Configuración de vacaciones, deducciones, obligaciones y otros parámetros de la definición de planilla

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

Dentro de la ventana de definición de planilla, hay varias pestañas. La primera y más importante, es la pestaña General en donde se establecen los parámetros (días y horas) y factores (horas extra, feriados, etc.) del cálculo de la planilla. También, existen otras pestañas que deben configurarse antes de poder generar la planilla:

Ten en cuenta que la configuración que hagas en cada una de estas pestañas aplican a todos los empleados que formen parte de la planilla.

Estas pestañas son:

  • Vacaciones, que permite configurar cómo se calculan las vacaciones para la planilla.
  • Deducciones, que permite definir las deducciones (definidas en los parámetros de planilla) que aplican a la planilla, por ejemplo, Aportación del Empleado a la C.C.S.S.
  • Obligaciones, que permite definir las obligaciones (definidas en los parámetros de planilla) que aplican a la planilla, por ejemplo, Aportación del Patrono a la C.C.S.S.
  • Impuestos, que permite definir el cálculo de impuestos (tabla definida en parámetros), que aplica a la planilla, por ejemplo, Impuesto sobre la Renta.
  • Beneficios, en donde se definen los beneficios (definidos en los parámetros de la planilla) que aplican a la planilla, por ejemplo, Aguinaldo.
  • Liquidación, que permite definir los términos de liquidación que aplican a la planilla.
  • Email, en donde se indica el nombre y correo electrónico de la persona responsable de contestar preguntas y atender respuestas relacionadas con la planilla.
  • Empleados, en donde se agregan los empleados que pertenecen a esta planilla.

En este artículo, te vamos a explicar todas las pestañas de la definición de la planilla, salvo la de Empleados que es un poco más compleja y que puedes encontrar en el artículo: Cómo agregar empleados a una planilla.

Vacaciones

Esta pestaña te permite indicar si se van o no a calcular vacaciones para esta planilla. De forma predeterminada, no se calculan vacaciones para la planilla. Si esta planilla lleva cálculo de vacaciones, habilita la opción Calcular vacaciones para esta planilla:

Con esta opción habilitada, FinanzaPro calcula 15 días de vacaciones por año, lo que equivale a 1.25 días de vacaciones por mes trabajado. Este es el método tradicional de cálculo de vacaciones de FinanzaPro.

Si en tu empresa se maneja otro método de cálculo de vacaciones, habilita la opción Utilizar método alterno para cálculo de vacaciones, e indica los parámetros de cálculo en los siguientes campos:

  • Total de días de vacaciones por año. Número de días de vacaciones por año, por ejemplo, 12.
  • Total de días de vacaciones por periodo. Número de días de vacaciones que se acumulan por periodo. El número de periodos por mes está indicado en la pestaña General. Por ejemplo, .5 para el caso de 12 días de vacaciones por año, en el caso de que se tratara de una planilla quincenal con 2 periodos por mes.
  • Acumular vacaciones cada (meses). Para indicar cada cuando, en meses, se acumulan vacaciones. Por ejemplo, 1, de modo que se acumulen vacaciones cada mes.
  • Acumular vacaciones cada (en días). Para indicar cada cuando, en días, se acumulan vacaciones. Por ejemplo, 30, de modo que se acumulen vacaciones cada treinta días.
  • Considerar año completo (x) días antes. Permite que los empleados acumulen el total de vacaciones por año poco antes de haber cumplido un año completo. Por ejemplo 15, lo cual indica a FinanzaPro que 15 días antes de cumplir el año ya se le considera el total de vacaciones.
  • Indicar tiempo mínimo laborado para vacaciones, en Meses y Días. En esta sección puedes indicar el tiempo mínimo, en meses y/o días, para que un empleado comience a acumular vacaciones.

Puedes habilitar la opción Mostrar las vacaciones disponibles en boleta de pago:

Y también, puedes elegir cómo se hará el cálculo del pago de estos días de vacaciones: usando el salario actual, que es la opción predeterminada, o con el salario promedio de los 6 meses anteriores, o con el salario promedio de los últimos 12 meses:

De esta manera tienes una enorme flexibilidad para definir cómo quieres calcular las vacaciones para cada uno de los tipos de planilla que haya en tu empresa.

