A continuación encontrarás algunos ejemplos de diferentes casos de transacciones de bancos de manera que te ayuden a comprender cómo debes ingresar la información en el archivo de importación de transacciones de bancos.

En este tipo de asiento únicamente intervienen dos cuentas contables, la del DEBE y la del HABER.

Cuando tienes una transacción que involucra un ingreso o una salida de la cuenta de banco y el monto de la transacción afecta a una sola cuenta contable, únicamente debes completar una sola línea de este archivo indicando la cuenta contable afectada por la transacción. La otra cuenta contable de esta transacción es la que pertenece a la Cuenta de Banco y su monto está dado por el monto de Ingresos o Salidas según aplique. Con la información que captures, el proceso de importación de FinanzaPro crea el asiento contable con partida y contrapartida.

Para este tipo de transacciones, tu archivo de Excel puede verse así:

En este tipo de asiento intervienen más de dos cuentas contables, sin límite.

Cuando ingresas el pago de una factura a un proveedor cuya información es la siguiente:

Subtotal = 20,000

Impuesto = 2,600

Salidas = 22,600

En tu asiento contable debes mandar el Subtotal del movimiento a una cuenta contable de gastos, por ejemplo la 52-34, y el monto de Impuestos a una cuenta contable de impuestos por pagar, por ejemplo, la 9999-IVA.

Como el monto total de la transacción se va a distribuir en diferentes cuentas contables, en el archivo de Excel deberás utilizar las líneas que sean necesarias de modo que puedas ingresar la información de cada cuenta contable involucrada en la transacción. En estas líneas de la transacción deberás copiar los datos que ya ingresaste, esto es, el contenido de los campos Cuenta de Banco, Fecha, Tipo de Transacción, No. de Documento, Referencia, Proveedor, No. de Factura, Páguese a la Orden De, Descripción, SubTotal, Impuesto, Ingresos y Salidas.

Finalmente, deberás indicar en cada una de estas líneas la Cuenta Contable y monto que corresponda, esto es, en la primera línea ingresarás la cuenta contable del gasto (52-34) y su monto de 20,000 en el campo Dividir Monto, y en la segunda línea, la cuenta contable de impuestos (9999-IVA) y su monto de 2,600 en el campo Dividir Monto. La otra cuenta contable de esta transacción es la que pertenece a la Cuenta de Banco y su monto está dado por el monto de Ingresos o Salidas según aplique. Con la información que captures, el proceso de importación de FinanzaPro creará el asiento contable con partida y contrapartida.

Una vez que captures la información de tu transacción de banco, el archivo de Excel podría verse así:

Si tu transacción es una transferencia entre cuentas bancarias, deberás hacer uso de una cuenta contable puente, la cual puede ser una cuenta de ‘movimientos en tránsito’. Esta cuenta debe ser la misma tanto para el movimiento de ingreso a la cuenta como para el movimiento de salida de la cuenta, de manera que ambos movimientos se compensen.

Para ingresar una transferencia entre cuentas debes agregar una línea nueva e ingresar en cada una de estas líneas la cuenta de banco correspondiente a cada movimiento (ingreso y salida) en el campo Cuenta de Banco, y en el campo Cuenta Contable debes indicar en las dos líneas de la transacción la misma cuenta contable puente de ‘movimientos en tránsito’, por ejemplo, la cuenta 11-04-01. Los demás campos, desde Fecha hasta Impuesto deben tener la misma información.

En esta transferencia de ejemplo se transfieren 600,000 CRC de una cuenta bancaria en colones a una cuenta bancaria en dólares en donde se reciben 1000 USD. Al momento de importar esta información a FinanzaPro, se generarán 2 asientos contables, uno de salida de bancos y otro de ingreso a bancos.

En este ejemplo, un monto está en colones costarricenses y el otro en dólares estadounidenses. En el caso de que el tipo de cambio utilizado para esta transferencia sea diferente al publicado por el Banco Central del día de la transacción, en este archivo hay una columna, Tipo de Cambio[Transacción], en donde debes ingresarlo, de lo contrario deje en blanco este campo. El proceso de importación de FinanzaPro le asignará el tipo de cambio publicado por el Banco Central de la fecha de la transacción. Con la información que captures, el proceso de importación de FinanzaPro genererá dos (2) asientos contables independientes, el de la salida de bancos y el del ingreso a bancos.

La información que captures en el archivo de Excel sería similar a la siguiente:

En el caso de que estés manejando centros de costo, puedes distribuir entre ellos el importe de la transacción, por lo que en el archivo de Excel deberás utilizar las líneas que sean necesarias de modo que puedas ingresar la información de cada centro de costo involucrado en la transacción. En estas líneas deberás copiar los datos que ya ingresaste, esto es, el contenido de los campos Cuenta de Banco, Fecha, Tipo de Transacción, No. de Documento, Referencia, Proveedor, No. de Factura, Páguese a la Orden De, Descripción, SubTotal, Impuesto, Ingresos, Salidas y Cuenta Contable.

Posteriormente, en el campo Dividir Monto deberás indicar el monto que le corresponde a cada centro de costo que ingreses en los campos Sucursales y/o Departamentos y/o Unidades de Negocio. La otra cuenta contable de esta transacción es la que pertenece a la Cuenta de Banco y su monto está dado por el monto de Ingresos o Salidas según aplique. Con la información que captures, el proceso de importación de FinanzaPro creará el asiento contable de la transacción.

