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Catálogo de cuentas recomendado para nuevas empresas

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

Introducción

En este archivo de Excel encontrarás el catálogo de cuentas contables recomendado el cual ha sido diseñado por FinanzaPro y que ha demostrado ser una excelente opción para una gran cantidad de empresas que hoy llevan su contabilidad en FinanzaPro. 

Si tu empresa no tiene catalogo de cuentas, nuestra recomendación es que utilices este catálogo de cuentas recomendado ya que estamos seguros de que va a cumplir ampliamente con tus necesidades contables.

Si tu empresa ya tiene un catálogo de cuentas pero no estás muy a gusto con él, puedes considerar migrar a nuestro catálogo de cuentas recomendado.

En el caso de que tu empresa no se llegara a adaptar al catálogo de cuentas recomendado, siempre existe la opción de que uses tu catálogo de cuentas propio, pero esto se llevará más tiempo de implementación ya que deberás:

  • Llenar el archivo de importación de tu catálogo de cuentas
  • Llenar el archivo de integración de cuentas contables

Ya que el proceso de integración contable se debe realizar de manera manual por FinanzaPro, el uso de un catálogo propio también conlleva un costo adicional de implementación. Para más información, comunícate con tu asesor de FinanzaPro.

La gran ventaja de usar el Catálogo de Cuentas Recomendado de FinanzaPro es que ya está listo para utilizarse y la integración de los movimientos que se realizan en todos los módulos del sistema con la contabilidad es totalmente transparente y automática desde que comienzas tus operaciones en FinanzaPro.

Te recomendamos que este catálogo de cuentas contables sea revisado por tu contador o asesor financiero, ya que son ellos los indicados para comprender la estructura de un catálogo de cuentas, y en este caso saber si esta propuesta se adapta o no a las necesidades de tu empresa.

Estructura de este archivo

Cuando abras este archivo verás algo similar a lo siguiente:

Este archivo cuenta con diferentes columnas en donde se detalla el contenido del catálogo de cuentas, cuyos encabezados son:

  • No. de Cuenta
  • Nombre
  • Tipo
  • Clase
  • Divisa
  • Notas

La columna Notas muestra aspectos relevantes, consejos o bien, aclaraciones sobre el contenido de las cuentas contables que debes tener en cuenta.

Cuentas que no puedes borrar

Notarás que en este archivo hay cuentas que están resaltadas en color rosado. Esto indica que son cuentas INDISPENSABLES que no deben ser borradas ni modificadas. Estas son cuentas de integración y cumplen con funciones específicas dentro del proceso de integración contable de FinanzaPro y son parte de la configuración.

Si borras algunas de las cuentas en rosado, no se podrá realizar el proceso automático de integración contable de FinanzaPro.

La única excepción en las cuentas color rosado son las cuentas de Bancos, en donde sí está permitido agregar cuantos bancos y cuentas bancarias tenga tu empresa; sin embargo, debes tener cuidado con la cuenta 11-01-02 BANCOS, la cual no debe desaparecer ni se deben modificar ninguno de los datos de sus columnas.

Cuentas de primer nivel

FinanzaPro considera las cuentas de primer nivel en el catálogo de cuentas contables de forma especial.

Las cuentas de primer nivel:

  • Activo
  • Pasivo
  • Patrimonio
  • Ingresos
  • Gastos

están definidas como Tipos, por lo cual no las verás como cuentas contables dentro de este catálogo de cuentas recomendado.

En este catálogo de cuentas recomendado se utilizó la siguiente convención numérica para las cuentas de primer nivel:

1       - Activo
2       - Pasivo
3       - Patrimonio
4       - Ingresos
5, 6, 7 - Gastos

Cuentas de segundo nivel

De manera similar a las cuentas de primer nivel, las cuentas de segundo nivel están definidas como Clases para cada Tipo, por lo cual tampoco están definidas como cuentas contables en este catálogo de cuentas recomendado, y no es necesario agregarlas al catálogo de cuentas, ya que están definidas internamente dentro de FinanzaPro. Por ejemplo, para las cuentas de tipo Activo, las clases disponibles son:

Activo Corriente

Activo No Corriente

Otros Activos

Columnas del archivo

No. de Cuenta

El No. de Cuenta se debe indicar en orden jerárquico separando con guiones el nivel de la cuenta contable. Por ejemplo:

11-01             EFECTIVO Y EQUIVALENTES
11-01-01            CAJA GENERAL
11-01-01-01           FONDO DE OPERACIONES
11-01-01-01-01          Fondo de Operaciones (CRC)
11-01-01-01-02          Fondo de Operaciones (USD)
11-01-01-01-03          Caja General (CRC)
11-01-01-01-04          Caja General (USD)

En este ejemplo, las cuentas:

11-01-01-01-01          Fondo de Operaciones (CRC)
11-01-01-01-02          Fondo de Operaciones (USD)
11-01-01-01-03          Caja General (CRC)
11-01-01-01-04          Caja General (USD)

son todas cuentas hijas de la cuenta 11-01-01-01 FONDO DE OPERACIONES que a su vez es hija de la cuenta de 11-01-01 CAJA GENERAL, que a su vez es hija de la cuenta 11-01 EFECTIVO Y EQUIVALENTES.

