[Publicado el 14 de Junio, 2019]

Ya dentro de poco empieza a regir la nueva Ley del IVA en Costa Rica, y con este primer artículo, queremos empezar el proceso de preparación del cambio y la migración hacia el nuevo IVA.

Importancia del Asesor Contable o Financiero

Antes de empezar, es importante enfatizar la importancia de tener a tu disposición un asesor contable o financiero profesional, que esté bien informado sobre el tema de la nueva Ley del IVA. Aunque nuestros equipos de servicio al cliente y de soporte técnico han recibido capacitaciones sobre la Ley del IVA y conocen sobre el tema, ellos NO SON profesionales de la materia, ni están autorizados por un colegio profesional para brindar recomendaciones sobre temas y decisiones que podrían generar serias consecuencias financieras para tu empresa. Por esta razón, y particularmente con esta nueva Ley del IVA, te recomendamos que, si no lo tienes todavía, busques acceso a un profesional en materia contable y financiera, que te pueda asesorar con las decisiones que debes tomar en relación al IVA. Si no tienes acceso a uno, nos puedes contactar para darte referencias de profesionales que te pueden asesorar.

Primeros pasos hacia el cambio: cómo se va a hacer la migración

La nueva Ley del IVA tiene su grado de complejidad; sin embargo, estamos haciendo todo lo posible para que el cambio para ti sea lo más sencillo posible. A continuación, te explicamos los pasos del proceso, cuándo van a suceder, y qué debes hacer tú en cada paso.

Configuración de productos y clientes según las clasificaciones del IVA

Lo más importante para cuando se dé el cambio el 1ro de Julio, es tener tu sistema de facturación listo para que se calculen las nuevas tarifas del IVA correctamente. Para esto, debes empezar a clasificar tus productos y clientes, según las categorías que te indicamos a continuación, de manera que FinanzaPro pueda asociar cada línea de tu factura a la tarifa correcta del IVA.

El proceso en realidad es muy simple:

  1. Si tú NO facturas productos que tienen tarifas especiales, y NO le vendes a clientes que tienen exoneraciones o tarifas especiales, entonces no tienes que hacer absolutamente nada: a partir del 1ro de Julio, FinanzaPro empezará a calcular automáticamente el IVA para todas tus ventas. ¿Fácil, cierto? 😏
  2. Si tienes productos en alguna de las categorías indicadas en este artículo, debes identificarlos en tu lista de productos, para poder asociarlos a la clasificación del IVA correcta.
  3. Si tienes clientes en alguna de las categorías indicadas en este artículo, debes identificarlos en tu lista de clientes, para poder asociarlos a la clasificación del IVA correcta.

En los próximos días, te vamos a enviar los pasos que debes seguir para hacer esta configuración en FinanzaPro. Por ahora, lo que debes hacer es únicamente determinar si tienes productos o clientes en alguna de estas categorías.

Primera actualización de FinanzaPro para el IVA

El día Jueves 20 de Junio, entre las 12:00 am y 3:00 am, vamos a hacer la primera actualización de FinanzaPro para el IVA. Esta actualización es una actualización importante, que cambia la manera en la que se manejan los impuestos en FinanzaPro, y por eso, es posible que no tengas acceso al sistema durante este proceso de actualización (aunque vamos a tratar de minimizar el tiempo no disponible de la aplicación).

El Jueves en la mañana, una vez hecha la actualización, vas a poder trabajar normalmente. Sin embargo, debido a lo complejo de la actualización, es necesario que ese día estés particularmente atento a todos los cálculos de impuestos en tus facturas. No te preocupes, te vamos a recordar de esta actualización un día antes, para que estés preparado.

Instrucciones para configurar tus productos y clientes, en base a las clasificaciones que identificaste en el primer paso anterior.

Una vez instalada la nueva versión de FinanzaPro, vamos a publicar las instrucciones de cómo debes configurar aquellos productos y clientes que tengan una clasificación especial del IVA. El proceso lo vas a poder hacer tanto manualmente (producto por producto, y cliente por cliente) como por medio de Excel.

Es importante que, a partir de este momento, empieces el proceso de configuración de estas nuevas clasificaciones. Y de nuevo, si NO tienes productos o clientes en clasificaciones especiales, no tienes que hacer ninguna configuración, 😉 .

NOTA: Esta nueva configuración NO va a afectar de ninguna manera el cálculo de impuestos en facturas realizadas antes del 1ro de Julio, 2019, por lo que puedes hacer esta configuración sin preocuparte de que las facturas que generes previo al cambio del IVA se vayan a ver afectadas.

Reportes de facturas personalizados

Las empresas que tengan reportes de facturas personalizados no deberían tener problemas cuando hagamos la actualización el día Jueves 20 de Junio. Sin embargo, si por alguna razón, detectas algún problema en el monto de impuestos mostrado en tu factura el día de la actualización, debes contactarnos de inmediato para ayudarte con la configuración. 

Dicho esto, en preparación al cambio del 1ro de Julio, SÍ son necesarios algunos cambios adicionales en las facturas para indicar el detalle de impuestos y tarifas aplicados en cada línea. Por esta razón, vamos a empezar a contactar a todas las empresas con reportes de facturas personalizados, para coordinar los ajustes requeridos en las facturas a la medida. Estos ajustes tienen un costo de $160 por cada factura a la medida. 

NOTA: Esto es únicamente para facturas personalizadas o a la medida. Si usas la factura estándar del sistema, no tienes que preocuparte: ya la factura va a tener los cambios necesarios y no vas a tener que preocuparte por esto o cancelar ningún monto adicional.

Cambio hacia el nuevo IVA el 1ro de Julio, 2019

La configuración de productos y clientes es lo único que necesitas tener listo para el 1ro de Julio, 2019. Ese día, a partir de las 12:00 am, el sistema va a hacer automáticamente el cambio al nuevo IVA, y se van a empezar a calcular todos los nuevos impuestos en base a la nueva ley y en base a la configuración de productos y clientes que hayas hecho.

NOTA: En caso de no tener lista la configuración de productos y clientes lista para el 1ro de Julio, 2019, lo que va a suceder es que todos tus productos van a salir con el 13% de IVA. Como mencionamos anteriormente, si no tienes productos o clientes con clasificaciones especiales, esto es exactamente lo que quieres que suceda, 😊. Sin embargo, si detectas que tienes casos especiales en donde el sistema debe facturar a alguna tarifa diferenciada y no lo está haciendo, entonces debes completar la configuración de tus productos y/o clientes, para que FinanzaPro calcule la tarifa correcta para ese caso.

Cálculo de la Prorrata o Proporcionalidad

La prorrata o proporcionalidad, es un cálculo que se debe hacer utilizando todas las ventas del 1ro de Enero, 2018 al 31 de Diciembre, 2018. Este cálculo se utiliza para poder determinar el porcentaje de tu IVA soportado, que te puedes aplicar como crédito fiscal en la primera declaración del IVA (la cual debes presentar antes del 15 de Agosto, 2019) así como en todas las declaraciones posteriores hasta Diciembre.

Para este cálculo, vamos a poner a tu disposición un reporte que te va a hacer el cálculo de esta prorrata o proporcionalidad, en base a la información de ventas existente en el sistema, y en base a la configuración de productos y clientes que hayas realizado para el IVA. Este reporte, además de hacer el cálculo de la prorrata, te va a dar toda la información necesaria para que tu contador o asesor financiero pueda verificar la información y el cálculo.

No tenemos la fecha exacta todavía para la disponibilidad de este reporte. Sin embargo, estamos tratando de que esté antes del 1ro de Julio o en los primeros días de Julio a más tardar. La prorrata o proporcionalidad no se necesita hasta que se necesite calcular el crédito fiscal de Julio, en primera la declaración del IVA que vence el 15 de Agosto, 2019. Por eso, vas a tener tiempo suficiente para realizar y revisar este cálculo, una vez que publiquemos este reporte.

NOTA: El reporte va a generar el cálculo en base a la información existente en el histórico de facturas del FinanzaPro. Si empezaste a facturar en FinanzaPro posterior al 1ro de Enero, 2018, la información entre el 1ro de Enero, 2018 y la fecha en la que empezaste con FinanzaPro, no se va a tener en el reporte, y no se va a poder utilizar para el cálculo de la proporcionalidad. En este caso, debes buscar la ayuda de tu contador o asesor financiero, para calcular este dato incluyendo también todas las ventas realizadas entre el 1ro de Enero 2018 y le fecha en la que empezaste a facturar en FinanzaPro.

Ingreso de Gastos

El cálculo del crédito fiscal que te puedes aplicar en tus declaraciones de ventas requiere de información adicional que se debe registrar cuando registras tus compras o gastos. Por esta razón, se va a crear un nuevo proceso que debes utilizar para el registro de tus gastos en FinanzaPro. Este nuevo proceso te va a solicitar, entre otras cosas, la siguiente información:

  1. Si el bien o servicio adquirido es "Identificable". Es decir, si se sabe exactamente a qué tarifa del IVA se vendió.
  2. Si el bien o servicio adquirido es "No identificable". Es decir, si el bien o servicio se utilizó en la generación de operaciones de ventas a distintas tarifas del IVA.
  3. Y si es identificable, a cuál tarifa de IVA se vendió ese bien o servicio.

Además de esto, se va a incluir la opción de registrar las facturas de gasto directamente de las facturas electrónicas recibidas, para agilizar el ingreso de estos gastos y esta nueva información requerida, en tu contabilidad.

NOTA: Esta determinación de si un gasto o compra es identificable o no, solo la puede hacer una persona con el conocimiento del IVA, que entienda estos conceptos y pueda tomar una decisión informada. Por esta razón, aquí es importante también que estés bien asesorado por un profesional. Nuestro equipo de soporte técnico NO VA A PODER contestar, aunque quisiera, preguntas como "¿esta compra es identificable"? o "¿este gasto es no identificable?", ya que eso solo lo puede determinar cada empresa en base a su propia operación.

Cálculo de Crédito Fiscal y Declaraciones del IVA

Durante Julio, vamos a preparar un reporte que te calcule el crédito fiscal que te puedes aplicar todos los meses en tu declaración del IVA. Este reporte, además de darte el cálculo final, te va a dar todo el detalle de compras y gastos realizados, además del porcentaje del IVA que te puedes aplicar como crédito fiscal en cada factura, para que puedas revisar mes a mes tu declaración, y para que puedas presentar con el menor trabajo posible, las declaraciones del IVA de cada mes.

No hay fecha exacta definida para este reporte, pero va a estar lista para cuando vayas a hacer tu primera declaración de ventas en Agosto, 2019.

Registros contables del IVA

El IVA tiene un nuevo efecto contable, ya que es posible que parte de tu IVA soportado, no sea deducible, y por lo tanto, tenga que enviarse al gasto o al costo. Para esto, se deben crear nuevas cuentas contables en el catálogo de cuentas para el registro del IVA. En los próximos días, vamos a publicar información de las nuevas cuentas que se requieren, y cómo se deben configurar en FinanzaPro. 

Además de esto, tenemos planeado crear un proceso que genere automáticamente el asiento del IVA, en base a las ventas y compras realizadas durante el mes. Esto no es definitivo todavía y existe la posibilidad de que el asiento de Julio se tenga que hacer de manera manual. Sin embargo, durante el mes de Julio, les vamos a estar brindando información del progreso de este cambio en FinanzaPro.

¿Tienes preguntas?

Si tienes preguntas sobre el proceso de migración, por favor escríbenos por medio del chat de soporte. 

Si tienes preguntas sobre el IVA o su aplicación, te recomendamos hacerlas directamente a tu contador o asesor financiero, ya que, si son consultas técnicas del IVA, nuestro equipo de soporte no te va a poder contestar y te va a referir más bien a tu contador.

En los próximos días, te vamos a estar enviando más información sobre este nuevo cambio del IVA. ¡Mantente atento!

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