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Archivo de Importación de Asiento Contable

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

Este archivo se utiliza para importar asientos contables completos a tu contabilidad en FinanzaPro. Estos asientos pueden ser asientos mensuales de tu operación o también, el asiento de levantamiento de saldos cuando estás iniciando con FinanzaPro.

En el caso del asiento de apertura cuando estás iniciando con FinanzaPro lo que debes incluir en tu asiento inicial son los saldos de tu balance de comprobación a la fecha de corte.

A continuación encontrarás la información que debes ingresar en cada campo. Para ayudarte a comprender mejor el proceso, también hemos incluido algunas recomendaciones, ejemplos y los errores comunes que suelen suceder al momento de ingresar la información en este archivo.

Para que te sea más fácil encontrar el campo que deseas consultar, tenemos una tabla de contenidos en donde se detallan la lista de campos disponibles. Lo único que tienes que hacer es dar clic en el campo que te interesa.


Cuenta Contable

Descripción

Aquí debes ingresar el número de Cuenta del Registro Contable del asiento

La cuenta no puede ser una cuenta padre.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO 
  • LA CUENTA CONTABLE DEBE EXISTIR EN EL CATÁLOGO DE CUENTAS CONTABLES DEFINIDO EN FINANZAPRO.

Ejemplos

11-02-01-01

Errores Comunes

· Ingresar una cuenta contable padre. Los asientos contables se registran a nivel de cuenta hija.

· Ingresar el nombre de la cuenta en lugar del Número de Cuenta.

Descripción

Descripción

Aquí debes ingresar la Descripción del movimiento contable que estás registrando.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO

Ejemplos

Compra de suministros de oficina.

Pago de alquiler marzo del 2020

Compra de gasolina de la camioneta de reparto.

Fecha

Descripción

En este campo se debe ingresar la Fecha en la que se generó el movimiento contable.

La Fecha debe ingresarse en un formato de fecha válido de Excel de acuerdo a la configuración regional de Excel.

  • TIPO FECHA
  • OBLIGATORIO 

Ejemplos

30-06-21

30-06-2021

30/06/2021

Errores Comunes

· Ingresar la Fecha en un formato inválido, por ejemplo: 300621.

· Ingresar una fecha que no corresponda al periodo del asiento. Por ejemplo, si el asiento es de enero de 2021, poner una fecha de febrero de 2021.

Tipo de Documento

Descripción

En este campo debes indicar el Tipo de Documento del movimiento. 

Algunos tipos disponibles que son de uso común para este campo son:

ASD : Asiento de Diario

CHK : Cheque

FACT : Factura

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • EL TIPO DE DOCUMENTO DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE DOCUMENTOS DE FINANZAPRO.

Ejemplos

ASD

Número de Documento

Descripción

Aquí deberás ingresar el Número de Documento del movimiento contable, el cual es una referencia del movimiento que se está realizando.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 

Ejemplos

100101

Débitos y Créditos

Descripción

En estos campos debes ingresar el monto del DEBE o del HABER del movimiento contable según corresponda.

El monto debe ingresarse en la misma divisa de la cuenta contable. Por ejemplo, si la cuenta contable está en colones costarricenses, el monto que ingreses aquí deberá estar expresado en colones costarricenses.

En cada una de las líneas de este archivo sólo debes indicar Débitos o Créditos, pero no ambos. Es decir, si indicas un monto en el campo Débitos no debe ingresarse un monto en el campo Créditos. Si indicas un monto en el campo Créditos no debes indicar un monto en el campo Débitos.

  • TIPO NUMÉRICO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

1000

Errores Comunes

· Ingresar montos tanto en Débitos como en Créditos en la misma línea.

· Ingresar montos en una divisa diferente a la de la cuenta contable.

Tipo de Cambio

Descripción

En este campo debes ingresar el Tipo de Cambio del movimiento contable que se está ingresando.

Si la divisa de la cuenta contable del movimiento es igual a la divisa local de la empresa se debe ingresar 1 como valor del Tipo de Cambio.

Si la divisa de la cuenta contable del movimiento es diferente a la divisa local de la empresa se debe ingresar el Tipo de Cambio correspondiente. Por ejemplo, debes indicar 565.00 como tipo de cambio si la cuenta contable del movimiento está en dólares y el tipo de cambio para ese día fue $1 = ₡565.00.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL

Ejemplos

1

565

Errores Comunes

Dejar este campo en blanco.

Débitos (Local) y Créditos (Local)

Descripción

Aquí puedes ingresar fórmulas para multiplicar el monto de los campos Débitos y Créditos por el Tipo de Cambio. Estas dos columnas las debes utilizar para determinar si el asiento final está balanceado. Se recomienda que siempre hagas el cálculo de estas columnas para verificar los montos que van a llegar a tu estado financiero.

FinanzaPro no utiliza estos dos campos, sino que hace la multiplicación de los montos de los campos Débitos y Créditos, respectivamente, por el Tipo de Cambio. Si el resultado de la multiplicación de estos dos campos no coincide con los datos de estas dos columnas el proceso de importación dará un error.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL

Ejemplos

=F2*H2 (multiplicando el valor contenido en las celas F2 y H2)

= G2*H2 (multiplicando el valor contenido en las celas G2 y H2)

Sucursal

Descripción

Si en tu empresa se manejan centros de costo, en este campo deberás ingresar la Sucursal del centro de costo.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Ejemplos

Sucursal Puntarenas

Departamento

Descripción

Si en tu empresa se manejan centros de costo, en este campo deberás ingresar el Departamento del centro de costo.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Ejemplos

Administrativo

Unidad de Negocio

Descripción

Si en tu empresa se manejan centros de costo, en este campo deberás ingresar la Unidad de Negocio del centro de costo.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL 
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Ejemplos

Supermercado

Cafetería

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