Para terminar la relación laboral de un empleado se requiere generar su liquidación en donde se incluye el pago de vacaciones pendientes y beneficios acumulados, cesantía y preaviso, así como salarios pendientes si los hay. También, con este proceso se retira al empleado de la planilla.

Para generar una liquidación sigue la ruta:

Planillas > Generar Liquidaciones

Cuando entras por primera vez a esta opción, la ventana Generar Liquidaciones estará vacía, pero cuando hay liquidaciones pendientes de aplicar, aquí podrás verlas:

En esta ventana puedes:

Generar una liquidación.
Editar una liquidación para revisarla, modificarla o ajustarla.
Aplicar una liquidación para enviarla a cuentas por pagar.

Generar una liquidación

Para generar una liquidación debes hacer clic en Generar en la ventana Generar Liquidaciones:

Ahora, deberás ingresar la información de esta planilla de liquidaciones:

2. Favor seleccionar la planilla a Generar. Aquí deberás seleccionar de la lista de planillas, la planilla a la que pertenece el empleado a liquidar. Por ejemplo: Planilla Quincenal Administrativa.

3. Fecha Inicial de la planilla y Fecha Final de la Planilla, en donde deberás indicar la fecha de liquidación del empleado. De forma predeterminada ambas fechas muestran la fecha del día, modifica ambas a la fecha de liquidación del empleado.

La fecha de la planilla de liquidación deberá ser posterior a la de la última planilla ordinaria. De no ser así, no se podrá aplicar esta planilla.

4. Seleccionar. Al presionar este botón se mostrará la lista de empleados, selecciona al empleado a liquidar, y haz clic en Ok:

Una vez que proporciones esta información, la ventana de datos de la planilla de liquidación se podría ver así:

Si toda la información es correcta, haz clic en Ok para que se genere la planilla de liquidación. Al terminar, en la ventana se mostrará la planilla de liquidación generada:

La información que muestra esta ventana es:

Planilla. Nombre de la planilla.
Empleado. Nombre del empleado a liquidar.
Fecha Inicio. Fecha de inicio de la planilla.
Fecha Final. Fecha final de la planilla.
Año. Año de la planilla, el cual corresponde a la fecha de generación de la planilla.
Mes. Mes de la planilla, el cual corresponde a la fecha de generación de la planilla

Editar la liquidación

Esta opción te permite ver los detalles de la liquidación y hacer los ajustes que sean necesarios. Esta es la ventana de edición de liquidaciones:

De forma predeterminada, esta ventana se abre en la pestaña Términos de Liquidación, y cuenta con diferentes pestañas:

Información General

Muestra el nombre de la planilla seleccionada y periodo de la planilla:

Detalles de la planilla

Esta pestaña muestra el detalle de la planilla de la misma forma que la planilla ordinaria, pero en este caso, sólo contiene al empleado a liquidar y todos los campos indicados están en ceros.

Esta opción se utiliza cuando estás liquidando a un empleado a mitad de un periodo, no en la fecha de corte de la planilla (día 15 o fin de mes en planillas quincenales), como por ejemplo, en día primero de mes y se requiere pagarle al empleado su sueldo de ese día, además de su liquidación:

También, en esta pestaña, en la opción Presentación Preliminar puedes obtener los reportes relacionados con la planilla y la liquidación del empleado :

Reporte Detallado de Planilla. Este reporte muestra el detalle de la planilla del empleado que estás liquidando:
Reporte Detallado de Planilla (Resumen). En este reporte verás toda la información de la planilla a nivel departamento al que pertenece el empleado que estás liquidando:
Reporte de Resumen de Planilla. Este reporte muestra el resumen de la planilla para el empleado que estás liquidando:
Boletas de Pago de Planilla (todos) y Boletas de Pago de Planilla (seleccionado). Estas opciones te permiten obtener la boleta de pago de planilla del empleado que estás liquidando:
Detalles de la Liquidación. Este reporte te muestra toda la información de cálculo de la liquidación, con el detalle de los salarios del año anterior a la liquidación y promedios de salarios. También cuenta con una sección para las firmas y una nota legal:

