Hacer un pago por adelantado a un proveedor, en el módulo de Cuentas por Pagar, es muy similar a hacer un pago normal. Las dos diferencias importantes son las siguientes:
Por lo general, se usa un grupo de facturación distinto, que se llama "Anticipos Proveedores". Este grupo de facturación está asociado a una cuenta de activo, y no a una cuenta de pasivo, como los demás grupos de facturación.
No se aplica a ninguna factura, sino que se deja como un "balance sin aplicar" (es decir, queda como un saldo a favor con el proveedor).
A continuación te mostramos el proceso de cómo registrar un adelanto a un proveedor:
De las cosas importantes a observar:
1. Hemos indicado el grupo de facturación "Anticipos a Proveedores" en el registro de pago:
2. Hemos dejado el saldo como un "Balance no Aplicado". Esto es importante revisarlo en todos los pagos por adelantado, para estar seguros que lo estamos aplicando de la manera correcta:
3. Al aplicar el pago, queda como un monto en negativo, lo que significa que quedó como un saldo a favor, que es exactamente lo que necesitamos:
Cómo aplicar un pago por adelantado, cuando ya tengo la factura
Posteriormente, cuando ya tengo la factura a la que corresponde ese pago por adelantado, es necesario aplicarle el adelanto a la factura.
En este caso, tenemos dos opciones:
Podemos esperar a que la factura ya la cancelemos en su totalidad, para hacer todo en un solo proceso (el proceso recomendado), o
Podemos aplicar el pago a esa factura de una vez, al momento de tener la factura, sin esperar hasta el momento en que cancelemos esa factura.
Para aplicar el pago hasta el momento de realizar la cancelación
En este caso, se debe registrar un pago normalmente, pero incluyendo primero el adelanto, y posteriormente la factura. Este es el proceso recomendado, ya que se puede aplicar el adelanto y cancelar la factura en un solo movimiento.
En ejemplo anterior, seguimos estos pasos:
Creamos el pago
Seleccionamos la cuenta de banco
NO indicamos el monto a pagar
Seleccionamos (con doble clic) el pago por adelantado primero
Seleccionamos (con doble clic) la factura a cancelar.
Usamos el botón de la calculadora para calcular el monto del pago. Vemos que el sistema calcula el monto correcto de $250.00 ($500.00 de la factura menos $250.00 del adelanto).
Nos aseguramos que "Balance No Aplicado" está en cero (porque no vamos a dejar ningún saldo a favor)
Finalmente, aplicamos el pago.
Luego de aplicar el pago, van a desaparecer tanto el pago como la factura, dado que ya quedó todo aplicado y cancelado.
Para aplicar el pago al momento de recibir la factura, sin esperar a la cancelación
Si no deseo esperar a que vaya a cancelar la factura, para aplicar el pago por adelantado a la factura, debo entonces utilizar un APCR (APlicar CRéditos a Factura):
En ejemplo anterior, seguimos estos pasos:
Creamos el APCR
Indicamos la divisa
Seleccionamos (con doble clic) el pago por adelantado primero
En la factura, indicamos el monto del adelanto que vamos a aplicar en la factura. Observa que este monto lo indicamos manualmente, y NO con doble clic.
Nos aseguramos que tanto "Monto a Debitar" como "Balance No Aplicado" está en cero (porque no vamos a dejar ningún saldo a favor). Esto es muy importante en los APCR.
Finalmente, aplicamos el APCR.
Luego de aplicar el APCR, nos va a quedar el saldo pendiente de la factura, luego de haberle aplicado el adelanto:
