El uso de existencias en negativo en el inventario es una práctica bastante regular para muchas compañías, por lo que es importante que puedas conocer qué implicaciones puede tener esta práctica en tu negocio dentro de FinanzaPro y con qué herramientas cuentas para corregir tus márgenes de utilidad.
Qué debes considerar cuando trabajas sin existencia de productos
Al vender productos que no tienes en bodega se registrará una cantidad negativa al facturar esa venta. Por ejemplo, vendes
1lapicero que no tienes en bodega por lo que después de facturarlo tendrás registrado en la bodega del sistema-1lapicero:
Al vender generando existencias en negativo, como no hay costo de producto, mientras tengas la existencia en negativo, el costo será cero, y el margen de utilidad en los reportes será del 100% (provocado por un costo unitario en ceros). Esto cambia cuando se ingresan compras o entradas del producto y se ejecutan los procesos de recálculo de inventario y de márgenes de utilidad que se explican más adelante.
En relación al costo cero y el margen de utilidad del 100% por facturar en negativo, el sistema cuenta con una opción que te permite indicar costo manual del producto para que se cargue el registro para datos de costo y utilidad. Si deseas utilizar esta opción, pide asistencia a Soporte de FinanzaPro.
El registro de existencias en negativo en bodega, generará ajustes a nivel de contabilidad por dicha existencia en negativo al registrar la entrada o compra del producto.
Una vez que se realiza la entrada o compra del producto con existencias en negativo, debes correr estos dos procesos:
- Recálculo de Inventario
- Recálculo de Márgenes de Utilidad
Estos dos procesos le harán lo siguiente a los productos que tenían cantidades en negativo: cargarán el costo del producto, realizaran el ajuste del negativo en el inventario, y al ya tener un costo, se registrará la utilidad respectiva del producto.
Estos procesos se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si tienes dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.
Recálculo de inventario
El recálculo de inventario es una herramienta que se requiere cuando facturas en negativo o cuando estás realizando desaplicaciones y correcciones de compras para que el sistema pueda reordenar la información de tu inventario.
Consideraciones que debes tomar en cuenta antes de ejecutar este proceso
No se recomienda recalcular meses de períodos anteriores o ya cerrados.
Este proceso se debe ejecutar al finalizar el día cuando ya ningún otro usuario está usando el sistema.
Cuando el proceso se esté ejecutando no cierres nada en el sistema. Aunque salgan ventanas con mensajes, no le des
Oka ninguno de ellos, deja que el proceso continúe. Cierra el navegador y apaga la máquina.
Aunque la máquina se apague, el proceso va a continuar, se estará ejecutando hasta que finalice. Al día siguiente, el proceso debe haberse completado.
Para llevar a cabo el recálculo del inventario sigue la ruta:
General > Definir Compañía
Haz clic en Editar:
Cámbiate a la pestaña Herramientas, selecciona la opción Recalcular datos de Inventario y haz clic en Ejecutar:
Proporciona en Fecha del inventario a recalcular la fecha a partir de la cual quieres que se haga el recálculo. Por ejemplo, hoy es 11 de febrero y quieres que se recalcule el inventario a partir del día primero del mes, entonces debes proporcionar como fecha 01/02/2022.
Haz clic en Aceptar para que comience el proceso:
Al terminar, se mostrará en la pantalla el siguiente mensaje. Haz clic en Ok:
Y finalmente, haz clic en Aceptar:
Una vez recalculadas las existencias del inventario, deberás de recalcular los márgenes de utilidad, siguiendo las instrucciones del artículo: Recálculo de márgenes de utilidades.