Puedes utilizar el método tradicional de cálculo de planillas para, por ejemplo, una planilla quincenal y definir un método diferente que se ajuste más a las políticas de la empresa para una planilla, por ejemplo, semanal.

En el caso de Costa Rica, se utiliza el método tradicional de cálculo de vacaciones que es de 15 días por año laborado.

Ten en cuenta, que en la pestaña Empleados puedes definir vacaciones personalizadas para el empleado reemplazando el cálculo de vacaciones general para la planilla.

Deducciones

En esta pestaña vas a indicarle al sistema qué tipos de deducciones (que creaste en Parámetros > Planillas > Tipos de Deducciones) les vas a aplicar a todos los empleados dentro de esta planilla:

Normalmente, debes seleccionar la aportación del empleado al Seguro Social, y si tuvieras otras deducciones definidas, como seria un ahorro navideño o una aportación a una asociación, puedes incluirlas también aquí y se aplicarán para todos los empleados de la planilla.

Ten en cuenta que además de definir deducciones en general para todos los empleados de la planilla, puedes definir deducciones en lo particular para cada empleado en la pestaña Empleados.

Una vez elegida la o las deducciones haz clic en el check en la parte inferior de la pantalla para guardar esta configuración:

Obligaciones

En esta pestaña vas a indicarle al sistema qué tipos de obligaciones (que creaste en Parámetros > Planillas > Tipos de Obligación) les vas a aplicar a todos los empleados dentro de esta planilla:

Normalmente, debes seleccionar la aportación del patrono al Seguro Social, y si tuvieras otras obligaciones definidas, como una aportación a una asociación, puedes incluirlas también aquí y se aplicarán para todos los empleados de la planilla.

Ten en cuenta que además de definir obligaciones en general para todos los empleados de la planilla, puedes definir obligaciones en lo particular para cada empleado en la pestaña Empleados.

Una vez elegida la o las obligaciones haz clic en el check en la parte inferior de la pantalla para guardar esta configuración:

Impuestos

En esta pestaña deberás definir la tabla de impuestos que se va a usar para el cálculo del impuesto de renta (que creaste en Parámetros > Planillas > Tablas de Impuestos):

Una vez elegida la tabla de impuestos haz clic en el check en la parte inferior de la pantalla para guardar esta configuración:

Ten en cuenta que además de definir el cálculo del impuesto de renta en general para todos los empleados de la planilla, puedes definir un cálculo de impuestos en lo particular para cada empleado en la pestaña Empleados.

Beneficios

En esta pestaña deberás indicar los beneficios que aplican para todos los empleados de la planilla, en este caso, Aguinaldo. También, deberás habilitar el campo Acumular si deseas que el beneficio se acumule para pagarlo posteriormente, lo que es habitual en el aguinaldo, o si deseas que se pague en cada planilla (deshabilitado):

Una vez elegido el beneficio a aplicar en la planilla haz clic en el check en la parte inferior de la pantalla para guardar esta configuración:

Ten en cuenta que además de definir beneficios en general para todos los empleados de la planilla, puedes definir beneficios en lo particular para cada empleado en la pestaña Empleados.

Liquidación

En esta pestaña debes elegir los conceptos que vas a manejar en esta planilla para el cálculo de liquidaciones: Auxilio de cesantía y Preaviso. De forma predeterminada ambas opciones están deshabilitadas. Habilita las que utilicen en tu empresa:

Ten en cuenta que en la pestaña Empleados puedes definir términos de liquidación particulares para cada empleado que reemplazan al cálculo de liquidación general para la planilla.

Email

En esta pestaña deberás ingresar el nombre de la persona responsable de la planilla, así como su correo electrónico. Esta información es importante, ya que se requiere de este correo como remitente para enviar las boletas de pago a sus receptores:

Una vez que toda la información de la planilla sea la correcta, haz clic en Ok para guardar esta definición de planilla:

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