Cómo definir una planilla y específicamente una planilla quincenal

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

Este procedimiento permite definir los parámetros para el cálculo de las planillas, ya sea de forma quincenal, semanal, por hora, etc., y asignar a los empleados que forman parte de la planilla. Esta definición se realiza una sola vez, y en base a ella es que se realizan los cálculos de la planilla para cada periodo.

Para definir una planilla sigue la ruta:

Planillas > Definir Planilla

Esta es la ventana de planillas definidas. La primera vez que entres, estará vacía pero conforme vayas agregando tus diferentes definiciones de planillas, verás la lista de ellas.

Para agregar nuevas definiciones de planilla haz clic en Agregar. Si necesitas hacer modificaciones en alguna de las planillas ya definidas, elige la planilla y haz clic en Editar:

Haz clic en Agregar para crear una nueva definición de planillas:

Esta ventana se abre en la pestaña General que es en donde se asignan ciertos valores y parámetros que son los que rigen el cálculo de muchos aspectos de las planillas y es la que explicamos a detalle en este artículo. También, esta ventana cuenta con otras pestañas que complementan la definición y la forma del cálculo de la planilla:

  • Deducciones, Obligaciones, Beneficios, Impuestos, en las que se definen estos conceptos para todos los empleados de la planilla.
  • Vacaciones y Liquidaciones, en donde se define cómo se llevarán a cabo estos cálculos.
  • Email, permite ingresar el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona responsable de planillas en la empresa.

En el artículo Configuración de vacaciones, deducciones, obligaciones y otros parámetros de la definición de planilla se explica cómo configurar estas pestañas.

General

La pestaña General muestra algunos valores predeterminados los cuales podrás modificar para adaptarlos a la planilla que estás definiendo. La información que debes proporcionar en esta pestaña es la siguiente:

  1. Descripción. Nombre o descripción de la planilla. Por ejemplo, Planilla Quincenal, Planilla Semanal, Planilla Quincenal Administrativa, etc.
  2. Cantidad Base y
  3. Unidad Base. Estos dos campos son los que definen el tipo de la planilla. En la siguiente tabla se muestra una lista de valores sugeridos para estos campos dependiendo del tipo de planilla que se esté definiendo:

    Tipo de Planilla

    Cantidad Base

    Unidad Base

    Quincenal

    15

    días

    Mensual

    30

    días

    Semanal

    48*

    horas

    Bisemanal

    96*

    horas

    Por hora

    1

    hora


    * Este valor depende del número de horas que se trabaje por semana en tu empresa. Por ejemplo, hay empresas que acostumbran trabajar 40 horas por semana, en lugar de 48.
  4. Cantidad de Horas Base. Así como se define el número de días/horas trabajado por periodo, en este campo debes definir el número de horas que corresponden al periodo.

    Por ejemplo, en el caso de 15 días hay diferentes maneras de calcular las cantidad de horas a las que corresponden esos 15 días ya que depende de cuál es la política de la empresa. Hay empresas que utilizan 48 horas por semana y asumen que una quincena son 2 semanas, por lo que toman las 48 horas, las multiplican por las 2 semanas y calculan 96 horas como cantidad de horas base.

    Hay otros casos en donde aplican lo que es la cantidad de semanas promedio que existen en un mes, cuyo valor promedio es de 4.3333, por lo que toman las 48 horas de la semana, las multiplican por 4.333 y esto lo dividen entre 2, para obtener un valor de 104 horas por quincena como cantidad de horas base.

