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Importación del catálogo de cuentas a la medida e integración contable

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

FinanzaPro proporciona un catálogo de cuentas recomendado, el cual cuenta con todas las cuentas contables necesarias para prácticamente todos los tipos de negocio. Sin embargo, sabemos que hay usuarios que quieren o necesitan trabajar con su catálogo de cuentas propio. FinanzaPro sí lo permite siempre y cuando el catálogo cumpla con ciertas características. Además, al usar un catálogo de cuentas propio se debe llevar a cabo un proceso de asignación manual de cuentas de integración de este catálogo con los diferentes módulos de FinanzaPro que están involucrados con movimientos contables.

Cuando se trabaja con nuestro catalogo de cuentas recomendado, no existe tal proceso manual, sino que el catálogo de cuentas ya está integrado con los módulos de FinanzaPro, lo que permite comenzar a trabajar de inmediato con cualquiera de los módulos de FinanzaPro, incluyendo la Contabilidad.

En este artículo encontrarás los pasos que necesitas llevar a cabo para importar tu catálogo de cuentas a la medida y realizar el proceso manual de asignación de cuentas de integración.


Antes de comenzar este proceso

  • El archivo de Excel con el catálogo de cuentas a la medida debe estar listo.
  • El archivo de Excel con las cuentas de integración contable, también debe estar listo.
Tanto el catálogo de cuentas a la medida como el archivo de Excel de integración contable, debieron haber sido llenados y supervisados por el contador de la empresa o el asesor contable.

Para completar estos archivos es indispensable que hayas seguido las indicaciones en los siguientes artículos:

Archivo de importación del catálogo de cuentas a la medida para el llenado correcto del archivo XLS de importación del catálogo

Archivo de Integración de Cuentas Contables para el llenado correcto del archivo XLS con las cuentas contables de integración de cada módulo de FinanzaPro

Es importante que antes de realizar este proceso, ya se hayan importado los archivos de clientes, proveedores y productos y que se hayan ingresado a FinanzaPro todos los Grupos de Facturación (CxP y CxC), Divisas, Términos de Pago, Listas de Precios, etc.

En dónde se lleva a cabo este procedimiento

La importación del catálogo de cuentas a la medida y el proceso manual de integración contable se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro:

Sube a la nube el archivo de Excel con el catálogo de cuentas a la medida

Como el App Clásica de FinanzaPro se ejecuta en un navegador web, debes subir el archivo con el catálogo de cuentas a la nube de modo que el proceso de importación lo pueda tomar para procesar.

Lo único que tienes que hacer es arrastrar ese archivo desde tu escritorio a cualquier área de la pantalla de FinanzaPro y soltarlo.

Si quieres más información sobre otras formas de subir archivos a la nube, lee el artículo: Cómo subir archivos a FinanzaPro desde el navegador web.

Una vez que haz soltado el archivo en FinanzaPro, verás una pantalla que te pide que confirmes que vas a subir el archivo a la nube marcando el check señalado en la imagen:

Si lo deseas, después de habilitar el check, puedes cerrar esta ventana. El archivo que acabas de subir, se guardará en la carpeta Webfile de Este Equipo.

Importa el catálogo de cuentas a la medida

Para importar el archivo de Excel del catálogo de cuentas a la medida a FinanzaPro sigue esta ruta:

Herramientas > Importar Datos > Importar Catálogo de Cuentas

Haz clic en Ok para continuar:

Selecciona el archivo de cuentas contables que vas a importar (este archivo debe estar en la carpeta Webfile de Este Equipo) y haz clic en Abrir para comenzar con la importación:

En el caso de que se presente algún error durante el proceso de importación, verás una ventana en donde se te indica el tipo de error y en qué línea del archivo de Excel se presenta:

La línea que debes buscar en el archivo de Excel debe ser No. de línea + 1, ya que el proceso de importación no considera en este mensaje la línea de los encabezados del archivo de Excel.

Una vez que corrijas los errores en el catálogo de cuentas del archivo de Excel:

  • Haz clic en Cerrar
  • Guarda los cambios en el Archivo de Excel, ciérralo y súbelo nuevamente a la nube.
  • Ejecuta nuevamente el proceso de importación.