Términos de Liquidación

Esta es la pestaña que se muestra por omisión al entrar a editar una liquidación. Aquí verás la información específica de la liquidación:

Información general del empleado a liquidar

Aquí verás el nombre completo del empleado y su número de identificación:

Tipo de terminación laboral

En esta sección puedes indicar si el empleado renunció (opción predeterminada), si fue despedido sin responsabilidad patronal, o si fue despedido con responsabilidad patronal. Cada una de estas opciones tiene diferentes efectos en el monto de la liquidación:

Al modificar el tipo de terminación laboral debes hacer clic en el check √ en la parte inferior de la pantalla para actualizar los montos de los diferentes conceptos de la liquidación:

Detalle de la liquidación

En esta sección se muestran los diferentes conceptos y montos que componen la liquidación:

Los campos que tenemos en esta sección son:

Total Días de Vacaciones Pendientes. Se refiere al número de días totales de vacaciones pendientes que tiene el empleado al momento de ser liquidado.
Total de Vacaciones Adeudadas. Monto que corresponde a los días de vacaciones pendientes indicados en el campo anterior.
Total Beneficios Adeudados. Monto de beneficios que tiene pendiente el empleado en base a las planillas.
Total Días de Cesantía. Muestra el total de días de cesantía que le corresponden al empleado en base a su antigüedad en la empresa:
- Si el empleado trabajó menos de 3 meses en la empresa, no le corresponde pago de cesantía.
- Si el empleado trabajó de 3 a 6 meses en la empresa, le corresponden 7 días de cesantía.
- Si el empleado trabajó de 6 a 12 meses en la empresa, le corresponden 14 días de cesantía.
- A partir del año de antigüedad, le corresponden 19.5 días de cesantía aumentando 0.5 días con cada año hasta llegar a 6 años, a partir de los cuales los días de cesantía son 22 para ese año, el 7o., el 8o. y 9o.
- A partir de 10 años y hasta el 13o., los días de cesantía se reducen en 0.5 días por año, siendo 20 días para el año 13 y subsecuentes.
Esta información puede ser modificada.
Total de Cesantía. Monto por cesantía que se le debe cancelar al empleado al momento de liquidarlo. Este monto se calcula en base al número de días de cesantía que le corresponden al empleado, pero también depende del tipo de terminación laboral. Por ejemplo, si el empleado renuncia o es despedido sin responsabilidad patronal, el patrono no está obligado a pagarle la cesantía por lo que el monto será 0, pero si el tipo de terminación laboral es despido con responsabilidad patronal, sí se calcula el monto correspondiente.
Total Días de Preaviso. Aquí se muestran los días de preaviso que se le deben cancelar al empleado. Los días de preaviso mostrados dependen de la antigüedad del empleado en la empresa:
- Si el empleado trabajó menos de 3 meses en la empresa, no hay obligación de preaviso.
- Si el empleado trabajó de 3 a 6 meses en la empresa, el preaviso es de una semana.
- Si el empleado trabajó de 6 a 12 meses en la empresa, el preaviso es de 15 días.
- A partir del año de antigüedad, le corresponde un preaviso de un mes.
Esta información puede ser modificada.
Días trabajados en Preaviso. Este campo muestra el número de días que fueron trabajados por el empleado en ese preaviso. De forma predeterminada, el número de días mostrado aquí es el mismo del campo anterior (Total de días de preaviso) pero aquí puedes modificarlos si el empleado no los trabajó todos.
Total de Preaviso. Este monto corresponde al pago de los días trabajados en el preaviso (indicados en el campo anterior). Cuando el empleado trabaja menos días del preaviso este monto depende de si se le van a deducir o no los días no trabajados (ver ejemplo en el campo siguiente).
Deducir los días que no fueron trabajados en el preaviso. En el caso de que el empleado no haya trabajado algunos días del preaviso, puedes descontárselos habilitando esta opción, que es el valor predeterminado de este campo.

Por ejemplo, para un empleado con la siguiente información:

- Sueldo promedio de los últimos seis meses: 1,385,798.97 CRC (46,193.30 diarios)
- Días de preaviso por ley: 15 días
- Días de preaviso trabajados: 11 días

Si se le deducen los días que no trabajó:
- Total de preaviso: 323,353.09 CRC (11 días trabajados x 46,193.30 - 4 días no trabajados x 46,193.30)

Si no se le deducen los días trabajados del preaviso:
- Total de preaviso: 508,126.28 CRC (11 días trabajados x 46,193.30)
Operaciones de Crédito Pendientes. Este campo muestra el total de operaciones de crédito que tenga pendientes el empleado al momento de su liquidación.
Total de Salario Pendiente. En este campo se muestra el total de salario pendiente que tenga el empleado al momento de su liquidación (este monto se calcula en la pestaña Detalles de la Planilla cuando el empleado es liquidado en una fecha diferente a la de corte de la planilla ordinaria).
Monto Total de la Liquidación. Es la suma de todos los montos calculados en la liquidación:

Total de Vacaciones Adeudadas + Total Beneficios Adeudados + Total de Cesantía + Total de Preaviso + Total de Salario Pendiente
Deducir operaciones de crédito en liquidación. Esta opción permite descontar las operaciones de crédito pendientes del monto de la liquidación. Su valor predeterminado es deshabilitado, esto es, aunque haya operaciones de crédito pendientes, no hay descuentos ya que por ley una liquidación no puede tener descuentos.

Sin embargo, en el caso de que sí hubiera operaciones de crédito pendientes al momento de la liquidación, si se llegara a un acuerdo con el empleado o por políticas de la empresa, sí es posible que se le deduzca este monto de la liquidación al habilitar esta opción.

Parámetros de Liquidación

En esta pestaña se muestran los salarios promedio del último mes, y de los 3, 6 y 12 meses anteriores, también se muestra el total de días de vacaciones acumuladas:

Salarios promedio

Todos los montos que se calculan en la liquidación se calculan en base a salarios promedio (que fueron generados en las planillas ordinarias):

El monto de vacaciones pendientes de disfrutar se calcula en base al salario promedio de los últimos 12 meses
Los montos de preaviso y cesantía se calculan con base al salario promedio de los últimos 6 meses.

El cálculo de promedios es algo que varía mucho de empresa en empresa ya que no hay un procedimiento establecido por ley para su cálculo. Hay empresas que lo que hacen es tomar, por ejemplo, sólo los salarios de meses completos, es decir, si el empleado tiene una quincena al inicio, después 3 meses completos y luego una quincena al final, para el cálculo del promedio no consideran ni la primera ni la última quincena porque no fueron meses completos y utilizan únicamente los meses completos para calcular el promedio. Otras empresas toman todos los meses independientemente de que sean completos o no. Este tipo de cálculos puede afectar a la empresa o al empleado.

Planillas de FinanzaPro utiliza el siguiente método para calcular los promedios:

En lugar de tomar los meses completos o incompletos, calcula el promedio de todos los salarios de todos los periodos, ya sean de 3 meses, de 6 meses o de 12 meses, es decir, si el empleado ganó en una quincena 100,000 CRC y en otra quincena 150,000 CRC, el sistema va a tomar el promedio de todas las quincenas y va a indicar que el salario promedio por quincena es de 125,000 CRC y ese salario lo va a multiplicar por la cantidad de períodos que estén definidos en la planilla. En el caso de una planilla quincenal va a ser multiplicado por 2 y por lo tanto el salario promedio mensual del empleado va a ser igual a 250,000 CRC. Esta es una forma de cálculo que toma en cuenta todas las quincenas y ni afecta a la empresa, ni afecta al empleado.

