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Archivo de Importación de Proveedores

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

En este artículo encontrarás toda la ayuda que necesitas para poder ingresar los datos de tus Proveedores de forma satisfactoria en el Archivo de Importación de Proveedores.

A continuación te presentamos la información que debes ingresar en cada campo. Para ayudarte a comprender mejor el proceso, también hemos incluido algunas recomendaciones, ejemplos y los errores comunes que suelen suceder al momento de ingresar los datos.

Para que te sea más fácil encontrar el campo que deseas consultar, tenemos una tabla de contenidos en donde hemos agrupado los campos por secciones de acuerdo al tipo de información que contienen. Lo único que tienes que hacer es dar clic en la sección o campo que te interesa.

Si aún no cuentas con el archivo de Excel de importación de proveedores, haz clic aquí para descargarlo.

Datos generales del proveedor

Nombre

Descripción

En este campo debes indicar el Nombre del proveedor. Puede ser el nombre de fantasía o nombre comercial con el que opera el Proveedor, o bien el nombre legal o razón social, ya sea que se trate de una empresa o de una persona física.

Este es el Nombre que usarás todo el tiempo para identificar al Proveedor dentro de FinanzaPro (órdenes de compra, cuentas por pagar, listas, reportes, etc.).

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO

Ejemplos

Carmina Gutiérrez e Hijos

Envases Comeca, S. A. 

Samtec

Emilio González

Dirección

Descripción

Aquí debes indicar la Dirección del proveedor.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL

Ejemplos

Plaza Colonial, 3er piso, Oficina#3-10

San Rafael de Escazú, San José

País

Descripción

En este campo debes indicar el País en donde se ubica el proveedor.

Aplicaciones en órdenes de compra:

Al momento de registrar una orden de compra, FinanzaPro podría calcular impuestos al proveedor:

  • Si el País está en blanco o tiene como valor Costa Rica FinanzaPro le calculará impuestos al proveedor.
  • Si el País no está en blanco y tiene cualquier otro valor diferente de Costa Rica, no habrá cálculo de impuestos puesto que se trataría de proveedores extranjeros.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL
  • EL PAÍS DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE PAÍSES PREDEFINIDA AL CONFIGURAR FINANZAPRO.

Recomendaciones

Recuerda ingresar el País para proveedores extranjeros.

Ejemplos

Costa Rica

Panamá

Estados Unidos

Países Bajos

Argentina

Guatemala

Errores Comunes

Omitir el País para algún proveedor extranjero. Esto provocará que FinanzaPro le calcule impuestos al realizar la orden de compra.

Provincia

Descripción

Aquí debes indicar la Provincia en donde se ubica el proveedor.

  • TIPO SELECCIÓN DE LISTA
  • OPCIONAL
  • LA PROVINCIA DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE PROVINCIAS PREDEFINIDA AL CONFIGURAR FINANZAPRO.

Recomendaciones

Si no ingresas ninguna Provincia, no podrás asignar Cantón ni tampoco Distrito.

Ejemplos

San José

Heredia

Guanacaste

Limón

Puntarenas

Cártago

Alajuela

Cantón

Descripción

En este campo debes indicar el Cantón en donde se ubica el proveedor.

  • TIPO SELECCIÓN DE LISTA
  • OPCIONAL
  • EL CANTÓN DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE CANTONES PREDEFINIDA AL CONFIGURAR FINANZAPRO.

Recomendaciones

Sólo puedes asignar el Cantón, si en el campo Provincia elegiste alguna provincia.

Ejemplos

Escazú

Mora

Aserrí

Goicochea

Errores Comunes

Asignar un Cantón si no se ha elegido Provincia.

Distrito

Descripción

En este campo debes indicar el Distrito en donde se ubica el proveedor.

  • TIPO SELECCIÓN DE LISTA
  • OPCIONAL
  • EL DISTRITO DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE DISTRITOS PREDEFINIDA DE FINANZAPRO.

Recomendaciones

Sólo puedes asignar el Distrito, si en el campo Cantón elegiste algún cantón.

Ejemplos

Escazú

San Antonio

San Rafael

Errores Comunes

Asignar un Distrito si no se ha elegido Cantón.

