Tabla de Contenidos

Archivo de Importación de Productos

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

En este archivo encontrarás toda la ayuda que necesitas para poder llevar a cabo el ingreso de datos de tus Productos de forma satisfactoria en el Archivo de Importación de Productos.

A continuación encontrarás el detalle de la información que debes ingresar en cada campo. Para ayudarte en este proceso, también hemos incluido algunas recomendaciones, ejemplos y los errores comunes que se suelen cometer al momento de ingresar los datos. 

Para que te sea más fácil encontrar el campo que deseas consultar, tenemos una tabla de contenidos en donde hemos agrupado los campos por secciones de acuerdo al tipo de información que contienen. Lo único que tienes que hacer es dar clic en la sección o campo que te interesa.

Datos generales del producto


Producto

Descripción

En este campo debes ingresar el código del Producto que será utilizado como código principal para identificarlo dentro de FinanzaPro.

Este código debe ser único para el Producto y su longitud máxima es de 40 caracteres. 

Como código de Producto puedes usar el código UPC del proveedor, o bien, cualquier otro código interno propio que sea el identificador único para este producto.

Este código es el que va a aparecer en todas las ventanas y reportes de FinanzaPro donde se muestre un código de producto.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO

Recomendaciones

Si el producto cuenta con código UPC, el cual es un código único a nivel internacional y particular de cada proveedor, te recomendamos utilizarlo como código principal del producto.

Si el producto no tiene un código UPC, deberás crearle un código interno.

Si deseas manejar un código interno para tu producto, además del código UPC, en este campo deberás indicar el código interno, y podrás indicar el código UPC como código de búsqueda en el campo Código UPC que se encuentra más adelante en este archivo.
Esta columna está configurada específicamente con formato Texto en Excel. No debes modificar el formato a la columna, de lo contrario corres el riesgo de que valores como 007651 Excel los interprete como un número y los importe como 7651, lo cuál estaría cambiando por completo el valor de tu dato. Esto es particularmente importante en esta columna, ya que puede causar que luego no puedas encontrar los productos en FinanzaPro.
Al ingresar el código de Producto, no debes dejar espacios intermedios. Tampoco deberás usar Ñ, ñ o tildes ('), ya que esto causa problemas al momento de buscar el producto.

Ejemplos

20856455

AB00101

AB00102

C001-102

C001-103

Errores Comunes

· Ingresar códigos de Producto con espacios intermedios, Ñ, ñ o tildes (').

· Ingresar la descripción del producto en lugar de un código de Producto.

Descripción

Descripción

En este campo debes ingresar la Descripción o nombre del producto.

Esta Descripción será la que va a aparecer en cualquier lugar en donde se muestren descripciones de productos, como ventanas, reportes, facturas, órdenes de compra, etc.

Otro uso muy importante de este campo es que te permite indicar información adicional con la que luego puedes buscar los productos dentro de FinanzaPro.

La longitud máxima de este campo es de 240 caracteres.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO

Recomendaciones

· Te recomendamos especificar una Descripción breve pero precisa del producto.

· Si necesitas agregar información más detallada del producto, dentro de este archivo existe el campo Información Adicional para ello.

Ejemplos

FLUCONAZOL

ZAPATO TENIS

SÁNDWICH DE JAMÓN

ASESORÍA CONTABLE

Errores Comunes

Ingresar descripciones excesivamente largas y detalladas.

Código UPC

Descripción

Este campo te permite ingresar el Código UPC del proveedor para tu producto en los casos en los que estés usando un código interno como código del producto (en el campo Producto).

Si ingresas el Código UPC del proveedor en este campo podrás hacer la búsqueda de productos en FinanzaPro en base en este dato.

Si vas a usar el código UPC del proveedor como código único de producto ingrésalo en el campo Producto y deja en blanco este campo.

En este campo únicamente puedes ingresar un solo Código UPC. En el caso de que necesites agregar más códigos UPC de otros proveedores para el mismo producto, puedes hacerlo posteriormente por medio de este mismo archivo de Excel.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL

Ejemplos

024993218887

Errores Comunes

· Ingresar varios Códigos UPC en este campo.

· Repetir el Código UPC del campo Producto en este campo.
Un Código UPC solo se debe asignar a un solo producto, por lo que no deberás repetir un mismo Código UPC para diferentes productos.

Usar UPC en Etiquetas

Descripción

Este campo te permite indicarle a FinanzaPro si deseas que en la etiqueta del producto se imprima el código indicado en el campo Código UPC en lugar del código indicado en el campo Producto.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL

Unidades de medida

Los campos de esta sección te permiten asignar las unidades de medida en las que se manejan las cantidades de tus productos. En general, estos campos causan mucha confusión al momento de definir los productos por lo que te sugerimos ampliamente que leas a detalle la siguiente explicación, así como la descripción particular de cada campo.