Por ejemplo, si en la última quincena de la planilla el empleado no vino a laborar varios días, estuvo incapacitado o tomó permiso o simplemente faltó, y por lo tanto el salario de esa quincena va a ser más bajo de lo normal. Si se aplicara el método de sólo utilizar quincenas completas no se va a tomar en cuenta ese monto del salario de esa quincena donde el empleado no trabajó, y por lo tanto el promedio calculado para el empleado va a ser mayor de lo que realmente debería ser. Por otro lado, si en esa última quincena el empleado trabajó muchas horas extra y trabajó más días o tiene alguna bonificación, si no se considera esa quincena porque sólo se consideran meses completos para el cálculo de la planilla, se va a afectar al empleado por que el promedio va a ser menor de lo que realmente debió ser.

El método que utiliza FinanzaPro Planillas trata de contemplar todos esos casos y buscar el promedio mas justo para el cálculo, sin embargo este método que utiliza FinanzaPro Planillas es sólo un método y no necesariamente tiene que ser el método que se utilice en tu empresa para el cálculo de los promedios, por lo tanto el sistema de planillas te da la opción de que puedas indicar el promedio que realmente deseas utilizar para el promedio de salarios y el cálculo de la liquidación.

El cálculo de promedios requiere conocer los salarios del empleado de los últimos 6 meses o de los últimos 12 meses, escoger cuáles salarios son los que se van a incluir en el promedio y dividirlos entre la cantidad de períodos y así obtener el promedio a utilizar. Para facilitar ese proceso y como no todos los usuarios de planillas van a estar de acuerdo con el promedio que calcula FinanzaPro, el sistema cuenta con una calculadora de promedios:

Esta calculadora de promedios te permite escoger cuáles son los salarios a incluir en el promedio y cuál es el factor a utilizar para calcular el promedio (suma de los salarios brutos marcados divididos entre el factor).

La calculadora muestra todos los salarios del último año del empleado, y tiene marcados de forma predeterminada los de los últimos 6 meses (12 quincenas) y el factor indicado es 6, de modo que el salario promedio calculado es de 1,386,282.22 CRC:

Con esta misma información de salarios, si sólo se indicaran los salarios brutos de las tres últimas quincenas, y se indica un factor de 2, o sea, 2 meses, entonces el salario promedio calculado sería de 1,035,000 CRC que es menor ya que está considerando quincenas incompletas en meses completos, o bien, si se indica un factor de 1.5 (mes y medio), el salario promedio calculado sería equivalente al de meses completos, esto es, 1,380,000 CRC.

De esta forma, tienes la posibilidad de calcular los promedios de la manera que prefieras sin necesidad de hacer tus cálculos en Excel, copiar todos los salarios, hacer tus cálculos e ingresar el salario promedio en el sistema. La calculadora de salarios promedio te ahorra todo ese trabajo.

Una vez que tengas el promedio calculado y estés de acuerdo con el resultado, haz clic en Guardar y el salario promedio calculado es el que va a aparecer en todas las opciones (último mes, y 3, 6, 9 meses anteriores) y será el salario promedio a utilizar para todos los cálculos de la liquidación.

Haz clic en Cerrar para cerrar la calculadora de promedios y regresar a la pestaña Parámetros de Liquidación.

Total de vacaciones acumuladas

Aquí se indica el total de vacaciones acumuladas que tiene registradas el empleado en el sistema de planillas:

Si por alguna razón no estás de acuerdo con el total de vacaciones que calculó el sistema, también puedes corregirlo aquí modificando este número de días de vacaciones. Por ejemplo, si en los términos de la liquidación se indica que sólo tiene 1 día de vacaciones pendientes, pero en realidad son 2 días, puedes modificar este total de vacaciones acumuladas aumentándolo en un día, y el sistema va a hacer los ajustes correspondientes en la ventana de términos de liquidación.

Aplicar la liquidación

Una vez que ya estás satisfecho con el cálculo de la liquidación y ya ha sido revisada, haz clic en Aplicar para generar el movimiento en cuentas por pagar y proceder al pago, además, el empleado se va a eliminar de la definición de planilla, por lo que en la siguiente planilla ordinaria que generes el empleado ya no va a aparecer:

En el siguiente diálogo haz clic en Ok:

Y al terminar, se mostrará un mensaje informando que la planilla ha quedado aplicada y desaparecerá de la lista de liquidaciones pendientes de aplicar.