Ten en cuenta que mientras haya errores en este proceso, no se importará el catálogo de cuentas a FinanzaPro.

Cuando la importación del archivo sea exitosa, al terminar verás el siguiente mensaje. Haz clic en Ok para continuar con el proceso de verificación del catálogo de cuentas.

Verifica el catálogo de cuentas

El siguiente paso es verificar la integridad del catálogo de cuentas que acabas de importar, esto es, que no haya cuentas hijas sin padre, ni cuentas padres sin hijas, y que los tipos y clases de las cuentas padre e hijas coincidan.

Sigue la siguiente ruta: Parámetros > Contabilidad General > Catálogo de Cuentas

Haz clic en Verificar:

Cuando el proceso de verificación termine, verás una ventana como esta. Haz clic en Ok para continuar con la configuración.

En el caso de que se presente algún error, FinanzaPro mostrará una ventana con el error y la cuenta o cuentas en dónde se presenta. Deberás corregir el error directamente en el catálogo de cuentas (Parámetros > Contabilidad General > Catálogo de Cuentas). Posteriormente, deberás realizar nuevamente este proceso de verificación del catálogo de cuentas.

Integración del catálogo de cuentas a la medida con los módulos de FinanzaPro

Una vez que se ha llevado a cabo con éxito la importación y verificación del catálogo de cuentas a la medida, deberás indicar cuáles son las cuentas de integración contable de este catálogo con cada módulo de FinanzaPro.

Para este proceso debes tener a la mano:

  • El archivo de integración en Excel
  • El catálogo de cuentas a la medida en Excel

De esta forma tienes todo lo que necesitas para este proceso.

Define la compañía e indica sus cuentas de integración

Para definir la compañía, sigue esta ruta: General > Definir Compañías

Y haz clic en Editar:

De forma predeterminada esta ventana se abre en la pestaña Configuración. Si no es así, cámbiate a ella y haz clic en Contabilidad General, habilita la opción de Integración Contable, indica la cuenta contable para Utilidades Retenidas y la cuenta contable para el Ajuste por diferencial Cambiario:

Estas cuentas (6 y 7) se encuentran en la sección Generales del archivo de integración que completaste:

Indica la cuenta (8) de Diferencias en Cierres de Caja únicamente si vas a trabajar con Cierres de Caja. Esta cuenta se encuentra en la sección de Reportes de Cierre de Caja del archivo de integración que completaste:

Cámbiate a Sincronización y habilita la opción Activar Redondeo Automático al Sincronizar, también, ingresa la Cantidad de Redondeo Máxima (se recomienda ingresar $1 para dólares y 10₡ para colones), así como la Cuenta de Contabilidad General de Redondeo Automático, y finalmente, haz clic en Aceptar:

Esta cuenta (12) se encuentra en la sección Generales del archivo de integración que completaste:

Integración de cuentas con el módulo de Cuentas por Pagar

Para indicar las cuentas de integración del catálogo de cuentas a la medida con el módulo de Cuentas por Pagar sigue la ruta:

Parámetros > Cuentas por Pagar > Grupos de Facturación

Para cada Grupo de Facturación ingresa la Cuenta de Pasivo que le corresponda, así como la Cuenta de Descuentos de Efectivo, la cual debe ser la misma indicada en la Cuenta de Pasivo. Finalmente, haz clic en el check para guardar esta información:

Estas cuentas se encuentran en la sección Cuentas por Pagar del archivo de integración que completaste:

Si hay Grupos de Facturación que no utilizas puedes borrarlos colocándote en el grupo de facturación deseado y haciendo clic en - en la parte inferior de la pantalla.

Toma en cuenta que hay grupos de facturación que aunque no los utilices FinanzaPro no dejará borrar ya que los requiere, y en el caso de que necesites agregar algún grupo de facturación de cuentas por pagar deberás agregarlo primero, para poder indicar su cuenta de integración.

