Primeros Pasos
Preguntas Frecuentes
Conceptos Generales
Uso de FinanzaPro en Mac
Transferencia de Archivos a la nube
Cómo subir archivos a FinanzaPro Cloud desde el RemoteApp (o acceso de escritorio)
Cómo subir archivos a FinanzaPro Cloud desde el navegador web
Reportes
Cómo exportar los reportes estáticos a Excel
Cómo abrir las vistas en los reportes dinámicos
Cómo exportar los reportes dinámicos a Excel
Tú Suscripción
Me aparece el mensaje "Tu suscripción ha expirado".
Cómo actualizar la información de tu tarjeta de crédito
Por qué aparece un cargo en mi tarjeta de crédito aún cuando el pedido falló?
Cómo realizar el pago para suscripciones de renovación manual
¿Por qué se rechazó mi tarjeta de crédito?
Cómo activar manualmente mi licencia de FinanzaPro (versión "legacy" de instalación local)?
Instalación y actualización
Soporte Técnico
Cómo obtener la versión de la aplicación que tengo instalada
Cómo enviarnos una imagen de algún problema que tengas con FinanzaPro
General
Información importante sobre las solicitudes de mejoras de desarrollo
Cómo establecer un tipo de cambio diario propio, si no deseo utilizar el del Banco Central
Problemas Comunes
Me sale la pantalla en negro cuando intento ingresar al app Web
En Google Chrome, la pestaña del app web se me cierra constantemente
En Google Chrome, las letras en el app de sesión de Web se ven borrosas
Estoy aplicando una factura con término de pago "Contado", pero al imprimir la factura, me aparece como "Crédito"
No puedo abrir algunos archivos de Excel generados por FinanzaPro
Envío de Correos Electrónicos
Facturación y Ventas
Facturación
Como cambiar el consecutivo de la factura en la tienda
Manejo de Listas de Precios
Cambiar la actividad económica de la factura
Cómo registrar una Devolución de Ventas
Cómo facturar con el Punto de Ventas
Cambio de fecha en la factura en el Punto de Ventas (Nuevo)
Configuración de los Impuestos de Venta
Cómo desaplicar una factura y ajustar el consecutivo de facturas
Cómo puedo des-activar un producto que ya no voy a usar más?
Ordenes de Pedido
Facturación con Ordenes de Pedido
Cómo facturar una orden de pedido desde una bodega distinta a la de la tienda
Cotizaciones
Impuestos
Reportes de Ventas
Precios
Cierres de Caja
Reimprimir, reenviar correo y anular facturas
Cómo indicar la divisa en la que facturo desde el cliente
Por qué en el histórico de facturas, hay facturas en color verde o en color rojo?
Cómo exportar a excel, la lista de productos desde FinanzaPro
Cómo configurar un cliente para que reciba la factura por correo electrónico (App de Windows)
Manejo de Puntos de Lealtad
Cómo buscar clientes por sucursal en el Punto de Ventas
Cotizaciones desde el app
Cómo configurar un cliente para que reciba la factura por correo electrónico (Version Anterior)
Cómo facturar en el Punto de Ventas de FinanzaPro
Cómo personalizar la fecha en la factura
Cómo registrar la devolución de dinero al cliente, de una factura a crédito, que ya había sido pagada en el sistema.
Uso de órdenes de pedido recurrente
Al aplicar mi factura de exportación, me da error de partida arancelaria
Cómo aplicar una nota de crédito a una factura que no se hizo en FinanzaPro
Cómo re enviar por correo una nota de crédito
Cómo anular una factura por medio de Nota de Crédito
Cómo cambiar la divisa de la factura que estoy haciendo
Cómo anular una nota de Crédito, aplicando una nota de Débito
Cómo modificar el tipo de cambio de la factura
No tengo el monto del IVA desglosado para la nota de crédito, cómo lo puedo calcular?
Cómo configurar listas de precios por Tienda
Como activar el envío de facturas por correo electrónico
Cómo realizar un cierre diario de caja para el control del efectivo entrante
Facturación Electrónica
Procesos de Facturación Electrónica
El registro de exoneraciones de impuestos en las facturas
Qué debo hacer si tengo un documento electrónico rechazado
El uso de comprobantes de contingencia
Es posible anular una factura electrónica? Cómo se hace la anulación?