En la siguiente imagen te mostramos una salida de 50,000 CRC por transferencia aplicada a la misma cuenta contable (52-03-13) pero a diferentes centros de costo (sucursales):

En el caso de que estés manejando varios centros de costo y diferentes cuentas contables, debes distribuir entre ellos el importe de la transacción, por lo que en el archivo de Excel deberás utilizar las líneas que sean necesarias de modo que puedas ingresar la información de cada cuenta contable y/o centro de costo involucrado en la transacción. En estas líneas deberás copiar los datos que ya ingresaste, esto es, el contenido de los campos Cuenta de Banco, Fecha, Tipo de Transacción, No. de Documento, Referencia, Proveedor, No. de Factura, Páguese a la Orden De, Descripción, SubTotal, Impuesto, Ingresos y Salidas.

Posteriormente, deberás indicar la Cuenta Contable que corresponda, en el campo Dividir Monto deberás indicar el monto asignado a la cuenta contable y centro de costo que ingreses en los campos Sucursales y/o Departamentos y/o Unidades de Negocio. La otra cuenta contable de esta transacción es la que pertenece a la Cuenta de Banco y su monto está dado por el monto de Ingresos o Salidas según aplique. Con la información que captures, el proceso de importación de FinanzaPro creará el asiento contable de la transacción.

En la siguiente imagen te mostramos una salida de 30,000 CRC por transferencia aplicada a diferentes cuentas contables y diferentes centros de costo (sucursales):

Si tuvieras un pago de renta anual de 1,200,000 CRC del cual pagaste un total de 450,000 CRC como anticipo en los pagos trimestrales del impuesto de renta, teniendo una diferencia a pagar de 750,000 CRC a Hacienda, necesitas usar dos líneas de este archivo de Excel para crear el asiento contable.

En la primera fila deberás ingresar la Cuenta de Banco de donde se ha realizado la transferencia, la información de los campos Fecha, Tipo de Transacción, No. de Documento, Referencia y Descripción, y en el campo Salidas, un monto de 750000. En el campo Cuenta Contable ingresarás la cuenta contable de pasivo que registra el total del impuesto anual de renta a pagar que para este ejemplo es la 24-02, y en el campo Dividir Monto, deberás registrar el monto total del impuesto anual de renta a pagar, es decir, 1200000. Después, deberás copiar en la siguiente fila los datos de las columnas desde Cuenta de Banco hasta Salidas.

En esta nueva fila sólo te falta completar la Cuenta Contable de activo de renta en donde se registró el total de los anticipos de pagos trimestrales del impuesto de renta, en este ejemplo la 15-02-03, y en el campo Dividir Monto, deberás ingresar el monto total de los anticipos en NEGATIVO, esto es -450000. De esta forma ambos importes rebajan su cuenta contable (de pasivo y de activo) y la sumatoria de los montos de la columna Dividir Monto para esta transacción coincide con el monto de la salida del banco.

Una vez que ingreses la información de esta transacción de bancos, tu archivo de Excel podía verse así:

El ejemplo anterior mostró la afectación a cuentas de activo/pasivo, pero hay otros casos que se pueden manejar de forma similar. Como cuando se tiene el caso de un ingreso a bancos que disminuya la cuenta por cobrar y tenga alguna comisión que es un gasto que deba de cargarse y al ser un ingreso, ese gasto se pondría en una línea por separado, como se muestra en el siguiente ejemplo.

Se recibe en Paypal el depósito por el pago de un cliente 1,330,000 CRC, pero para abonarlo a la cuenta de bancos PayPal cobra una comisión de 30,000 CRC, lo cual deja un ingreso real en bancos de 1,300,000 CRC. Para registrar esta transacción necesitas usar dos líneas en este archivo de Excel.

En la primera línea deberás ingresar la cuenta de bancos que recibe el ingreso, la información de los campos Fecha, Tipo de Transacción, No. de Documento, Referencia y Descripción, y en el campo Ingresos el monto real del ingreso a la cuenta de banco, esto es, 1300000. En el campo Cuenta Contable ingresarás la cuenta por cobrar en donde se va a registrar el monto total envíado por PayPal, que para este ejemplo es la 11-05-01 y en el campo Dividir Monto, el monto total envíado por PayPal, este es, 1330000. Después, deberás copiar en la siguiente fila los datos de las columnas desde Cuenta de Banco hasta Salidas.

En esta nueva fila sólo te falta ingresar en el campo Cuenta Contable, la cuenta de gasto en donde se debe registrar la comisión cobrada por PayPal, que en este ejemplo es la 59-01-02, y en el campo Dividir Monto deberás ingresar la comisión en NEGATIVO, esto es, -30,000, de manera que aumente el gasto. De esta forma estos importes rebajan la cuenta por cobrar y aumentan el gasto respectivamente, y además, la sumatoria de los montos de la columna Dividir Monto para esta transacción coincide con el monto del ingreso a la cuenta de bancos.

Una vez que ingreses la información de esta transacción de bancos, tu archivo de Excel podía verse así: