Si te rechazan un documento electrónico, es tu obligación realizar dos acciones para resolver esa situación:

  1. Generar una nota de crédito (en caso de una factura), indicando como referencia el documento rechazado y indicando que la razón de la nota de crédito es por que el documento fue rechazado.
  2. Generar de nuevo la factura y enviarla otra vez para su validación.

Por supuesto, esto lo debes hacer luego de subsanar el problema que te generó el rechazo de la factura, 😉.

Para facilitarte el trabajo cuando te rechazan un documento electrónico, FinanzaPro tiene la opción en el Histórico de Comprobantes Electrónicos llamada "Re-procesar Documento Rechazado". Esta opción, te genera automáticamente una nota de crédito para la factura rechazada, te hace una copia idéntica de la factura y la aplica con las mismas condiciones de la factura original. Todo esto lo hace con la fecha en la que se hace el "re-proceso" del documento rechazado.

Para re-procesar un documento rechazado, debes ir al Histórico de Comprobantes Electrónicos:

Ahí, buscas el documento rechazado:

Una vez que ubicas el documento que requieres re-procesar, lo seleccionas y haces clic en "Re-procesar Documento Rechazado":

Cuando se re-procesa el documento rechazado, FInanzaPro va a hacer de inmediato y de manera automática los dos movimientos requeridos:

Causas comunes de rechazo de documentos

FinanzaPro hace todas las validaciones posibles para que ningún documento electrónico que envías desde FinanzaPro, vaya a ser rechazado.

Sin embargo, hemos notado que cuando los servidores de Hacienda tienen problemas, empiezan a rechazar los documentos de manera aleatoria. Es posible que tengas cientos de documentos aceptados, y un día, de la nada, aparecen uno o más  documentos rechazados. Luego de ese documento rechazado, se siguen aceptando normalmente el resto de documentos. Esto es por los problemas en los servidores de Hacienda.

Las causas comunes de rechazo que vas a ver cuando hay problemas con los servidores de Hacienda son:

"La firma del comprobante electrónico no es válida"

"La numeración consecutiva del comprobante que se esta utilizando para este archivo XML ya existe en nuestras bases de datos."

En estos casos, y si ya el resto de comprobantes salen aceptados, puedes re-procesar el documento rechazado.

Cuándo NO re-procesar un documento rechazado

Si tienes una razón de rechazo distinta a las anteriores, o si ningún documento electrónico sale aceptado después de ese, por favor contacta de inmediato a soporte para que te ayuden a investigar la razón del rechazo. De esta manera, si hay algún problema con la configuración o con la factura, te podemos ayudar a resolverlo antes de enviar más documentos electrónicos.

O si la factura original que se rechazó tiene algún problema de contenido, no debes usar esta opción de re-procesar documento rechazado, ya que este proceso va a generar una factura idéntica. Si hay algún problema de contenido con la factura, es mejor usar la opción de "Anular con Nota de Crédito", crear una copia de la factura y aplicar manualmente la factura, luego de corregir el problema de contenido en la misma.

Cuáles correos se envían al cliente en el caso de documentos rechazados

FinanzaPro no envía la factura al cliente en caso de documentos rechazados. Entonces, cuando veas un documento rechazado, ya vas a saber que esa factura no le llegó al cliente por correo electrónico.

Cuando re-procesas un documento, FinanzaPro envía el correo electrónico para la nueva factura (en caso de ser aceptada), pero no para la nota de crédito. Esto debido a que FinanzaPro asume que al cliente no le llegó nunca la factura rechazada, por lo que no le debe llegar tampoco la nota de crédito de la reversión.

Si tú re-enviaste manualmente esa factura por correo electrónico, desde el Histórico de Facturas, entonces puedes opcionalmente enviarle al cliente también la nota de crédito. Para esto, debes ir al Histórico de Devoluciones y usar la opción de "Enviar Correo".

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