Tipo de Identificación

Descripción

El Tipo de Identificación permite identificar qué tipo de contribuyente es el proveedor.

Es OBLIGATORIO indicar el Tipo de Identificación para los proveedores que son contribuyente costarricenses:

Los Tipos de Identificación disponibles son:

Cédula Física

Cédula Jurídica

DIMEX

NITE

  • TIPO SELECCIÓN DE LISTA
  • CONDICIONAL
  • EL TIPO DE IDENTIFICACIÓN DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE IDENTIFICACIONES DISPONIBLES DE FINANZAPRO.

Recomendaciones

· En el caso de proveedores extranjeros registrados como contribuyentes costarricenses, debes elegir DIMEX como Tipo de Identificación.

· Recuerda dejar en blanco este campo en el caso de proveedores internacionales (con sede en el extranjero).

Errores Comunes

· No asignar un Tipo de Identificación cuando el País del proveedor es Costa Rica.

· Asignar un Tipo de Identificación cuando el País del proveedor es diferente de Costa Rica.

No. de Identificación

Descripción

Este campo sólo aplica a proveedores que son contribuyentes costarricenses a los que se les ha asignado un Tipo de Identificación en el campo correspondiente.

Aquí deberás ingresar el No. de Identificación del proveedor el cual tiene un formato específico de acuerdo al valor del campo Tipo de Identificación seleccionado.

Si no se definió ningún Tipo de Identificación, debes dejar este campo en blanco.

  • TIPO NUMÉRICO
  • CONDICIONAL

Recomendaciones

Dependiendo del Tipo de Identificación elegida, deberás cumplir con los siguientes formatos:

· Cédula Física - 9 dígitos con guiones sin cero al principio: 9-9999-9999 

· Cédula Jurídica - 10 dígitos con guiones sin cero al principio: 9-999-999999

· DIMEX (Documento de Identificación de Migración y Extranjería) - 11 o 12 dígitos sin guiones sin cero al inicio: 999999999999. Sólo para extranjeros establecidos legalmente en Costa Rica.

· NITE (Número de identificación tributario especial) - 10 dígitos con guiones y sin cero al inicio: 9-999-999999

Ejemplos

Cédula Física: 1-1158-8584

Cédula Jurídica: 3-002-391443

DIMEX: 328502718212

NITE: 3-123-987654

Errores Comunes

· Ingresar de forma incorrecta o incompleta el No. de Identificación.

· No ingresar el No. de Identificación aún y cuando se ha definido un valor en el campo Tipo de identificación.

· Ingresar un No. de Identificación cuando el campo Tipo de Identificación está en blanco.

Información de contacto

Contacto

Descripción

En este campo debes indicar el nombre de la persona que es el Contacto de compras de este proveedor.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL

Ejemplos

Alberto Costa

Email

Descripción

En este campo debes ingresar la dirección de Email o correo electrónico del proveedor. 

Este es sólo un dato informativo ya que FinanzaPro no envía ninguna comunicación a esta dirección de email.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

Aunque actualmente FinanzaPro no envía ninguna comunicación a esta dirección de correo electrónico, a futuro puede ser que este email sí se utilice para ello, por lo que se debe ingresar de forma correcta.

Ejemplos

frojas@pinalbo.com

cxp@comec.com

a_martinez@prodigy.com.mx

Errores Comunes

· Ingresar una dirección de Email incorrecta, incompleta, con espacios, sin @, sin el dominio correcto, etc.

· Ingresar más de un correo electrónico. Sólo debe ingresarse uno.

Teléfono 1

Descripción

En este campo debes ingresar el número de Teléfono del proveedor.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

Se deben utilizar únicamente números y guiones. El número de teléfono no debe llevar letras ni otros caracteres especiales. Si se va a indicar el código de país, este debe iniciar con el signo + seguido del código de país y finalizar con un espacio en blanco.

Ejemplos

+506 25202453

+506 2520-2453

+001 2058862404

25200165

2520-0165

Errores Comunes

· Ingresar números de teléfono muy largos.

· Ingresar más de un teléfono. Sólo debe ser uno.

· Ingresar extensiones o nombres de contacto. Sólo se debe ingresar un número de teléfono. 