FinanzaPro maneja 2 unidades de medida para cada producto. Una para la venta del producto al público y para el control de tus inventarios y otra para la compra a tus proveedores. También maneja un factor de conversión entre estas unidades. Esto se debe a que en muchas ocasiones los productos llegan al almacén en presentaciones distintas a los de su venta.

Para ayudarte en este proceso, a continuación te vamos a explicar en detalle en qué consiste la información de estos campos y cómo puedes ingresarlos de forma correcta por medio de unos cuantos ejemplos muy sencillos.

Ejemplo 1:

Si tuvieras una tienda donde vendes bolígrafos, los venderías por UNIDAD, pero resulta que siempre los compras por CAJA de 20 UNIDADES. En este caso, debes asignar la siguiente información en estos tres campos:

  • Unidad de Medida de Venta     = UNIDAD
  • Unidad de Medida de Compra = CAJA x 20
  • Factor de Unidad de Medida    = 20

Si te fijas, este factor de unidad de medida es el que le permite a FinanzaPro convertir las unidades de compra en unidades de venta y hacer una entrada correcta en el inventario, en este caso de 20 bolígrafos por cada caja que compres.

Ejemplo 2:

Si tuvieras una tienda en donde vendes libros, los venderías por UNIDAD, y resulta que cuando los compras, también los compras por UNIDAD. Para este caso, debes asignar la siguiente información en estos tres campos:

  • Unidad de Medida de Venta     = UNIDAD
  • Unidad de Medida de Compra = UNIDAD
  • Factor de Unidad de Medida    = 1

Este factor de unidad de medida con valor 1 le está indicando a FinanzaPro que las unidades de compra y las unidades de venta son la misma y no hay que hacer conversión. En este caso, la entrada al inventario es por el número de libros que le hayas comprado al proveedor. Si compraste 17 libros, la entrada al inventario debe hacerse por 17 libros.

Ejemplo 3:

Si tuvieras una tienda en donde vendes sal en bolsa de 250 gr cada una, la venderías por UNIDAD, pero a veces la compras en CAJA de 12 bolsas, a veces por CAJA de 20 bolsas y también, hay ocasiones en que la compras por CAJA de 30 bolsas. En este caso, no hay una constante en la forma en la que compras tu producto, por lo que nuestra recomendación es que en estos tres campos asignes los siguientes valores:

  • Unidad de Medida de Venta     = UNIDAD
  • Unidad de Medida de Compra = UNIDAD
  • Factor de Unidad de Medida     = 1

De esta manera no importará cómo recibas tus productos, y siempre deberás hacer las entradas al inventario de las UNIDADES que recibas independientemente de cómo te las entregue el proveedor. Si compraste 2 cajas de 12 bolsas, tu entrada al inventario debe hacerse por 24 bolsas. Si en lugar de eso, compraste 2 cajas de 20 bolsas, tu entrada al inventario debe hacerse por 40 bolsas.

Ejemplo 4:

Si tuvieras un producto que vendes en diferentes presentaciones, como sucede con los licores, en los cuales un mismo licor puede venderse en diferentes presentaciones, como podría ser el Ron Blanco Bacardi, el cual cuenta con presentaciones de 350 ml, 750 ml, 1 lt, 1.75 lt y 3 lt, lo conveniente sería tener un producto por cada presentación, en este caso, tendrías 5 productos con la siguiente información:

Producto

Descripción

Unidad de Medida de Venta

Unidad de Medida de Compra

Factor de Unidad de Medida

RBB001

Ron Bacardi Blanco 350 ml

UNIDAD

UNIDAD

1

RBB002

Ron Bacardi Blanco 750 ml

UNIDAD

UNIDAD

1

RBB003

Ron Bacardi Blanco 1 lt

UNIDAD

UNIDAD

1

RBB004

Ron Bacardi Blanco 1.75 lt

UNIDAD

UNIDAD

1

RBB005

Ron Bacardi Blanco 3 lt

UNIDAD

UNIDAD

1

De esta forma las entradas y salidas del inventario se realizarán correctamente, puesto que aunque en esencia son el mismo producto, el tipo de presentación hace que se conviertan en productos diferentes. Esta diferenciación de productos es muy útil en tiendas de vinos y licores y también en restaurantes en donde se preparan recetas, permitiendo diferenciar perfectamente los productos.

En resumen:

· La UNIDAD DE MEDIDA DE VENTA es la que se utiliza para vender los productos y llevar el control del inventario.

Si tienes duda sobre cuál unidad de medida de venta debes utilizar, hazte la siguiente pregunta: '¿en qué unidad voy a contar el inventario de este producto?' Por lo general, la respuesta a esta pregunta es la unidad de medida que debes usar en este campo.

· La UNIDAD DE MEDIDA DE COMPRA es la que se utiliza para las Órdenes de Compra.

· Por medio del FACTOR DE UNIDAD DE MEDIDA se convierten las unidades de COMPRA en unidades de VENTA, cuando no son la misma, lo que te permite hacer de forma correcta las entradas al inventario.

Unidad de Medida de Venta

Descripción

En este campo debes ingresar la Unidad de Medida de Venta del producto.

Esta es la unidad de medida con la que se lleva a cabo la venta del producto, con la que se cuentan sus existencias y se hacen los movimientos de entrada y salida del inventario.

Si en lugar de vender productos físicos vas a vender servicios profesionales debes utilizar la unidad de medida Servicio Profesional para este campo.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

Te recomendamos leer con atención la explicación al inicio de la sección Unidades de Medida, en donde se explica a detalle cómo debes ingresar la información de este campo y los campos de Unidad de Medida de Compra y Factor de Unidad de Medida

Ejemplos

Para productos:

UNIDAD

CAJA

PAQUETE

MT

LT

GALÓN

KG

Para servicios:

Servicio Profesional

Errores Comunes

· Dejar en blanco este campo.

· No siempre se comprende bien el contenido de este campo y de los otros campos, Unidad de Medida de Compra y Factor de Unidad de Medida. Como estos tres campos están íntimamente relacionados, te recomendamos leer con atención la introducción al inicio de la sección Unidades de Medida, en donde se explica a detalle cómo debes ingresar su información.

Unidad de Medida de Compra

Descripción

Aquí debes ingresar la Unidad de Medida de Compra del producto, esto es, la unidad de medida con la que recibes el producto por parte del proveedor.

Esta Unidad de Medida es la que se utiliza en las órdenes de compra, por lo que es OBLIGATORIA para productos físicos.

Si en lugar de productos físicos tienes una empresa de servicios, deja en blanco este campo.

Si compras tus productos con la misma unidad con la que los vendes, este dato puede quedar en blanco y el proceso de importación le asignará a este campo la misma Unidad de Medida de Venta y un 1 al Factor de Unidad de Medida.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

Te recomendamos leer con atención la explicación al inicio de la sección Unidades de Medida, en donde se explica a detalle cómo debes ingresar la información de este campo, y los campos de Unidad de Medida de Venta y Factor de Unidad de Medida.

Ejemplos

UNIDAD 

COSTAL

BARRIL

ROLLO

KG

PAQUETE

QUINTAL

MT

LT

GALÓN

Errores Comunes

· Se suele confundir la unidad de medida de COMPRA con la unidad de medida de VENTA.

· No siempre se comprende bien el contenido de este campo y de los otros campos, Unidad de Medida de Venta y Factor de Unidad de Medida. Como estos tres campos están íntimamente relacionados, te recomendamos leer con atención la introducción al inicio de la sección Unidades de Medida, en donde se explica a detalle cómo debes ingresar su información.

Factor de Unidad de Medida

Descripción

El Factor de Unidad de Medida se refiere al número físico de unidades de venta del producto (especificada en el campo Unidad de Medida de Venta) contenidas en la Unidad de Medida de Compra del producto (especificada en el campo Unidad de Medida de Compra).

Este Factor de Unidad de Medida es OBLIGATORIO para productos físicos.

Si en lugar de productos físicos tienes una empresa de servicios, deja en blanco este campo.

Si compras tus productos con la misma unidad con la que los vendes, este dato puede quedar en blanco y el proceso de importación le asignará un 1 al Factor de Unidad de Medida y la misma Unidad de Medida de Venta a la Unidad de Medida de Compra.

  • TIPO NUMÉRICO
  • CONDICIONAL

Recomendaciones

Te recomendamos leer con atención la explicación al inicio de la sección Unidades de Medida, en donde se explica a detalle cómo debes ingresar la información de este campo y los campos de Unidad de Medida de Venta y Unidad de Medida de Compra.

Ejemplos

Ejemplo 1:

Si compras costales con 20 bolsas de azúcar de 1 kilo cada una, y vendes las bolsas de manera individual, la información que debes ingresar en estos campos deberá ser:

Unidad de medida de venta: UNIDAD

Unidad de medida de compra: COSTAL

Factor de Unidad de medida: 20

Entonces, cuando compras 1 costal, en realidad estás comprando 20 bolsas de azúcar de un kilo y tu entrada al inventario debe ser de 20 bolsas, no de 1 costal. 

Si compraras 10 costales de azúcar, en realidad estarías comprando 200 bolsas de azúcar, ya que cada costal cuenta con 20 bolsas, entonces tu entrada al inventario debe ser de 200 bolsas y no de 10 costales.

Ejemplo 2:

Si compras tus productos en la misma presentación en la que los vendes, este factor debe ser 1. La información que debes ingresar en estos campos deberá ser:

Unidad de medida de venta: KG

Unidad de medida de compra: KG

Factor de Unidad de medida: 1

Si compras 12 kilos de mango y los vendes por kilo, tu entrada al inventario deberá ser de 12 kilos.

Ejemplo 3:

Si compras tus productos en kilos pero los vendes en gramos, la información que debes ingresar en estos campos deberá ser:

Unidad de medida de venta: GRAMOS

Unidad de medida de compra: KILOGRAMOS

Factor de Unidad de medida: 1000

Errores Comunes

No siempre se comprende bien el contenido de este campo y de los otros campos, Unidad de Medida de Venta y Unidad de Medida de Compra. Como estos tres campos están íntimamente relacionados, te recomendamos leer con atención la introducción al inicio de la sección Unidades de Medida, en donde se explica a detalle cómo debes ingresar su información.

Características del producto


Los siguientes campos te permiten ingresar las características del producto por medio de las cuales podrás obtener reportes (de ventas o de inventario) agrupados por las diferentes características del producto.

Básicamente, la Categoría y Subcategoría dependen de cómo quieres organizar tus productos en FinanzaPro. Los demás campos, Tamaño, Color, Estilo, Marca, Tipo y Género, son características dadas por el mismo producto. El No. de Parte y la Información Adicional, te permiten proporcionar información complementaria de las características del producto.

Categoría

Descripción

En este campo debes asignar la Categoría a la que pertenece el producto.

Las Categorías son muy útiles para visualizar tus reportes de ventas e inventarios ya que te permiten agruparlos por diferentes conceptos como lo podrían ser las familias de productos.

Las Categorías y Subcategorías (que se definen en el campo Subcategoría) también sirven para ligar cuentas de ingreso, niveles de descuento y comisiones. En la gran mayoría de casos, esto no se utiliza. Si tienes algún requerimiento especial que implique llevar ingresos, aplicar descuentos o calcular comisiones por familias de productos, por favor consulta a tu asesor de FinanzaPro.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

Con el uso de categorías:

· Si tuvieras una farmacia, podrías obtener el total de ventas por tipo de medicamento.

· Si tuvieras un restaurante de comida rápida, podrías conocer el total de ventas de las diferentes secciones de tu negocio.

· Si tu empresa fuera una tienda de ropa, podrías conocer el total de ventas por categorías de ropa.

· Si en un inicio no vas a utilizar categorías, te recomendamos asignar un valor N/A en este campo para no dejarlo en blanco. 
Es posible modificar las categorías de tus productos en cualquier momento, por lo que si no estás muy seguro de cuáles categorías utilizar, puedes iniciar con las categorías que tienes ahora en mente y más adelante cambiarlas.

Ejemplos

En una farmacia puedes manejar diferentes categorías como:

MEDICAMENTOS GENÉRICOS

MEDICAMENTOS DE PATENTE

O bien,

MEDICAMENTOS CONTROLADOS 

MEDICAMENTOS DE VENTA LIBRE

En un restaurante de comida rápida puedes categorizar los productos que vendes como:

BOTANAS

BEBIDAS

BARRA CALIENTE

BARRA FRÍA

DULCES

POSTRES

En una tienda de ropa pudieras tener las siguientes Categorías:

ROPA DE LÍNEA

ROPA DE TEMPORADA

Y en una zapatería:

ZAPATO DEPORTIVO INFANTIL

ZAPATO ESCOLAR INFANTIL

Errores Comunes

Confundir la Categoría con la Marca. Si necesitas agregar la Marca del producto debes ingresarla en el campo Marca, que es el campo designado para ello. 

Subcategoría

Descripción

Aquí deberás ingresar el nombre de Subcategoría del producto dentro de su Categoría

Las Subcategorías son muy útiles para visualizar tus reportes de ventas e inventarios ya que te permiten agruparlos por diferentes conceptos dentro de cada Categoría, como pudieran ser las subfamilias de productos.

Las Categorías (que se definen en el campo Categoría) y Subcategorías también sirven para ligar cuentas de ingreso, niveles de descuento y comisiones. En la gran mayoría de casos, esto no se utiliza. Si tienes algún requerimiento especial que implique llevar ingresos, aplicar descuentos o calcular comisiones por familias y subfamilias de productos, por favor consulta a tu asesor de FinanzaPro.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

Con el uso de subcategorías para cada una de tus categorías, podrías obtener reportes aún más segmentados:

· Si tuvieras una farmacia, para tu reporte de ventas de medicamentos genéricos podrías conocer el detalle de ventas por tipo de medicamento.

· Si tuvieras un restaurante de comida rápida, en tu reporte de ventas de la sección de bebidas, podrías conocer el detalle de ventas por tamaño o tipo de bebida.

· Para sacar la mejor utilidad a este campo en los reportes, la Subcategoría siempre debe ser diferente a la Categoría (esta la asignas en el campo Categoría).

· Si en un inicio no vas a utilizar subcategorías, te recomendamos asignar un valor N/A como subcategoría para no dejar el campo en blanco.

Es posible modificar las subcategorías de tus productos en cualquier momento, por lo que si no estás muy seguro de cuáles subcategorías utilizar, puedes iniciar con las subcategorías que tienes ahora en mente y más adelante cambiarlas.

Ejemplos

Ejemplos de subcategorías para la categoría de Medicamentos Genéricos en una farmacia:

ANTIMICÓTICOS

ANTIBIOTICOS

ANALGÉSICOS

ANTIGRIPALES

Ejemplos de subcategorías para la categoría de Bebidas en un restaurante de comida rápida:

AGUA EMBOTELLADA 350 ML

AGUA EMBOTELLADA 1 LT

REFRESCO EMBOTELLADO 350 ML

REFRESCO VASO 16 OZ

REFRESCO VASO 32 OZ

AGUA FRESCA VASO 16 OZ

AGUA FRESCA VASO 32 OZ

Ejemplos de subcategorías para la categoría de Botanas de un restaurante de comida rápida:

PALOMITAS

NACHOS CON QUESO

PAPAS SABRITAS ORIGINAL

CHEETOS

Errores Comunes

· Ingresar una Subcategoría con el mismo nombre de su Categoría.

· Confundir la Subcategoría con la Marca. Si necesitas agregar la Marca del producto debes ingresarla en el campo Marca, que es el campo designado para ello.

Tamaño

Descripción

Si tu producto se diferencia por tamaños, por ejemplo, como es el caso de la ropa y los zapatos, en este campo puedes indicar el Tamaño de tu producto.

Esto te permitirá la obtención de reportes con información detallada por Tamaño de producto.

El Tamaño sólo se puede asignar por medio de este archivo de importación. Lo puedes asignar ahora, o bien, más tarde por medio de este mismo archivo.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Ejemplos

En tallas de ropa:

XS

S

MED

GDE

En tallas de zapato:

8

8.5

9

Color

Descripción

Si tu producto se diferencia por colores, por ejemplo, como es el caso de la ropa y los zapatos, en este campo puedes indicar el Color de tu producto.

Esto te permitirá la obtención de reportes con información detallada por Color de producto.

El Color sólo se puede asignar por medio de este archivo de importación. Lo puedes asignar ahora, o bien, más tarde usando este mismo archivo.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Ejemplos

VERDE

CELESTE

AMARILLO

Estilo

Descripción

Si tu producto se diferencia por estilos, por ejemplo, como es el caso de la ropa y los zapatos, en este campo puedes indicar el Estilo de tu producto.

Esto te permitirá la obtención de reportes con información detallada por Estilo de producto.

El Estilo sólo se puede asignar por medio de este archivo de importación. Lo puedes asignar ahora, o bien, más tarde usando este mismo archivo.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

Puede ser que esta clasificación de Estilo no aplique a todos los ramos (farmacia, restaurantes, servicios, etc.), pero para tiendas de ropa o calzado es muy recomendable.

Ejemplos

INFANTIL

ADULTO

DEPORTIVA INFANTIL

Marca

Descripción

En este campo puedes indicar la Marca del producto.

Esto te permitirá la obtención de reportes con información detallada por Marca de producto.

La Marca sólo se puede asignar por medio de este archivo de importación. La puedes asignar ahora, o bien, más tarde usando este mismo archivo.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

Puede ser que esta clasificación de Marca no aplique a todos los ramos (farmacia, restaurantes, servicios, etc.), pero para tiendas de ropa, calzado o perfumerías, es muy recomendable.

Ejemplos

BENETTON

TOMMY HILFIGER

PRAIA

Tipo

Descripción

Si tu producto se diferencia por tipos, por ejemplo, como es el caso de la ropa y los zapatos, en este campo puedes indicar el Tipo de tu producto.

Esto te permitirá la obtención de reportes con información detallada por Tipo de producto.

