Primeros Pasos
Ingresar a FinanzaPro
Las tres aplicaciones de FinanzaPro
Descargar e instalar el App de Windows
Cómo ingresar al App de Windows de FinanzaPro
Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro
Cómo ingresar al App Web de FinanzaPro
La página principal de FinanzaPro
Cómo ingresar a FinanzaPro desde una Mac o una Tablet
Mapas de Funcionalidades
Preguntas Frecuentes
Conceptos Generales
Uso de FinanzaPro en Mac
Transferencia de Archivos a la nube
Cómo subir archivos al app de Windows de FinanzaPro
Cómo subir archivos al app clásica de FinanzaPro
Reportes
¿Se puede ajustar el zoom de los reportes del sistema?
Cómo abrir las vistas en los reportes dinámicos
Cómo exportar los reportes estáticos a Excel
Cómo exportar los reportes dinámicos a Excel
Tu Suscripción
Me aparece el mensaje "Tu suscripción ha expirado".
Cómo actualizar la información de tu tarjeta de crédito
Por qué aparece un cargo en mi tarjeta de crédito aún cuando el pedido falló?
Cómo realizar el pago para suscripciones de renovación manual
¿Por qué se rechazó mi tarjeta de crédito?
Cómo activar manualmente mi licencia de FinanzaPro (versión "legacy" de instalación local)?
Instalación y Actualización
Soporte Técnico
Cómo obtener la versión de la aplicación que estoy usando
Cómo enviarnos una imagen de algún problema que tengas con FinanzaPro
General
Información Importante Sobre las Solicitudes de Mejoras de Desarrollo
Cómo Establecer un Tipo de Cambio Diario Propio si No Deseo Utilizar el del Banco Central
Problemas Comunes
Me Sale la Pantalla en Negro Cuando Intento Ingresar al Acceso Web en la Aplicación Clásica
En Google Chrome, la pestaña del app web se me cierra constantemente
En Google Chrome las Letras en el App Clásica en la Sesión Web se Ven Borrosas
Estoy aplicando una factura con término de pago "Contado", pero al imprimir la factura, me aparece como "Crédito"
No puedo abrir algunos archivos de Excel generados por FinanzaPro
¿Por qué parece que FinanzaPro envía repetidamente un mismo email de factura?
Recibo el error 'Invalid state' o 'Error validating token response' al tratar de ingresar al sistema
Envío de Correos Electrónicos
Facturación y Ventas
Facturación
Manejo de listas de precios
Cómo cambiar el nivel de precios de cada item de la factura en el punto de ventas
Cómo cambiar la actividad económica de una factura
Cómo anular una factura por medio de una nota de crédito
Cómo registrar una devolución parcial de ventas
Diferentes escenarios de aplicación de notas de crédito
Cómo desaplicar una factura y ajustar el consecutivo de facturas
¿Cómo puedo inactivar un producto que ya no voy a usar más?
Cómo Reimprimir y Reenviar por Correo Facturas Aplicadas
Cómo asignar un vendedor a cada línea de la factura
Cómo modificar el vendedor de una línea de captura cuando la factura ya está aplicada
Cómo obtener un reporte de ventas por producto y agente de ventas
Cómo aplicar una nota de crédito a una factura debido a un descuento una vez realizada la venta
Cómo buscar las sucursales de un cliente en el punto de ventas
Cómo registrar la devolución de dinero al cliente de una factura a crédito que ya ha sido cancelada
Apartados
Definición de los parámetros de los apartados
Cómo crear un apartado
Pago, abono, cierre y anulación de apartados
Ordenes de Pedido
Facturación con órdenes de pedido
Uso de órdenes de pedido recurrentes
Estado de las órdenes de pedido
Cómo facturar una orden de pedido desde una bodega distinta a la de la tienda
Cotizaciones
Impuestos
Reportes de Ventas
Cómo obtener un reporte de ventas por categoría de productos
Cómo buscar todos los clientes a los que les vendí un producto
Reporte Dinámico de Ventas por Factura
Cómo combinar datos de dos reportes distintos de FinanzaPro usando Excel
Precios
Cierres de Caja
Tipos de descuento en FinanzaPro
Cómo indicar la divisa en la que facturo desde el cliente
¿Por qué en el histórico de facturas hay facturas en color verde o en color rojo?
Programa de Puntos de Lealtad
Cómo exportar a Excel la lista de productos
Cómo configurar un cliente para que reciba la factura por correo electrónico (App de Windows)
Cómo configurar un cliente para que reciba la factura por correo electrónico (Version Anterior)
Cómo facturar en el Punto de Ventas de FinanzaPro
Cómo personalizar la fecha en la factura
Al aplicar mi factura de exportación, me da error de partida arancelaria
Cómo aplicar una nota de crédito a una factura que no se hizo en FinanzaPro
Cómo reenviar por correo una nota de crédito
Cómo Cambiar la Divisa de la Factura que Estoy Haciendo
Cómo anular una nota de crédito aplicando una nota de débito
Cómo modificar el tipo de cambio de la factura
No tengo el monto del IVA desglosado para la nota de crédito, cómo lo puedo calcular?
Cómo configurar listas de precios por Tienda
Como activar el envío de facturas por correo electrónico
Cómo realizar un cierre diario de caja para el control del efectivo entrante
Cómo desaplicar una nota de crédito
Facturación Electrónica
Procesos de Facturación Electrónica
Qué debo hacer si tengo un documento electrónico rechazado
El uso de comprobantes de contingencia
¿Es posible anular una factura electrónica? ¿Cómo se hace la anulación?
Cuándo incluye FinanzaPro los datos de receptor en la factura?
El Historial de Comprobantes Electrónicos
Empezar con Facturación Electrónica
Cómo configurar "Facturación Electrónica" en FinanzaPro (para Costa Rica)
Cómo registrarse para "Facturación Electrónica" en el Registro Único Tributario (para Costa Rica)
Exoneraciones
Formas de exonerar productos en FinanzaPro
Exoneraciones de impuestos de EXONET
Exoneraciones de impuestos por MAG o INCOPESCA
Exoneraciones de impuestos para compañías en Zona Franca
Tengo que exonerar una factura, pero la exoneración no es de mi cliente, es de un tercero
Cambio de productos en exoneraciones y eliminación de exoneraciones
Validación de códigos Cabys en exoneraciones
Otros
Cómo enviar tus facturas al servicio web de Pricesmart
Cómo agregar información al nodo "Otros" de la factura electrónica
Asignar códigos Cabys a tus productos en FinanzaPro
Cómo consultar los códigos Cabys de los productos
Mi llave criptográfica de facturación electrónica expiró: ¿Cómo la renuevo?
Cómo migrar al nuevo correo de facturación electrónica de FinanzaPro
Configuración de la recepción de documentos electrónicos por correo y otras notificaciones
Cómo funciona la recepción de documentos electrónicos por correo
Tema Avanzado: Estrategias para el manejo de los correos de facturación electrónica
Se puede integrar FinanzaPro a un sitio web para facturar en línea?
Productos
Categorías y Subcategorías
Unidades de Medida
Cómo crear tus Productos
Editar Precios de un Producto Individual
Cómo definir códigos UPC y Límites de Stock
Cómo agregar una imagen e información adicional
Como activar el manejo de números de serie en los productos
Como inactivar productos en forma masiva
Kits y Recetas
Cómo activar productos
Clientes
Cómo ingresar los datos de tus clientes desde el App Clásica de FinanzaPro
Cómo ingresar clientes y modificar su información
Como definir campos personalizados en la información de tus clientes
Definir límites de crédito para los clientes en el acceso web del sistema
Inventarios y Compras
Bodegas
Inventario Inicial
Tomas de Inventario Físico
¿Qué fecha debo usar al hacer los conteos físicos de inventario?
Qué herramientas me proporciona FinanzaPro para hacer una toma de inventario físico
Cómo registrar el inventario físico en FinanzaPro
Conteo parcial de inventarios físicos
Tipos de Movimientos
Entradas de inventario
Salidas de inventario
Transferencias de Inventario
Aprobación de transferencias entre bodegas
Transformaciones de inventario
Historial de transformaciones de inventario
Ejemplo de reporte: Actividad de producto
Ejemplo de reporte: Inventario disponible y Balance de facturas de cuentas por pagar
Importaciones
Inventarios en Negativo
Implicaciones de facturar sin tener el producto en bodega generando existencias negativas
Voy a empezar a usar inventarios en FinanzaPro, pero tengo mi bodega en cantidades negativas, ¿qué debo hacer?
