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Archivo de importación de catálogo de cuentas a la medida

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

Introducción

Este archivo te permite importar tu catálogo de cuentas contables propio para integrarlo a FinanzaPro.

Te recomendamos que el ingreso de este catálogo de cuentas contables sea supervisado por tu contador o asesor financiero, ya que son ellos los indicados para comprender la correcta estructura de un catálogo de cuentas. De ello depende que la integración de este catálogo de cuentas a FinanzaPro se haga de forma óptima.
Una vez que ingreses tu catálogo de cuentas contables, también deberás indicar, en otro archivo de Excel, las cuentas de integración contable para integrar los movimientos realizados en los diferentes módulos de FinanzaPro con la contabilidad.

Estructura del archivo

Al abrir este archivo verás en la pantalla algo similar a lo siguiente:

En la parte superior se encuentran los encabezados de la información que deberás ingresar para cada cuenta en el catálogo.

Una de las características más importantes de un catálogo de cuentas es su estructura jerárquica en donde tenemos cuentas de mayor o cuentas padre, y tenemos sub-cuentas o cuentas hijas. Por eso, es importante que conozcas cómo indicarle a FinanzaPro la estructura jerárquica de tu catálogo cuando lo importas desde Excel.

En FinanzaPro la jerarquía de cuentas se determina de 2 maneras:

  1. Por convención, o
  2. Por indicación manual de la cuenta padre.

Determinar la cuenta padre por convención

"Por convención" significa que hay una serie de reglas "implícitas" que si se siguen, tienen resultados definidos, sin necesidad de hacer alguna configuración adicional especial.

Cuando importas un catálogo de cuentas, existe la siguiente convención que le permite a FinanzaPro identificar de manera automática las cuentas padre de un catálogo cuando éste se está importando:

  1. Los guiones definen los niveles.
  2. Si mi número de cuenta empieza con el número de otra cuenta que es de un nivel menor, y que está antes en el catálogo, esta cuenta se asume como la cuenta padre.

Por ejemplo, si tienes las dos siguientes cuentas, indicadas en este orden en el catálogo:

11-01-01

11-01-01-03

FinanzaPro va a determinar automáticamente que la cuenta 11-01-01 es la cuenta padre de la 11-01-01-03. Veamos porqué:

  1. La cuenta 11-01-01-03 tiene 4 niveles, definidos por los guiones.
  2. La cuenta 11-01-01 tiene 3 niveles, definidos por los guiones. Por lo tanto, se cumple que la cuenta padre es de un nivel menor que la cuenta hija.
  3. La cuenta 11-01-01-03 empieza con la cuenta 11-01-01 . Por lo tanto, se cumple que la cuenta empieza con el número de la cuenta padre y que esta (la cuenta padre) es de un nivel menor.
  4. La cuenta 11-01-01 está antes en el catálogo que la cuenta 11-01-01-03 . Por lo tanto, se cumple que la cuenta padre está antes en el catálogo que la cuenta hija.

Si sigues esta convención a la hora de diseñar tu catálogo y de indicarlo en el archivo de Excel, FinanzaPro determinará de manera automática la estructura jerárquica de tu catálogo, y no tienes que indicar manualmente las cuentas padre.

Si el catálogo que deseas ingresar a FinanzaPro no sigue esta convención, que es la recomendada, deberás entonces indicar las cuentas padre de manera manual.

Indicar la cuenta padre de manera manual

Veamos el siguiente ejemplo de cuentas:

11-01-00-00

11-01-01-00

11-01-01-01

Si observas estas cuentas, las cuentas no cumplen con la convención indicada en la sección anterior, por lo que FinanzaPro no podrá determinar de manera automática la estructura de tu catálogo. Las razones de esto son:

  1. Todas las cuentas tienen la misma cantidad niveles: cuatro. Entonces, no se cumple el requerimiento de que las cuentas padre tengan un nivel menor que las cuentas hija.
  2. Las cuentas hija no inician con el número de la cuenta padre, porque las cuentas padre están "rellenadas" con ceros.

Como estas dos cosas no se cumplen, el proceso de importación no podrá aplicar la convención de jerarquías que usa FinanzaPro. En este caso, debes indicar manualmente la cuenta padre para cada cuenta en el archivo de Excel. Por ejemplo:

FinanzaPro no recomienda este tipo de estructura de cuentas en donde rellenas las cuentas con ceros. Hace más difícil la visualización de la posición de una cuenta en la estructura del catálogo, y requiere la indicación manual de las cuentas padre. Sin embargo, si para tu empresa es indispensable utilizar este tipo de formato, puedes hacerlo indicando las cuentas padre de manera manual.

Información requerida para cada cuenta contable

Para cada cuenta contable deberás ingresar el No. de Cuenta, Nombre, Tipo, Clase y Divisa y de forma opcional, la Cuenta Padre a la que pertenece.

No. de Cuenta

Es el número de tu cuenta contable. Puedes usar cualquier formato. La única convención que debes seguir es que los niveles de la cuenta deben estar indicados por guiones.

Ejemplos:

1-04

1-04-01

11-04-001

65-04-001-0006

Nombre

En este campo debes poner el Nombre de la cuenta contable.

Tipo (o Cuentas de Primer Nivel)

FinanzaPro considera las cuentas de primer nivel en el catálogo de cuentas contables de forma especial.

Las cuentas de primer nivel:

  • Activo
  • Pasivo
  • Patrimonio
  • Ingresos
  • Gastos

están definidas como Tipos. Debido a esto, no es necesario que definas las cuentas de primer nivel como cuentas del catálogo contable, ya que internamente están definidas y se estarían duplicando.

La selección del Tipo se realiza por medio de una lista con valores predeterminados.

Clase (o Cuentas de Segundo Nivel)

De manera similar a las cuentas de primer nivel, las cuentas de segundo nivel están definidas como Clases para cada Tipo, por lo cual tampoco es necesario agregarlas al catálogo de cuentas, ya que están definidas internamente dentro de FinanzaPro. Por ejemplo, para las cuentas de tipo Activo, las clases disponibles son:

Activo Corriente

Activo No Corriente

Otros Activos

Por lo tanto, estas cuentas de Activo de segundo nivel no deben agregarse al catálogo de cuentas ya que las estarías duplicando.

La selección de la Clase se realiza por medio de una lista con valores predeterminados.

En el caso de que las clases predefinidas te sean insuficientes, comunícate con tu asesor de FinanzaPro para solicitar las clases adicionales.
· Siempre debes indicar el Tipo y Clase a la que pertenece la cuenta.

· El Tipo y Clase de una cuenta hija debe ser el mismo que el de su cuenta padre.

Divisa

En FinanzaPro debes indicar la Divisa en la que se registran los montos en la cuenta contable. Por defecto, en el archivo de importación manejamos 2 tipos de divisa:

Colón Costarricense

Dólar Estadounidense

Si en tu empresa se requieren otras divisas, coméntalo a tu asesor de FinanzaPro para que las incluya en la configuración del archivo de importación.

Cuenta Padre

En caso de no estar utilizando la convención de jerarquía de cuentas de FinanzaPro en este campo deberás indicar cuál es la cuenta padre de esta cuenta.

Al definir tu catálogo de cuentas contable recuerda...

  • No debes incluir cuentas de primer y segundo nivel, ya que FinanzaPro las asume por defecto en cada cuenta como su Tipo y Clase, respectivamente, y las estarías duplicando.
  • Las cuentas hijas tienen que tener el mismo tipo y clase que su cuenta padre.

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