Sigue las instrucciones en este artículo para crear grupos de facturación: Configuración de los Grupos de Facturación de Cuentas por Pagar

Integración de cuentas con el módulo de Bancos

Define todos los Bancos y Emisores

Debes agregar todos los bancos y emisores que se requieran en tu empresa, de acuerdo a lo que indica tu catálogo de cuentas. Por ejemplo:

Para agregar los bancos y emisores sigue la ruta: Parámetros > Bancos > Bancos y Emisores

Ten en cuenta, que de forma predeterminada, para una compañía recién creada FinanzaPro cuenta con un emisor por omisión, llamado “Banco Emisor por Omisión (Modificar con el banco de la empresa)”:

Este nombre lo puedes modificar y posteriormente puedes agregar los demás emisores que requieras, lo único que tienes que hacer es hacer clic en Agregar, ingresar los emisores que necesites y por último, hacer clic en el check para guardar esta información:

Ingresa las cuentas de banco y sus cuentas contables para cada emisor

Para agregar las cuentas de cada banco sigue la siguiente ruta:

Parámetros > Bancos > Cuentas de Banco

Ten en cuenta, que en compañías recién creadas, FinanzaPro tiene una cuenta de banco por omisión llamada “Cuenta por Omisión (Modificar con la cuenta de la empresa)”, la cual puedes modificar con los datos de una de tus cuentas haciendo clic en Editar:

Modifica los datos de esta cuenta por omisión ingresando el Número de Cuenta Bancaria, el banco Emisor, la Divisa y la Categoría de la cuenta de acuerdo al tipo de cuenta que estás ingresando:

Cámbiate a la pestaña Opciones Adicionales e indica la cuenta contable de Activo o Pasivo que corresponda a la cuenta bancaria y haz clic en Aceptar:

Si vas a agregar más cuentas bancarias, haz clic en Agregar en la pestaña de Cuentas de Banco, y repite los pasos del 5 al 11 para cada una de las cuentas de bancos que necesites agregar.

Integración de cuentas con el módulo de Cuentas por Cobrar

Para llevar a cabo la integración de cuentas con el módulo de Cuentas por Cobrar sigue esta ruta:

Parámetros > Cuentas por Cobrar > Grupos de Facturación

Para cada Grupo de Facturación mostrado en la pantalla ingresa la Cuenta de Activo que le corresponda y la Cuenta de Descuentos de Efectivo, que debe ser la misma indicada en la Cuenta de Activo y se debe ingresar a continuación. Una vez ingresadas las cuentas contables, haz clic en el check para guardar esta información:

Las cuentas (4 y 5) se encuentran en la sección Cuentas por Cobrar del archivo de integración que completaste:

Integración de cuentas de Recibos de Caja

Define las Formas de Pago

Sigue esta ruta: Parámetros > Recibos de Caja > Formas de Pago

Toma en cuenta que al entrar a esta pantalla verás las formas de pago predeterminadas de FinanzaPro. Puedes hacer los cambios que sean necesarios, agregando y quitando formas de pago de acuerdo a tus necesidades.

La información que debes proporcionar para cada forma de pago es la Cuenta de Efectivo, el Tipo Contable (ASD, ASC, DEP, CHK, TXFR, TC) según corresponda a la forma de pago, marcar el check de Habilitado y la Posición en la que quieres que se muestre la forma de pago en la ventana de pago. Al terminar, haz clic en el check en la parte inferior de la pantalla para grabar la información que has proporcionado:

La Cuenta de Efectivo (4) es la que indicaste en la sección de Formas de Pago del archivo de integración:

Si vas a agregar formas de pago adicionales a las que maneja FinanzaPro, agrégalas haciendo clic en el botón Agregar. No olvides asignar la información de la forma de pago: Divisa, Cuenta de Efectivo, Tipo Contable, marcar el check de Habilitado y la Posición en la que debe aparecer en la pantalla.

En el caso de Sinpe Móvil y PayPal, la información de las columnas debe ser la misma que para depósitos y transferencias.
Deshabilita las formas de pago que no utilizarás además de la de Faltantes o Sobrantes de Pagos a Clientes, puesto que ya no se utiliza.
Define el Reporte de Cierre de Caja
Únicamente si vas a manejar Cierres de Caja.

