El registro de gastos para la D-151

NOTA: Este artículo aplica solo para Costa Rica.

La D-151 es una declaración informativa fiscal que las empresas en Costa Rica deben presentar todos los años.

Uno de los requerimientos de esta declaración, es presentar los montos de gastos por proveedor (ya sea por compras o por gastos específicos) separados del monto del impuesto de ventas.

FinanzaPro Cloud te ayuda con el registro de tus facturas de gasto, de manera que al final del año, puedas generar fácilmente el reporte para la D-151 con los montos sin impuestos para cada proveedor.

Este desglose del gasto sin impuestos, se puede hacer tanto al ingresar facturas en cuentas por pagar, como al hacer notas de crédito o ingresar gastos directamente en el registro de las cuentas de banco.

Gastos registrados en Cuentas por Pagar

Ingreso de Facturas

Cuando ingresas una factura en el módulo de cuentas por pagar, lo único que debes hacer para registrar el gasto de acuerdo a los requerimientos de la D-151, es indicar el monto de las facturas en dos campos: el campo de Subtotal y el campo de Impuesto de Ventas.

Si la factura no tiene impuesto, debes dejar el campo de impuestos en 0 e indicar el total de la factura en el campo de subtotal.

Si la factura tiene impuesto, simplemente separa el subtotal de la factura del impuesto, e indicas ambos montos en el campo respectivo. FinanzaPro se encargará de calcular el total correspondiente de la factura.

El registro del impuesto de ventas a nivel contable

En el caso del impuesto de ventas, a la hora de ingresar el detalle contable de la transacción, tienes dos opciones:

Si el impuesto de ventas de esta factura de gasto que estamos ingresando, se puede debitar del Impuesto de Ventas por Pagar (es decir, lo que se reporta en la D-104, que es la declaración de impuestos de venta que se debe presentar todos los meses), entonces debes crear dos líneas de detalle contable: una para el gasto y otra para el impuesto de ventas, debitando la cuenta de Impuesto de Ventas por Pagar:

Por otro lado, se puede dar el caso de que el impuesto de ventas no se pueda debitar del Impuesto de Ventas por Pagar. Por ejemplo, si la empresa no vende con impuesto de ventas o si el gasto no es un gasto directamente relacionado a las ventas de la empresa.

En este caso, de igual manera necesitamos desglosar el impuesto de ventas para la D-151, pero enviar todo el monto completo a la cuenta de gasto.

En esta situación, debes indicar igual que antes, el subtotal e impuestos de la factura de manera separada a la hora de ingresar la factura.

Pero en el detalle contable, solo debes crear una línea, y así registrar todo el monto de la factura a una sola cuenta del gasto.

Registro de Notas de Crédito

En el caso de las Notas de Crédito, también es necesario indicar en la nota de crédito, cuánto del monto corresponde al gasto, y cuánto al impuesto de ventas.

En este caso, cuando seleccionas el tipo de transacción NCR (que actualmente es el único tipo que soporta indicar el subtotal e impuesto por separado), te van a aparecer los dos campos de subtotal e impuestos, en donde debes indicar estos montos por separado:

Al igual que en la factura, esto le va a permitir a FinanzaPro determinar el monto real del gasto pagado a un proveedor, sin incluir el impuesto de ventas.

Aquí tienes también la opción de acreditar o no el monto del Impuesto de Ventas por Pagar a nivel contable.

Si se debe acreditar esta nota de crédito al monto de impuestos de ventas por pagar, debes crear dos líneas: una reversando el gasto y otra, aumentando el impuesto de ventas por pagar.

Si no se debe acreditar la cuenta de impuestos de ventas por pagar (por ejemplo, porque tu empresa no vende con impuestos o no es un gasto directamente relacionado con las ventas) entonces solo debes indicar una línea contable reversando el gasto.

Gastos registrados en Bancos

Cuando son gastos que se pagan de inmediato ya sea desde una cuenta de banco o con una tarjeta de crédito, como por ejemplo, los gastos recurrentes (agua, luz, teléfono, etc), facturas canceladas el mismo día, o compras realizadas con la tarjeta de crédito, también debes indicar los montos del gasto de manera que se puedan utilizar en el reporte de la D-151.

En bancos, para poder indicar que una transacción es un gasto que queremos ver en la D-151, lo primero que se debe hacer es indicarle un proveedor a la transacción:

Esto le va a decir a FinanzaPro que el movimiento que estamos registrando no solo afecta la cuenta de banco o tarjeta correspondiente, sino que también debe asociarse la transacción a un proveedor específico y debe considerarse para efectos de la D-151.

Si no se deseas ver este movimiento en la D-151, y además, tampoco te interesa ver el proveedor al que se le registró el gasto (por ejemplo, en el caso de pagos a gasolineras, restaurantes, tiendas ocasionales, etc), puedes dejar este campo de proveedor en blanco.

Por otro lado, si el movimiento no es un gasto, sino que es un depósito, una transferencia o un depósito de pago a una tarjeta de crédito (por ejemplo), entonces DEBES dejar este campo en blanco, para que no tengas información incorrecta en tus reportes de gastos.

Luego de indicar el proveedor, debes indicar el número de factura y el monto de la transacción, separando el monto correspondiente al gasto del impuesto de ventas de la factura.

Nota que cuando hacemos esto, los campos de depósito y retiro en la transacción se deshabilitan, y el sistema calcula el monto de la transacción en base a los montos que indicaste:

Si el movimiento no es un gasto, entonces vas a poder indicar normalmente si el movimiento es un depósito o un retiro de la cuenta.

Por lo general, todos los movimientos de gasto en cuentas de banco van a ser retiros. Por eso, cuando se indica el subtotal y el impuesto, el sistema automáticamente llena la columna de "Retiro".

Si debes registrar una reversión de un gasto

En los casos excepcionales en los que necesites hacer una reversión de un gasto, y por lo tanto, la reversión del monto correspondiente en la D-151 (por ejemplo, por que nos hicieron una devolución de dinero o porque nos reversaron un gasto realizado con la tarjeta de crédito), entonces debes indicar los montos de subtotal e impuestos con signo NEGATIVO:


Cuando haces esto, FinanzaPro va indicar el monto de la transacción automáticamente como un "Depósito", ya que el dinero está ingresando de nuevo a nuestra cuenta--en el caso de una cuenta de banco--o se está reversando el cargo de nuestra tarjeta de crédito.

El detalle contable de la transacción

Una vez indicado el proveedor y el desglose de los montos, debes indicar también las cuentas contables.

Aquí nuevamente tienes la opción de debitar (o acreditar) este gasto del Impuesto de Ventas por Pagar que se reporta y se paga al final de cada mes.

Si se deben debitar o acreditar estos impuestos, entonces debes crear dos líneas contables: una registrando el gasto y otra, debitando o acreditando el impuesto de ventas por pagar:

Si no se debe debitar o acreditar la cuenta de Impuestos de Venta por Pagar (por ejemplo, porque la empresa no vende con impuestos o no es un gasto directamente relacionado con las ventas) entonces solo debes indicar una línea registrando la totalidad del gasto:

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