Cuándo incluye FinanzaPro los datos de receptor en la factura?
El Historial de Comprobantes Electrónicos
Empezar con Facturación Electrónica
Cómo empezar con "Facturación Electrónica" (para Costa Rica)
Cómo configurar "Facturación Electrónica" en FinanzaPro (para Costa Rica)
Cómo registrarse para "Facturación Electrónica" en el Registro Único Tributario (para Costa Rica)
Otros
Cómo enviar tus facturas al servicio web de Pricesmart
Cómo agregar información al nodo "Otros" de la factura electrónica
Mi llave criptográfica de facturación electrónica expiró: ¿Cómo la renuevo?
Como exonerar en el sistema, alquileres comerciales en Costa Rica según decreto 42271
Tengo que exonerar una factura, pero la exoneración no es de mi cliente, es de un tercero
Asignar códigos Cabys a tus productos en FinanzaPro
Cómo migrar al nuevo correo de facturación electrónica de FinanzaPro
Configuración de la recepción de documentos electrónicos por correo y otras notificaciones
Tema Avanzado: Estrategias para el manejo de los correos de facturación electrónica
Se puede integrar FinanzaPro a un sitio web para facturar en línea?
Cómo funciona la recepción de documentos electrónicos por correo
Productos
Kits y Recetas
Cómo agregar una Imagen e Información Adicional
Como activar el manejo de números de serie en los productos
Unidades de Medida
Editar Precios de un Producto Individual
Categorías y Subcategorías
Cómo definir códigos UPC y Límites de Stock
Cómo crear tus Productos
Clientes
Cómo ingresar los datos de tus clientes
Como definir campos personalizados en la información de tus clientes
Definir límites de crédito para los clientes
Inventarios y Compras
Bodegas
Tomas de Inventario Físico
Inventario Inicial
Tipos de Movimientos
Aprobación de transferencias entre bodegas
Entradas de Inventario
Ejemplo de Reporte: Actividad de Producto
Transferencias de Inventario
Salidas de Inventario
Transformaciones de Inventario
Ejemplo de Reporte: Inventario Disponible y Balances de Facturas de Compras
Importaciones
Compras
Registro del recibo de la mercadería comprada
Registro de Compras de Inventario
Introducción a Compras
Manejo de lote y vencimiento
Cuál fecha debo usar cuando hago los conteos físicos de inventario?
Cómo desaplicar Recibos de Órdenes de Compra
Cómo se registran las consignaciones en FinanzaPro
Voy a empezar a usar inventario en FinanzaPro, pero tengo mi bodega en cantidades negativas, cómo debo proceder?
Cómo reimprimir un recibo de una orden de compra
Qué es Margen de Utilidad y Mark Up?
Cómo imprimir etiquetas de productos
Cuentas por Cobrar
Cómo registrar un adelanto en Cuentas por Cobrar
Cómo registrar un pago en otra divisa, cuando el cliente usa un tipo de cambio distinto al del día?
