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Roles del Departamento de Ventas y Facturación

Arturo Monge Actualizado por Arturo Monge

En este artículo, encontrarás la descripción de los roles pre-definidos existentes en FinanzaPro para el área de Ventas y Facturación.

Cajero / Facturación de Contado / Retail

El rol de Cajero(a) / Facturación de Contado / Retail abarca una variedad de tareas vitales en las operaciones de ventas y facturación. Este usuario es responsable de la aplicación de facturas, la administración de las transacciones en efectivo y el cierre de caja. Adicionalmente, este rol incluye responsabilidades en el manejo de apartados y tarjetas de regalo.

Permisos

  1. Ventas y Facturación:
    • Crear y guardar facturas.
    • Aplicar facturas de contado.
    • Cambiar la divisa de una factura.
    • Eliminar facturas guardadas.
    • Pre-visualizar facturas antes de aplicarlas.
    • Crear facturas de exportación.
  2. Histórico de Facturas:
    • Ver histórico de facturas.
    • Re-imprimir facturas.
    • Reenviar facturas por correo electrónico.
  3. Recibos de Caja:
    • Cierre de Caja.
  4. Apartados
    • Realizar pagos de apartados.
    • Re-imprimir pagos de apartados.
  5. Tarjetas de Regalo:
    • Gestionar Tarjetas de Regalo.
  6. Contactos:
    • Crear nuevos clientes.
  7. Pedidos:
    • Imprimir boleta de alistado.

Facturación a Clientes a Crédito

El rol de Facturación a Clientes a Crédito se especializa en la gestión de transacciones de ventas a crédito, principalmente para empresas que brindan servicios a crédito o que tienen una cartera de ventas a crédito. Este usuario se encarga de la creación y aplicación de facturas, tanto al contado como a crédito. Asimismo, se dedica a la gestión de clientes y tiene la habilidad de consultar el historial de facturas.

Permisos:

  1. Ventas y Facturación:
    • Crear y guardar facturas.
    • Aplicar facturas de contado.
    • Aplicar facturas a crédito.
    • Eliminar facturas guardadas.
    • Pre-visualizar facturas antes de aplicarlas.
    • Crear facturas de exportación.
  2. Histórico de Facturas:
    • Ver histórico de facturas.
    • Reenviar facturas por correo electrónico.
    • Re-imprimir facturas.
  3. Contactos:
    • Crear nuevos clientes.
  4. Pedidos:
    • Imprimir boletas de alistado.

Asociado de Ventas

El Asociado de Ventas es un rol que se centra en proporcionar un servicio al cliente excepcional, al mismo tiempo que realiza transacciones de ventas. Este usuario tiene la capacidad de interactuar directamente con los clientes, manejar facturas y revisar el historial de las mismas.

Permisos:

  1. Ventas y Facturación:
    • Crear y guardar facturas.
    • Previsualizar facturas antes de aplicarlas.
    • Cambiar la divisa de una factura.
    • Crear facturas de exportación.
  2. Histórico de Facturas:
    • Consultar el histórico de facturas.
    • Reenviar facturas por correo electrónico.
    • Reimprimir facturas.
  3. Contactos:
    • Crear nuevos clientes.
  4. Pedidos:
    • Imprimir boletas de alistado.

Acciones que el rol de "Asociado de Ventas" no puede realizar en comparación con el rol de cajero:

  • No puede aplicar ni gestionar Apartados.
  • No puede gestionar tarjetas de regalo.
  • No puede realizar el cierre de caja.
  • No puede eliminar facturas guardadas.

Asistente de Servicio al Cliente

El Asistente de Servicio al Cliente es un rol que se enfoca principalmente en el manejo de consultas y quejas de los clientes, así como en la gestión de devoluciones de ventas y notas de crédito. Este usuario tiene la capacidad de aplicar notas de crédito, gestionar las devoluciones de ventas y revisar el historial de devoluciones y facturas. También se encarga de la comunicación con los clientes a través del reenvío de facturas, notas de crédito y devoluciones por correo electrónico.

Permisos:

  1. Devoluciones de Ventas y Notas de Crédito:
    • Aplicar notas de crédito y realizar devoluciones de ventas.
    • Reversar facturas a través de una nota de crédito o devolución de ventas total de una factura.
  2. Comunicación y Correspondencia:
    • Reenviar devoluciones/notas de crédito por correo electrónico.
    • Reenviar facturas por correo electrónico.
    • Re-imprimir facturas.
  3. Historial y Registros:
    • Consultar el historial de devoluciones.
    • Consultar el historial de facturas.

Este rol no incluye ciertas responsabilidades de otros roles, como la creación de facturas o la creación de nuevos clientes.

Administrador(a) de Servicio al Cliente

El rol de Administrador(a) de Servicio al Cliente es una posición de mayor rango que el "Asistente de Servicio al Cliente". Este rol hereda todas las funciones y responsabilidades del rol de Asistente de Servicio al Cliente, y además tiene las siguientes acciones adicionales que puede realizar:

Permisos:

  1. Notas de Crédito y Débito:
    • Generar notas de crédito por descuento.
    • Reversar en su totalidad las notas de crédito mediante la creación de notas de débito.
  2. Comunicación y Correspondencia:
    • Reenviar notas de débito por correo electrónico.
  3. Historial y Registros:
    • Consultar el historial de notas de débito.

Asistente de Inventario

El rol de "Asistente de Inventario" en nuestro sistema ERP es crucial en la gestión eficiente del inventario en un entorno de retail. Este rol se encarga de administrar el inventario, reabastecer los estantes y mantener los displays de mercancía. A continuación, se detallan las acciones que puede realizar:

  1. Gestión de Inventario Físico:
    • Aplicar ajustes al inventario físico.
    • Borrar los valores del inventario físico.
    • Inicializar la información del inventario físico.
  2. Transacciones y Transferencias:
    • Aplicar transferencias de inventario.
    • Revisar las transferencias de inventario pendientes de aprobación.
  3. Referencia y Reportes:
    • Consultar el historial de transferencias de inventario.
    • Acceder a la referencia de inventario de productos.
    • Generar y consultar el reporte de inventario.
    • Generar y consultar el reporte de productos en apartado.
  4. Productos y Ubicaciones:
    • Generar etiquetas de producto.
    • Consultar las ubicaciones de los productos.

El Asistente de Inventario juega un papel vital en asegurar que los niveles de inventario sean precisos y que los productos estén disponibles para los clientes cuando los necesiten.

Asistente de Administrador(a) de Tienda

El rol de Asistente de Administrador(a) de Tienda en nuestro sistema ERP hereda todas las responsabilidades y permisos de los siguientes roles:

  • Cajero(a) / Facturación de Contado / Retail,
  • Facturación a Clientes a Crédito,
  • Asociado de Ventas,
  • Asistente de Inventario,
  • Administrador(a) de Servicio al Cliente.

Adicionalmente, este rol tiene la capacidad de realizar las siguientes acciones:

  1. Opciones de Clientes:
    • Editar información del cliente.
  2. Opciones de Facturación:
    • Cambiar descuentos de producto en las líneas de las facturas.
    • Cambiar las opciones de la factura que se indicaron como restringidas en la configuración de la tienda.
    • Cambiar el nivel de precios utilizado para los precios en una factura.
    • Cambiar el precio de una línea de la factura, seleccionándolo de una lista de niveles de precios.
  3. Estadísticas de Ventas:
    • Ver estadísticas de venta de la tienda a su cargo.

Este rol proporciona soporte al Administrador de la Tienda y asume sus responsabilidades en su ausencia, asegurando que la tienda opere de manera eficiente y efectiva.

Administrador(a) de Tienda

El rol de Administrador(a) de Tienda hereda todas las responsabilidades y permisos del rol Asistente de Administrador(a) de Tienda. Adicionalmente, este rol tiene la capacidad de realizar la siguiente acción:

  1. Opciones de Facturación:
    • Editar el agente de ventas en facturas aplicadas, en el histórico de facturas.

Como Administrador(a) de Tienda, este rol supervisa todas las operaciones de la tienda y gestiona al personal. Asegura que la tienda funcione de manera eficiente y proporciona un liderazgo fuerte para guiar al equipo de ventas y de servicio al cliente.

Analista de Ventas

El rol de Analista de Ventas desempeña una función vital en el análisis y comprensión de las tendencias de ventas y los patrones de comportamiento del cliente. Este rol es responsable de estudiar y analizar la información de ventas de la empresa, utilizando una variedad de herramientas analíticas y estadísticas para identificar tendencias, proyectar futuras ventas y proporcionar recomendaciones basadas en datos para mejorar las estrategias de ventas.

Una parte fundamental de su trabajo es la generación y análisis de reportes de ventas, que les permiten identificar las áreas de oportunidad y desafío en las estrategias de ventas actuales. Los datos que obtienen a través de estos informes son fundamentales para tomar decisiones informadas y para formular estrategias de ventas efectivas.

El Analista de Ventas tiene permiso para acceder y utilizar los siguientes informes:

  1. Análisis de Ventas por Factura: Este informe proporciona una visión detallada de las ventas realizadas, desglosadas por cada factura emitida. Es útil para identificar tendencias de ventas y patrones de comportamiento del cliente.
  2. Análisis de Ventas por Forma de Pago: Este informe permite al analista observar las ventas en función de las diferentes formas de pago utilizadas por los clientes, lo que puede ser útil para identificar preferencias de pago y optimizar las opciones de pago disponibles.
  3. Análisis de Ventas por Producto: Este informe ofrece una vista detallada de las ventas según los productos vendidos. Es valioso para identificar qué productos son los más vendidos y cuáles podrían necesitar una estrategia de ventas renovada.
  4. Reporte de Detalle de Ventas por Factura: Este reporte proporciona información detallada sobre cada factura de venta emitida, lo que puede ser útil para identificar las características de las facturas más rentables.
  5. Reporte de Detalle de Ventas por Producto: Este informe brinda detalles específicos sobre las ventas de cada producto, lo que permite identificar los productos más y menos rentables, así como las oportunidades para aumentar las ventas de productos específicos.