El Tipo sólo se puede asignar por medio de este archivo de importación. Lo puedes asignar ahora, o bien, más tarde usando este mismo archivo.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Ejemplos

ROPA CASUAL

ABRIGOS

ZAPATOS DE VESTIR

TENIS

Género

Descripción

Si tu producto está diseñado para un género de persona en específico, por ejemplo, hombre, mujer, niña, etc., en este campo puedes indicar el Género del producto.

Esto te permitirá la obtención de reportes con información detallada por Género de producto.

El Género del producto sólo se puede asignar por medio de este archivo de importación. Lo puedes asignar ahora, o bien, más tarde usando este mismo archivo

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL
  • SI EL VALOR NO EXISTE, EL PROCESO DE IMPORTACIÓN LO CREA EN FINANZAPRO.

Recomendaciones

Puede ser que esta clasificación de Marca no aplique a todos los ramos (farmacia, restaurantes, servicios, etc.), pero para tiendas de ropa, calzado o perfumerías, es muy recomendable

Ejemplos

HOMBRE

MUJER

UNISEX

No. de Parte

Descripción

Este campo te permite indicar el No. de Parte como código de referencia adicional de tu producto. Este dato es muy útil en negocios que manejan partes y repuestos.

Este campo te permite hacer búsquedas de productos por No. de Parte

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL

Ejemplos

Ejemplo del No. de parte del repuesto de un quemador de estufa Mabe:

181D7507

Información adicional

Descripción

Este campo, Información Adicional, es un campo abierto para que puedas proporcionar una descripción más detallada del producto.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL

Ejemplos

Esta tapa Pyrex de 12,07 cm de diámetro es ideal para cuencos de cristal Pyrex redondos de 500 ml. Plástico sin BPA.Apta para lavavajillas en la rejilla superior.Hecha en EE.UU.

Configuración de impuestos del producto


La información a ingresar en los siguientes campos es muy importante ya que definirá cómo aplicar los impuestos que gravan los productos en las ventas que haces en FinanzaPro.

Si no estás seguro sobre qué información ingresar en cada campo, te sugerimos que hables con tu contador o asesor de impuestos para recibir la asesoría fiscal que te permita ingresar correctamente estos datos. 

Código CABYS

Descripción

En este campo debes indicar el número de Código CABYS (Código de Identificación y Clasificación de Bienes y Servicios establecido por la Administración Tributaria) de tu producto.

El código CABYS es un código de 13 dígitos sin espacios ni guiones intermedios y debe asignarse a cada producto o servicio que se vende en Costa Rica ya que es un dato indispensable para emitir la factura electrónica. Su uso es obligatorio a partir del 1º de diciembre del 2020.

Si deseas más información sobre qué es este código CABYS puedes leer nuestro artículo:

Asignar Códigos Cabys a Tus Productos en FinanzaPro

  • TIPO NUMÉRICO
  • OBLIGATORIO

Recomendaciones

Si no estás seguro de cuál es el código CABYS de tu producto, consulta a tu contador o asesor financiero.

Ejemplos

Código CABYS de una motosierra:

4423202000100

Código CABYS del alambre de púas:

4294601010000

Errores Comunes

· No asignar el código CABYS del producto.

· Asignar un texto de clasificación en lugar de ingresar el Código CABYS, el cual es un código de 13 dígitos.

· Asignar de forma incorrecta el Código CABYS, lo cual afecta al IVA que debe calcularse al producto o servicio vendido.

Clasificación IVA

Descripción

Este campo aplica únicamente a productos que no van gravados con el 13%. Si tus productos van gravados con el 13%, deja en blanco este campo.

Si tu producto tiene una clasificación de impuesto especial, y por lo tanto no va gravado con el 13%, en este campo puedes indicar la categoría tributaria que aplica para el producto.

  • TIPO SELECCIÓN DE LISTA
  • OPCIONAL
  • LA CLASIFICACIÓN DE IVA DEBE EXISTIR PREVIAMENTE EN LA LISTA DE CLASIFICACIONES DE IVA DE FINANZAPRO.

Recomendaciones

· Recuerda dejar en blanco este campo si el producto está gravado con una tasa del 13% de IVA.

· Si no estás seguro de la clasificación del producto debes preguntarle a tu contador o asesor financiero.

Ejemplos

Alquileres a PYMES inscritas en el MEIC

Canasta básica tributaria

Insumos Agropecuarios (solo los incluidos en lista establecida mediante resolución)

Errores Comunes

Asignar una Clasificación de IVA incorrecta o asignar una clasificación de la lista aún y cuando el producto se grava con una tasa del 13%.

Impuesto de Servicio

Descripción

El Impuesto de Servicio sólo aplica a productos que son servidos por un mesero o salonero en establecimientos como restaurantes, bares, sodas u otros establecimientos de alimentos.

Este campo te permite indicar si la venta del producto debe incluir el Impuesto de Servicio.