Cómo crear una nota de débito en la cuenta por cobrar de un cliente
Cómo registrar pagos o abonos a una cuenta por cobrar
Uso del Historial de Transacciones de Cuentas por Cobrar
Ingresar una factura directamente en Cuentas por Cobrar
Ejemplo de Reporte de Cuentas por Cobrar: Balance de Facturas
Definición de los Términos de Pago
Aplicación de pagos y abonos a las CxC y su respectivo depósito en Bancos
Configuración de los Grupos de Facturación de Cuentas por Cobrar
Cómo aplicar notas de crédito a una cuenta por cobrar
Cuentas por Pagar y Gastos
Historial de Transacciones
Lotes de Pago
Otros Movimientos
Registro de Facturas y Gastos
Cómo registrar tus Cuentas por Pagar y Gastos
Registrar los pagos realizados a tus proveedores
Manejo de gastos entre Empresas Relacionadas
Reportes Fiscales
Reportes
Ejemplo de Reporte - Historial de Transacciones
Ejemplo de Reporte - Balance de Facturas
Ejemplo de Reporte - Proyección de Pagos
Cómo registrar y aplicar adelantos a Cuentas por Pagar
Manejo de Cuentas de Gasto para Vendedores
Cómo registrar un adelanto a un proveedor
Cómo desaplicar una Cuenta por Pagar
Manejo de Gastos Pagados por Adelantado
Proveedores
Bancos y Caja
Reportes
Ejemplo de Reporte - Historial de Transacciones
Ejemplo de Reporte - Balances y Resumen de Transacciones
Conciliaciones Bancarias
Cuentas de Banco y Cajas
Ejemplo - Cuenta de Gastos de Gerencia
Crear nuevas cuentas de banco o cajas
Bancos y Emisores
Ejemplo - Cuenta de Caja Chica
Ejemplo - Cuenta de Tarjeta de Crédito
Categorías de Cuentas de Banco
Transacciones
Ejemplo de una transacción generada desde Cuentas por Pagar
Ejemplo - Cómo registrar un depósito
Ejemplo - Cómo registrar una nota de débito
Dos maneras de ingresar transacciones en las cuentas de banco
Cómo ingresar transacciones directamente en Bancos
Ejemplo - Cómo registrar un movimiento en caja chica
Manejo de tarjetas de crédito
Importar registros de bancos con detalles compuestos
Levantamiento de saldos iniciales en el auxiliar del banco
Cómo importar registros en bancos
Planillas
Planillas Aplicadas
Cómo desaplicar una planilla
Emisión de Reportes de Planillas
Uso del Histórico de Planillas para revisar planillas aplicadas
Incluir empleados en la planilla
Cómo borrar a un empleado de la Planilla
Introducción a las configuraciones específicas de cada empleado
Cómo agregar empleados a una planilla
Detalles específicos de vacaciones para cada empleado
Deducciones, obligaciones u otros parámetros específicos de cada empleado
Cómo agregar un empleado a varias planillas
Cómo incluir los salarios y beneficios acumulados al empezar una planilla
Pago de la Planilla
Datos de transferencias del BAC
Lotes de pago de Planillas
Cómo se aplican los pagos de la planilla en Cuentas por Pagar
Generar las Planillas
Cómo generar una liquidación
Cómo generar una planilla
Cómo generar una planilla de beneficios
Cómo rebajar horas en una planilla quincenal?
Definición de Planillas
Cómo definir una planilla y específicamente una planilla quincenal
Planillas bi-semanales, por hora, por tareas o por servicios profesionales
Configuración de vacaciones, deducciones, obligaciones y otros parámetros
Cómo actualizar los porcentajes de deducciones, obligaciones patronales y otros parámetros en Planillas
Ejemplo de configuración de una planilla de servicios profesionales
Cómo definir una planilla semanal
Introducción a las pestañas de configuración de la planilla
Comprobantes de Pago
Configuración Inicial
Configuración de los Parámetros Globales
Definir las Obligaciones Patronales
Grupos de Planillas
Definir los Beneficios de los Empleados
Definir las Deducciones al Empleado
Definir las Tablas de Impuestos
Planillas Costa Rica
Cómo se genera el archivo de texto para la CCSS
Configuración de los empleados para la CCSS y el INS
Configurar cuentas para pagos con el Banco de Costa Rica
Cómo se genera el archivo de texto para el BCR
Cómo se genera el archivo de texto para el INS
Ocupaciones de la CCSS y el INS
Empleados
Tengo un error al generar el reporte de la C.C.S.S me pide un número de Sucursal
Por qué el sistema calcula 15 días de vacaciones?
