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Cómo crear el catálogo de cuentas y agregar, editar o eliminar cuentas contables

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Este artículo detalla paso a paso cómo crear tu catálogo de cuentas en FinanzaPro, agregando nuevas cuentas contables, editando cuentas contables existentes o eliminando cuentas del catálogo.

Trabajando con tu catálogo de cuentas

Para trabajar con el catálogo de cuentas de tu empresa sigue la ruta:

Parámetros > Contabilidad General > Catálogo de Cuentas

Cuando tu empresa es una empresa nueva esta ventana va a estar vacía. Sin embargo en las empresas de Costa Rica, lo primero que vas a notar es que ya existen algunas cuentas contables creadas. Estas cuentas corresponden a las cuentas del IVA y otros impuestos:

Esto es un punto importante: significa que para empresas de Costa Rica, cuando vayas a crear tu catálogo, NO debes crear estas cuentas contables dado que ya están predefinidas para tu empresa.

Agregando cuentas contables

El primer paso para empezar a crear tu catálogo de cuentas es agregar tus cuentas contables.

Para agregar una nueva cuenta contable haz clic en Agregar:

Esto te llevará a la pestaña Editar Cuenta en donde encontrarás los siguientes campos:

  1. Número de cuenta. El número de cuenta contable puede ser alfanumérico, esto es, con números y/o letras, y con guiones para indicar los niveles de la cuenta. Por ejemplo: 11-01.
  2. Nombre. Nombre o descripción de la cuenta contable. Por ejemplo: EFECTIVO Y EQUIVALENTES.
  3. Tipo. Corresponde al primer nivel contable del catálogo al que pertenece la cuenta: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos o Gastos.
  4. Clase. Corresponde al segundo nivel de cuentas del catálogo al que pertenece la cuenta: Activo Corriente, Activo No Corriente, etc.
    Es importante tener en cuenta que el Tipo y Clase de la cuenta que estás creando debe ser exactamente igual al Tipo y la Clase de la cuenta padre a la que pertenece. Por ejemplo, no puedes tener una cuenta padre que sea un Activo No Corriente con una subcuenta que sea un Activo Corriente.
  5. Categoría de Presupuesto. Se utiliza para indicar a qué categoría pertenece la cuenta al trabajar con presupuestos: ingresos o egresos.
  6. Cuenta Padre. Permite indicar a qué cuenta padre corresponde la cuenta que estás creando. Cuando se trata de la primera cuenta de una clase no debes indicar la cuenta padre puesto que la clase vendría siendo su cuenta padre. Por ejemplo, si la cuenta que estás creando es la 11-01 EFECTIVO Y EQUIVALENTES, su cuenta padre sería Activos Corrientes, que a su vez tiene como cuenta padre la cuenta de Activo. Si estuvieras creando la cuenta 11-01-01 CAJA Y BANCOS, su cuenta padre sería la 11-01.
  7. Divisa. Esta es la divisa en la que se van a registrar todos los movimientos en la cuenta contable y puede ser distinta a la divisa en la que está definida la compañía.
    El valor predeterminado de la divisa de una cuenta nueva es la divisa definida para la compañía. En el caso de las empresas de Costa Rica la divisa de la compañía debe ser Colones Costarricenses.

    Por ejemplo, puedes tener una compañía con divisa local Colones Costarricenses e indicar la divisa nominal de la cuenta como Dólar Estadounidense. En este caso, todos los movimientos que registres en esta cuenta se van a registrar en dólares, pero internamente se van a convertir a colones utilizando el tipo de cambio del día de la transacción.
    Debes seleccionar con cuidado la divisa de tu cuenta, ya que una vez que la cuenta empiece a tener movimientos, no la vas a poder cambiar. Por lo general se recomienda que solo las cuentas de Activos y Pasivos tengan una divisa distinta a la divisa local de la compañía, y además que la divisa refleje la realidad de la cuenta.

    Por ejemplo, si es una cuenta en donde se van a registrar los movimientos de una cuenta bancaria en dólares, la divisa de la cuenta contable también debe ser dólares.

    Otro punto importante sobre la divisa de una cuenta, es que las cuentas de mayor pueden tener cualquier divisa. Esto es porque las cuentas de mayor son la suma de todas sus subcuentas y nunca van a tener movimientos, por lo que siempre se van a llevar en la divisa local de la compañía independientemente de las cuentas que le asignes.
  8. Esta cuenta está activa. De forma predeterminada esta opción está activa y se recomienda que la dejes activa en cuentas nuevas. Cuando una cuenta no está activa no se le pueden agregar movimientos.
  9. Esta es una cuenta no monetaria. Esta clasificación se utiliza cuando se genera el asiento de diferencial cambiario, ya que las partidas no monetarias no se deben ajustar por diferencial cambiario únicamente aquellas que están definidas como partidas monetarias.

Ya que haz ingresado la información de la cuenta la ventana Editar Cuenta podría verse así:

Haz clic en Agregar para agregar otra cuenta o haz clic en el check de la barra de navegación para guardar los cambios:

Conforme vas agregando cuentas puedes ver cómo va quedando tu catálogo al cambiarte a la pestaña Catálogo de Cuentas:

Verificando el catálogo de cuentas

Una vez que has terminado de agregar todas las cuentas de tu catálogo puedes ir a la pestaña Catálogo de Cuentas y hacer clic en el botón Verificar. Este proceso va a revisar el catálogo de cuentas para determinar si existe algún error y si debes corregir algo en el catálogo:

Visualizando la estructura del catálogo de cuentas

Al ir agregando cuentas a tu catálogo puedes observar cómo va quedando su estructura. Para ello, debes ir a la siguiente ruta:

Vista Preliminar de Reportes > Contabilidad > Catálogo de Cuentas

Editando cuentas contables

En relación a las cuentas del IVA que vienen predefinidas para las compañías de Costa Rica, también es posible editarlas. Si lo deseas, a estas cuentas les puedes cambiar el número de cuenta, el nombre de la cuenta, la cuenta padre, para ubicarlas en donde prefieras en tu catálogo de cuentas, y también puedes cambiarles la divisa si la cuenta no tiene ya movimientos. 

Para editar una cuenta selecciona la cuenta que deseas editar y cámbiate a la pestaña Editar Cuenta para hacer los cambios que requieras hacer:

Si deseas modificar el número de cuenta notarás que está desactivado. Esto es para que no lo puedas modificar de manera accidental. Para modificarlo haz clic en el botón de edición para que puedas indicar el nuevo número de cuenta:

También puedes desactivar la cuenta contable:

Esto es útil cuando ya no deseas utilizar una cuenta que ya ha tenido movimientos anteriormente. Cuando se desactiva una cuenta los usuarios ya no la van a poder utilizar en ninguna nueva transacción. 

Cuando hayas terminado de hacer cambios en la cuenta haz clic en el check de la barra de navegación para guardar los cambios:

Eliminando cuentas contables

Para eliminar una cuenta contable selecciona la cuenta que deseas eliminar y haz clic en el botón - en la barra de navegación:

Si estás seguro de que deseas eliminar la cuenta haz clic en Aceptar en la ventana que te pide esta confirmación:

Recuerda que no es posible eliminar cuentas contables que ya han tenido movimientos. En este caso, solo las puedes desactivar.

Si ya no deseas utilizar más una cuenta, lo que debes hacer es primero asegurarte de que la cuenta ya no tiene ningún saldo y luego editarla para marcarla como inactiva.

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