Si tu empresa NO pertenece al ramo de restaurantes, debes dejar este campo en blanco o elegir No.

Si tu producto va gravado con este impuesto, elige y FinanzaPro hará el cálculo del impuesto al momento de facturar el producto.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

Si tu producto lo vendes en sitio, aun cuando también lo vendas en servicio express, debes indicar que el producto incluye el impuesto de servicio.

Impuesto Selectivo de Consumo

Descripción

El Impuesto Selectivo de Consumo es un impuesto que recae sobre la importación o fabricación de las mercancías detalladas en el Anexo de la Ley 4961 de Consolidación del Impuesto Selectivo de Consumo, como pudieran ser algunas cervezas, licores, cigarros, lociones capilares y vehículos.

En este campo debes indicar si el producto que vendes va gravado con el Impuesto Selectivo de Consumo.

Si seleccionas en este campo debes indicar el porcentaje de este impuesto en el campo Tarifa del Impuesto Selectivo de Consumo.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

Si no estás seguro de si tu producto va gravado o no con este impuesto, debes preguntarle a tu contador o asesor financiero.

Tarifa del Impuesto Selectivo de Consumo

Descripción

La Tarifa del Impuesto al Consumo es resultado de un cálculo que involucra al total de ventas del tipo de producto por una tarifa según la Ley del Consumo.

En este campo debes indicar la Tarifa del Impuesto Selectivo de Consumo que aplica a tu producto únicamente si en el campo Impuesto Selectivo de Consumo elegiste , de lo contrario deja en blanco este campo.

Utiliza un formato de número con dos decimales para indicar esta tarifa.

  • TIPO NUMÉRICO
  • CONDICIONAL

Recomendaciones

Si no estás seguro de qué tarifa aplica a tu producto, consulta con tu contador o asesor financiero la información que debes poner en este campo.

Ejemplos

10.00

3.00

Errores Comunes

· No indicar ninguna Tarifa del Impuesto Selectivo al Consumo si en el campo Impuesto Selectivo al Consumo es .

· Indicar un valor en este campo cuando el campo Impuesto Selectivo al Consumo es No.

Timbre Odontológico

Descripción

El Timbre Odontológico es un impuesto que sólo aplica a productos del ramo odontológico.

Este campo te permite indicar si tu producto va gravado con el Timbre Odontológico.

Si no perteneces al ramo odontológico, deja en blanco este campo o elige No.

Si eliges , FinanzaPro calculará el monto de este impuesto al momento de facturar el producto.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL

Información de inventario


Los siguientes campos se relacionan con la información del producto en el inventario: stock mínimo, stock máximo, inventario inicial y costo unitario. 

Toda esta información aplica para productos que son tangibles, ya que son los que causan movimientos al inventario, y no aplica para servicios.

Es un servicio o cargo especial

Descripción

Por medio de este campo se le indica a FinanzaPro que el producto es en realidad un servicio y por tanto NO lleva control de inventarios.

Si tu producto es un servicio deberás elegir en este campo, de lo contrario, deja el campo en blanco o elige No.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

En el caso de que hayas elegido porque tu producto es un servicio, debes dejar en blanco los campos relacionados con inventarios: Stock Mínimo, Stock Máximo, Cantidad y Costo Unitario.

Errores Comunes

· Dejar en blanco este campo o elegir No cuando se trata de servicios.

· Elegir cuando se trata de productos tangibles.

Stock Mínimo

Descripción

Este campo te permite indicar cuál es el Stock Mínimo que debes tener para tu producto. Esto se conoce también como punto de reorden.

Sólo aplica para productos tangibles y no a servicios.

Si se omite información en este campo, FinanzaPro asumirá un Stock Mínimo de 0.

Por el momento FinanzaPro no emite ninguna alarma cuando el producto está en el Stock Mínimo o por debajo del mínimo, pero sí genera un reporte para indicar los productos que están en el stock mínimo o por debajo de él, y la cantidad requerida para alcanzar el stock máximo, el cual se indica en el campo Stock Máximo.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL

Ejemplos

0

5

10

Stock Máximo

Descripción

En este campo debes indicar el Stock Máximo para el producto. Si utilizas stock mínimo o puntos de reorden para tu producto, este valor le indicará a FinanzaPro las cantidades que debes comprar del producto para llevar su existencia al valor especificado como Stock Máximo.

Sólo aplica para productos tangibles y no a servicios.

El valor del Stock Máximo debe ser mayor al del Stock Mínimo.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL

Ejemplos

100

20

40

Errores Comunes

· Dejar en blanco este campo, si indicaste Stock Mínimo.

· Ingresar en este campo un valor igual o menor al del Stock Mínimo.