Compras
Introducción a compras
Registro de compras de inventario
Registro del recibo de órdenes de compra
Cómo reimprimir el recibo de una orden de compra
Cómo desaplicar órdenes de compra
Cómo registrar una compra que tiene el impuesto incluido en el costo
Manejo de lotes y vencimientos
Cómo se registran las consignaciones en FinanzaPro
¿Qué es margen de utilidad y mark up?
Cómo imprimir etiquetas de productos
Cómo obtener un reporte de inventario con existencias
Qué reporte me ayuda a realizar una conciliación de inventarios
Recálculo de márgenes de utilidad
Cómo obtener la referencia de inventario de tus productos
Cuentas por Cobrar
Cómo registrar un adelanto en cuentas por cobrar
Cómo aplicar un adelanto a la factura de un cliente en cuentas por cobrar
Cómo aplicar una nota de crédito a facturas de un cliente en cuentas por cobrar
Cómo registrar y aplicar pagos o abonos a una cuenta por cobrar y registrar el depósito en bancos
Cómo crear una nota de débito en la cuenta por cobrar de un cliente
Cómo registrar un pago en otra divisa cuando el cliente usa un tipo de cambio distinto al del día
Cómo consultar el historial de cuentas por cobrar de un cliente
Uso del historial de transacciones de cuentas por cobrar
Ingresar una factura directamente en cuentas por cobrar
Ejemplo de reporte de cuentas por cobrar: Balance de facturas
Definición de los Términos de Pago
Configuración de los Grupos de Facturación de Cuentas por Cobrar
Cómo aplicar una nota de crédito no electrónica en CxC para eliminar pequeños saldos deudores de clientes
Cuentas por Pagar y Gastos
Historial de Transacciones
Lotes de Pago
Otros Movimientos
Registro de Facturas y Gastos
Cómo registrar cuentas por pagar y gastos de forma manual
Registrar los pagos realizados a tus proveedores
Manejo de gastos entre Empresas Relacionadas
Reportes Fiscales
Reportes
Ejemplo de Reporte: Historial de transacciones
Ejemplo de Reporte - Balance de Facturas
Ejemplo de Reporte - Proyección de Pagos
Cómo registrar y aplicar adelantos a Cuentas por Pagar
Manejo de Cuentas de Gasto para Vendedores
Cómo registrar un adelanto a un proveedor
Cómo desaplicar una Cuenta por Pagar
Manejo de Gastos Pagados por Adelantado
Proveedores
Bancos y Caja
Cuentas de Banco y Cajas
Ejemplo - Cuenta de Gastos de Gerencia
Crear nuevas cuentas de banco o cajas
Bancos y Emisores
Ejemplo - Cuenta de Caja Chica
Ejemplo - Cuenta de Tarjeta de Crédito
Categorías de Cuentas de Banco
Transacciones
Ejemplo de una transacción generada desde Cuentas por Pagar
Ejemplo - Cómo registrar un depósito
Ejemplo - Cómo registrar una nota de débito
Dos maneras de ingresar transacciones en las cuentas de banco
Cómo ingresar transacciones directamente en Bancos
Ejemplo - Cómo registrar un movimiento en caja chica
Conciliaciones Bancarias
Reportes
Ejemplo de Reporte - Historial de Transacciones
Ejemplo de Reporte - Balances y Resumen de Transacciones
Manejo de tarjetas de crédito
Importar registros de bancos con detalles compuestos
Levantamiento de saldos iniciales en el auxiliar del banco
Cómo importar registros en bancos
Planillas
Configuración Inicial
Configuración de los Parámetros Globales de Planillas
Grupos de Planillas
Definición de los Tipos de Deducciones al Empleado
Definición de los Tipos de Obligaciones Patronales
Definición de los Beneficios de los Empleados
Definición de las Tablas de Impuesto
Cómo actualizar los porcentajes de deducciones, obligaciones patronales y otros parámetros en Planillas
Empleados
Definición de Planillas
Cómo definir una planilla y específicamente una planilla quincenal
Cómo definir una planilla semanal
Cómo definir una planilla bisemanal
Cómo definir una planilla por horas
Cómo definir una planilla por tareas
Cómo definir una planilla por servicios profesionales
Configuración de vacaciones, deducciones, obligaciones y otros parámetros de la definición de planilla
Guía para configurar una nueva planilla
Cómo incluir empleados a la planilla
Cómo agregar empleados a una planilla
Cómo incluir los salarios y beneficios acumulados al iniciar con planillas en FinanzaPro
Detalles específicos de vacaciones para cada empleado
Deducciones, obligaciones y otros parámetros específicos de cada empleado
Cómo borrar a un empleado de la planilla
Cómo agregar un empleado a varias planillas
Acciones de personal
Generar las Planillas
Cómo generar una planilla
¿Cómo rebajar horas en una planilla quincenal?
Cómo ingresar reembolsos, cargos y otros conceptos a un empleado
Cómo generar una liquidación
Cómo generar una planilla de beneficios
Cómo manejar la licencia por maternidad
Cómo manejar los préstamos a empleados
¿Por qué el sistema calcula 15 días de vacaciones?
Uso de tareas en las planillas de FinanzaPro
Pago de la Planilla
Planillas Aplicadas
Comprobantes de Pago
Planillas Costa Rica
Ocupaciones de la CCSS y el INS
En dónde se registran los números de pólizas de riesgos del trabajo del INS
En dónde se registra el número patronal para la CCSS
Configuración de los empleados para el INS
Configuración de los empleados para la CCSS
Cómo se genera el archivo de texto para el INS
Cómo se genera el archivo de texto para la CCSS
Cómo se calcula el impuesto al salario (o a la fuente)
Cómo se genera el archivo de texto para el BCR
Cómo se genera el archivo de texto para el BNCR
Cómo se genera el archivo de texto para el banco LAFISE
Cómo se genera el archivo de texto para el BAC San José
Cómo se genera el archivo de texto para el Scotiabank
Cómo se genera el archivo texto para el BCT
Tengo un error al generar el reporte de la C.C.S.S., me pide un número de sucursal
Datos de transferencias del BAC
Reportes de Planillas
Cómo obtener un reporte de impuesto de renta en divisa local cuando la planilla está en otra divisa
Emisión de reportes de planillas
Reportes estáticos de planillas
Reportes dinámicos de planillas
¿Por qué en la planilla de beneficios el cálculo no es correcto para algunos empleados?
Contabilidad y Estados Financieros
Catálogo de Cuentas
Estructura del catálogo de cuentas
Cómo crear el catálogo de cuentas y agregar, editar o eliminar cuentas contables
Cómo editar las clases contables que se utilizan en los Estados Financieros
Estados Financieros
Sincronización de Auxiliares
Cómo integrar los auxiliares con contabilidad
Cómo sincronizar los auxiliares con los estados financieros
Ejemplo de Reporte - Libro de Mayor
Verificar y corregir asientos pendientes de aplicar
Presupuestos
Asientos Contables
Las dos maneras de llevar la información a los estados financieros
Asientos Recurrentes
Cómo crear un asiento manual
Cómo aplicar asientos contables
Cómo desaplicar asientos contables ya aplicados
Asiento de Depreciación
Cómo se registra el asiento de reserva legal e impuesto de renta del período?
Importar asientos al sistema
Cómo crear el asiento de apertura o asiento inicial
Cómo revisar asientos
Asientos de Cierre
Generación del Asiento de Ajustes por Diferencial Cambiario
Asiento de Cierre Fiscal
Cómo Realizar el Cierre de Año Fiscal
Configuración de las Cuentas de Asientos de Cierre
Periodos Fiscales
Cómo Cambiar el Mes de Inicio del Año Fiscal
Creación de Nuevos Periodos Fiscales
Cierre de Periodos Fiscales
¿Cómo corregir los periodos de un año fiscal que fueron creados mal?
Centros de Costo
Reportes para comparar saldos entre auxiliar y contabilidad
Pasos para el cierre mensual en Contabilidad
Registro de Activos
Cómo se hace el asiento de levantamiento de saldos en FinanzaPro
Levantamiento de saldos en FinanzaPro
Cuentas contables que se afectan con los apartados
Cómo obtener un reporte de movimientos de las cuentas de gastos
Compañías
Creación de Nuevas Compañías
Configuración Avanzada
Guía para crear y configurar una compañía nueva en FinanzaPro con Plan ERP
Guía para crear y configurar una compañía nueva en FinanzaPro con Plan Sólo FE
Llenado de los archivos de importación para nuevas compañías en Plan ERP
Llenado de los archivos de importación para nuevas compañías en Plan Sólo FE
Importación de los archivos de Excel para nuevas compañías en Plan ERP
Importación de los archivos de Excel para nuevas compañías en Plan Sólo FE
Importación del archivo de clientes para nuevas compañías
Importación del archivo de proveedores para nuevas compañías
Importación del archivo de productos para nuevas compañías
Importación del catálogo de cuentas contables para nuevas compañías
Integración Contable del Catálogo de Cuentas Recomendado
Integración Contable de un Catálogo de Cuentas a la Medida
Creación de agentes de ventas
Configuración Básica de FinanzaPro de un Plan ERP
Configuración básica de FinanzaPro de un Plan Sólo FE
Definición de bancos y emisores para nuevas compañías
Definición de cuentas de banco para nuevas compañías
Administración de bodegas
Administración de cajas en FinanzaPro
Administración de tiendas para plan ERP
Administración de tiendas para Plan Sólo FE
Administración de formas de pago
Define el reporte de cierre de caja
Activación en facturación electrónica de nuevas compañías
Cómo importar el archivo XLS con los saldos de cuentas por pagar
Cómo importar el archivo XLS con los saldos de cuentas por cobrar
Cómo importar el archivo XLS con los saldos de bancos
Como importar el archivo XLS con el asiento inicial contable
IVA en Costa Rica
Cómo registrar importaciones para el borrador de declaración mensual del IVA
Reporte de Débitos del IVA
Reporte de Créditos del IVA
Cómo modificar la actividad económica para la factura electrónica
Registro de gastos en la declaración mensual del IVA
Cómo cambiar la tarifa del IVA utilizada para un producto en una factura
Cómo registrar una Factura Electrónica de Compra (FEC)
Hacia el IVA: Preparándonos para el cambio
Clasificación de Clientes para el IVA
Cómo consultar la actividad económica desde el ATV
Facturas de Exportación en Facturación Electrónica
Clasificación de Productos y Tarifas Diferenciadas del IVA
Cómo asignar clasificaciones especiales del IVA a clientes y productos
Usuarios y Seguridad
Roles de Seguridad
Roles del Departamento de Ventas y Facturación
Roles del Departamento de Inventarios y Compras
Roles del Departamento de Recursos Humanos
Olvidé mi contraseña, ¿cómo la recupero?
¿Cómo cambiar mi contraseña?
Importación de Datos desde Excel
Archivos de Importación
Archivos del Proceso de Onboarding
Archivo de Importación de Clientes
Archivo de Importación de Proveedores
Archivo de Importación de Productos
Catálogo de cuentas recomendado para nuevas empresas
Archivo de importación de catálogo de cuentas a la medida
Archivo de Importación de Saldos de Cuentas por Cobrar (Onboarding)
Archivo de Importación de Saldos de Cuentas por Pagar (Onboarding)
Archivo de Importación de Saldos de Bancos (Onboarding)
Archivo de Importación del Inventario Inicial (Onboarding)
Archivo de Integración de Cuentas Contables
Archivo de Importación de Datos de Empleados y Planillas
Archivo de Importación de Entradas de Inventario
Archivo de Importación de Salidas de Inventario
Archivo de Importación de Transferencias de Inventario
Archivo de Importación de Asiento Contable
Archivo para Importar Transacciones de Bancos
Asiento contable tradicional convertido en información para el archivo de importación de transacciones de bancos
Ejemplos detallados del archivo de importación de transacciones de bancos
Archivo para Importar Cuentas por Cobrar
Ejemplos detallados del archivo de importación de cuentas por cobrar
Archivo para Importar Cuentas por Pagar
Ejemplos detallados del archivo de importación de cuentas por pagar
Cómo llenar los archivos de importación de datos de FinanzaPro
Tabla de Contenidos
- Todas las Categorías
- Importación de Datos desde Excel
- Archivos de Importación
- Archivos del Proceso de Onboarding
- Catálogo de cuentas recomendado para nuevas empresas
Catálogo de cuentas recomendado para nuevas empresas
Actualizado
por Rebeca López Perea
Introducción
En este archivo de Excel encontrarás el catálogo de cuentas contables recomendado el cual ha sido diseñado por FinanzaPro y que ha demostrado ser una excelente opción para una gran cantidad de empresas que hoy llevan su contabilidad en FinanzaPro.