Sigue esta ruta: Parámetros > Recibos de Caja > Definir Reporte de Cierre de Caja

Aquí, deberás asignar en la columna Account la cuenta contable correspondiente a cada Forma de Pago que aparecerá en el Reporte de Cierre de Caja. Al terminar, haz clic en el check para grabar la información que has proporcionado:

Esta información la encuentras en la sección de Reportes de Cierres de Caja del archivo de integración que completaste:

Integración de cuentas de Ventas y Facturación

Impuestos de Venta

Sigue esta ruta: Parámetros > Ventas y Facturación > Impuestos de Venta

Ten en cuenta que esta opción también está disponible en Parámetros > Inventarios y Compras, pero se detalla aquí aunque la explicación es la misma para ambas.

  • Si la empresa a configurar es de Costa Rica, en esta opción no debes indicar nada, únicamente revisa que en la sección Impuestos de Venta las cuentas de IVA ya existan:

  • Si la empresa no es de Costa Rica, en esta opción se deben de definir los impuestos que indique el usuario. De forma predeterminada, se incluyen dos impuestos: Exento e IVA, pero puedes modificar la información mostrada para ajustarla a los requerimientos de tu compañía ingresando para cada impuesto su Descripción o nombre del impuesto, Código que mostrará este impuesto en la factura y pantallas, la Tasa de Impuesto que aplique, la Divisa (la cual debe ser la predeterminada para la empresa), la Cuenta de Pasivo y la Cuenta de Pasivo para Compras, ambas indicadas en el catálogo de cuentas, y el Tipo de Impuesto. Finalmente, haz clic en el check en la parte inferior de la pantalla para guardar la información proporcionada:
Para impuestos exentos la tasa debe ser 0%, y no es necesario indicar cuentas contables ya que no se afecta la contabilidad.

En el caso de que requieras agregar más impuestos adicionales a los predeterminados, haz clic en Agregar y proporciona la información requerida para cada impuesto.

Define las cuentas de Redondeo en Totales de Facturas y Devoluciones de Ventas de Contado para cada tienda

Sigue esta ruta: Parámetros > Ventas y Facturación > Tiendas

Elige la tienda y haz clic en Editar:

Cámbiate a la pestaña Contabilidad e indica la Tienda de ingresos asociada con esta tienda, habilita la cuenta contable de Redondeos en Factura y la de Devoluciones de Contado, y haz clic en Aceptar:

Las cuentas de Redondeos en Factura y la de Devoluciones de Contado (10 y 11) se encuentran en la sección de Ventas del archivo de integración:

Repite los pasos 4 a 12 para cada una de las tiendas que existan.

 

Define las Cuentas de Ingreso de Contabilidad para cada tienda

Sigue la ruta: Parámetros > Ventas y Facturación > Contabilidad > Definir Cuentas de Ingreso

Elige la tienda e ingresa la cuenta de Ingresos por Ventas y la de Costo de Ventas, posteriormente, haz clic en el check para guardar la información:

Estas cuentas (6 y 7) se encuentran en la sección de Ventas del archivo de integración que completaste:

Integración de cuentas de Inventarios (Bodegas)

Sigue esta ruta: Parámetros > Bodegas > Bodegas

Elige la bodega y haz clic en Editar:

Ingresa la Cuenta de Activo, la Cuenta de Gastos y la Cuenta de Ajustes de cantidades en negativo, y posteriormente, haz clic en Ok:

Estas cuentas se encuentran en la sección de Inventarios del archivo de integración como Bodega Principal, Pérdidas o Ajustes de Inventario y Ajustes por Unidades en Negativo, respectivamente:

Repite los pasos del 5 al 9 para cada una de las bodegas que manejes.

 

Integración de cuentas del módulo de Planillas

Sólo si cuentas con este módulo.

Para llevar a cabo la integración de cuentas del módulo de planillas sigue esta ruta:

Parámetros > Planillas > Grupo de Planillas

Elige el grupo de planillas a integrar y haz clic en Editar:

Cámbiate a la pestaña Cuentas Contables e ingresa las cuentas contables de Planillas, de Tiempo Extra, de Obligaciones, de Operaciones de Crédito, de Préstamos no cancelados en Liquidaciones, Vacaciones, de Beneficios, de Beneficios de Liquidación y la de Desembolsos de Operaciones de Crédito. Finalmente, haz clic en Ok:

Estas cuentas se encuentran en la sección de Planillas del archivo de integración:

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