Cuando tengo mis facturas en una divisa (por ejemplo, dólares) y recibo los pagos en otra divisa (por ejemplo, colones) es muy importante indicar bien el tipo de cambio en los diferentes pasos del proceso, para no tener diferencias en el registro del movimiento.

En este video, te mostramos un ejemplo del proceso completo, para una factura de $500.00 pagada con un depósito de ¢287,375.00, a un tipo de cambio de ¢574.75, siendo el tipo de cambio del día ¢577.00:

Descripción detallada del proceso usando el ejemplo anterior

Por ejemplo, supongamos que tengo una factura de $500.00 y esta factura fue generada con tipo de cambio $1.00 = ¢570.00. Un mes después, el cliente me paga la factura. Ese día, el tipo de cambio del día es ¢577.00.

El pago que me hizo el cliente, en este ejemplo, es de ¢287,375.00.

Paso 1: Determinar el tipo de cambio que utilizó el cliente

Cuando tenemos una situación de un cliente que está pagando en una divisa, facturas en otra divisa, lo primero que debemos determinar es el tipo de cambio que utilizó el cliente para hacer el pago. En nuestro ejemplo, vemos que el tipo de cambio que utilizó el cliente es ¢574.74, que no es ni el tipo de cambio de la factura (¢570.00) ni el tipo de cambio del día (¢577.00).

Paso 2: Crear la transacción de pago

Una vez que determinamos el TC que utilizó el cliente, podemos proceder a crear la transacción de pago. En este caso, aún cuando el cliente nos haya pagado en colones (o en cualquier otra divisa distinta a la de la factura) la recomendación es siempre crear el registro de pago en el auxiliar en la misma divisa de la factura

Es decir, si la factura está en dólares, el registro de pago en el auxiliar de cuentas por cobrar, debe quedar en dólares. Esto nos ayuda a que cuando revisemos el historial de pagos de ese cliente, podamos ver una factura de $500.00 y un pago de $500.00, y no una factura de $500 y un pago de ¢287,375.00 que a simple vista no podríamos relacionar con esa factura de $500.

Más adelante, vamos a indicarle al sistema que el ciente pagó en colones, aún cuando el registro del pago en el auxiliar de CxC, esté en dólares.

Este sería el proceso para crear el pago en nuestro ejemplo:

Aquí podemos observar dos cosas: la primera, la divisa que seleccionamos para el pago; y la segunda, que el tipo de cambio que indicó el sistema para la transacción es ¢577.00. Es decir, el sistema usó el tipo de cambio del día, que es diferente al TC que utilizó el cliente.

Paso 3: Modificar el tipo de cambio de la transacción

El siguiente paso, es modificar el TC de la transacción de pago, al TC que utilizó el cliente en su pago:

Paso 4: Modificar el tipo de cambio de los registros de factura a los que voy a aplicar el pago

Cuando ya tengo listo el registro de pago, debo indicar también el tipo de cambio en la o las facturas a los que voy a aplicar el pago. En nuestro ejemplo, el pago se lo vamos a aplicar a una factura únicamente, por lo que cambiamos el TC en ese registro de factura:

Este cambio debe hacerse ANTES de indicar el monto a aplicar a la factura. Es decir, la columna "Aplicar Monto" debe estar en blanco ANTES de indicar el tipo de cambio utilizado por el cliente.

Paso 5: Aplicar el pago a la factura e indicar la forma de pago en colones utilizada por el cliente

Ya el resto del proceso es igual al de cualquier pago en cuentas por cobrar. Le puedes hacer doble clic a la factura, y hacer clic en "Hacer Pago". En la ventana de formas de pago, debes escoger la forma de pago que utilizó el cliente--en la divisa correspondiente (en este ejemplo, colones)--para así completar el proceso de pago:

De esta manera, puedes aplicar el pago en la divisa de pago utilizada por el cliente, en el tipo de cambio utilizado por el cliente, sin importar si la divisa de las facturas pagadas o el tipo de cambio del día, son diferentes.

Algo MUY importante a observar es que el "Balance No Aplicado" quede siempre en cero:

Si esto no está en cero, significa que algún tipo de cambio no es el correcto, y debes revisar nuevamente la transacción antes de aplicar el pago.

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