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Cómo importar el archivo XLS con los saldos de cuentas por cobrar
Cómo importar el archivo XLS con los saldos de cuentas por cobrar

FinanzaPro te permite ingresar los saldos de tus cuentas por cobrar por medio de un archivo de importación de Excel.

Actualizado hace más de una semana

Todos los procedimientos que se describen en este artículo se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. En caso de que tengas dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee este artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.

FinanzaPro te permite ingresar los saldos de tus cuentas por cobrar por medio de un archivo de importación de Excel. Este archivo de importación debió haber sido llenado de acuerdo a las instrucciones del artículo: Archivo para Importar Cuentas por Cobrar.

Ingresa al módulo de cuentas por cobrar

Sigue la ruta:

Cuentas por Cobrar > Ingresar Facturas/Notas de Débito

Revisa que no haya facturas de cuentas por cobrar pendientes de aplicar

Este procedimiento debes hacerlo únicamente cuando ya comenzaste tus operaciones en FinanzaPro y ya tienes registradas cuentas por cobrar pero aún no ingresas tus saldos de cuentas por cobrar. De lo contrario, sáltate este procedimiento.

Cámbiate a la pestaña Facturas no aplicadas:

Anota el número de factura y el nombre del cliente de las facturas que aparezcan aquí, ya que después de importar los saldos de cuentas por cobrar, habrá que dejar estas facturas sin aplicar:

Sube a la nube el archivo de importación

Arrastra el archivo de importación de saldos en Excel en tu escritorio y suéltalo en cualquier parte de FinanzaPro:

Con esto, se abrirá esta ventana que te muestra que el archivo ha quedado en la nube (en la carpeta Webfile de Este Equipo el cual es el espacio en la nube de FinanzaPro):

Importa el archivo de saldos de cuentas por cobrar

Cámbiate a la pestaña Editar Facturas:

Haz clic en Importar:

Haz clic en Ok para continuar:

Elige el archivo de importación de saldos de cuentas por cobrar a importar que se encuentra en la carpeta Webfile de Este Equipo y haz clic en Abrir:

Si la importación del archivo es exitosa, al terminar verás el siguiente mensaje:

Haz clic en OK para cerrar esta ventana.

En el caso de que se presente algún error durante el proceso de importación, verás una ventana en donde se te indica el tipo de error y en qué línea del archivo de Excel se presenta. Toma en cuenta que el error está en la línea+1 del archivo de Excel:

Una vez que corrijas los errores en el archivo de Excel, guárdalo, haz clic en Cerrar, sube nuevamente a la nube el archivo de importación y ejecuta otra vez el proceso de importación descrito en esta sección.

Ten en cuenta que mientras haya errores de importación, no se importará ninguna cuenta por cobrar a FinanzaPro.

Cómo ingresar los saldos a favor de las cuentas por cobrar

En el caso de que haya saldos a favor en cuentas por cobrar (montos negativos), se deberá hacer un ingreso manual de esos saldos, que en realidad son notas de crédito, en el módulo de Cuentas por Cobrar en base a la información del archivo de Excel, ya que el proceso de importación no importa montos negativos.

En las siguientes imágenes se muestra qué información del archivo de Excel se debe ingresar:

Ahora, sigue la ruta:

Cuentas por Cobrar > Pagos/Notas de Crédito

Identifica al cliente con el saldo a favor y cámbiate a la pestaña Factura:

Haz clic en X para limpiar de información este formulario:

E ingresa la siguiente información en cada campo:

6. Tipo de Transacción: elige nota de crédito, NCR.

7. Fecha: la fecha de la cuenta por cobrar. Por ejemplo, 15/12/2021.

En el caso de que la fecha corresponda a un año fiscal que no está creado en FinanzaPro, deberás crearlo antes para poder ingresar este saldo a favor.

8. SubTotal: el monto del subtotal del saldo de la cuenta por cobrar en positivo. Por ejemplo, 56,500.00.

9. Imp. Ventas: el impuesto de la cuenta por cobrar en positivo. Por ejemplo, 0.0.

10. Grupo de Facturación: indica el Grupo de Facturación de la cuenta por cobrar. Por ejemplo, Ventas a Clientes, el cual es un grupo de facturación en colones.

11. Tipo de Cambio: el tipo de cambio indicado en la cuenta por cobrar. En este ejemplo no se indicó tipo de cambio en la CxC porque el Grupo de Facturación, Ventas a Clientes, está en colones. En casos así, debes ingresar 1.00.

12. Finalmente, haz clic en el check para guardar esta información.

Notarás que el asiento queda desbalanceado (abajo a la derecha). Para balancearlo cámbiate a la pestaña Detalles del Pago, ingresa la siguiente información:

14. Cuenta de Gastos/Bancos: la cuenta contable de la cuenta por cobrar. Por ejemplo: 13-01-01.

15. Débitos Nominal: el importe en positivo del saldo. Por ejemplo, 56,500.00.

Ahora verás que el Debe y el Haber quedan balanceados. Haz clic en el check para guardar esta información.

Ahora, cámbiate a la pestaña Facturas y haz clic en Hacer Pago y confirma haciendo clic en OK:

A continuación se generará la nota de crédito correspondiente:

Cuando cierres el reporte, verás que se creó la cuenta por cobrar en negativo, esto es, una nota de crédito:

Repite este mismo procedimiento (3 a 18) para las demás CxC que sean saldos a favor de clientes.

Aplica los saldos de cuentas por cobrar

Una vez importado el archivo de cuentas por cobrar, e ingresados los saldos a favor si existen, todas las facturas importadas, y notas de crédito ingresadas, quedarán como pendientes de aplicar (junto con otras facturas que tuvieras pendientes de aplicar). El siguiente paso es aplicarlas.

Haz clic en Aplicar:

Elige Todas las facturas:

Haz clic en Ok para confirmar la aplicación:

Desaplica las facturas que no pertenecen a los saldos de cuentas por cobrar importados

Si tenías facturas sin aplicar antes de importar los saldos de cuentas por cobrar, deberás desaplicarlas en el historial del cliente para dejarlas nuevamente pendientes de aplicar. Si este no es tu caso, sáltate este procedimiento.

Para desaplicar facturas sigue la ruta:

Cuentas por Cobrar > Historial de Transacciones por Cliente

Ubica al cliente al que le vas a desaplicar facturas y cámbiate a la pestaña Facturas:

Localiza la factura a desaplicar y haz clic en Desaplicar Transacción:

Haz clic en Ok para desaplicar la factura:

En el caso de que haya más facturas del mismo cliente por desaplicar, repite los pasos 5 al 7.

Si tienes que desaplicar más facturas de otros clientes, cámbiate a la pestaña Cliente y repite los pasos 3 al 7 para cada cliente con facturas pendientes por desaplicar:

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