Entrada de inventario inicial

Si estás comenzando a operar tu negocio, los siguientes dos campos, Cantidad y Costo Unitario, te permiten alimentar a FinanzaPro con el inventario inicial de tu empresa.

Para empresas que ya están operando y tienen un inventario, los siguientes campos no aplican, ya que sólo se utilizan para el ingreso del inventario inicial de las nuevas empresas.
La información de estos campos sólo aplica para productos tangibles y no a servicios, ya que estos no tienen movimiento de inventario.
Cantidad

Descripción

Existencias iniciales de tu producto que deseas ingresar como inventario inicial en FinanzaPro.

  • TIPO NUMÉRICO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

0

2000

125

10

10.5

Errores Comunes

Ingresar un valor menor a cero.
Costo Unitario

Descripción

Aquí debes asignar el Costo Unitario del producto.

Los costos unitarios se ingresan SIN IVA y en la divisa definida para tus bodegas.

  • TIPO NUMÉRICO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

120.45670

10.25

310.55

211

Errores Comunes

Ingresar el Costo Unitario con IVA o en una divisa diferente a la definida para la bodega.

Información de precios


Los siguientes campos se relacionan con el precio de venta del producto y sus descuentos y aplica para todos los productos, ya sean productos tangibles o servicios.

También, te permite asignar Markups a tus productos en caso de que tu empresa utilice un proceso de cálculo de precios en base a costos.

Nombres de las listas de precios

En los siguientes campos, Precio Unitario, Markup, etc., vas a notar que hay un nombre indicado entre paréntesis cuadrados:

Precio Unitario [Detalle]

Si deseas asignar los precios de más de una lista de precios, por ejemplo, si tienes una lista de Detalle y quieres agregar dos listas adicionales, como por ejemplo, Mayoreo y Gobierno, debes crear más columnas a la derecha, colocando en el título de la columna el nombre de la lista de precios a la que corresponde, por ejemplo: 

Precio Unitario [Mayoreo]

Precio Unitario [Gobierno]

Si tu empresa maneja múltiples listas de precios, comunícate con tu asesor de FinanzaPro, ya que estas deben estar previamente definidas para que se puedan importar los precios.

Precio Unitario [Detalle]

Descripción

Este campo te permite indicar el Precio Unitario del producto, el cual es el precio de venta del producto. 

Los precios unitarios se ingresan SIN IVA y en la divisa de la lista de precios.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OBLIGATORIO
  • LOS NOMBRES DE LAS LISTAS DE PRECIOS DEBEN EXISTIR PREVIAMENTE EN FINANZAPRO.

Ejemplos

1200.50

500 

350

10000.00

Errores Comunes

· No ingresar el precio unitario del producto.

· Ingresar precios con IVA o en otra divisa diferente a la lista de precios correspondiente.

Habilitar Descuento Automático

Descripción

Este campo te permite indicar si algún producto tiene algún Descuento Automático sin importar el tipo de cliente al que se le venda. El descuento se aplicará también, sin importar la lista de precios que selecciones.

Si eliges deberás indicar el porcentaje de descuento en el campo Porcentaje de Descuento Automático.

Si dejas este campo en blanco, el proceso de importación lo asume como No.

  • TIPO SÍ/NO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

Este campo es muy útil cuando quieres hacer un descuento en productos de los cuales se desea agotar su existencia por estar descontinuados o fuera de temporada, o bien para productos que tienen un descuento especial por introducción. 

Porcentaje de Descuento Automático

Descripción

En este campo debes indicar el Porcentaje de Descuento Automático que deseas aplicar a tu producto si en el campo Habilitar Descuento Automático elegiste .

  • TIPO NUMÉRICO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

50.00

20.00

30.00

25.00

Errores Comunes

· No asignar un porcentaje de descuento cuando se ha elegido en el campo Habilitar Descuento Automático. Cuando esto sucede, el producto se venderá al precio normal sin ningún descuento.

· Ingresar un valor en este campo cuando el campo Habilitar Descuento Automático es No o está en blanco.

Mark Up [Detalle]

Descripción

El MarkUp es un porcentaje que se aplica sobre el costo del producto para calcular su precio.

Únicamente debes usarlo cuando se están utilizando procesos de sugerencia de precios para calcular precios en base a costos.

Si tu empresa define los precios en base a otros factores (manualmente, precios de mercado, etc.) o si tus productos no son productos tangibles (son servicios), entonces, deja en blanco esta columna.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL
  • LOS NOMBRES DE LAS LISTAS DE PRECIOS DEBEN EXISTIR PREVIAMENTE EN FINANZAPRO.

Ejemplos

50.50%

20.00%

30.00%

25.50%

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