Si tu empresa no tiene catalogo de cuentas, nuestra recomendación es que utilices este catálogo de cuentas recomendado ya que estamos seguros de que va a cumplir ampliamente con tus necesidades contables.
Si tu empresa ya tiene un catálogo de cuentas pero no estás muy a gusto con él, puedes considerar migrar a nuestro catálogo de cuentas recomendado.
En el caso de que tu empresa no se llegara a adaptar al catálogo de cuentas recomendado, siempre existe la opción de que uses tu catálogo de cuentas propio, pero esto se llevará más tiempo de implementación ya que deberás:
- Llenar el archivo de importación de tu catálogo de cuentas
- Llenar el archivo de integración de cuentas contables
Ya que el proceso de integración contable se debe realizar de manera manual por FinanzaPro, el uso de un catálogo propio también conlleva un costo adicional de implementación. Para más información, comunícate con tu asesor de FinanzaPro.
La gran ventaja de usar el Catálogo de Cuentas Recomendado de FinanzaPro es que ya está listo para utilizarse y la integración de los movimientos que se realizan en todos los módulos del sistema con la contabilidad es totalmente transparente y automática desde que comienzas tus operaciones en FinanzaPro.
Estructura de este archivo
Cuando abras este archivo verás algo similar a lo siguiente:
Este archivo cuenta con diferentes columnas en donde se detalla el contenido del catálogo de cuentas, cuyos encabezados son:
- No. de Cuenta
- Nombre
- Tipo
- Clase
- Divisa
- Notas
La columna Notas muestra aspectos relevantes, consejos o bien, aclaraciones sobre el contenido de las cuentas contables que debes tener en cuenta.
Cuentas que no puedes borrar
Notarás que en este archivo hay cuentas que están resaltadas en color rosado. Esto indica que son cuentas INDISPENSABLES que no deben ser borradas ni modificadas. Estas son cuentas de integración y cumplen con funciones específicas dentro del proceso de integración contable de FinanzaPro y son parte de la configuración.
La única excepción en las cuentas color rosado son las cuentas de Bancos, en donde sí está permitido agregar cuantos bancos y cuentas bancarias tenga tu empresa; sin embargo, debes tener cuidado con la cuenta 11-01-02 BANCOS
, la cual no debe desaparecer ni se deben modificar ninguno de los datos de sus columnas.
Cuentas de primer nivel
FinanzaPro considera las cuentas de primer nivel en el catálogo de cuentas contables de forma especial.
Las cuentas de primer nivel:
- Activo
- Pasivo
- Patrimonio
- Ingresos
- Gastos
están definidas como Tipos, por lo cual no las verás como cuentas contables dentro de este catálogo de cuentas recomendado.
En este catálogo de cuentas recomendado se utilizó la siguiente convención numérica para las cuentas de primer nivel:
1 - Activo
2 - Pasivo
3 - Patrimonio
4 - Ingresos
5, 6, 7 - Gastos
Cuentas de segundo nivel
De manera similar a las cuentas de primer nivel, las cuentas de segundo nivel están definidas como Clases para cada Tipo, por lo cual tampoco están definidas como cuentas contables en este catálogo de cuentas recomendado, y no es necesario agregarlas al catálogo de cuentas, ya que están definidas internamente dentro de FinanzaPro. Por ejemplo, para las cuentas de tipo Activo, las clases disponibles son:
Activo Corriente
Activo No Corriente
Otros Activos
Columnas del archivo
No. de Cuenta
El No. de Cuenta se debe indicar en orden jerárquico separando con guiones el nivel de la cuenta contable. Por ejemplo:
11-01 EFECTIVO Y EQUIVALENTES
11-01-01 CAJA GENERAL
11-01-01-01 FONDO DE OPERACIONES
11-01-01-01-01 Fondo de Operaciones (CRC)
11-01-01-01-02 Fondo de Operaciones (USD)
11-01-01-01-03 Caja General (CRC)
11-01-01-01-04 Caja General (USD)
En este ejemplo, las cuentas:
11-01-01-01-01 Fondo de Operaciones (CRC)
11-01-01-01-02 Fondo de Operaciones (USD)
11-01-01-01-03 Caja General (CRC)
11-01-01-01-04 Caja General (USD)
son todas cuentas hijas de la cuenta 11-01-01-01 FONDO DE OPERACIONES
que a su vez es hija de la cuenta de 11-01-01 CAJA GENERAL
, que a su vez es hija de la cuenta 11-01 EFECTIVO Y EQUIVALENTES
.