Si observas la numeración de las cuentas, cada hija comienza su cuenta contable con la misma cuenta contable que su cuenta padre. Esto es lo que construye la estructura de jerarquía de cuentas del catálogo.

Además, en este caso, todas estas cuentas del ejemplo son cuentas de Activo, ya que comienzan con el número 1.

Ten en cuenta que el Tipo y Clase de la cuenta padre se debe heredar a las cuentas hijas, esto es, las cuentas hijas tienen que tener el mismo Tipo y Clase que su cuenta padre.

Nombre

En este campo debes indicar el Nombre de la cuenta contable.

Tipo

Aquí debes indicar el Tipo de cuenta de primer nivel a la que pertenece la cuenta contable:

Activo

Pasivo

Patrimonio

Ingreso

Gasto

La selección del Tipo se realiza por medio de una lista con valores predeterminados.

Clase

En este campo debes indicar la Clase o cuenta de segundo nivel, dentro de su Tipo, a la que pertenece la cuenta. Por ejemplo, las clases del tipo Activo son estas:

Activo Corriente

Activo No Corriente

La selección de la Clase se realiza por medio de una lista con valores predeterminados.

Divisa

Este campo te permite definir en qué divisa se van a manejar los movimientos de la cuenta contable.

En forma predeterminada, este catálogo de cuentas utiliza los Colones Costarricenses como divisa en prácticamente todas las cuentas salvo las que estén indicadas con (USD) en el nombre de la cuenta. Por ejemplo:

11-01-01-01-01          Fondo de Operaciones (CRC)

11-01-01-01-02          Fondo de Operaciones (USD)

11-01-01-01-03          Caja General (CRC)

11-01-01-01-03          Caja General (USD)

Hay empresas que desean manejar sus bodegas en dólares estadounidenses, o bien, tienen algunas cuentas bancarias en dólares estadounidenses u otras divisas. En este caso deben asegurarse de indicar la Divisa correcta en la cuenta contable.

La selección de Divisa se realiza por medio de una lista con valores predeterminados.

¿Qué es posible modificar en este catálogo de cuentas?

Si necesitas hacer modificaciones a este catálogo de cuentas, antes de hacerlo, debes considerar las siguientes recomendaciones:

· NO borres ninguna cuenta resaltada en rosado para no corromper la estructura del catálogo de cuentas contable.

· Si llegas a modificar el nombre de alguna cuenta, modifícalo por algo que signifique lo mismo y tenga sentido dentro de la estructura del catálogo, su tipo y clase. 

· No cambies el tipo o clase de las cuentas, ya que corromperías la estructura del catálogo de cuentas.

· Si necesitas más cuentas contables, puedes agregarlas siguiendo el consecutivo de la numeración de la cuenta y la relación de cuentas padre e hijas.

· Si deseas borrar cuentas que no necesitas y están en color blanco, asegúrate de borrarlas con todo y sus cuentas hijas, de esta forma no dejarás cuentas ‘huérfanas’, lo cual corrompería la estructura del catálogo de cuentas.

· Antes de borrar cuentas que ahorita no necesites, considera dejarlas, ya que en un futuro tu empresa podría ocuparlas y de esta forma, no tendrías que volverlas a agregar. 

· No se recomienda modificar ni borrar cuentas de Activo y Pasivo, ya que en general aplican para todos los giros y actividades de las empresas.

Cómo agregar cuentas de bancos y tarjetas de crédito

Una de las modificaciones más usuales en este archivo de cuentas recomendado es la adición de bancos y sus cuentas bancarias, así como la adición de varias tarjetas de crédito.

Originalmente, las cuentas de bancos del catálogo de cuentas recomendado son:

Probablemente, en tu empresa manejas diferentes bancos y en cada banco una o varias cuentas bancarias. Para agregar nuevos bancos, simplemente debes agregar las cuentas que necesites bajo la cuenta de BANCOS que es la 11-01-02.

Una vez que agregues las cuentas contables para cada uno de los bancos que manejas, no se te olvide indicar su Tipo, Clase y Divisa.

En la siguiente imagen puedes observar un ejemplo de cómo se agregaron al catálogo varias cuentas de banco y sus cuentas bancarias:

Lo mismo aplica para la sección de tarjetas de crédito, las cuales son cuentas de pasivo:

No olvides indicar el Tipo y Clase de cada cuenta contable que agregues, así como la Divisa indicada de acuerdo a la divisa con la que se van a manejar los movimientos de la cuenta.

