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Cómo importar el archivo XLS con los saldos de cuentas por pagar
Cómo importar el archivo XLS con los saldos de cuentas por pagar

FinanzaPro te permite ingresar los saldos de tus cuentas por pagar por medio de un archivo de importación de Excel.

Actualizado hace más de una semana

Todos los procedimientos que se describen en este artículo se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. En caso de que tengas dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee este artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.

FinanzaPro te permite ingresar los saldos de tus cuentas por pagar por medio de un archivo de importación de excel. Este archivo de importación debió haber sido llenado de acuerdo a las instrucciones del artículo: Archivo para Importar Cuentas por Pagar.

Ingresa al módulo de cuentas por pagar

Sigue la ruta:

Cuentas por Pagar > Ingresar Facturas/Notas de Débito

Revisa que no haya facturas de cuentas por pagar pendientes de aplicar

Este procedimiento debes hacerlo únicamente cuando ya comenzaste tus operaciones en FinanzaPro y ya tienes registradas cuentas por pagar pero aún no ingresas tus saldos de cuentas por pagar. De lo contrario, sáltate este procedimiento.

Cámbiate a la pestaña Facturas no aplicadas:

Anota el número de factura y el nombre del proveedor de las facturas que aquí aparezcan ya que después de importar los saldos de cuentas por pagar, habrá que dejar estas facturas sin aplicar:

Sube a la nube el archivo de importación

Arrastra el archivo de importación de saldos en Excel en tu escritorio y suéltalo en cualquier parte de FinanzaPro:

Con esto, se abrirá esta ventana que te muestra que el archivo ha quedado en la nube (en la carpeta Webfile de Este Equipo el cual es el espacio en la nube de FinanzaPro):

Importa el archivo de saldos de cuentas por pagar

Cámbiate a la pestaña Editar Facturas:

Y luego, haz clic en Importar:

Haz clic en Ok para continuar:

Elige el archivo de importación de cuentas por pagar a importar que se encuentra en la carpeta Webfile de Este Equipo:

Si la importación del archivo es exitosa, al terminar verás el siguiente mensaje:

Haz clic en OK para cerrar esta ventana.

En el caso de que se presente algún error durante el proceso de importación, verás una ventana en donde se te indica el tipo de error y en qué línea del archivo de Excel se presenta. Toma en cuenta que el error está en la línea+1 del archivo de Excel:

Una vez que corrijas los errores en el archivo de Excel, guárdalo, haz clic en Cerrar, sube nuevamente a la nube el archivo de importación y ejecuta otra vez el proceso de importación descrito en esta sección.

Ten en cuenta que mientras haya errores de importación, no se importará ninguna cuenta por pagar a FinanzaPro.

Cómo ingresar los saldos a favor de las cuentas por pagar

En el caso de que haya saldos a favor en cuentas por pagar (montos negativos), se deberá hacer un ingreso manual del saldo, que en realidad es una nota de crédito, en el módulo de Cuentas por Pagar, en base a la información del archivo de Excel, ya que el proceso de importación no importa montos negativos.

En las siguientes imágenes se muestra qué información del archivo de Excel se debe ingresar:

Ahora, sigue la ruta:

Cuentas por Pagar > Ingresar Pagos/Notas de Crédito

De forma predeterminada, esta ventana se abre en la pestaña Proveedores, si no es así, cámbiate a ella.

Identifica al proveedor con el saldo a favor y cámbiate a la pestaña Factura:

Haz clic en X para limpiar de información el formulario:

e ingresa la siguiente información en cada campo:

6. Tipo de Transacción: selecciona nota de crédito: NCR.

7. Fecha: ingresa la fecha de la cuenta por pagar. Por ejemplo, 14/10/2021.

En el caso de que la fecha corresponda a un año fiscal que no esta creado en FinanzaPro, deberás crearlo antes para poder ingresar este saldo a favor.

8. SubTotal: el monto del subtotal del saldo de la cuenta por pagar en positivo. Por ejemplo, 85,880.00.

9. Imp. Ventas: el impuesto de la cuenta por pagar en positivo, si lo hay.

10. Divisa: la divisa correspondiente al grupo de facturación indicado en la cuenta por pagar (CRC para Proveedores Locales y USD para Proveedores Locales (USD)).

11. Tipo de cambio: el tipo de cambio indicado en la cuenta por pagar. En este ejemplo no se indicó tipo de cambio en la CxP porque está en colones. En estos casos debes ingresar 1.00.

12. Haz clic en el check para guardar esta información

Notarás que el asiento (abajo a la derecha) está desbalanceado.

Para balancearlo cámbiate a la pestaña Detalles del Pago e ingresa la siguiente información en los campos:

14. Cuenta de Gastos/Bancos, la cuenta contable de la cuenta por pagar. Por . ejemplo, 22-01-01.

15. Créditos Nominal, el importe en positivo del saldo. Para este ejemplo, 85,800.00.

Ahora verás que el Debe y el Haber quedan balanceados. Haz clic en el check para guardar la información.

Ahora, cámbiate a la pestaña Facturas, haz clic en Hacer Pago y confirma haciendo clic en Ok:

A continuación se generará la nota de crédito:

Cuando cierres el reporte, verás que se creó la cuenta por pagar en negativo, esto es, una nota de crédito:

Repite este mismo procedimiento (3 a 18) para las demás CxP que sean saldos a favor de proveedores.

Aplica las facturas que se importaron

Una vez importado el archivo de cuentas por pagar, e ingresados los saldos a favor, si existen, todas las facturas importadas, y notas de crédito ingresadas, quedarán como pendientes de aplicar (junto con otras facturas que tuvieras pendientes de aplicar). El paso siguiente es aplicarlas.

Haz clic en Aplicar y elige Todas las facturas:

Confirma la aplicación haciendo clic en Ok:

Desaplica las facturas que no pertenecen a los saldos de cuentas por pagar importados

Si tenías facturas sin aplicar antes de importar los saldos de cuentas por pagar, deberás desaplicarlas en el historial del proveedor para dejarlas nuevamente pendientes de aplicar. Si este no es tu caso, sáltate este procedimiento.

Para desaplicar facturas sigue la ruta:

Cuentas por Pagar > Historial de Transacciones por Proveedor

Ubica al proveedor al que le vas a desaplicar facturas y cámbiate a la pestaña Transacciones:

Localiza la factura a desaplicar y haz clic en Desaplicar Transacción:

Haz clic en Ok para desaplicar la factura:

En el caso de que haya más facturas del mismo proveedor por desaplicar, repite los pasos 5 al 7.

Si tienes que desaplicar facturas de otros proveedores, cámbiate a la pestaña Proveedores y repite los pasos 3 al 7 para cada proveedor con facturas pendientes por desaplicar:

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