Definir todo tu catálogo de cuentas en un archivo de Excel y luego importarlo a FinanzaPro, es la forma más rápida y sencilla para crear un catálogo de cuentas.

Archivo de importación de Excel

FinanzaPro te proporciona un archivo de Excel para poder ingresar tu catálogo de cuentas. Puedes descargar este archivo haciendo clic aquí.

Este archivo tiene la siguiente estructura:

La información que debes proporcionar es:

No. de Cuenta. Número de cuenta contable con formato de cuenta que hayas decidido usar. La única convención que debes seguir es que los niveles de la cuenta estén separados por guiones. Por ejemplo, 11-01.

Nombre. Nombre o descripción de la cuenta contable. Por ejemplo, EFECTIVO Y EQUIVALENTES.

Tipo. Este campo indica el primer nivel del catálogo de cuentas al que pertenece la cuenta contable. La selección de su valor es por medio de una lista de valores predeterminados. Por ejemplo, Activos.

Clase. Este campo indica el segundo nivel del catálogo de cuentas al que pertenece la cuenta contable. La selección de su valor es por medio de una lista de valores predeterminados que dependen del Tipo elegido. Por ejemplo, Activos Corrientes.

Es importante que utilices únicamente los valores predeterminados para los campos Tipo y Clase. Si indicas algún otro valor en estas columnas, vas a recibir un mensaje de error durante el proceso de importación.

Divisa. Aquí debes ingresar la divisa de la cuenta. La selección de su valor es por medio de una lista de valores predeterminados. Por ejemplo, Colón Costarricense.

Cuenta Padre. En esta columna debes indicar la cuenta padre a la que pertenece la cuenta contable. Cuando estás ingresando la primera cuenta del catálogo de cuentas, esta columna se queda en blanco. Dependiendo de la estructura de cuenta contable que estés usando, deberás indicar o no la cuenta padre:

Si estás usando cuentas contables que tienen niveles separados por guiones y cada número de cuenta comienza con el número de cuenta de un nivel menor y que está antes en el catálogo, esa cuenta se asume como cuenta padre.

Por ejemplo, imagina que tienes las siguientes cuentas indicadas en este orden en el archivo de importación: 11-01-01 y 11-01-01-03. Al momento de importar FinanzaPro va a determinar automáticamente que la cuenta 11-01-01 es la cuenta padre de la cuenta 11-01-01-03:

Esto es debido a que la cuenta 11-01-01-03 tiene 4 niveles definidos por los guiones. La cuenta 11-01-01 tiene 3 niveles, también definidos por los guiones. Por lo tanto, se cumple que la cuenta padre es de un nivel menor que la cuenta hija. La cuenta 11-01-01-03 empieza con la cuenta 11-01-01. Por lo tanto, se cumple que la cuenta empieza con el número de la cuenta padre y que ésta, la cuenta padre, es de un nivel menor. Finalmente, la cuenta 11-01-01 está antes en el catálogo que la cuenta 11-01-01-03. Por lo tanto, se cumple que la cuenta padre está antes en el catálogo que la cuenta hija.

Si por el contrario, estás utilizando cuentas contables rellenas de cero a la derecha, deberás indicar para cada cuenta contable, quién es su cuenta padre. Esto se debe a que las cuentas no cumplen con las reglas que acabamos de mencionar, de modo que FinanzaPro no podrá determinar de manera automática la estructura de tu catálogo. Todas las cuentas tienen la misma cantidad de niveles: cuatro. Entonces, no se cumple el requerimiento de que las cuentas padre tengan un nivel menor que las cuentas hija. Además, las cuentas hija no inician con el número de la cuenta padre, porque los números de las cuentas padre se completan con ceros. Por ejemplo, la cuenta 11-01-01 no empieza con la cuenta 11-01-00:

FinanzaPro no recomienda este tipo de estructura de cuentas en donde se completan las cuentas con ceros. Hace más difícil la visualización de la posición de una cuenta en la estructura del catálogo, y requiere la indicación manual de las cuentas padre cuando importas el catálogo de cuentas por medio de un archivo de Excel. Sin embargo, si para tu empresa es indispensable utilizar este tipo de formato, puedes hacerlo indicando las cuentas padre de manera manual.

Una vez que tengas completo tu archivo de importación, puedes proceder a importarlo a FinanzaPro.

Importa el archivo de excel con el catálogo de cuentas

La importación del archivo de Excel se lleva a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Una vez que estés ahí, deberás arrastrar el archivo de Excel desde tu computadora a la ventana del App Clásica.

Una vez subido el archivo, sigue la ruta:

Herramientas > Importar Datos > Importar Catálogo de Cuentas

Haz clic en Ok al mensaje que se presenta y posteriormente debes buscar el archivo que acabas de subir. Este archivo se encuentra en la carpeta WebFile dentro de Mi Equipo. Da clic en Abrir para que comience el proceso de importación:

Si la importación es exitosa, verás un mensaje de confirmación que así lo indica. Haz clic en Ok:

Si hubo algún error durante el proceso de importación, FinanzaPro te indicará cuáles líneas fallaron y cuál información es inválida en esa línea. Corrige los errores en el archivo de Excel, haz clic en Cerrar y vuelve a subir a la nube el archivo de importación para volver a importar:

Verifica tu catálogo de cuentas

Luego de importar el archivo, sigue la ruta:

Parámetros > Contabilidad General > Catálogo de Cuentas

en donde podrás observar las cuentas que importaste. Si ya tenías la ventana del catálogo de cuentas abierta cuando hiciste la importación, puedes también hacer clic en el botón de refrescar en la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla:

Ahora, deberás verificar la integridad de tu catálogo. Haz clic en Verificar:

Si no hay problemas con tu catálogo, verás un mensaje de confirmación. De lo contrario, FinanzaPro te indicará los problemas que existen con tu catálogo de manera que puedas hacer las correcciones necesarias.

Dado que tu catálogo ya fue importado, estas correcciones NO las debes hacer en el archivo de Excel, sino que las debes hacer directamente en FinanzaPro.

Por último, cabe mencionar que este proceso de importación lo puedes utilizar también cuando necesites agregar nuevas cuentas a tu catálogo. Si necesitas agregar una o dos, es mucho más rápido agregar las nuevas cuentas directamente en FinanzaPro. Pero si necesitas agregar una cantidad importante de cuentas en tu catálogo, puedes utilizar este mismo archivo y este mismo proceso para agregar las nuevas cuentas, pero indicando únicamente las nuevas cuentas que deseas agregar.