Actualmente, FinanzaPro no cuenta con una casilla específica para registrar la licencia por maternidad. Por ello, es necesario realizar un proceso adicional, más allá de simplemente ingresar los días en la casilla de días de incapacidad. Para poder hacer el registro correctamente, primero es importante entender algunos aspectos clave.
La licencia por maternidad no se calcula de la misma forma que una incapacidad por enfermedad.
La duración es de 4 meses: 1 mes antes del parto y 3 meses después.
Durante la licencia, la trabajadora recibe el 100% de su salario, pero este se divide en dos partes: el 50% lo paga el patrono y el otro 50% lo paga la CCSS.
El salario completo, incluyendo el pago por maternidad, se toma en cuenta para el cálculo de deducciones, impuesto y aguinaldo.
Cálculo de la Licencia por Maternidad
El patrono debe pagar el 50% del salario de la empleada. Sin embargo, es importante que la retención de la CCSS se aplique sobre el salario total de la colaboradora, no solo sobre el 50% que le corresponde al patrono. Además, si el salario bruto de la trabajadora (incluyendo el pago por maternidad) supera los tramos de exención de renta, deberá pagarse impuesto sobre la renta. Este impuesto se calcula sobre el salario bruto total, no únicamente sobre el 50% que paga el patrono.
Ejemplo práctico
Imagina que una colaboradora tiene un salario mensual de ₡1.200.000. El cálculo sería el siguiente:
Salario bruto que paga el patrono: ₡600.000
Deducción de la CCSS (aporte empleado): ₡1.200.000 * 10.67% = ₡128.040
Impuesto sobre la renta: ₡27.100
Salario neto que paga el patrono mensual: ₡600.000 - ₡128.040 - ₡27.100 = ₡444.860
Por otro lado, la CCSS le pagará a la empleada ₡600.000 sin deducciones, ya que todas las retenciones se aplican a la parte pagada por el patrono. De esta forma, la trabajadora recibe el 100% de su salario.
¿Cómo registrar la Licencia en FinanzaPro?
Cuando generes la planilla y tengas una empleada con licencia por maternidad, pueden presentarse dos escenarios:
La empleada laboró algunos días y estuvo con licencia otros.
La empleada estuvo con licencia todos los días del período.
Para explicarlo mejor, tomaremos como ejemplo una Planilla Quincenal de una colaboradora con un salario de ₡1.200.000 mensuales.
Escenario 1: Días laborados y días de licencia en la planilla quincenal
En este caso, vamos a suponer que la trabajadora empezó su licencia el 9 de septiembre, por lo que trabajó 8 días y estuvo 7 días con licencia durante la quincena.
Paso 1: Calcular el salario de los días de licencia
Primero, debemos determinar el monto correspondiente a los días trabajados y los días de licencia. En la planilla, registra 7 días en la columna "Días Normal" y anota el salario bruto para esos días.
En este ejemplo, el salario por esos 7 días es de ₡280.000. O sea ₡140.000 corresponden al 50% que la CCSS le pagará a la empleada.
Paso 2: Modificar la planilla
Ahora, debes ajustar nuevamente la planilla colocando los 15 días completos en la columna "Días Normal". Esto es necesario para que FinanzaPro realice correctamente todos los cálculos de deducciones, impuestos y aguinaldo sobre el salario total.
Paso 3: Registrar el cargo por el pago de la CCSS
Finalmente, en la planilla debemos registrar un cargo por el monto que la CCSS pagará a la empleada, que en este caso es ₡140.000.
Si utilizas el módulo de Contabilidad en FinanzaPro, el cargo debe registrarse en la cuenta contable de gasto correspondiente a los salarios
Escenario 2: Incapacidad durante toda la quincena
Este escenario es más sencillo, ya que la trabajadora estuvo con licencia todos los días del período. Para calcular el monto del 50% que la CCSS pagará a la empleada, solo tienes que dividir el salario quincenal entre dos:
₡600.000 / 2 = ₡300.000 (Este es el monto que la CCSS le pagará a la colaboradora).
Paso 1: Registrar la planilla
En FinanzaPro, registra los 15 días completos en la columna "Días Normal" para que se realicen los cálculos correspondientes.
Paso 2: Incluir el cargo
Luego, debes registrar el cargo para restar los ₡300.000 que la CCSS le depositará a la trabajadora.
Si utilizas el módulo de Contabilidad en FinanzaPro, el cargo debe registrarse en la cuenta contable de gasto correspondiente a los salarios
Con los pasos que te explicamos antes, podrás registrar correctamente una Licencia por Maternidad en FinanzaPro.
Nota Adicional:
Si utilizas la herramienta de Generar el Archivo TXT del INS para presentar la planilla, te recomendamos contactar a nuestro equipo de soporte de FinanzaPro, ya que es necesario que el archivo incluya la Licencia por Maternidad de la empleada para que se refleje correctamente en el reporte.