Cómo calcula FinanzaPro el impuesto al salario? (o a la fuente)
Cómo importar datos de planillas generadas
Contabilidad y Estados Financieros
Catálogo de Cuentas
Estados Financieros
Sincronización de Auxiliares
Cómo integrar los auxiliares con contabilidad
Cómo sincronizar los auxiliares con los estados financieros
Ejemplo de Reporte - Libro de Mayor
Verificar y corregir asientos pendientes de aplicar
Presupuestos
Asientos de Cierre
Asiento de Diferencial Cambiario
Asiento de Cierre Fiscal
Configuración de Cuentas de Asientos de Cierre
Periodos Fiscales
Cómo cambiar el mes de inicio de los Periodos Fiscales
Crear nuevos Periodos Fiscales
Cierre de Periodos Fiscales
Asientos Contables
Las dos maneras de llevar la información a los estados financieros
Asientos Recurrentes
Cómo crear un asiento manual
Cómo desaplicar asientos contables ya aplicados
Cómo aplicar asientos contables
Centros de Costo
Asiento de Depreciación
Cómo se registra el asiento de reserva legal e impuesto de renta del período?
Como realizar la integración contable de una nueva compañía
Importar asientos al sistema
Reportes para comparar saldos entre auxiliar y contabilidad
Pasos para el cierre mensual en Contabilidad
Cómo importar el catalogo de cuentas contables
Registro de Activos
Cómo se hace el asiento de levantamiento de saldos en FinanzaPro
Levantamiento de saldos en FinanzaPro
Cómo corregir un periodo fiscal que fue creado mal?
Compañías
IVA en Costa Rica
Cómo registrar importaciones para el borrador de declaración mensual del IVA
Cómo modificar la actividad económica para la factura electrónica
Registro de gastos en la declaración mensual del IVA
Cómo cambiar la tarifa del IVA utilizada para un producto en una factura
Cómo registrar una Factura Electrónica de Compra (FEC)
Hacia el IVA: Preparándonos para el cambio
Clasificación de Clientes para el IVA
Cómo consultar la actividad económica desde el ATV
Facturas de Exportación en Facturación Electrónica
Clasificación de Productos y Tarifas Diferenciadas del IVA
Cómo asignar clasificaciones especiales del IVA a clientes y productos
Usuarios y Seguridad
Roles de Seguridad
Olvidé mi contraseña, cómo la recupero?
Cómo hacer para que las contraseñas no expiren?
Importación de Datos desde Excel
Archivos de Importación
Archivos del Proceso de Onboarding
Archivo de Importación de Clientes
Archivo de Importación de Proveedores
Archivo de Importación de Productos
Catálogo de cuentas recomendado para nuevas empresas
Archivo de importación de catálogo de cuentas a la medida
Archivo de Importación de Saldos de Cuentas por Cobrar (Onboarding)
Archivo de Importación de Saldos de Cuentas por Pagar (Onboarding)
Archivo de Importación de Saldos de Bancos (Onboarding)
Archivo de Importación del Inventario Inicial (Onboarding)
Archivo de Importación de Entradas de Inventario
Archivo de Importación de Salidas de Inventario
Archivo de Importación de Asiento Contable
Archivo de Importación de Transferencias de Inventario
Cómo llenar los archivos de importación de datos de FinanzaPro
Tabla de Contenidos
- Todas las Categorías
- Importación de Datos desde Excel
- Cómo llenar los archivos de importación de datos de FinanzaPro
Cómo llenar los archivos de importación de datos de FinanzaPro
Actualizado
por Rebeca López Perea
Introducción
En FinanzaPro es posible importar información de manera masiva por medio de archivos de Excel. Para este propósito, FinanzaPro ofrece una serie de archivos con columnas ya pre-establecidas que te permiten ingresar los datos que necesitas importar, por ejemplo, clientes o productos.
Los archivos te van a definir la estructura de los datos requerida para un proceso de importación exitoso.
En este artículo te explicamos en qué consisten estos archivos de Excel de FinanzaPro y cómo llenarlos de forma correcta.
Requisitos para llenar estos archivos
Todo el proceso de llenado de datos para la configuración de tu nueva compañía en FinanzaPro se realiza por medio de archivos de Excel. Por esta razón, es necesario que la persona encargada de llenar estos archivos esté familiarizada con el uso básico de Excel. No te preocupes, no vas a tener que usar fórmulas en este proceso, solo debes poder trabajar con filas, columnas y celdas, así como copiar y pegar datos.
