Introducción
En FinanzaPro es posible importar información de manera masiva por medio de archivos de Excel. Para este propósito, FinanzaPro ofrece una serie de archivos con columnas ya pre-establecidas que te permiten ingresar los datos que necesitas importar, por ejemplo, clientes o productos.
Los archivos te van a definir la estructura de los datos requerida para un proceso de importación exitoso.
En este artículo te explicamos en qué consisten estos archivos de Excel de FinanzaPro y cómo llenarlos de forma correcta.
En este artículo te damos información que aplica a todos los archivos de importación y que es muy importante que leas y conozcas antes de proceder a llenar algún archivo.
Hemos preparado para ti una serie de artículos en los que está detallada la información específica que debes ingresar en cada uno de los archivos de Excel para que tu proceso de migración a FinanzaPro sea eficiente, rápido y exitoso.
Requisitos para llenar estos archivos
Todo el proceso de llenado de datos para la configuración de tu nueva compañía en FinanzaPro se realiza por medio de archivos de Excel. Por esta razón, es necesario que la persona encargada de llenar estos archivos esté familiarizada con el uso básico de Excel. No te preocupes, no vas a tener que usar fórmulas en este proceso, solo debes poder trabajar con filas, columnas y celdas, así como copiar y pegar datos.
Para algunos archivos, también es necesario que un contador o asesor financiero verifique y supervise la información que se ingresa en ellos ya que es información de índole contable.
Estructura de los archivos
Todos los archivos de importación de datos consisten básicamente en un grupo de columnas con nombres específicos que se encuentran detallados en la primera fila como se muestra en la siguiente imagen:
Colores de las columnas
Como notarás, los encabezados de las columnas tienen diferentes colores, los cuales tienen el siguiente significado:
Amarillo: indica si la información es de tipo OBLIGATORIA. Esto significa que no podrás completar la importación del archivo si algún valor es esta columna está en blanco.
Celeste: indica que la información a ingresar es OPCIONAL.
Verde: indica que la información a ingresar depende de la información de otra columna. Por ejemplo, una columna verde se podría volver OBLIGATORIA según el valor indicado en la columna anterior y en otras ocasiones deberás dejar el valor en blanco.
Nombres de las columnas
FinanzaPro utiliza los nombres de las columnas para saber qué información está importando. Por eso es muy importante que NO LE CAMBIES el nombre a ninguna de las columnas. Si lo haces, el proceso de importación ignorará las columnas con nombres incorrectos y estos datos no se importarán.
Puedes borrar columnas que no necesites, pero no debes borrar ninguna columna OBLIGATORIA, o de lo contrario el proceso de importación fallará.
Tipos de datos
En los archivos de datos existen 5 tipos de datos que se pueden ingresar en una columna. Cada columna tiene el tipo de datos específico que aplica a todos los valores de esa columna.
Tipo Texto
En las columnas de este tipo puedes ingresar cualquier valor.
Las columnas tipo texto están configuradas específicamente con formato Texto en Excel. No debes modificar el formato a la columna, de lo contrario corres el riesgo de que valores como 007651 Excel los interprete como un número y los importe como 7651, lo cuál estaría cambiando por completo el valor de tu dato. Esto es particularmente importante en las columnas de código de producto, ya que pueden causar que luego no puedas encontrar los productos en FinanzaPro.
Tipo Numérico
En las columnas de este tipo puedes ingresar únicamente números.
Tipo Fecha
En las columnas de este tipo puedes ingresar una fecha en un formato válido de fecha de acuerdo a la configuración regional que tengas definida en tu computadora.
Tipo Si/No
Este tipo de campo acepta como valor Sí, No, o puedes dejarlo en blanco lo cual se interpretará como No. El valor se selecciona por medio de una lista.
Tipo Selección de Lista
Encontrarás campos en los que la información se debe ingresar seleccionándola de una lista con los posibles valores. En este caso el campo lucirá así:
Para ver la lista, debes hacer clic en la flecha. Al hacerlo verás la lista de valores permitidos para es columna:
Es muy importante que NO elimines o modifiques una lista de valores predefinidos.
Uso de fórmulas
El proceso de importación de datos de FinanzaPro no permite el uso de fórmulas en los valores a importar. Si necesitas usar fórmula, te recomendamos crear la fórmula en una columna aparte y cuando estés listo para importar el archivo, copia y pega esa columna como valor en la columna de importación.
Listas predefinidas en FinanzaPro
En muchas ocasiones vas a encontrar campos de información en donde los datos que vas a ingresar deben estar predefinidos en una lista en FinanzaPro (ej. países, divisas, términos de pago, etc.).
Estos campos se dividen en dos tipos:
El valor debe existir previamente en FinanzaPro: en estos casos el proceso de importación sólo permite valores que ya estén configurados en FinanzaPro. Si el valor no existe, el proceso de importación fallará. Por lo general, en la descripción de estas columnas, te vamos a indicar cuáles son los valores permitidos. Si tienes alguna duda sobre los valores permitidos, debes consultar a tu asesor de FinanzaPro.
Si no existe, el proceso de importación lo crea en FinanzaPro: en este caso, el proceso de importación actualizará las listas en FinanzaPro con los datos importados.
Consejos para una importación de datos exitosa
Aunque muchas veces no tenemos tiempo, te recomendamos leer con cuidado la información de este artículo y la información del artículo correspondiente al archivo de datos en el que vas a trabajar. En estos artículos encontrarás la descripción detallada de la información a ingresar, de qué tipo es, algunas recomendaciones, varios ejemplos, así como errores comunes que se suelen cometer al momento de ingresar la información.
Te recomendamos prestar mucha atención a los errores comunes para que evites caer en ellos, ya que hacen que el proceso de importación de datos se retrase. Entre mejor conozcas la información que debe estar en los archivos, más rápido vas a completar el proceso de importación.