Teléfono 2

Descripción

Este campo te permite indicar otro número de Teléfono del proveedor.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

Se deben utilizar únicamente números y guiones. El número de teléfono no debe llevar letras ni otros caracteres especiales. Si se va a indicar el código de país, este debe iniciar con el signo + seguido del código de país y finalizar con un espacio en blanco.

Ejemplos

+506 25202453

+506 2520-2453

+001 2058862404

25200165

2520-0165

Errores Comunes

· Ingresar números de teléfono muy largos.

· Ingresar más de un teléfono. Sólo debe ser uno.

· Ingresar extensiones o nombres de contacto. Sólo se debe ingresar un número de teléfono. 

Opciones personalizadas de las facturas del proveedor

FinanzaPro cuenta con una configuración predeterminada para el ingreso de las facturas de todos los proveedores:

  • Términos de Pago: Contado
  • Grupo de Facturación: Proveedores Locales*

(*) este grupo de facturación tiene la divisa local definida para la empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene como divisa Colones Costarricenses (CRC), este grupo de facturación tendrá como divisa también Colones Costarricenses..

Si tu empresa requiere una configuración predeterminada diferente, pídele a tu asesor de FinanzaPro que modifique la configuración de tu empresa.

Términos de Pago

Descripción

Los Términos de Pago se refieren a la forma en que se le van a pagar al proveedor sus facturas, ya sea de contado o a crédito en diferentes plazos.

Los Términos de Pago disponibles son:

Contado

Neto 7 días

Neto 15 días

Neto 30 días

Neto 45 días

Neto 60 días

La configuración predeterminada de los Términos de Pago para el proveedor es Contado.

  • Deja el campo en blanco si deseas que tu proveedor conserve esta configuración predeterminada.
  • Si manejas otros Términos de Pago para tu proveedor diferentes a los predeterminados, deberás indicarlos en este campo.

  • TIPO LISTA DE SELECCIÓN
  • CONDICIONAL
  • LOS TÉRMINOS DE PAGO DEBEN EXISTIR PREVIAMENTE EN LA LISTA DE TÉRMINOS DE FINANZAPRO.

Recomendaciones

· Recuerda dejar en blanco este campo para que el proveedor conserve los Términos de Pago predeterminados para la compañía.

· En el caso de que necesites Términos de Pago diferentes o adicionales a los proporcionados en este campo, ponte en contacto con tu asesor de FinanzaPro para que los incluya en la configuración de tu empresa.

Errores Comunes

Asignar Términos de Pago que no existen en la lista de Términos de Pago predefinida al configurar FinanzaPro. 

Grupo de Facturación

Descripción

El Grupo de Facturación define lo siguiente:

  • La divisa de la factura tanto en órdenes de compra como en cuentas por pagar, tanto para proveedores de contado como para proveedores de crédito.
  • La cuenta contable de cuentas por pagar que se afectará en la contabilidad cuando se reciban facturas de los proveedores.

Los grupos de facturación que maneja FinanzaPro por omisión son:

Proveedores Locales

Proveedores Locales (USD)

Proveedores del Exterior (USD)

También, el Grupo de Facturación permite obtener los reportes de compras y cuentas por pagar por divisa, y a nivel contable permite separar estos montos en el balance de comprobación y en los estados financieros.

La configuración predeterminada del Grupo de Facturación para el proveedor es: Proveedores Locales

  • Deja en blanco este campo si deseas que tu proveedor conserve la configuración predeterminada del Grupo de Facturación.
  • Si deseas asignar otro Grupo de Facturación a tu proveedor, indícalo en este campo.

  • TIPO TEXTO
  • CONDICIONAL
  • EL GRUPO DE FACTURACIÓN DEBE EXISTIR PREVIAMENTE EN LA LISTA DE GRUPOS DE FACTURACIÓN DE FINANZAPRO.

Recomendaciones

Recuerda dejar en blanco este campo si deseas que tu proveedor conserve el Grupo de Facturación predeterminado para la compañía.

Errores Comunes

Ingresar un Grupo de Facturación que no se encuentre en la lista de los grupos de facturación predeterminados de FinanzaPro.

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