El Analista de Ventas es esencial para el éxito de la empresa, ya que proporciona la información necesaria para optimizar las estrategias de ventas y mejorar la rentabilidad.

Supervisor(a) de Operaciones

El Supervisor(a) de Operaciones es un papel clave que supervisa todas las operaciones de las tiendas de una empresa y asiste en su funcionamiento correcto. Este rol se diferencia de un administrador de tienda, ya que tiene acceso y supervisión sobre todas las tiendas, no solo una. Además de heredar todas las funciones y permisos del rol de Administrador(a) de Tienda, el Supervisor(a) de Operaciones puede realizar las siguientes acciones adicionales:

  1. En el módulo de Inventarios y Compras:
    • Puede utilizar bodegas restringidas a usuarios específicos.
  2. En el módulo de Recibos de Caja:
    • Puede desaplicar reportes de cierre de caja.
    • Puede registrar números duplicados de pago en recibos.
    • Puede abrir caja en una computadora restringida.
    • Puede abrir caja fuera de horas.
    • Puede abrir caja restringido a ciertos usuarios.
    • Puede abrir una caja que ya ha sido cerrada.
    • Puede cerrar caja fuera de horas.
    • Puede cerrar una caja en fechas restringidas.
  3. En el módulo de Ventas y Facturación:
    • Puede editar las opciones por omisión de facturación de los clientes.
    • Puede cambiar bodega de facturación.
    • Puede cambiar precios en cualquier línea de factura, cotización o pedido, sin ninguna restricción. Nota: el precio original queda registrado en la información de la factura y puede determinarse en los reportes si se cambió un precio con respecto a un precio establecido en una lista de precios.

El Supervisor(a) de Operaciones tiene una visión global y un control integral de las operaciones de tiendas, permitiéndole supervisar y ajustar las operaciones de manera efectiva para garantizar la eficiencia y el éxito continuo de las tiendas.

Gerente de Ventas

El Gerente de Ventas es un papel crucial en cualquier organización orientada a las ventas, como las empresas de retail. Este rol no solo hereda todos los permisos y funciones de los roles de Analista de Ventas y Supervisor(a) de Operaciones, sino que también tiene la responsabilidad adicional de dirigir y coordinar las actividades de ventas de la organización.

Como líder del equipo de ventas, el Gerente de Ventas es responsable de establecer las metas de ventas, crear planes de ventas, y desarrollar programas de entrenamiento para el equipo de ventas. Además, este rol involucra el análisis y la interpretación de las tendencias de ventas y datos para anticipar las necesidades futuras, los cambios del mercado y las posibles oportunidades de ventas.

El Gerente de Ventas también trabaja de la mano con los equipos de marketing y producción para desarrollar estrategias de ventas que maximicen las ganancias, mientras garantiza que los productos y servicios de la empresa cumplan con las necesidades y expectativas de los clientes.

En general, el papel del Gerente de Ventas es esencial para el crecimiento y la expansión de la empresa, ya que este rol es responsable de asegurar que la empresa esté alcanzando sus metas de ventas y de maximizar su potencial de ingresos.

Permisos especiales

Existen algunos permisos especiales, que puedes asignar a cualquier usuario según la operativa de tu empresa. A continuación, te describimos los permisos especiales disponibles para el área de ventas y facturación.

Cambiar Descuentos

Con este permiso especial, el usuario va a poder cambiar el descuento en cualquier línea de facturas, cotizaciones o pedidos, sin la restricción de un monto máximo de descuento (hasta un 100%).

Cambiar Precios

Con este permiso especial, el usuario va a poder cambiar el precio en cualquier línea de facturas, cotizaciones o pedidos, sin ninguna restricción. Nota: el precio original queda registrado en la información de la factura y puede determinarse en los reportes si se cambió un precio con respecto a un precio establecido en una lista de precios.

Cambiar Niveles de Precios

Con este permiso especial, el usuario va a poder cambiar el precio en cualquier línea de facturas, cotizaciones o pedidos, pero únicamente utilizando precios pre-establecidos en listas de precios (o niveles de precio) definidos por la empresa. También puede cambiar el nivel de precios que se va a utilizar para asignar precios a la totalidad de las líneas de facturas, cotizaciones o pedidos.

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