    Este valor va a determinar el costo por hora del empleado. Si por ejemplo, su sueldo mensual es de 1,000,000 CRC y en la empresa se labora 104 horas a la quincena, el costo por hora sería de: 1,000,000 / (104 x 2) = 4,807.69 CRC
    Si este campo no está correctamente definido no vas a obtener los valores que se esperan cuando calculas la planilla.
  5. Factor de extras. Este valor indica cómo se van a pagar las horas extra. Tiene un valor predeterminado de 1.5, lo que significa que la hora extra se paga a tiempo y medio. Puedes modificar este valor de acuerdo a las políticas de tu empresa.
  6. Factor de Feriados. Este factor indica cómo se pagan los días feriados que se laboran. De forma predeterminada, este factor es 2, pero puedes ajustar su valor dependiendo de las políticas de la compañía.
  7. Factor de Incapacidad. El factor de incapacidad sirve para indicar cómo se van a pagar los días de incapacidad. Por lo general se trabaja la incapacidad por medio tiempo, medio día, y el resto del día lo cubre el seguro social, por lo que su valor predeterminado es 0.5.
  8. Factor de Tiempo Extra en Feriados. Este valor indica cómo se van a pagar las horas extra en días feriados. Tiene un valor predeterminado de 2, lo que significa que la hora extra se paga al doble. Puedes modificar este valor de acuerdo a las políticas de tu empresa.
  9. Salario Base Indicado es Mensual. Aquí deberás indicar si el salario base que se le indica a un empleado (en la pestaña Empleados) es un salario mensual (check activado) o es un salario por periodo. De forma predeterminada, esta opción está activa, lo que indica que el sueldo de los empleados se considera mensual.

    Por ejemplo, si indicamos un salario mensual de 500,000 colones y sabemos que tenemos 2 periodos por mes, el sistema sabe que cada periodo tiene un salario de 250,000 CRC. Si deshabilitamos este check e indicamos el mismo salario de 500,000 colones, el sistema va a asumir que cada periodo tiene un salario de 500,000 CRC y por lo tanto va a calcular un salario mensual de un millón de colones.

    Dependiendo de como manejes tus planillas deberán activar o desactivar esta opción. Por ejemplo, en el caso de las planillas semanales es más cómodo indicar el salario por semana que indicar un salario por mes, por lo que en este caso la opción debe quedar deshabilitada.
  10. Periodos por mes. En este campo debes indicar cuántos periodos de cantidad base y unidad base vas a tener en un mes. Para planillas quincenales, el número de periodos por mes es 2. Para planillas semanales normalmente se asigna un valor de 4.33333 que es el número de semanas promedio en un mes (52 semanas / 12 meses).
  11. Días por mes. Aquí debes indicar cuántos días se consideran al mes. En el caso de una planilla quincenal siempre se van a tener 2 periodos por mes y si la cantidad base es de 15, por mes se tienen en total 30 días (15 x 2) en que elabora el empleado. En una planilla semanal, se tienen 4.3333 periodos por mes y normalmente se trabajan 6 días por periodo, por lo que los días por mes serán 26 (4.3333 x 6).

    De la misma manera en que la cantidad de horas base define el costo por hora del empleado, los días por mes van a definir el costo por día del trabajo del empleado.

    Por ejemplo, para un salario mensual de 1,000,000 CRC, el costo por día en una planilla quincenal es: 1,000,000/ 30 = 33,333.33 CRC.
    Si este campo no está correctamente definido no vas a obtener los valores que esperas cuando calculas la planilla.
  12. Factor de Costo de Días de Vacaciones. Este factor le indica a FinanzaPro cómo debe calcular el costo de los días de vacaciones. El valor predeterminado es 1. En el caso de las planillas quincenales o mensuales, la Unidad Base es Días, en este caso este factor se refiere al número de días que equivale un día de vacaciones, en este caso debe ser 1. Para planillas en donde la Unidad Base es Horas, este valor debe ser 8 (ocho horas equivale a un día de trabajo).

Esta es la información más importante en la definición de la planilla, ya que en base a esto el sistema podrá calcular todos los rubros que se encuentran en la configuración de la planilla.

Una vez que ingreses la información general de la planilla, que en este ejemplo muestra una planilla quincenal, la ventana podría verse así:

Si todo está correcto, haz clic en Ok para guardar esta definición de planilla:

En FinanzaPro puedes crear más de un tipo de planilla para la misma empresa y de igual manera puedes asignar diferentes empleados a diferentes planillas o inclusive puedes asignar el mismo empleado a 2 o más tipos de planilla. Esto te da una enorme flexibilidad para configurar y trabajar tus planillas como desees.

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