Archivo de Importación de Saldos de Cuentas por Cobrar (Onboarding)

En este artículo encontrarás toda la ayuda que necesitas para llenar el archivo de importación de saldos de cuentas por cobrar como parte...

Actualizado hace más de una semana

La siguiente explicación sólo aplica como parte del proceso de onboarding para el levantamiento de saldos de facturas de clientes a crédito que están pendientes de cobro a una fecha de corte.

Este archivo es para empresas que ya están operando, que venden a crédito y que quieren migrar a FinanzaPro los saldos de sus cuentas por cobrar.

Para determinar la fecha de corte de los saldos a importar a FinanzaPro, si por ejemplo, vas a comenzar a operar FinanzaPro en tu empresa el 1ro. de julio del 2021, deberás subir los saldos de facturas pendientes de cobro al 30 de junio del 2021.

Recuerda que SÓLO debes ingresar los saldos de las facturas de clientes que están pendientes de cobro a una fecha determinada y no facturas que ya han sido cobradas.

Las empresas nuevas que apenas van a iniciar sus operaciones no necesitan usar este archivo.

A continuación encontrarás la información que debes ingresar en cada campo. Para ayudarte a comprender mejor el proceso, también hemos incluido algunas recomendaciones, ejemplos y los errores comunes que suelen suceder al momento de ingresar la información en este archivo.

Para que te sea más fácil encontrar el campo que deseas consultar incluimos una tabla de contenidos. Lo único que tienes que hacer es dar clic en el campo que te interesa.


No. Factura

Descripción

En este campo deberás ingresar el No. de Factura de la factura que está pendiente de cobro.

  • TIPO TEXTO

  • OBLIGATORIO

Recomendaciones

Debes ingresar el No. de Factura y no otra información. Para facturas electrónicas, debes ingresar el número del consecutivo de la factura electrónica, no la llave.

Ejemplos

00100001010000000036

2100018

Tipo de Transacción

Descripción

En este campo debes indicar el Tipo de Transacción del documento.

Para facturas pendientes de cobro indica como tipo de transacción FACT.

Si alguno de tus clientes tiene saldos a favor, debes de ingresarlos usando el tipo de transacción NCR.

  • TIPO TEXTO

  • OBLIGATORIO

  • EL TIPO DE TRANSACCIÓN DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE TRANSACCIONES DE FINANZAPRO.

Ejemplos

FACT

NCR

Cliente

Descripción

En este campo debes ingresar el nombre del Cliente al que pertenece la factura.

Este nombre debe ser exactamente el mismo que le asignaste al cliente en el archivo de importación de clientes en el campo Nombre, respetando mayúsculas, minúsculas, espacios, acentos y signos de puntuación.

  • TIPO TEXTO

  • OBLIGATORIO

  • EL NOMBRE DEL CLIENTE DEBE EXISTIR EN EL ARCHIVO DE IMPORTACIÓN DE CLIENTES.

Recomendaciones

· Recuerda que al momento de ingresar el nombre del cliente este debe ser exactamente el mismo que ingresaste en el archivo de importación de clientes de Excel en el campo Nombre.

· Para no equivocarte, puedes copiar el nombre del cliente en ese archivo (el del campo Nombre) y pegarlo en este campo. Sólo debes cuidar que sea el mismo cliente.

· Si decides ingresarlo en forma manual, ten presente que no debes ingresar espacios de más, antes, en medio o después. Debe ser exactamente el mismo nombre.

Ejemplos

Juan Fernández

Doña Dona

ACME, S.A.

Errores comunes

Ingresar de forma incorrecta el nombre del cliente. Esto ocasionará que al momento de la importación FinanzaPro rechace este registro.

Grupo de Facturación

Descripción

El Grupo de Facturación es el que define la divisa de la factura y el grupo en el que aparecerá esta factura en los reportes de cuentas por cobrar.

Los grupos de facturación que maneja FinanzaPro por omisión son:

Ventas a Clientes

Ventas a Clientes (USD)

  • TIPO TEXTO

  • OBLIGATORIO

  • EL GRUPO DE FACTURACIÓN DEBE EXISTIR PREVIAMENTE EN LA LISTA DE GRUPOS DE FACTURACIÓN DE FINANZAPRO.

Términos de Pago

Descripción

En este campo debes ingresar los Términos de Pago que se aplicaron a la factura por cobrar. En base a los Términos de Pago y la Fecha de la factura, se calcula su fecha de vencimiento.

Los Términos de Pago disponibles son:

Contado

Neto 7 días

Neto 15 días

Neto 30 días

Neto 45 días

Neto 60 días

Neto 90 días

  • TIPO TEXTO

  • OBLIGATORIO

  • LOS TÉRMINOS DE PAGO DEBEN EXISTIR PREVIAMENTE EN LA LISTA DE TÉRMINOS DE PAGO DE FINANZAPRO.

Fecha

Descripción

En este campo debes ingresar la Fecha de emisión de la factura en un formato de fecha válido de acuerdo a la configuración regional de Excel.

  • TIPO FECHA

  • OBLIGATORIO

Ejemplos

21-may-21

21-05-2021

21/05/2021

Errores comunes

· Ingresar la fecha en un formato inválido, por ejemplo: 210521.

· Ingresar la fecha de vencimiento y no la fecha de emisión de la factura.

Descripción

Descripción

Este campo te permite ingresar una breve Descripción de la factura de modo que sirva como referencia de la cuenta por cobrar.

  • TIPO TEXTO

  • OBLIGATORIO

Ejemplos

Factura pendiente de cobro al 30 de junio de 2021

CxC importada al 30/06/2021

Levantamiento de saldos al 30 de junio del 2021

Subtotal

Descripción

Aquí deberás ingresar el Subtotal de la factura, esto es, el monto de la factura ANTES de impuestos.

La suma de este monto más el monto del campo Impuestos debe ser igual al monto que ingreses en el campo Monto Total.

  • TIPO NUMÉRICO

  • OBLIGATORIO

Ejemplos

11000

128.50

1200.00

Errores comunes

Ingresar montos que incluyen impuestos.

Impuesto

Descripción

En este campo debes ingresar los Impuestos de la factura.

La suma de este monto más el monto del campo Subtotal debe ser igual al monto que ingreses en el campo Monto Total.

  • TIPO NUMÉRICO

  • OBLIGATORIO

Ejemplos

1430

16.71

156.00

Monto Total

Descripción

En este campo debes ingresar el Monto Total de la factura, el cual debe ser igual a la suma de los montos indicados en los campos Subtotal e Impuesto.

  • TIPO NUMÉRICO

  • OBLIGATORIO

Ejemplos

12430

145.21

1356.00

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