Tabla de Contenidos

Archivo para Importar Cuentas por Pagar

Este archivo es para empresas que ya están operando en FinanzaPro y que quieren importar sus facturas de cuentas por pagar como parte de sus actividades del día a día.

En FinanzaPro también puedes ingresar uno a uno los movimientos de tus cuentas por pagar, pero al hacerlo por medio de este archivo puedes importarlas por lote incorporándolas al mismo tiempo al auxiliar de cuentas por pagar.

Una vez que hayas completado el archivo, sólo debes importarlo a FinanzaPro una sola vez, ya que si lo importas más veces los movimientos de este archivo no sobrescriben a los anteriores, sino que los duplica.

A continuación encontrarás la información que debes ingresar en cada campo. Para ayudarte a comprender mejor el proceso, también hemos incluido algunas recomendaciones, ejemplos y los errores comunes que suelen suceder al momento de ingresar la información en este archivo.

Para que te sea más fácil encontrar el campo que deseas consultar, tenemos una tabla de contenidos en donde se detallan la lista de campos disponibles. Lo único que tienes que hacer es dar clic en el campo que te interesa.


No. Factura

Descripción

En este campo deberás ingresar el No. de Factura de la cuenta por pagar que deseas importar.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO

Recomendaciones

Debes ingresar el No. de Factura y no otra información. Para facturas electrónicas, se sugiere ingresar el número del consecutivo de la factura electrónica, no la llave.

Ejemplos

00100001010000000036

1010000000036

0036

Tipo de Transacción

Descripción

En este campo debes indicar el Tipo de Transacción de la cuenta por pagar.

Estos son algunos de los tipos de transacción con que cuenta FinanzaPro:

FACT: Factura

NDB: Nota de débito

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO 
  • EL TIPO DE TRANSACCIÓN DEBE EXISTIR EN LA LISTA DE TIPOS DE TRANSACCIONES DE FINANZAPRO.

Errores

Dejar este campo en blanco, ingresar un Tipo de Transacción que no existe en FinanzaPro o ingresar un Tipo de Transacción que no corresponda con las transacciones de débito, como es el caso de las notas de crédito (NCR). Esto ocasionará que el proceso de importación arroje un error y rechace la importación de todo el archivo.

Proveedor

Descripción

En este campo debes ingresar el nombre del Proveedor de la cuenta por pagar que estás agregando a este archivo.

Debes ingresar el nombre del Proveedor exactamente como está registrado en el catálogo de proveedores de FinanzaPro respetando tildes (´), puntos (.), comas (,) y espacios en blanco.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO 
  • EL NOMBRE DEL PROVEEDOR DEBE EXISTIR EN EL CATÁLOGO DE PROVEEDORES DE FINANZAPRO.

Recomendaciones

En el caso de que tengas duda sobre cómo registraste el nombre del proveedor en FinanzaPro, puedes consultarlo en el catálogo de proveedores de FinanzaPro (Contactos > Proveedores), copiarlo y pegarlo en este campo.

Ejemplos

Juan Fernández

Doña Dona

ACME, S.A.

Errores comunes

Ingresar un nombre de proveedor que no existe en FinanzaPro. Esto ocasionará que el proceso de importación arroje un error y rechace la importación de todo el archivo.

Grupo de Facturación

Descripción

En este campo deberás ingresar el Grupo de Facturación para esta cuenta por pagar.

Estos son algunos ejemplos de los Grupos de Facturación con que cuenta FinanzaPro:

Proveedores Locales

Proveedores Locales (USD)

Proveedores del Exterior (USD)

Ten en cuenta que el Grupo de Facturación es el que define la divisa de la cuenta por pagar, por lo que los montos que ingreses deberán estar de acuerdo a esta divisa.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • EL GRUPO DE FACTURACIÓN DEBE EXISTIR PREVIAMENTE EN LA LISTA DE GRUPOS DE FACTURACIÓN DE FINANZAPRO.

Errores comunes

Dejar en blanco este campo o ingresar un Grupo de Facturación que no existe en FinanzaPro. Esto ocasionará que el proceso de importación arroje un error y rechace la importación de todo el archivo.

Términos de Pago

Descripción

En este campo debes ingresar los Términos de Pago de la cuenta por pagar.

Estos son algunos Términos de Pago con que cuenta FinanzaPro:

Neto 7 días

Neto 15 días

Neto 30 días

Neto 45 días

Neto 60 días

Neto 90 días

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • LOS TÉRMINOS DE PAGO DEBEN EXISTIR PREVIAMENTE EN LA LISTA DE TÉRMINOS DE PAGO DE FINANZAPRO.

Errores comunes

Dejar en blanco este campo o ingresar Términos de Pago que no existen en FinanzaPro. Esto ocasionará que el proceso de importación arroje un error y rechace la importación de todo el archivo.

Fecha

Descripción

En este campo debes ingresar la Fecha de la cuenta por pagar.

Es importante que esta fecha pertenezca a un periodo contable que esté abierto.

La fecha debe ingresarse en un formato de fecha válido de acuerdo a la configuración regional de Excel.

  • TIPO FECHA
  • OBLIGATORIO

Ejemplos

21-may-21

21-05-2021

21/05/2021

Errores comunes

· Dejar en blanco este campo. Esto ocasionará que el proceso de importación arroje un error y rechace la importación de todo el archivo.

· Ingresar la fecha en un formato inválido, por ejemplo: 210521.

· Ingresar una fecha que no pertenece a un periodo abierto.

Descripción

Descripción

En este campo debes ingresar una breve Descripción de la cuenta por pagar que sirva como referencia.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO

Ejemplos

Factura pendiente de pago mes de junio 2021

CxP mes de junio 2021

CXP CRC

Errores comunes

Dejar en blanco este campo. Esto ocasionará que el proceso de importación arroje un error y rechace la importación de todo el archivo.

Fecha Descuento Pronto Pago

Descripción

Si tu proveedor maneja descuentos por pronto pago, en este campo puedes ingresar la Fecha de Descuento por Pronto Pago límite para poder obtener un descuento si pagas su factura a esa fecha, de lo contrario, deja en blanco este campo.

Esta fecha debe ser anterior a la fecha límite de pago, la cual es igual a la Fecha de la factura + días de los Términos de Pago.

Debes ingresar esta fecha en un formato de fecha válido de acuerdo a la configuración regional de Excel.

  • TIPO FECHA
  • OPCIONAL

Ejemplos

10/07/21

10-07-2021

10-julio-2021

Errores comunes

· Ingresar una fecha posterior a la fecha límite de pago.

· Ingresar la fecha en un formato inválido, por ejemplo: 210621.

Descuento Pronto Pago (%)

Descripción

Si tu proveedor maneja descuentos por pronto pago y has ingresado una fecha en el campo Fecha Descuento Pronto Pago, en este campo debes indicar el porcentaje de Descuento por Pronto Pago que te ofrece el proveedor, de lo contrario, deja en blanco este campo.

  • TIPO NUMÉRICO
  • CONDICIONAL

Ejemplos

2.5%

5%

Errores comunes

· Ingresar un porcentaje de descuento cuando el campo Fecha Descuento Pronto Pago está en blanco.

· Dejar este campo en blanco cuando se ha indicado una fecha en el campo Fecha Descuento Pronto Pago.

Subtotal

Descripción

En este campo debes ingresar el SubTotal de la cuenta por pagar, esto es, el monto de la cuenta por pagar ANTES de impuestos.

Debes ingresar este monto en la divisa indicada por el Grupo de Facturación.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OBLIGATORIO

Recomendaciones

Al ingresar el monto en este campo debes cuidar que la suma de este monto más el monto del campo Impuesto sea igual al que ingreses en el campo Monto Total.

Ejemplos

11000

150

Errores comunes

· Dejar en blanco este campo. Esto ocasionará que el proceso de importación arroje un error y rechace la importación de todo el archivo.

· Ingresar montos que incluyen impuestos.

· Ingresar un monto en otra divisa distinta a la del Grupo de Facturación.

Impuesto

Descripción

En este campo debes ingresar los Impuestos de la cuenta por pagar.

Debes ingresar este monto en la divisa indicada por el Grupo de Facturación.