Estructura de los archivos
Todos los archivos de importación de datos consisten básicamente en un grupo de columnas con nombres específicos que se encuentran detallados en la primera fila como se muestra en la siguiente imagen:
Colores de las columnas
Como notarás, los encabezados de las columnas tienen diferentes colores, los cuales tienen el siguiente significado:
- Amarillo: indica si la información es de tipo OBLIGATORIA. Esto significa que no podrás completar la importación del archivo si algún valor es esta columna está en blanco.
- Celeste: indica que la información a ingresar es OPCIONAL.
- Verde: indica que la información a ingresar depende de la información de otra columna. Por ejemplo, una columna verde se podría volver OBLIGATORIA según el valor indicado en la columna anterior y en otras ocasiones deberás dejar el valor en blanco.
Nombres de las columnas
FinanzaPro utiliza los nombres de las columnas para saber qué información está importando. Por eso es muy importante que NO LE CAMBIES el nombre a ninguna de las columnas. Si lo haces, el proceso de importación ignorará las columnas con nombres incorrectos y estos datos no se importarán.
Puedes borrar columnas que no necesites, pero no debes borrar ninguna columna OBLIGATORIA, o de lo contrario el proceso de importación fallará.
Tipos de datos
En los archivos de datos existen 5 tipos de datos que se pueden ingresar en una columna. Cada columna tiene el tipo de datos específico que aplica a todos los valores de esa columna.
Tipo Texto
En las columnas de este tipo puedes ingresar cualquier valor.
Texto
en Excel. No debes modificar el formato a la columna, de lo contrario corres el riesgo de que valores como 007651
Excel los interprete como un número y los importe como 7651
, lo cuál estaría cambiando por completo el valor de tu dato. Esto es particularmente importante en las columnas de código de producto, ya que pueden causar que luego no puedas encontrar los productos en FinanzaPro.Tipo Numérico
En las columnas de este tipo puedes ingresar únicamente números.
Tipo Fecha
En las columnas de este tipo puedes ingresar una fecha en un formato válido de fecha de acuerdo a la configuración regional que tengas definida en tu computadora.
Tipo Si/No
Este tipo de campo acepta como valor Sí
, No
, o puedes dejarlo en blanco lo cual se interpretará como No
. El valor se selecciona por medio de una lista.
Tipo Selección de Lista
Encontrarás campos en los que la información se debe ingresar seleccionándola de una lista con los posibles valores. En este caso el campo lucirá así:
Para ver la lista, debes hacer clic en la flecha. Al hacerlo verás la lista de valores permitidos para es columna:
Uso de fórmulas
El proceso de importación de datos de FinanzaPro no permite el uso de fórmulas en los valores a importar. Si necesitas usas fórmula, te recomendamos crear la fórmula en una columna aparte y cuando estés listo para importar el archivo, copia y pega esa columna como valor en la columna de importación.
Listas predefinidas en FinanzaPro
En muchas ocasiones vas a encontrar campos de información en donde los datos que vas a ingresar deben estar predefinidos en una lista en FinanzaPro (ej. países, divisas, términos de pago, etc.).
Estos campos se dividen en dos tipos:
- El valor debe existir previamente en FinanzaPro: en estos casos el proceso de importación sólo permite valores que ya estén configurados en FinanzaPro. Si el valor no existe, el proceso de importación fallará. Por lo general, en la descripción de estas columnas, te vamos a indicar cuáles son los valores permitidos. Si tienes alguna duda sobre los valores permitidos, debes consultar a tu asesor de FinanzaPro.
- Si no existe, el proceso de importación lo crea en FinanzaPro: en este caso, el proceso de importación actualizará las listas en FinanzaPro con los datos importados.
Consejos para una importación de datos exitosa
Aunque muchas veces no tenemos tiempo, te recomendamos leer con cuidado la información de este artículo y la información del artículo correspondiente al archivo de datos en el que vas a trabajar. En estos artículos encontrarás la descripción detallada de la información a ingresar, de qué tipo es, algunas recomendaciones, varios ejemplos, así como errores comunes que se suelen cometer al momento de ingresar la información.
Te recomendamos prestar mucha atención a los errores comunes para que evites caer en ellos, ya que hacen que el proceso de importación de datos se retrase. Entre mejor conozcas la información que debe estar en los archivos, más rápido vas a completar el proceso de importación.