En dónde se lleva a cabo este proceso
Las operaciones relacionadas con periodos y años fiscales como creación, apertura, cierre, corrección de periodos fiscales y la asignación del mes de inicio del año fiscal, se llevan a cabo en el App Clásica. Si tienes dudas sobre cómo ingresar al app, lee el artículo Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro
Acerca de los cierres de periodos fiscales
En FinanzaPro no es necesario hacer un "cierre" de periodo para poder trabajar en el siguiente. Esto te permite trabajar en cualquier periodo que necesites, inclusive en periodos anteriores, o trabajar en varios periodos en forma simultánea.
Sin embargo, esto no significa que no se deban hacer cierres de los periodos fiscales. El cierre de un periodo fiscal cumple una tarea muy importante: evitar que se hagan cambios en periodos que ya fueron revisados y cerrados.
Tipos de cierre de periodos fiscales
Cierre de Auxiliares: El cierre de auxiliares te permite evitar la posibilidad de cambios en cualquiera de los auxiliares del sistema. Esto va a impedir que, por ejemplo, hagan notas de crédito, anulen facturas, ingresen transacciones de inventario, etc., mientras tú estás trabajando en realizar el cierre contable. Esto te da tranquilidad mientras tú sincronizas y revisas los estados financieros. De esta forma, no te a va a suceder que mientras estás revisando un estado financiero ya sincronizado, alguien haga un cambio en alguno de los auxiliares (por ejemplo, inventarios) y que el saldo que estás viendo en contabilidad no sea el mismo que el del auxiliar.
Cuando cierras auxiliares puedes continuar trabajando en contabilidad, puedes sincronizar estados financieros, aplicar y desaplicar asientos. Si necesitas hacer una corrección en un auxiliar, puedes abrir temporalmente los auxiliares, y luego de hacer la corrección, cerrarlos de nuevo.Cierre de Contabilidad: Cuando cierras la contabilidad, ya no se puede hacer ningún cambio en ese periodo, ni en auxiliares, ni en asientos. Esto es útil cuando ya el cierre contable está totalmente listo y no deseas que nadie más haga cambios en la contabilidad.
Cómo cerrar los periodos fiscales
Para cerrar un periodo fiscal sigue la ruta:
Parámetros > Contabilidad General > Periodos Fiscales
Consideraciones especiales
Hay dos consideraciones especiales que debes tomar en cuenta con respecto a los cierres de periodo:
Primero, la seguridad
Es importante que solo una persona en la empresa tenga acceso a abrir o cerrar periodos. Esta persona puede ser el contador, el jefe financiero o el dueño de la empresa. Por lo general, se recomienda que la persona que realiza la contabilidad no sea la persona que cierre los periodos, de manera que se tenga un doble control sobre los cambios que se puedan hacer en periodos ya cerrados.
Segundo, la necesidad de crear nuevos periodos
Cuando se aplican estas restricciones, los periodos deben estar definidos y abiertos en FinanzaPro para que los usuarios puedan trabajar. Si, por ejemplo, se cambia de periodo y no se crea el nuevo periodo fiscal en FinanzaPro, los usuarios no van a poder trabajar.
FinanzaPro da un tiempo de gracia de tres meses desde el último periodo fiscal creado para que los usuarios puedan trabajar sin necesidad de abrir el periodo. Así, el contador o el jefe financiero tiene tiempo suficiente para abrir el nuevo periodo fiscal en FinanzaPro.
Sin embargo, si después de tres meses desde el último periodo fiscal no se ha creado todavía el nuevo, nadie va a poder trabajar en FinanzaPro hasta que se abra un nuevo periodo.