En el caso de que la cuenta por pagar esté exenta de impuestos, no dejes este campo en blanco, ingresa 0.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OBLIGATORIO

Recomendaciones

Al ingresar este monto debes cuidar que la suma de este monto más el monto del campo SubTotal sea igual al que ingreses en el campo Monto Total.

Ejemplos

1430

16.71

0

Errores comunes

· Dejar en blanco este campo. Esto ocasionará que el proceso de importación arroje un error y rechace la importación de todo el archivo.

· Ingresar un monto en otra divisa diferente a la del Grupo de Facturación.

Monto Total

Descripción

En este campo debes ingresar el Monto Total de la cuenta por pagar, el cual debe ser igual a la suma de los montos indicados en los campos SubTotal más Impuesto.

Debes ingresar este monto en la divisa indicada por el Grupo de Facturación.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OBLIGATORIO

Recomendaciones

Debes ingresar un monto que sea igual a la suma de los montos en los campos SubTotal más Impuesto, no una fórmula que sume los montos de esos dos campos.

Ejemplos

12430

Errores comunes

· Dejar en blanco este campo, ingresar fórmulas en lugar de montos o cuando el monto de este campo no es igual a la sumatoria de los montos en los campos SubTotal más Impuesto. Esto ocasionará que el proceso de importación arroje un error y rechace la importación de todo el archivo.

· Ingresar un monto en otra divisa diferente a la del Grupo de Facturación.

Cuenta Contable

Descripción

Este campo te permite asignar la Cuenta Contable que acumula las cuentas por pagar.

La cuenta contable debe estar de acuerdo la descripción de la cuenta por pagar que estás ingresando.

Si tienes una cuenta por pagar que no tiene impuesto y todo el monto total se va a asignar a una sola cuenta contable, únicamente debes completar una línea de este archivo indicando la cuenta contable afectada por la cuenta por pagar.

Si cuentas con montos en los campos SubTotal e Impuesto, debes asignarlos a sus cuentas contables respectivas, la del subtotal y la de impuestos. En este caso debes usar una línea nueva en el archivo para que puedas ingresar la información de cada cuenta contable involucrada en la misma cuenta por pagar.

En la línea nueva deberás copiar los datos que ya ingresaste de la cuenta por pagar, esto es, el contenido de los campos Factura, Tipo de Transacción, Proveedor, Grupo de Facturación, Términos de Pago, Fecha, Descripción, Fecha Descuento Pronto Pago, Descuento Pronto Pago (%), SubTotal, Impuesto y Monto Total.

Si vas a ingresar una cuenta por pagar que tiene diferentes conceptos que debes distribuir entre varias cuentas contables, deberás utilizar las líneas necesarias en el archivo de Excel para poder ingresar todas las cuentas contables involucradas en la cuenta por pagar copiando en ellas los campos descritos anteriormente.

Posteriormente, deberás indicar en cada una de estas líneas la Cuenta Contable que corresponda.

Con la información que proporciones, el proceso de importación creará el asiento contable de la cuenta por pagar.

  • TIPO TEXTO
  • OBLIGATORIO
  • LA CUENTA CONTABLE DEBE EXISTIR EN EL CATÁLOGO DE CUENTAS DE FINANZAPRO.

Recomendaciones

En el caso de que necesites ejemplos detallados sobre cómo ingresar la información para asientos contables con varias contrapartidas (múltiples cuentas contables y/o centros de costo), lee este artículo: Ejemplos detallados del archivo de importación de cuentas por pagar.

Ejemplos

Cuando ingresas una cuenta por pagar que sólo afecta a una cuenta contable, la información en el archivo de Excel se vería así:

Si ingresas una factura de cuentas por pagar, tu asiento contable necesita mandar el subtotal del movimiento a una cuenta contable y el monto del impuesto a su cuenta contable correspondiente. La siguiente imagen te muestra cómo debería verse tu archivo de Excel:

Errores comunes

· Omitir la cuenta contable o ingresar una que no existe en FinanzaPro. En este caso, el proceso de importación arrojará un error y rechazará la importación de todo el archivo.

· Ingresar sólo una Cuenta Contable para toda la cuenta por pagar cuando hay montos en los campos SubTotal e Impuesto.