Si observas la numeración de las cuentas, cada hija comienza su cuenta contable con la misma cuenta contable que su cuenta padre. Esto es lo que construye la estructura de jerarquía de cuentas del catálogo.
Además, en este caso, todas estas cuentas del ejemplo son cuentas de Activo, ya que comienzan con el número 1
.
Nombre
En este campo debes indicar el Nombre de la cuenta contable.
Tipo
Aquí debes indicar el Tipo de cuenta de primer nivel a la que pertenece la cuenta contable:
Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingreso
Gasto
La selección del Tipo se realiza por medio de una lista con valores predeterminados.
Clase
En este campo debes indicar la Clase o cuenta de segundo nivel, dentro de su Tipo, a la que pertenece la cuenta. Por ejemplo, las clases del tipo Activo son estas:
Activo Corriente
Activo No Corriente
La selección de la Clase se realiza por medio de una lista con valores predeterminados.
Divisa
Este campo te permite definir en qué divisa se van a manejar los movimientos de la cuenta contable.
En forma predeterminada, este catálogo de cuentas utiliza los Colones Costarricenses como divisa en prácticamente todas las cuentas salvo las que estén indicadas con (USD) en el nombre de la cuenta. Por ejemplo:
11-01-01-01-01 Fondo de Operaciones (CRC)
11-01-01-01-02 Fondo de Operaciones (USD)
11-01-01-01-03 Caja General (CRC)
11-01-01-01-03 Caja General (USD)
La selección de Divisa se realiza por medio de una lista con valores predeterminados.
¿Qué es posible modificar en este catálogo de cuentas?
Si necesitas hacer modificaciones a este catálogo de cuentas, antes de hacerlo, debes considerar las siguientes recomendaciones:
· Si llegas a modificar el nombre de alguna cuenta, modifícalo por algo que signifique lo mismo y tenga sentido dentro de la estructura del catálogo, su tipo y clase.
· No cambies el tipo o clase de las cuentas, ya que corromperías la estructura del catálogo de cuentas.
· Si necesitas más cuentas contables, puedes agregarlas siguiendo el consecutivo de la numeración de la cuenta y la relación de cuentas padre e hijas.
· Si deseas borrar cuentas que no necesitas y están en color blanco, asegúrate de borrarlas con todo y sus cuentas hijas, de esta forma no dejarás cuentas ‘huérfanas’, lo cual corrompería la estructura del catálogo de cuentas.
· Antes de borrar cuentas que ahorita no necesites, considera dejarlas, ya que en un futuro tu empresa podría ocuparlas y de esta forma, no tendrías que volverlas a agregar.
· No se recomienda modificar ni borrar cuentas de Activo y Pasivo, ya que en general aplican para todos los giros y actividades de las empresas.
Cómo agregar cuentas de bancos y tarjetas de crédito
Una de las modificaciones más usuales en este archivo de cuentas recomendado es la adición de bancos y sus cuentas bancarias, así como la adición de varias tarjetas de crédito.
Originalmente, las cuentas de bancos del catálogo de cuentas recomendado son:
Probablemente, en tu empresa manejas diferentes bancos y en cada banco una o varias cuentas bancarias. Para agregar nuevos bancos, simplemente debes agregar las cuentas que necesites bajo la cuenta de BANCOS que es la 11-01-02
.
Una vez que agregues las cuentas contables para cada uno de los bancos que manejas, no se te olvide indicar su Tipo, Clase y Divisa.
En la siguiente imagen puedes observar un ejemplo de cómo se agregaron al catálogo varias cuentas de banco y sus cuentas bancarias:

Lo mismo aplica para la sección de tarjetas de crédito, las cuales son cuentas de pasivo:

Agregar otras cuentas contables
Puedes agregar a este catálogo cualquier cuenta contable adicional que necesites, siempre y cuando respetes la jerarquía y numeración de las cuentas de manera que las cuentas hijas comiencen con la misma numeración que las cuentas padre y se utilice una numeración consecutiva que no se repita.