Agregar otras cuentas contables

Puedes agregar a este catálogo cualquier cuenta contable adicional que necesites, siempre y cuando respetes la jerarquía y numeración de las cuentas de manera que las cuentas hijas comiencen con la misma numeración que las cuentas padre y se utilice una numeración consecutiva que no se repita.

Borrar cuentas que no necesitas

Una vez que ya has revisado el catálogo de cuentas recomendado y decides que hay cuentas que no aplican para la actividad de tu negocio, puedes borrarlas incluyendo todas sus subcuentas o cuentas hijas.

Ejemplo:

Si al revisar las cuentas de Activos No Corrientes encuentras que las cuentas de HERRAMIENTAS no aplican para tu empresa, selecciona esta cuenta y sus cuentas hijas y bórralas:

Para este ejemplo, no debes borrar sólo la cuenta 12-01-06 HERRAMIENTAS, sino que debes borrar las dos subcuentas 12-01-06-01 Costo de adquisición y 12-01-06-02 Depreciación o Amortización. De este modo las subcuentas no quedarán ‘huérfanas’ dentro del catálogo de cuentas lo cual causaría que se corrompa la estructura del catálogo de cuentas.

Notas importantes sobre algunas cuentas del catálogo recomendado

Cuentas de IVA y otros impuestos

Este catálogo de cuentas incluye las siguientes cuentas de IVA e impuestos que no deberán modificarse:

Cuentas por Cobrar

Algunas veces, en las contabilidades se registra una cuenta contable por cada cliente al que la empresa le vende a crédito. En FinanzaPro esto no es necesario ya que el auxiliar de cuentas por cobrar brinda todo el detalle de los saldos por cliente. Además, FinanzaPro se recomienda la práctica de manejar un resumen en el estado financiero y el detalle en el auxiliar.

Lo mismo sucede si utilizas el módulo de planillas y manejas cuentas por cobrar de los miembros de tu equipo. En este caso, el auxiliar de planillas ya lleva todo el detalle de estos saldos por lo cual no es necesario repetirlo en el estado financiero ya que todo se maneja en una sola cuenta. Por ejemplo, FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS.

Cuentas por Pagar

Una situación similar sucede con las cuentas por pagar. No es necesario agregar una cuenta contable por cada proveedor al que le compres. En el auxiliar de cuentas por pagar también se lleva el detalle completo de todas tus facturas pendientes, por lo cual no es necesario repetirlo en el estado financiero.

Inventarios

Si cuentas con varias bodegas, debes agregar una cuenta contable para cada bodega que tenga tu empresa. La divisa de la cuenta contable debe coincidir con la divisa de la bodega en el auxiliar de inventarios de FinanzaPro.

El catálogo de cuentas recomendado tiene las siguientes cuentas de INVENTARIOS:

11-03-01         Bodega Principal

11-03-02         Mercadería en Consignación

11-03-03         Pedidos en Tránsito

11-03-04         Anticipos sobre Importaciones

11-03-05         Bodega de Suministro

11-03-06         Productos en Apartado

Aquí, puedes agregar las bodegas que te hagan falta a partir de la 11-03-07, o bien, si alguna de las bodegas de las cuentas 11-03-02, 11-03-03, 11-03-04 y 11-03-05 no aplican para tu empresa y te hacen falta otras, puedes cambiar su nombre, o bien eliminarlas del catálogo de cuentas. 

En la cuenta de INVENTARIOS, ten cuidado al hacer tus cambios, ya que las cuentas 11-03-01 Bodega Principal, y 11-03-06 Productos en Apartado, resaltadas en rosado, NO DEBEN BORRARSE NI MODIFICARSE, ya que son CUENTAS DE INTEGRACIÓN. 

Ingresos

Para INGRESOS, el catálogo de cuentas recomendado cuenta con las siguientes sub-cuentas:

41-01-01    Ingresos por Ventas (Venta de un producto físico)

41-01-02    Ingresos por Servicios (Cualquier servicio vendido)

Estas cuentas SON CUENTAS DE INTEGRACIÓN y NO DEBEN MODIFICARSE NI BORRARSE.

En algunos casos se tiene la práctica de ver el detalle de ventas por línea de producto en los estados financieros. Como FinanzaPro maneja un detalle muy completo en los auxiliares de ventas, nuestra recomendación es no incluir esta información en los estados financieros sino manejar únicamente una cuenta de resumen como las de Ingresos por Ventas o Ingresos por Servicios.

Sin embargo, en el caso de que por requerimientos de tu empresa necesites un mayor desglose en las cuentas de ingresos dentro de la misma contabilidad, por favor ponte en contacto con tu asesor de FinanzaPro para hacer esta modificación.

En resumen, el catálogo de cuentas debe ser un resumen a gran escala de la situación de la empresa. Si deseas consultar el detalle, cuentas con los reportes auxiliares para ello.

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