Dividir Monto

Descripción

En el caso de que estés utilizando más de una cuenta contable y/o centros de costo para una sola cuenta por pagar, en esta columna deberás asignar el monto que les corresponde.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL

Recomendaciones

Ten en cuenta que la sumatoria de los montos que ingreses en este campo para una misma cuenta por pagar deberá ser igual a su Monto Total.

Ejemplos

La siguiente imagen muestra una cuenta por pagar donde se distribuye el monto entre diferentes cuentas contables:

Errores comunes

Ingresar fórmulas en este campo o cuando la sumatoria de los montos ingresados en este campo para una misma cuenta por pagar no coincide con el monto del campo Monto Total.

Tipo de Cambio (Transacción)

Descripción

Este campo sólo aplica cuando la divisa indicada por el grupo de facturación es diferente a colones costarricenses.

En este caso, aquí puedes ingresar el Tipo de Cambio específico de la transacción.

Si este campo queda en blanco, el proceso de importación toma el tipo de cambio de la fecha de la cuenta por pagar publicado por el Banco Central.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL

Ejemplos

600

587.50

Errores comunes

Ingresar un tipo de cambio cuando la divisa indicada por el grupo de facturación es colones costarricenses.

Tipo de Cambio (Cuenta Contable)

Descripción

Este campo sólo se utiliza cuando la cuenta contable está en otra divisa distinta a la divisa del grupo de facturación y a la divisa de la compañía.

Por ejemplo, la divisa de la compañía es colones costarricenses, el grupo de facturación está en dólares estadounidenses y la divisa de la cuenta contable es euros.

En este campo puedes ingresar el Tipo de Cambio específico para la cuenta contable.

Si este campo queda en blanco, el proceso de importación toma el tipo de cambio del día indicado en el campo Fecha publicado por el Banco Central.

  • TIPO NUMÉRICO
  • OPCIONAL

Ejemplos

600

587.50

Sucursal, Departamento y Unidad de Negocio como Centros de Costo

En FinanzaPro los centros de costo pueden ser sucursales, departamentos, unidades de negocio o cualquier combinación de ellos, esto es, un centro de costo puede ser una sucursal, un departamento, una sucursal-departamento o una sucursal-unidad de negocio, etc., por lo que cuando nos referimos en este artículo a un centro de costo, estamos refiriéndonos a las sucursales y/o departamentos y/o unidades de negocio que tengas definidos en FinanzaPro.

Descripción

Si en tu contabilidad utilizas centros de costo, en estos campos debes ingresar la Sucursal y/o Departamento y/o Unidad de Negocio a los que afecta esta cuenta por pagar.

Si el monto total de la cuenta por pagar se va a distribuir entre varios centros de costo, en este archivo debes usar las líneas que sean necesarias para ingresar la información de cada centro de costo de la cuenta por pagar.

Posteriormente, deberás copiar a las nuevas líneas el contenido de los campos Factura, Tipo de Transacción, Proveedor, Grupo de Facturación, Términos de Pago, Fecha, Descripción, Fecha Descuento Pronto Pago, Descuento Pronto Pago (%), SubTotal, Impuesto, Monto Total y Cuenta Contable.

Finalmente, deberás ingresar los centros de costo entre los que se distribuye la cuenta por pagar.

  • TIPO TEXTO
  • OPCIONAL
  • LA SUCURSAL Y/O DEPARTAMENTO Y/O UNIDAD DE NEGOCIO DEBEN EXISTIR EN LAS LISTAS DE SUCURSALES Y/O DE DEPARTAMENTOS Y/O DE UNIDADES DE NEGOCIOS DEFINIDAS EN FINANZAPRO.

Ejemplos

En la siguiente imagen puedes ver como una misma cuenta por pagar se distribuyó en tres centros de costo diferentes, en este caso, sucursales:

Errores comunes

Ingresar una Sucursal y/o Departamento y/o Unidad de Negocio que no existe en FinanzaPro. En este caso, el proceso de importación arrojará un error y rechazará la importación de todo el archivo.

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Ejemplos detallados del archivo de importación de cuentas por cobrar

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