Borrar cuentas que no necesitas
Una vez que ya has revisado el catálogo de cuentas recomendado y decides que hay cuentas que no aplican para la actividad de tu negocio, puedes borrarlas incluyendo todas sus subcuentas o cuentas hijas.
Ejemplo:
Si al revisar las cuentas de Activos No Corrientes
encuentras que las cuentas de HERRAMIENTAS
no aplican para tu empresa, selecciona esta cuenta y sus cuentas hijas y bórralas:
Para este ejemplo, no debes borrar sólo la cuenta 12-01-06 HERRAMIENTAS
, sino que debes borrar las dos subcuentas 12-01-06-01 Costo de adquisición
y 12-01-06-02 Depreciación o Amortización
. De este modo las subcuentas no quedarán ‘huérfanas’ dentro del catálogo de cuentas lo cual causaría que se corrompa la estructura del catálogo de cuentas.
Notas importantes sobre algunas cuentas del catálogo recomendado
Cuentas de IVA y otros impuestos
Este catálogo de cuentas incluye las siguientes cuentas de IVA e impuestos que no deberán modificarse:

Cuentas por Cobrar
Algunas veces, en las contabilidades se registra una cuenta contable por cada cliente al que la empresa le vende a crédito. En FinanzaPro esto no es necesario ya que el auxiliar de cuentas por cobrar brinda todo el detalle de los saldos por cliente. Además, FinanzaPro se recomienda la práctica de manejar un resumen en el estado financiero y el detalle en el auxiliar.
Lo mismo sucede si utilizas el módulo de planillas y manejas cuentas por cobrar de los miembros de tu equipo. En este caso, el auxiliar de planillas ya lleva todo el detalle de estos saldos por lo cual no es necesario repetirlo en el estado financiero ya que todo se maneja en una sola cuenta. Por ejemplo, FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS.
Cuentas por Pagar
Una situación similar sucede con las cuentas por pagar. No es necesario agregar una cuenta contable por cada proveedor al que le compres. En el auxiliar de cuentas por pagar también se lleva el detalle completo de todas tus facturas pendientes, por lo cual no es necesario repetirlo en el estado financiero.
Inventarios
Si cuentas con varias bodegas, debes agregar una cuenta contable para cada bodega que tenga tu empresa. La divisa de la cuenta contable debe coincidir con la divisa de la bodega en el auxiliar de inventarios de FinanzaPro.
El catálogo de cuentas recomendado tiene las siguientes cuentas de INVENTARIOS:
11-03-01 Bodega Principal
11-03-02 Mercadería en Consignación
11-03-03 Pedidos en Tránsito
11-03-04 Anticipos sobre Importaciones
11-03-05 Bodega de Suministro
11-03-06 Productos en Apartado
Aquí, puedes agregar las bodegas que te hagan falta a partir de la 11-03-07
, o bien, si alguna de las bodegas de las cuentas 11-03-02
, 11-03-03
, 11-03-04
y 11-03-05
no aplican para tu empresa y te hacen falta otras, puedes cambiar su nombre, o bien eliminarlas del catálogo de cuentas.
11-03-01 Bodega Principal
, y 11-03-06 Productos en Apartado
, resaltadas en rosado, NO DEBEN BORRARSE NI MODIFICARSE, ya que son CUENTAS DE INTEGRACIÓN. Ingresos
Para INGRESOS, el catálogo de cuentas recomendado cuenta con las siguientes sub-cuentas:
41-01-01 Ingresos por Ventas (Venta de un producto físico)
41-01-02 Ingresos por Servicios (Cualquier servicio vendido)
En algunos casos se tiene la práctica de ver el detalle de ventas por línea de producto en los estados financieros. Como FinanzaPro maneja un detalle muy completo en los auxiliares de ventas, nuestra recomendación es no incluir esta información en los estados financieros sino manejar únicamente una cuenta de resumen como las de Ingresos por Ventas o Ingresos por Servicios.
Sin embargo, en el caso de que por requerimientos de tu empresa necesites un mayor desglose en las cuentas de ingresos dentro de la misma contabilidad, por favor ponte en contacto con tu asesor de FinanzaPro para hacer esta modificación.