generadas al módulo de Cuentas por Pagar (Lotes de Pago) para proceder al pago de la planilla.

Elige la planilla que deseas aplicar y haz clic en Aplicar:

Ten en cuenta que una vez aplicada la planilla, dejará de mostrarse en esta ventana y pasará al histórico de planillas, por lo que ya no podrás hacerle cambios. Además, toda la información de pagos de la planilla pasará a Cuentas por Pagar (Lotes de Pago).

En el dado caso de que desearas revertir la aplicación, deberás ir al Histórico de Planillas, localizar la planilla y desaplicarla.

Importar Planillas

Por medio de esta acción puedes importar la información que debes ingresar a la planilla para el cálculo de los salarios a pagar: días laborados, días de incapacidad, horas extra, otros conceptos, cargos y reembolsos, etc.

Esta información la debes ingresar en un archivo de Excel el cual puedes descargar haciendo clic aquí.

Ten en cuenta que la información que importes sobrescribirá lo que tengas en la planilla generada, por lo que se recomienda usar esta opción justo después de haber generado la planilla sin haber ingresado cambios.

En este archivo debes ingresar la siguiente información: nombre del empleado (tal como se encuentra registrado en FinanzaPro), los días/horas laborados, las horas extra laboradas, días de vacaciones disfrutados en la quincena, y la información de otros conceptos, reembolsos y cargos.

Una vez que hayas completado este archivo, podría verse así:

Cuando tu archivo de Excel esté listo, arrástralo y suéltalo en cualquier parte de FinanzaPro para subirlo a la nube (este archivo se guardará en la carpeta WebFile de Este Equipo), asegúrate de tener seleccionada la planilla a la que le vas a importar la información y haz clic en Importar:

Si estás seguro de importar esta información, responde con Ok al siguiente mensaje:

Como la información que vas importar va a sobrescribir la información de la planilla, deberás elegir qué quieres importar:

De forma predeterminada la información de Otros Conceptos, Reembolsos y Cargos va a sobrescribir lo que haya en la planilla generada. Si no deseas que alguno de estos conceptos sobrescriba la información que tenga tu planilla generada, desmarca las opciones que requieras.

Posteriormente, indica el archivo que vas a importar:

Al terminar la importación, verás un letrero que así lo indica.

Ahora, puedes ir a editar la planilla y completar la información del periodo, o bien, aplicarla.

Borrar la planilla

En el caso de que las fechas que indicaste al generar la planilla estén mal, realices acciones de personal o ingreses tareas después de haberla generado, o no veas reflejados los cambios después de recalcular, debes borrar la planilla y volverla a generar.

Para borrar la planilla, selecciónala y haz clic en - (parte inferior de la ventana):

Una vez borrada la planilla, puedes volver a generarla.